2023年公司声像档案管理办法

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篇1:公司声像档案管理方法

声像档案管理方法

(一)总则

第一条

为加强本公司的声像档案，特制定本方法。

第2条

本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。

声像

档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。

第三条

声像档案是本公司全宗的组成部分，必需由档案室实行集中统一管理。

(二)声像档案资料的收集

第四条

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收集范围

1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料;

2.各级领导人和闻名人物参与的与本公司有关的重大活动的声像资料;

3.本公司有关人员组织或参与的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。

4.涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。

5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。

6.其它具有保存价值的声像资料。

第五条

收集时间

1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档;如有特别状况可以适当延长归档时间。

2.档案部门应随时收集零散的详细保存价值的声像资料。

第六条

收集要求

1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档掌握措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失;

2.接收原版、原件，特别状况下可接收复制件;

3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。

第七条

声像档案资料的征集

1.档案部门有责任随时征集重要声像资料;

2.在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大大事的，应向邮电部办公厅档案处报送名目。

第八条

声像档案费用的报销

本公司各部或个人凡按本方法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经档案室签字认可，财务部门应赐予核报费用。

(三)声像档案的整理〖HT〗

第九条

声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。

第十条

声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门帮助。

第十一条

分类、编号

1.照片档案按年月、问题分类。同属一类的照片按时间挨次编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。

2.录音带、录像带、摄像带按年月-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。

第十二条

保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、牢靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

第十三条

文字说明的编写

1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、(摄制者)等。

2.编写文字说明的要求：

(1)精确     揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全;

(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系亲密的应加文字说明：

(3)文字简洁、语言通顺;

(4)时间用阿拉伯数字表示。

第十四条

编制格式

1.照片编制采纳横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。

2.录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。

第十五条

案卷要求

1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。

2.卷内名目：

照片、底片以自然张为单元填写卷内名目;

录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内名目。

3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动状况。

第十六条

编目

声像档案的著录依照GB3792.5-85《档案、著录规章》进行。

(四)声像档案的保管

第十七条

声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。

第十八条

保管条件

底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%;

照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%;录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。

第十九条

底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必需避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm;存放磁带最好不用铁皮柜。

其次十条

对库存的照片档案，要两年检查一次。

其次十一条

归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;销毁声像档案必需经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。

其次十二条

建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管状况、供应利用及效果等项统计工作。

(五)声像档案的开发利用

其次十三条

编制声像档案名目、卡片等检索工具，为利用供应便利条件。

其次十四条

建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，依据声像档案的机密程度，确定利用范围。

其次十五条

具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。

其次十六条

声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特别需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借;外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。

其次十七条

在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，乐观开发利用现在的声像档案。

篇2:客房卫生档案管理制度

客房卫生档案管理制度

1、公共场所卫生管理档案有专人负责，专人、专柜保管。

2、公共场所卫生管理档案每年进行一次系统整理。

3、卫生监督部门的检查笔录、看法书等相关材料及本单位日常检查记录、奖惩看法等准时归档。

档案内容：证照：卫生许可证、营业执照、从业人员健康合格证明和卫生学问培训合格证明、健康相关产品卫生许可批件或备案文件（复印件）等。卫生管理制度。卫生管理组织机构或卫生管理人员与从业人员岗位职责。发生传染病传播或健康危害事故后的处理状况。卫生操作规程。公共用品用具选购、验收、出入库、储存记录。公共用品用具清洗、消毒、检测记录。设备设施维护与卫生检查记录。空气质量、集中空调通风系统检测记录。投诉与投诉处理记录。

有关记录：包括公共用品消毒记录，场所自身检查与检测记录，培训考核记录，从业人员因患有有碍公众健康疾病调离直接为顾客服务岗位记录，集中空调通风系统清洗消毒记录等。

有关证明：包括预防性建筑设计审核文件，集中空调通风系统竣工图纸，消毒设施设置状况等。

篇3:档案代保管协议

20**年月保管档案协议

甲方（托付方）：_________________________

乙方（保管方）：_________________________

__________________（以下简称甲方），_______________经友好协商达成如下协议：

一、乙方同意为甲方代保管保险业务档案，期限暂定为_____年（从第一批档案进入开头计算时间到_____年后为止），保管期限满后，甲已双方未提出疑义，甲乙双方再行协商续签。

二、保管费用：甲乙按每年每标准延长米_____元（__________元整）交纳保管费用（标准延长米的长度为_____米，高度为标准档案盒高度即_____公分。每一标准延长米应放置标准档案盒_____盒。代保管费用包括：库房占用费、档案柜、架使用费、除湿、空调水电费及档案供应利用费等）。

三、结算方法：

1．每年1月按上年度实际使用状况计算费用；

2．新增部分从档案移进档案馆次日，按实际使用状况结算至年末，其次年重新按年度计费。

四、付款方式：支票（乙方供应带税务章正规发票）

五、乙方供应的档案库房，保管条件应当符合国家标准，乙方保证甲方的档案平安，完整。如保管期限满（在不续约的状况下），乙方应当将全部保管资料完整地交还甲方，如有损失（不行抗力的缘由除外）乙方应当担当法律责任，并对因此给甲方造成的损失予以赔偿。

六、甲方人员持有本单位签章的查档调阅单依据调阅单指定的查阅内容可以随时在正常的工作日查阅甲方的业务档案，乙方为其供应服务。

甲方在急需查阅档案时，乙方可为甲方传真档案复印件，传真号码以及传真接受人另行确定，并且将传真后的任何形式的档案材料标记后放回原档案中。

乙方不得直接接待公检法部门的查阅档案人员，如遇此类状况，应在甲方允许的状况下，由甲方人员伴随方可查阅档案。

七、甲方人员原则上不得将档案带出档案馆，如遇特别状况，须经甲乙双方有关部门领导批准并办理相关手续。

八、代保管档案的移交：甲方向乙方移送档案后，按卷、盒办理签收手续，乙方在保管工作中要加强管理，如消失问题，乙方应担当法律责任，并对给甲方造成的经济损失予以赔偿。

九、因乙方保管不善致使甲方档案损毁，按国家《档案法》、《合同法》有关条款处理，因档案内在质量造成档案字迹褪变，乙方不予负责。

十、甲乙双方应根据协议条款全面履行义务，不得违约，未尽事宜，双方可以协商解决，协商不全都，可由甲