Mail礼仪及注意事项

Mail礼仪及注意事项课件及讲师：Leo开发部门：人力资源部版本：第1版第1版时间：2013年9月总课时：1H前言为什么要写邮件邮件礼仪重要性

沟通方式

～面对面：直接、效果好，远程无法实现～电话：迅速，清楚，可远程交流，但没有记录，转述容易出错～邮件：可远程交流

为什么要写邮件？～电话语音交流，没有记录，邮件有文字作为依据～文字表达更准确，原样转发可不使信息走样为什么要写邮件？邮件是内部沟通的重要手段～邮件是部门之间协作的重要依据～邮件是各地与总部沟通的主要渠道

普通员工每天收到10~20封邮件所有人都很繁忙，如何写邮件？？？

小组负责人每天收到20～30封邮件

产品经理、技术经理每天收到40~50封邮件

部门负责人每天收到50~70封邮件

大区经理一天收到80~100封邮件邮件礼仪重要性邮件，能看出你为人处事的态度尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间；电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。邮件礼仪重要性效率:邮件组织得当、条理清晰，避免浪费他人时间。专业：通过使用合适的邮件语言，你可以传达出一个专业的形象：我很专业！特别是对那些我们不认识的人，这是他们判断我们的唯一方法。严肃：商务电子邮件不同于私人邮件，它具备严肃性和商务规范性。邮件礼仪重要性邮件构成收件人主题正文签名审核1.2.3.4.5.邮件构成收件人(ToList)需要回复或采取行动的人不要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人”抄送(CCList)需要了解此邮件事项相关的人通常包含发件人的主管和收件人的主管，因为双方主管都要了解你做的事

密送（BCCList)发件人想把此邮件发送给他∕她但又不想被TO&CC的人知道

收件人的排列按部门排列,按职位等级从高到低或从低到高

推荐按中国人习惯职位由高到低排列收件人项目名称例（邮件对象范围）：邮件是给哪些人看的例:[UI]、[NX154]性质/目的：邮件是做什么的例：先锋商泰录用通知、XX项目进展汇报、XX使用效果调查内容概述：邮件具体内容简介应届生培训课程安排、2013年员工体检安排主题内容概述主题好的例子：

不好的例子：

主题Re:Re:Re:Re:Re:清明节放假事宜主题邮件正文一般包括收件人、寒暄语、邮件内容、邮件发送者信息等部分寒暄语和发送者信息快捷设置：工具->选项->签名选择"新建签名"，在"编辑签名"中输入自动显示的信息正文正文问候内容引用背景回复附件问候链语的狂使用邮件耻开头/结尾薄，添浇加问眠候语定，会曲给阅口读者满带来既亲切枯感和广尊重手。中文净：你粉好，考早上茧好，眉谢谢耽..会.英文拣：H持i，横He示ll傍o，Be询st胞R禽eg砖ar点ds曲…有具晓体职奖位的转可以故写上正文—问候基本贵原则便于纠阅读著和理解避免歧夏义言简意叙赅视觉荒舒适语气口得体正文—内容尽量简陪短：一封悟邮件煤最好妹不超薪过30飘0字，介否则纷接收买者会室很难援接受。明确分段：按逻辑明确清晰的分段，便于阅读者理解。分段使用数字标号：列出1,2,3使对方明确知道有几个要求。使用数字标号正文—内容一定烫要有柔标题；带有咽附件例的文还件，纳应将仓简要早内容阵写到钞邮件谋正文中；收件舟人只墨写一吼个（遗负责爹人）软，其独余抄送。问题汇：为昂什么活要这腊么做腾？正文—内容不够系简短密密释麻麻旬，让粱人头助晕眼后花重点傍不突帖出正文—内容选择戚便于阅读的字止号和铸字体就及文害字颜的色。正文—内容正文—内容To,张三请9/27前，完成XXXX的IF设计书的初稿。 李四 XX年XX月XX日To,李四 好的。 张三XX年XX月XX日To,李四

>请9/27前，完成XXXX的IF设计书的初稿。行，9/26下班前发给你确认。到时候请查收。 张三

XX年XX月XX日邮件卫中引化用文煎档或傲他人练邮件拿原文让邮指件有灿层次摔、易丈理解邮件阀中引至用原智文：>糕+拷贝切过来驼的原查文正文—引用背景议的说欣明邮件掏中涉强及以缘瑞前(因人置而异边，二闸周左霞右)话题刺时，顶要在饼邮件积的开孝头添馒加背动景内咱容，越以便丑阅读陷方能典清晰虎了解吐整个遭事情辟的原不委张经爽理，皆你好门！【背骂景】上周枝我组妨相关隐人员钟（××和××）会游同设奋计部盗李经释理讨内论了堡关于犬该L3航6机型尘中，××模块编部分糕代码升造成搭机器跌重启偷的可舟能性适，经树过我台们反狠复讨医论，陕最终幕无法茶最终费判定矿得出承结论查。我们菌考虑薄底层桃代码数可能绘存在栗不兼控容的钩问题昨，基阻于您覆是这吴方面裁的专美家，寨因此熊希望响您能带够加笼入此问项问咐题的座定位番。以下订是我岁们上健次讨若论的惧纪要尿，请倘阅正文—背景正文—回复当天咏内无鬼法得慨出结壶论的辱场合给出届预定专日程约定捉下次利联络服的时龄间无法象满足艇对方扑的需赌求说明话具体顷、合验理的洲理由给出姻替代脑方案开，以涝供选批择不能洪判断砍优先滥级时丘，让Le役ad来er来判劝断对方竞邮件团包含详多条海内容窃时，险按照臭顺序减依次艘回复添加匹附件邮件踢内容糕过长酸，或哄需要敢补充劈燕文档渣、资花料，迈以说胞明问牲题时疗，添创加邮良件附暗件。邮件分正文栽中，隐要对热附件嫩说明(文件员名+内容井简述)。附件肿数目栽不宜寻超过柱4个万，数幸目较哀多时封应打鲁包压可缩成惠一个离文件且。反馈调凉查结借果的因附件年，最防好加栋上自吹己的诱姓名秘。正文—附件签名签名完整背的签强名最挑好不穗要超巡寿过5行如果猫签名绸占邮臭件版蹄面过漠多，混会严尿重的江影响晓阅读钞者对抛邮件卡内容哑的注嫌意增加鹅层次堡感，散使用支分隔桂符与厉正文炭分开例，庸签名含与邮尸件正询文间洪，用还“—旦—”蜘分隔避开发给肤客户性/高研管的羊邮件糟写好乖后需羡要直仇属领弹导先栽进行涉审核醋，确返认没枪问题锡后再顽进行倚发送约。如果胀时间未允许敬，写块好的触邮件伸可以倾隔一尊定时衡间再馅审阅鸟（间理隔时异间不桂宜超炮过一仇天）站在道阅读披题的揪角度航思考迈，可亮以先搂发给观同事