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文档简介

太平洋商厦电话传真管理办法一、引言随着信息化的发展，电话和传真作为最基本的办公工具，对商厦的经营管理起着至关重要的作用。作为一家现代化商厦，太平洋商厦必须建立科学、规范的电话和传真管理办法，加强对电话和传真的使用和管理，提高工作效率和服务质量，从而更好地满足客户的需求。二、电话管理呼叫规范为了保持客户服务质量，每位员工在拨打电话时应该遵守以下规范：问候客户，询问客户需求；语音清晰，语速适中；有礼貌地询问客户姓名和联系方式；记录客户需求和联系方式。接听规范接听电话是商厦公共形象的重要体现，每位员工应该遵守以下规范：轻声细语，热情接听；具备专业知识，熟知所在部门业务；规范用语，自我介绍，询问客户需求；记录客户需求和联系方式。通话时间为了提高工作效率和接听速度，商厦对员工通话时间有如下规定：每通电话应控制在3分钟以内；如需长时间通话，应先征得领导同意。电话记录为了保证客户服务质量和工作效率，商厦员工应该严格执行电话记录制度：记录客户姓名、电话号码、需求内容、处理结果等重要信息；所有的电话记录应该清晰、准确、及时。三、传真管理传真编号为了加强流程管控和管理效率，商厦实行传真编号制度，其中包括如下规定：每页传真均须标明传真编号，以便跟踪和归档；传真编号由其所在部门主管负责分配。传真确认为了保证传真及时安全送达，商厦应建立传真确认系统，并严格执行以下规程：每份传真必须加盖“已确认”或“未确认”章，以确认传真的处理情况；发送传真后，应及时通知收件人并跟进确认情况。传真处理商厦所有传真均应妥善处理，其中必须包括以下几点：员工不得私自阅读他人传真；对于收到的传真，先审阅申请流程和签字；传真内容如果与自己所负责的业务无关，应及时归档或退回。四、总结电话与传真作为现代商厦日常工作中不可缺少的工具，对商厦经营效率以及服务质量起到了决定性的作用。商厦必须建立科学、规范的电话和传真

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