会展工作基础规范

会展工作基础规范所学课程第一章成功所谓“三个三”第二章目标管理第三章时间管理第四章六段业务第五章如何做好招展工作第六章保护条的应用第七章业务范围成功所谓“3个3”第一节做好记录—3个本第二节良好的工作习惯—3个武器第三节考虑3个问题第四节保护条的应用成功所谓3个3

3个本子（做好记录，总的客户信息本、意向客户本、重点客户本）3个桌面工具（一支笔、一个便条、一部）3个打时思考的问题（了解信息、分析客户、如何沟通）做好记录—3个本子第1本：总的客户信息本，记录一般信息。举例：拿过一本会刊，打完每个企业后在旁边用铅笔做记录，集中在非黄金时间记录在自己的第一本上。要将企业名称、负责人、、记全记清楚，包括未接通的客户，并注明是哪本会刊。日常搜集到的资料也可以直接抄到笔记本上。作用：1、节省时间：每本会刊上都会有企业简介或其它非真实信息，笔记本是最直接有效的客户记录。2、提高工作效率：在操作每个会的时候不会去找会刊资料，而是直接使用自己的第一本笔记本。要点：全部记录、标明出处、简单扼要、记录联系情况。第一节做好记录—3个本子第2本：意向客户本在跟进第1本笔记本的基础上，有初步意向的客户应及时记录在第2本笔记本上。

要点：1、意向客户的表现：谈到价格、位置、观众群等客户想认真了解展会。2、记录细致：将谈到具体多少钱、哪个位置，给客户什么承诺都要详细记录，以免再次联系时和上次谈话内容不符。3、跟进及时：根据上次记录的联系时间及时跟进，不能间隔时间及长。第一节做好记录—3个本子第3本：重点客户本重点客户本即记录要进单和要维护的非常难缠的客户。要点：1、保持跟进频率，对于以上类别的客户要一天多个随时保持跟进。2、因此类客户数量不多，可用很小的本子记录，随时提醒。第二节良好的工作习惯—3个武器一支笔及时记录相关信息（最好备两种颜色的笔）一个便条1）随时记录工作中的灵感和由客户处获得的有用信息，整理成自己常用的武器2）针对部门经理、项目经理更有用处，主要用于记录随时想出的事情，统一时间进行处理一部（随时进入沟通状态）便于安排和整理一天的工作，养成好的工作习惯第三节考虑3

个问题

A、做什么事情结合实际：搞清楚你打这个的目的是什么，是找到负责人、谈价格还是推介位置。B、如何安排根据事情紧急、重要、缓等，做时判断和分析并实施。C、总结与计划结合实际：打完一个或多个要进行分析和总结，找出问题、解决问题。第二章目标管理目标管理实施步骤设计总目标

分解目标，设定工作期限工作标准，以及达成目标的计划执行目标管理计划的各项工作考核执行结果追踪以及检查审核未达成目标的原因，发掘以及改善异常现象最终目标：提高效率降低成本、达成目标激励和奖罚通过检查监督实现目标执行我们的业务类管理工具目标管理卡管理工具-目标管理卡目标管理卡填写要求1、字迹工整；2、工作目标要明确，清晰、量化；3、填写内容要使用量化语言，消灭形容；4、对每项工作的完成时间和结果进行标注；5、每日工作完成情况交直接领导审核；6、每天进步一点点，消灭消极情绪；有目标就一定会实现！我们的工作，其实就是通过不同手段达到解决问题、实现目标的过程。第三章时间管理

第四章六段业务第四章九段秘书

——考考你的秘书是几段模拟测试：

总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议

在这件事下，什么是任务？什么是结果？

第四章九段秘书

——考考你的秘书是几段

通知到所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议来做服务，这是“任务”。

但我们想要的结果是什么呢？第四章九段秘书

——考考你的秘书是几段一段秘书的做法（发通知）用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。二段秘书的做法（抓落实）发通知之后，再打一通与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。三段秘书的做法（重检查）发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参与，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也向总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。第四章九段秘书

——考考你的秘书是几段四段秘书的做法（勤准备）发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。五段秘书的做法（细准备）发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。第四章九段秘书

——考考你的秘书是几段六段秘书的做法（做记录）发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。七段秘书的做法（发记录）会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。第四章九段秘书

——考考你的秘书是几段八段秘书的做法（定责任）将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。九段秘书的做法（做流程）把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这给流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！第四章九段秘书

——考考你的秘书是几段从以上九个不同段位的秘书的工作方法我们可以看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容也发生了很大的变化。任务与结果的差别，是很多企业的“心病”：有时候并不是员工不尽力，大家似乎都在工作，但企业却拿不到结果，导致销售下降，质量波动，人心浮动，没有业绩。同样，这也是员工们的疑惑：我这么努力，“圆满”地完成了任务，为什么老板还是不满意？关键就在于，我们没有把重点放到结果上，被“完成任务”迷惑了。其实在大多数情况下，对于我们想要的结果，不是办不到，是因为我们没有执著地办到。

第五章如何做好招展工作招展是展览工作开始的第一步，是展会成功的一部分。组展就如同销售人员将一种有价值产品推荐给顾客使用一样，需要事前妥善规划，沟通过程中抓牢企业心理，达到意向后及时追踪服务，这样才能取得好的效果。招展工作流程1、事前规划和准备2、沟通过程中抓牢企业心理

3、及时追踪服务

事前规划和准备

第一步：确定目标企业范围

根据展出的目标和任务、展览会的性质确定

目标企业，收集潜在的企业名单。首先从过去参加过展览的企业中寻找是否有相关服

务与商品展览的企业，再从这些企业中找出与他们业

务相关的厂商（客户转介绍等方法）。同时留意有些

常在媒体中登广告的厂商，这些也是潜在的企业客户。事前规划和准备

第二步：熟悉我们的展会与服务、准备好相应文件1、了解自己展会的优点和缺点2、目前行业中同类展会的状况知道自己处于什么样的地位，在市场中的地位和在企

业心目中的地位是什么样的，知道自己如何去弥补和提升

自己展会的美誉度，知道在和企业沟通中能提炼哪些内容可

以吸引企业3、准备出沟通过程中可能用到的文件。如展会的邀请函、展位图、参展协议等，便于企业有需求的时候即可提供。如何抓住客户的心理首先要了解客户，一般说来，客户参加展会都是有动机的，总结下来无非是如下两种：一种动机是希望获得某种好处。一种动机是害怕损失某种利益。也就是说企业希望通过展会宣传自己的企业和产品，引起公众的注意，为企业的发展和销售寻找商机。如果有这种机会，企业一定会牢牢把握住，不让它推动失去的。所以要学会将展会招商信息变成有效的帮助策略，真正打动企业。抓住客户的心理

第一步：了解你的客户在会展业快速发展的今天，了解你的客户是与客户有效沟通的第一步。站在客户的角度，他们从最初接触展会信息到最后决定参展（参观）一般会有五个阶段：知晓——认识——接收——确信——参展只有了解你的客户正处于哪个阶段，才能有的放矢地制定沟通目标并设计沟通信息。抓住客户的心理

第二步：制定沟通目标新客户是展会发展会后劲，老客户是展会发展的基础。1、对于新客户：我们的目标就是要成功邀请其参展或参观。通过我们不断的努力，切实与客户建立信任关系，这样才会使其决定参展；2、对于老客户：我们的目标就是要与客户建立一种长期而稳固的关系。制定沟通目标信息跟踪以及深入诱导是招展成功的关键。招展人员在沟通时过程中会得到许多信息，了解到企业对展会的态度，存在的种种疑虑等，针对这些情况，招展人员要根据企业反馈信息不同，做出不同解答，通过有效沟通，打消企业心中的不安因素，但切勿强行的灌输，这样会让企业反感，适得其反。抓住客户的心理

第三步：设计沟通信息对于理性诉求倾向较强的客户我们住处设计需要从客户的利益出发，着重描述展会的优势、特点以及可以为客户带来何种收益。对于情感诉求较强的客户我们的信息设计应该努力激发客户的某种情感。对于道德诉求较强的客户应利用客户道德感来强化他们参加展会的理由招展新人注意事项没经验的招展人员：总是向客户阐述自己的展会如何好，主办单位的规格如何高，政府是如何准备搭台唱戏。其实客户真正关心的问题：不在于展会如何好，而是展会如何能让他赚钱、受益，招展所要说的内容也就是如此。招展想要打动企业，关键是要了解企业，了解他现在需要什么、怀疑什么以及企业所面临的难题是什么，在此基础上，针对性地告知，才能打动企业的心。而其中招展成功的关键就是对企业要真诚，沟通中对展会的推广要有切实可行的策略与计划，不能不切实际地胡吹乱侃，让企业在听了详细的分析计划后，感受到这是一个非常好的赚钱机会。那么，招展的成功也就是顺理成章的事了。及时追踪服务

招展很少有初次沟通即可确定成交的，一般是先把展会信息传达给企业，如企业有意向的话会索要一些详细资料，然后企业内部会进行研究考虑再决定是否参展，这样就必须安排下一次通话时间。招展人员要根据和企业的沟通情况决定下一次的时间，及时与企业联系，打消企业心中的疑虑，尽快达成合作意向，签定合同，这才算招展真正取得成功！第六章保护条的使用原则使用保护条的目的：1、促进签单2、帮助你快速把握客户，提高工作效率3、避免过度竞争使用保护条的原则公开公正公平，数量上可不统一，更换周期及时间要相同；保护条数量视所操作项目不同可设6-10条参考：更换周期：两周为一周期，每个企业一般可保护两个周期，其中一条可延长一个周期；(需要视项目规定而定）更换时间：周一9：00前，若超过更换时间再上保护条者，以自动放弃论处。更换形式：规定时间统一张贴到公示版。保护条的完整性：单位名称完整、联系方式完整、所属行业，方可完整有效。使用保护条的原则出差在外人员可通知行政人员代其刊登保护企业，回公司后可增加2条保护条，（如此次展会企业数超过200家，可再增1条）；出差人员保护条更换周期同前规定。在同一时间同上一条保护条的同事协商解决，如协商不成，采取抓阄的形式解决。如二人协商解决后保护周期内未签单，下次更换保护条时二人同时没有资格再保护。在周一保护条更换之前，不得保护他人保护条撤下的企业，如发现小团体主义协作，将进行严厉处罚，并将此企业归为公司单。保护条的使用技巧什么样的企业适合写到你的保护条上？（什么样的企业需要上保护条）1）该企业来参展的可能性有多大？2）不来的几率有多大？排除这些不来因素后企业参展的机会大不大？3）从现在到确定参展大约需要多长时间？回答完这些问题，再确定这家企业是否上保护条，需要在何时上。保护条的使用技巧使用四四二原则（推荐）：第一个40%的客户是属于一次保护期内跟不进来的，须多次保期内才能签进来的客户（即需要一段时间才能确定的客户）第二个40%的客户是流动客户，随进随换，但至少保持有一个是空着的，以防万一，忽然出现特大意向客户。第三，20%的客户是属于意外状况，判断失误滞留的客户。需要随时剔掉。此原则与项目内的保护条规定的息息相关的。或者是：保护条上企业的类型和所占比例：遵循一个原则——60%一般意向客户、20%机动客户、20%重点客户使用保护条注意事项1、不要害怕上保护条，要大胆利用自己的资源，客户都是公开的，不要担心自己的客户资源被“曝光”。2、合理分配自己的客户资源，充分分析和把握客户的参展意向和签单时间，不要浪费自己的保护条。3、促进保护条上的企业的签单率，提高更换频率，让保护条滚动起来，让自己的意向客户资源源源不断。4、掌握客户的心理签单时间，过早的话会出现误时间、误精力的情况。5、保护条要留有一定的余地和空间，不要让自己变得太被动。随时有添加的客户名额或者撤下保护条的企业，可以随时补充或者调整。客户参加展会的目的1、销售产品2、宣传公司形象，树立品