WPSOffice办公软件应用技巧培训演示文稿

WPSOffice办公软件应用技巧培训演示文稿1目前一页\总数八十五页\编于十七点一、培训目标熟悉WPSOffice的高级功能提高日常办公效率解决日常工作中的WPS应用问题2目前二页\总数八十五页\编于十七点二、WPSOffice简介

1.与MSOffice的版本对比软件功能WPSOffice2010MSOffice2003表格WPS表格Excel公文WPS文字Word幻灯片WPS演示PowerPoint3目前三页\总数八十五页\编于十七点2.文件的格式及建立方式软件格式功能WPSOffice文件格式MSOffice文件格式表格WPS表格文件*.etWPS表格模板文件*.ettExcel表格文件*.xlsExcel表格模板文件*.xlt文字WPS文字文件*.wpsWPS文字模板文件*.wptWord文字文件*.docWord文字模板文件*.dot演示WPS演示文件*.dpsWPS演示模板文件*.dptPowerPoint演示文件*.pptPowerPoint演示模板文件*.pot4目前四页\总数八十五页\编于十七点三种建立方式：模板建立建立空白右键菜单建立建立方式一：点选“开始”菜单“WPSOffice个人版”中相应WPS软件，开启软件5目前五页\总数八十五页\编于十七点如图，可选择在线模板或本地模板建立方式二：同上，也可以选择新建空白文件6目前六页\总数八十五页\编于十七点建立方式三：不推荐点击右键弹出右键菜单中”“新建”菜单中选中需要新建WPS文件类型，如“WPS表格工作簿”7目前七页\总数八十五页\编于十七点修改文件名称双击文件即可进入编辑注意：方法三生成的档案是WPS专用格式，会造成其他公司电脑无法打开8目前八页\总数八十五页\编于十七点三、WPS实用功能与技巧

1.WPS文字、表格、演示插入图片的方式对比标准正确操方式打开表格文件点击“插入”菜单下“图片”子菜单中的“来自文件”9目前九页\总数八十五页\编于十七点弹出“插入图片”对话框选择需要插入的图片点击“打开”，完成插入图片10目前十页\总数八十五页\编于十七点非标准操作方式敲击键盘PrScrn建或使用截图软件Ctrl+Alt+A进行获取图片打开演示文件按Ctrl+C粘贴图片，完成图片插入11目前十一页\总数八十五页\编于十七点标准操作与非标准操作的显示效果完全一致12目前十二页\总数八十五页\编于十七点非标准操作标准操作开启速度慢快占用空间、电脑资源大少13目前十三页\总数八十五页\编于十七点2.WPS表格生成图表功能开启表格文件选中需要制表的内容14目前十四页\总数八十五页\编于十七点点击“插入”菜单下“图标”15目前十五页\总数八十五页\编于十七点弹出“图表类型”向导对话框选择你所需要图表类型，能看到简单的图表预览预览双击其图标16目前十六页\总数八十五页\编于十七点将出现“配色方案”，可根据需要选择方案，达到美化图表的作用选完图表类型点击“下一步”17目前十七页\总数八十五页\编于十七点出现“数据源”对话框“数据区域”选项卡中选定表中数据的来源指定数据源的行列格式（系统会自动判断，也可手动指定）点击“系列”选项卡18目前十八页\总数八十五页\编于十七点添加或删除“系列”选择“分类(X)轴标志”点击“下一步”19目前十九页\总数八十五页\编于十七点出现的“图表选项”对话框可以在“标题”选项卡中输入 “图表标题” “分类轴” “数值轴”可以马上看到预览效果如图20目前二十页\总数八十五页\编于十七点点选“坐标轴”选项卡对“主坐标轴”进行调整21目前二十一页\总数八十五页\编于十七点点选“网格线”选项卡对“分类(X)轴”、“数值(Y)轴”选择是否增加主、次要网格线22目前二十二页\总数八十五页\编于十七点点选“图表”选项卡设定是否“显示图例”设定图例在图表中的“位置”23目前二十三页\总数八十五页\编于十七点点选“数据标志”选项卡设定“数据标签包括”的内容24目前二十四页\总数八十五页\编于十七点点选“数据表”选项卡勾选“显示数据表”点击“完成”按钮25目前二十五页\总数八十五页\编于十七点生成图表如图所示出现“图表”工具条选中图表调整其到合适大小26目前二十六页\总数八十五页\编于十七点在“图表”工具条中选择“系列完成率”27目前二十七页\总数八十五页\编于十七点再选择图表类型为“折线图”这样在同一图表中便可包含两种不同的图表类型28目前二十八页\总数八十五页\编于十七点选择“完成率”的折线单击鼠标右键右键菜单中选择“数据系列格式”29目前二十九页\总数八十五页\编于十七点弹出“系列完成率格式”对话框30目前三十页\总数八十五页\编于十七点选择“坐标轴”选项卡在“系列绘制在”中选“次坐标轴”点选“确定”按钮31目前三十一页\总数八十五页\编于十七点如图产生一条次坐标轴在次坐标轴上点右键选择“坐标轴格式”32目前三十二页\总数八十五页\编于十七点弹出“次数值轴格式”对话框33目前三十三页\总数八十五页\编于十七点选中“数字”选项卡选择“分类”中的“百分比”格式(因为“完成率”是以百分比来显示的，所以要选择百分比格式）34目前三十四页\总数八十五页\编于十七点完成图表结果如图所示35目前三十五页\总数八十五页\编于十七点3.WPS表格函数（统计及数据对比）

统计函数：COUNTIF(区域，条件)

作用：用于统计区域内满足条件的记录个数如图所示36目前三十六页\总数八十五页\编于十七点先点选单元格再点击“插入”菜单中“函数”功能37目前三十七页\总数八十五页\编于十七点弹出“插入函数”对话框38目前三十八页\总数八十五页\编于十七点选中“全部函数”选项卡点选“或选择类别”中得“统计”，将所有统计函数列出来39目前三十九页\总数八十五页\编于十七点选择“COUNTIF”函数点“确定”按钮40目前四十页\总数八十五页\编于十七点弹出“函数参数”对话框点选“区域选择按钮”41目前四十一页\总数八十五页\编于十七点鼠标框选非空数据区域再点“区域选择按钮”返回函数参数设定画面42目前四十二页\总数八十五页\编于十七点输入“条件”点击“确定”按钮完成函数参数设定43目前四十三页\总数八十五页\编于十七点结果如图44目前四十四页\总数八十五页\编于十七点数据对比函数：VLOOKUP(查找值，数据表，列序数，匹配条件)

作用：在匹配条件为假时，返回查找值在数据表中对应的列序数中的数据实例为，表2中人员工资数据取来自表1中的对应数据45目前四十五页\总数八十五页\编于十七点点击“插入函数”按钮弹出“插入函数”对话框选择“查找与引用”类别46目前四十六页\总数八十五页\编于十七点选择VLOOKUP函数点击“确定”47目前四十七页\总数八十五页\编于十七点输入查找值数据表序列数匹配条件按“确定”按钮完成48目前四十八页\总数八十五页\编于十七点将表格G19一拖拽，公式便应用到下面的表格中49目前四十九页\总数八十五页\编于十七点结果如图50目前五十页\总数八十五页\编于十七点“邮件合并工具”功能应用：批量打印：打印邀请函、打印工资条批量生成文件：制作人事文档批量发邮件：发邀请邮件“邮件合并工具”功能应用条件：WPS文字文件（相当是模板文件）数据文件（数据源）4.WPS文字“邮件合并工具”功能51目前五十一页\总数八十五页\编于十七点开启WPS文字文件点选“工具”菜单下“邮件合并工具栏”52目前五十二页\总数八十五页\编于十七点出现“邮件合并工具栏”点选“打开数据源”53目前五十三页\总数八十五页\编于十七点弹出“选取数据源”对话框选择数据文件，点“打开”54目前五十四页\总数八十五页\编于十七点弹出“选择表格”选择相应数据表单如：Sheet1$点“确定”55目前五十五页\总数八十五页\编于十七点点“收件人”按钮56目前五十六页\总数八十五页\编于十七点在弹出“邮件合并收件人”中选择相应数据记录点“确定”57目前五十七页\总数八十五页\编于十七点将光标设定到需要插入数据的位置点选“插入合并域”按钮58目前五十八页\总数八十五页\编于十七点弹出“插入域”对话框选择“域”中“姓名”点击“插入”插入完成后，点选“取消”59目前五十九页\总数八十五页\编于十七点插入数据后如图60目前六十页\总数八十五页\编于十七点合并到新文档将数据与文件合并后生成一个文件，适合打印工资条等应用61目前六十一页\总数八十五页\编于十七点合并到不同新文档将数据按记录条数合成成记录数个文件，适合应用生成人事资料等62目前六十二页\总数八十五页\编于十七点合并到打印机将合并后的数据进行输出作业，适合打印工资条等应用63目前六十三页\总数八十五页\编于十七点合并到电子邮件合并后作为电子邮件按指定邮件地址进行发送，适合发送邀请函应用64目前六十四页\总数八十五页\编于十七点点击“合并到电子邮件”弹出““合并到电子邮件”对话框在“邮件选项”“收件人”中选数据的邮件（地址）项输入“主题行”点“确定”65目前六十五页\总数八十五页\编于十七点出现“文件转换”对话框能看到“预览”信件内容确认无误后点击“确定”66目前六十六页\总数八十五页\编于十七点弹出“OutlookExpress”发送确定框点“发送”就将合并好的邮件发送出去67目前六十七页\总数八十五页\编于十七点如图，完成批量发送邮件68目前六十八页\总数八十五页\编于十七点5.WPS演示模板套用开启“WPS演示”可以选择“在线模板”可以选择“我的模板”也可以“切换到本地模板资源”选择模板类型如：选择“报告总结”再双击“年终总结”69目前六十九页\总数八十五页\编于十七点经过短时间Download,“年终总结”模板被开启70目前七十页\总数八十五页\编于十七点点击各页面进行相应修改、输入数据便可完成一个漂亮的年终总结报告模板就是要简化我们制作演示文档的繁琐71目前七十一页\总数八十五页\编于十七点6.WPS应用小技巧WPS设定用户信息修改文件编辑者信息WPS方便的人民币格式表格文件中得数字格式能快速转换成人民币格式WPS文件转PDF档案如果有需要，文件档案能通过WPS直接转成PDF档案72目前七十二页\总数八十五页\编于十七点开启WPS软件点选“工具”菜单中的“选项”功能WPS表格、文件、演示的“选项”都在“工具”菜单下WPS设定用户信息73目前七十三页\总数八十五页\编于十七点选择WPS表格“选项”的“常规与保存”选项卡输入“用户名”点击“确定”完成74目前七十四页\总数八十五页\编于十七点选择WPS文字“选项”的“用户信息”选项卡输入“用户信息”点击“确定”完成75目前七十五页\总数八十五页\编于十七点选择WPS演示“选项”的“常规与保存”选项卡输入“用户信息”点击“确定”完成76目前七十六页\总数八十五页\编于十七点WPS方便的人民币格式开启表格文件框选要转换格式的数字区域77目前七十七页\总数八十五页\编于十七点框选区域上点鼠标右键弹出右键菜单中选择“设置单元格格式”78目前七十八页\总数八十五页\编于十七点在“数字”选项卡中，选中“特殊”分类再选中“人民币大写”点“确定”完成79目前七十九页\总数八十五页\编于十七点转换出结果如图所示80目前八十页\总数八十五页\编于十七点WPS文件转PDF档案用WPS开启要转换文件点选“文件”菜单中得“输出为PDF格式”81