2016档案中级职称复习资料档案专业实务

PAGE档案专业实务第一部分公文管理基本要求：了解：公文的格式和稿本，文书立卷的定义和组织熟悉：公文的概念、特点和分类，文书工作的具体内容和基本要求，文书立卷的基本原则掌握：《国家行政机关公文处理办法》中规定的上列公文文种的名称和用途，文书办理程序和要求，行文规则，常用公文的拟写（通知、通报、函、请示、批复、报告、决定、会议纪要、会议记录、简报），特殊类型文书的处理（会议文书、信访文书），案卷整理规范，归档制度一、公文概述（一）公文的概念、特点和分类1、公文的概念和特点2、公文的分类（1）从公文来源的角度分类（2）从公文行文方向的角度分类（3）从公文涉密程度的角度分类（4）从公文稿本的角度分类（二）《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）中规定的下列公文文种的名称与用途：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要（三）公文的格式和稿本1、公文的格式2、公文各种稿本的名称和作用二、文书工作（一）文书工作的具体内容和基本要求（二）行文规则（三）常用公文的拟写（通知、通报、函、请示、批复、报告、决定、会议纪要、会议记录、简报）（四）文书办理程序和要求1、发文办理程序和要求2、收文办理程序和要求3、特殊类型文书的处理（会议文书、信访文书）三、文书立卷（一）文书立卷的定义和组织1、文书立卷的定义2、文书立卷的组织机构3、文书立卷的组织形式（二）文书立卷的基本原则（三）案卷整理规范1、填写卷内目录和备考表2、拟写案卷题名3、案卷排列和编号4、编制案卷目录PAGEPAGE（四）归档制度1、归档范围（以国家档案局2006年12月18日发布的8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》为准）2、归档时间3、归档要求一、公文概述（一）公文的概念、特点和分类：（熟悉）1、公文的概念和特点：（1）概念：公务文书（简称：公文）是社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面文件。（2）特点：（现代文书学笔记+文书学基础P8）公务文书是一种应用文，但较之其他应用文而言有其独具的特点，主要表现在以下三个方面：①公文是由法定的作者制成和发布的；②公文有法定的权威和效用；③公文有规范的体式和处理程序。2、公文的分类：（1）从公文来源的角度分类：公文从来源角度分为：收文和发文。①发文：本机关制发的公文，发往其他机关，或只发至本机关的内部机构。②收文：本机关收到的其他机关制发的公文。（一般来说，各机关主要保存本机关制发的文件。）（2）从公文行文方向的角度分类：公文从行文方向的角度分为：上行文、平行文、下行文。①上行文：下级机关向所属上级领导机关报送的公文。②下行文：上级领导、指导机关向所属下级机关发送的公文。③平行文：同级机关或不相隶属的机关之间往来的公文。（3）从公文涉密程度的角度分类：公文从涉密程度角度分为：绝密级公文（绝密件）、机密级公文（机密件）、秘密级公文（秘密件）、内部公文、限国内公开的公文、对外公开的公文（公开性文书）。①绝密级公文（绝密件）：指涉及党和国家最核心机密的文书，一旦泄露，会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。②机密级公文（机密件）：指涉及党和国家重要机密的文书，一旦泄露，会使国家的安全和利益遭受较大的损害。③秘密级公文（秘密件）：指涉及党和国家一般机密的文书，一旦泄露会使国家安全和利益遭受一定的损害。④内部公文：指限于党和国家机关内或专业系统范围内使用的文书，内容虽不涉密，但不宜或不必对社会公开。⑤限国内公开的公文：指内容虽不涉密，但不宜向国外公布，而仅在国内公布的文书。⑥对外公开的公文（公开性文书）：内容不涉及任何秘密，可直接对国内外发布的书。（4）从公文稿本的角度分类公文的稿本指公文的文稿（草稿、定稿）和文本的总称，是制作公文正本的标准依据。①草稿。是指内容和文字的表述都还未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称为草稿。②定稿。又称原稿，是已经履行法定生效程序的最后完成稿，即业经机关领导人审核并签发、正式会议讨论通过或经上级机关审核批准的文稿。具备正式公文的法定效用，是用以制作公文正本的标准依据。

③正本。是供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式规范并具备各种生效标志。

④副本。再现正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或正本的复份。备存查、知照使用。（二）《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)中规定的下列公文文种的名称与用途：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要（掌握）1、命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。2、决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3、公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。4、通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。5、通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。6、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。7、议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。8、报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

9、请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

10、批复：适用于答复下级机关的请示事项。11、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。12、函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。13、会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。（三）公文的格式和稿本（了解）1、公文的格式文件格式主要指文件的外观形式。包括：文件版头的设计、版面排版、字体字号、字距行距间隔、天地页边、用纸尺寸等。现行党政机关发文采用的格式是：（1）文件用纸：十六开（党）或者A4（行政）（2）文头与页边、页码：文头占首页的三分之一。页边上20mm，下17mm，左20mm，右15mm。多页的文件应逐页编出页码，用阿拉伯数字编写，正面右下角反面左下角（即外侧）。（3）文件的标题：最好不超过3行；不要将一个词分开；（4）正文：正文字体一般用三号或四号仿宋体字。行距应大于字距。（5）落款、印章和成文日期：不能放在没有正文的空白页上。2、公文各种稿本的名称和作用（1）草稿：或叫草案，文件的原始稿件。（2）定稿：是经过对草稿修改审阅，由负责人签发或会议讨论正式通过的最后完成稿。（3）正本：通常是根据定稿印制或者缮写的，供向外发出用。（4）副本：又叫抄本，根据正本抄写或者复制的，现在往往是与正本同时制成的。主要供传阅、参考和备查。（5）存本：指发文机关留存的发文草稿、定稿以外的印制本。（6）试行本：主要用于条例、办法、规章制度等法规性文件。（7）暂行本：也多用于法规性文件。（8）修订本：已经发布生效的文件，经过实行一定时期后，对其内容予以修改补充的版本。（9）各种文字文本：同一份文件有时根据需要有两种以上文字的文本。两种文本同时有效，同时作为正本。二、文书工作（一）文书工作的具体内容和基本要求（熟悉）1、具体内容：（1）文件的收发、登记和分送（2）文件的拟办、批办、承办、催办和查办（3）文件的缮印和校对（4）会议、汇报、电话的记录与整理（5）文件材料的平时归档、保管和提供调阅（6）文件材料的系统整理编目和归档工作2、基本要求：（1）及时、迅速，反对拖拉、积压和迂缓（2）准确、周密、反对紊乱和粗枝大叶（3）精简文件、深入实际，反对官僚主义和文牍主义（4）保守党和国家机密（二）行文规则：（掌握）1、行文必须本着精简文件的原则，严格控制发文的数量和范围，可发可不发的不应发。2、除非确有必要，一般以不越级行文为原则，以免打乱正常的领导关系3、必须注意行文的常规，不相隶属的机关，不应以隶属关系行文。4、行文应分清楚主送与抄送机关。5、必要时两个以上的机关、部门可以联合发文6、经过批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当作为正式公文依照执行，不再行文。7、机关内部应当明确规定发文权限。（三）常用公文的拟写（通知、通报、函、请示、批复、报告、决定、会议纪要、会议记录、简报）（掌握）1、通知关于印发XXXXXXX办法的通知机关各部门、各直属单位：《XXXXXXXXXXXXXX办法》已经局长办公会讨论通过，现印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（XX印章）XXXX年X月X日2、通报关于XXXXXXXXX的通报局直机关党委：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，现通报如下：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（XX党委印章）XXXX年X月X日3、函关于征求《XXXXXXX》意见的函XXX：XXXXXXXXXXXXXXX，XX组织制订了《XXXXXXX》，现征求贵XX意见。请将有关修改意见于X月X日前函复我局。（XX印章）XXXX年X月X日4、请示关于XXXXXXXXXX的请示XX局（上级单位名称）：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。现将有关事项请示如下：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。妥否，请批复。附件：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（XX印章）XXXX年X月X日附件：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。5、批复关于XXXXXXXXXXXXXX的批复XXX：你XX《关于XXXXXXX的请示》（文号）收悉。经研究，现批复如下：一、同意XXXXXXXXXXXXXX。二、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。三、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（XX印章）XXXX年X月X日6、报告关于XXXXXXXXXX的报告局（上级单位名称）：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。现将有关情况报告如下：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（XX印章）XXXX年X月X日7、决定关于XXXXXXX的决定局直机关党委：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX现就XXXXX做出如下决定：XXXXXX。（XXX党委印章）XXXX年X月X日8、会议纪要XXXXXXXXXXX会议纪要XXXX年X月X，XXX主持召开XXXXXX会议，讨论XXXXXX等问题。现纪要如下：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。二、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。三、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。出席：9、会议记录时间：地点：主持：记录人：参加人员：议题：会议内容XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。10、简报XXXX简报（第XX期）XXXXXXX党委召开常委扩大会学习传达十七届五中全会精神XX月XX日，XXXX党委召开常委扩大会，传达学习十七届五中全会（扩大）研讨会精神，并结合会议精神，对XXX发展规划进行了研讨。XX局长机关相关部门领导出席会议。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。发：XXX，XXX（四）文书办理程序和要求（掌握）1、发文办理程序和要求程序包括：拟稿、核稿、签发（会签）、缮印、校对、盖印、登记、装封、发出、注发、归卷等。2、收文办理程序和要求：程序包括：收进、启封、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、查办、注办、清退、归档等。3、特殊类型文书的处理（会议文书、信访文书）（1）信访文书：指信访工作运动的记录，包括社会团体接收与处理人民群众来信或接待来访所形成的所有文书材料。信访文书的处理原则①坚持分级负责、归口办理、谁主管、谁负责②就地依法解决题目与思惟劝导教育相结合③指导群众逐级上访信访文书的处理步骤：①对来信、来访拆阅、接待、登记②对属于本单位职权范围内的信访事项应予受理，并转送有关部门处理，重要情况应及时报请领导决定。有关职能部门直接受理的本部门职权范围内的信访事项，应抄报办公室③对不属于本单位职权范围内的信访事项，可告知信访人向有权处理的单位提出，也可转送有关单位或报送上级单位④按照国家法律法规要求和空管局信访工作相关规定组织调查、核实情况，并提出处理意见。必要时做好对信访人员的解释、疏导工作⑤督促信访事项办理部门按要求完成办理⑥信访人对复查意见不服，在规定时限内提出复核⑦提出复核意见，予以书面答复，并抄送转办、交办部门⑧信访事项办结后对信访办理过程中形成的文件、材料进行整理、归档（2）会议文书会议文书,就是在会议活动中形成和使用的文件材料。除了一部分会议文书是在会议之前经过一般文书处理程序形成的以外,其他会议文书主要的形成与处理的程序是：会议文书材料的准备(收集、撰写)一分发一阅读(讨论、学习；审议、批准)一一办毕会议文书的处置(立卷归档、清退、暂存、销毁)。三、文书立卷（一）文书立卷的定义和组织：（了解）1、文书立卷的定义机关在工作中形成和使用的文书，处理完毕之后，需要进行系统整理，这种系统整理的工作就叫立卷，或叫文书立卷。2、文书立卷的组织机构文书处理部门作为文书立卷的组织机构即文书处理部门立卷的制度。所谓文书处理部门(包括业务部门)立卷,就是指文件完成其运转处理程序之后,由处理(或承办)文件的部门,指定专职或兼职人员负责文件的立卷工作。3、文书立卷的组织形式文书立卷的组织形式,是指一个单位的文书部门选择何种方式组织文书立卷工作。文书工作的组织形式有集中式、分散式、复合式三种，与之相适应的文书立卷的组织形式也有三种,即集中立卷形式、分散立卷形式、复合立卷形式。（1）集中立卷形式即在机关办公室集中立卷,各部门或承办人将文件承办完毕后都退回办公室,由办公室的专职或兼职人员统一整理立卷。（2）分散立卷形式即机关办公室与各组织机构分别承担立卷工作。这种方法适用于大中型机关,其内部机构层次较多,并能够相对稳定,各机构自身形成、处理的文件数量大,中央、省级国家机关、大中型企事业单位等多采用此种立卷方式。（3）复合立卷形式即集中与分散相结合的立卷形式。这种方式适用于大中型机关,内部有两层及两层以上的机构,可以根据驻地、业务分工、文件数量等情况采取集中与分散相结合的立卷形式。（二）文书立卷的基本原则：（熟悉）1、只有办理完毕的文件方能立卷。2、只有有查考保存价值的文件才有必要立卷。3、必须按照文件在形成过程中的联系和一定规律组卷。4、案卷是文件档案的基本保管单位。（三）案卷整理规范（掌握）1、填写卷内目录和备考表：（文书学基础P253-254）在一卷文件的最前面要填写卷内文件目录，项目有：顺序号即件号、责任者、发文字号、文件提名、文件日期、所在页号、备注。案卷的备考表放在全卷文件最后，用来保护文件，说明卷内文件的状况，便于保管人员和利用者了解。备考表应填写与卷内文件相关的文件材料的卷号、照片、录音的保管单位号，以及其他有必要注明的情况，并填写登记日期和立卷人签名，日后卷内文件如有变动情况，由档案管理人员随时在备考表上注明。2、拟写案卷题名：（文书学基础P247）案卷题名是对卷内全部文件的总概括，通过案卷提名揭示出卷内文件的成分与内容，为查考利用提供线索。拟写案卷题名的要求：注意政治上的正确性；注意文字上的简练通顺，概括准确，避免过于抽象笼统或堆砌文件标题；基本结构力求完整，合乎语法，标点正确。案卷题名的结构通常是：责任者+问题+文种。案卷题名各部分的具体写法：（1）标明卷内文件的责任者：标明责任者用以说明卷内文件是什么机关制发的。（2）标明卷内文件的内容：准确地揭示出卷内文件内容所反映的问题，是标题的核心部分。（3）标明卷内文件的文种：文种通常反映了文件的性质和查考价值，一般也应在标题中揭示出来。（4）标明卷内文件的时间：案卷标题中主要须标明文件内容明显针对的时间，而不必标明文件形成的时间。（5）标明卷内文件的通讯者：由来往文书组成的案卷应标明通讯者。（6）标明卷内文件涉及的地区。整个案卷标题应力求文字简练，最好能用二三十字标出。3、案卷排列和编号：（文书学基础P258）案卷经过编目装订之后，应将一个年度、一个组织机构的案卷进行系统化排列，使卷与卷之间保持一定联系，固定顺序，系统地反映出机关的工作活动。排列方法，根据国家档案局的有关规定，应将一个机关或组织机构的案卷首先按保管期限分开，即：永久、长期、短期的案卷分别排列。案卷数量多的情况下，可再按问题进行分类。将系统排列的案卷逐一编号。编写卷号时，准备装订的案卷卷号在案卷封皮上填写；暂不装订的案卷，还需在各卷中逐份文件的首页的档号章内均填写上卷号。4、编制案卷目录：（文书学基础P258）对经过系统排列编号的案卷，逐卷进行登记，就形成了案卷目录。案卷目录是案卷的名册，用来揭示出一年形成的全部案卷，统计案卷的数量，并作为查找利用档案的最基本的工具。案卷目录的项目有：案卷的顺序号、案卷题名、卷内文件起止年月、卷内文件数、页数、保管期限、备注等。案卷目录的编制方法有：（1）分别年度编；（2）分别保管期限编；（3）分别组织机构编；（4）为了方便日常查考利用，还可以在上述任何一种目录的基础上，在分别将各个组织机构的案卷，混合各种保管期限，统一按责任者、问题等联系进行排列，编制一本总的目录。（四）归档制度：（文书学基础P244-245）（掌握）1、归档范围：机关在工作活动中形成和使用过的文件，以及其他有关的材料。凡是能反映本机关工作活动，具有查考利用价值的，均属于归档范围。八号令或：根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，行政机关在工作中形成、办理完毕并具有查考和保存价值的公文、材料、领导批示等，应及时整理（立卷）、归档。2、归档时间：总的要求，应在上半年内（6月30日前）将前一年形成的文件材料整理归档。3、归档要求：（1）必须按照立卷归档范围，将具有保存价值的文件材料收集齐全，既不庞杂，又不遗漏短缺。（2）按照文件之间的历史联系和保存价值，科学地整理立卷。（3）每个案卷均应有确切简明的标题，并注明保管期限。（4）归档的案卷必须编制移交目录，至少一式两份。第二部分文书档案管理基本要求：了解：档案鉴定工作的内容和原则，档案鉴定工作制度的内容，档案著录和标引的含义，档案检索工作的内容，档案检索工具种类，档案利用工作的基本内容和要求，档案用户需求的构成，档案提供利用的基本途径与方式，开放档案，档案统计工作的步骤熟悉：文书档案收集工作的内容和要求，文书档案整理工作的内容和原则，鉴定档案价值的标准，档案利用工作的要求，档案登记工作的内容掌握：文书档案收集工作的方法，文书档案整理工作的方法和步骤，档案鉴定工作的方法和步骤，档案保管期限表的作用和类型，档案销毁工作，计算档案检索效率的方法，常用档案检索工具的编制方法一、文书档案的收集工作（一）文书档案收集工作的内容和要求（二）文书档案收集工作的方法1、档案室收集工作的具体内容和要求2、档案馆档案的来源、收集范围和要求3、档案馆收集撤销机关档案收集的要求4、历史档案的接收和征集二、文书档案的整理工作（一）文书档案整理工作的内容和原则（二）文书档案整理工作的方法和步骤1、区分全宗（1）立档单位的概念和构成条件（2）立档单位的变化和全宗的划分（3）联合全宗、全宗汇集、档案汇集、全宗群的概念2、全宗内档案常用的分类方法和应用（1）年度分类法（2）组织机构分类法（3）问题分类法（4）复式分类法3、档号及编制方法4、立档单位和全宗历史考证的编写方法三、档案的鉴定工作（一）档案鉴定工作的内容和原则（二）档案鉴定工作制度的内容（三）鉴定档案价值的标准1、档案来源标准2、档案内容标准3、档案形式特征标准4、相对价值标准（四）文书档案鉴定工作的方法和步骤（五）档案销毁工作（六）档案保管期限表的作用和类型四、档案检索工作（一）档案检索工作的内容（二）计算档案检索效率的方法（三）档案著录和标引的含义（四）档案检索工具种类1、按体例分2、按载体形式分3、按功能分（五）常用档案检索工具的编制方法1、卷内目录2、案卷目录3、全引目录4、分类目录5、专题目录6、主题卡片7、文号索引8、人名索引9、全宗指南10、专题指南11、档案馆指南五、档案利用工作（一）档案利用工作的基本内容和要求（二）档案用户需求的构成（三）档案提供利用的基本途径和方式1、基本途径（1）以档案原件提供利用（2）以档案复制品提供利用（3）综合档案内容编写参考资料提供利用2、档案利用工作的方式（1）阅览室（2）档案外借（3）出具档案证明（4）档案复制品（5）提供咨询服务（6）举办档案展览（四）开放档案1、开放档案的含义2、开放档案的期限六、档案登记和统计工作（一）档案登记工作的内容1、档案状况登记的主要形式2、档案工作登记的主要形式（二）档案统计工作的步骤一、文书档案的收集工作（一）文书档案收集工作的内容和要求（熟悉）1、文书档案收集工作的内容：档案收集的工作内容，可以概括为两个方面，即档案的接收和档案的征集。档案接收，是指档案馆（室）收存档案的活动过程，是整个档案收集工作的中心内容，是档案部门取得和积累档案的主要渠道。档案征集，是指档案馆按照国家规定征收散存在社会上的档案和有关文献的活动，是档案馆取得和积累档案史料的必要补充渠道。2、文书档案收集工作的要求：档案收集工作的基本要求是：（1）加强档案馆（室）外的调查和指导工作；（2）积极推行入馆（室）档案的标准化；（3）保证归档和入馆档案的齐全完整；（4）维护全宗和全宗群的相对完整性。（二）文书档案收集工作的方法（掌握）1、档案室对归档的组织工作：（档案管理学P68）（1）指导和督促文书部门或业务部门做好归档组织工作；（2）加强对归档案卷质量的抽查；（3）临时性的文件收集工作；（4）对归档制度的宣传和档案的科学管理；2、档案馆档案的来源：（档案管理学P72）档案馆档案的来源主要有以下四个档案源：（1）现行机关档案源：现行机关是指现在正在进行工作活动的机关、企业、事业单位及其他社会组织，这是各级各类档案馆馆藏档案的主要补充源。（2）撤销机关档案源：撤销机关是指中华人民共和国建国前后，由于政权变更、体制改革、行政区划调整等原因而被撤销、合并的机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织，也是馆藏档案的重要补充源之一。（3）组织和个人保存的散失档案：即收藏有革命政权档案、历代王朝和民国档案的机关、组织或个人，这是馆藏档案的一个重要补充源。（4）档案馆之间交接的档案：一方面是由于相关档案馆的档案收藏范围发生变化，因而产生某档案馆收集其他档案馆的档案；另一方面是通过交换或购买的方式，将收藏在外国档案馆中的我国历史档案收藏起来。3、档案馆收集撤销机关档案收集的要求机关撤销或合并必须将本机关的全部档案进行认真清理，妥善保管，不得分散，并依照规定进行移交和适当的处理。

1、

由撤销机关组织人力，负责整理好，然后再向有关的档案馆移交。

2、

撤销机关的业务分别划归几个机关的，其档案材料不得随之分散，仍作为原机关档案的一部分，按全宗整体移交有关档案馆，或由其中一个机关完整地代管。一个机关交入另一个机关，或几个机关合并为一个新的机关，其档案材料仍按原全宗为单位向有关档案馆移交，或由新机关代管。

一个机关内一部分业务或者一一个部门划给另一个机关接收，其档案材料不得由原全宗中抽走而带入接收机关；如果接收机关需要利用，可按手续借阅或者复制。

3、

机关撤销或者合并时，如有尚未处理完毕的文件，移交应受理这些文件的新机关继续处理，并作为新机关的档案加以保存。4、历史档案的接收和征集收集历史档案的途径①收集散存在各国家机关、社会团体中的历史档案。历史档案的接收工作，在中华人民共和国成立时就已经最先。随着档案馆事业的发展，各相关档案馆都陆续接收了属于本馆接收范日粕勺历史档案，使长期分散在各机关、整体、企业、事业单位的历史档案，基本上实现了集中管理。②征集散失在小我手中的历史档案。从历史档案的接收和征集的实践经验来看，我国的历史档案，因为种种历史理由，有不少分散把握在小我手中。保存这些档案文件的有社会着名人士、革命老干部、专家学者，也有当时的官员、职员、绅士、商人、古物珍藏者及其亲属与子女。拯救这些濒于毁损的历史档案，是一项紧迫而又艰巨的工作，虽然困难许多，情况复杂，只要方法适合，锲而不舍，是可以将散存在小我手中的历史档案征集进馆的③征集少数民族地区的历史档案。我国少数民族地区有着悠长的历史，保存着内容雄厚的历史档案。这些档案，平常保存在寺庙、土司、头人及厥子女及当地农牧民的手中。这些档案有的很古老，甚至是罕见的珍品，是我国各族人民贵重的历史文化遗产。把这部分历史档案征集到档案馆，对于研究各少数民族的历史和文化，有着主要的意义④收集散失在国外的历史档案。鸦片战役以来，我国流失在国外的历史档案成千上万，甚至以几十万计。其中有的是历史久远的珍品，有的是国内早已失传的孤件，有的是中外罕见的艺术精华，是编史修志、史学研究不可缺少的贵重史料，有的是无法用金钱计算价值的国宝。这些珍品，若能早日收集起来，必将大大雄厚我国的历史文化宝库。在做好国内历史档案收集工作的同时，应当把向国外收集历史档案的工作做好做踏实。二、文书档案的整理工作（一）文书档案整理工作的内容和原则（熟悉）1、文书档案整理工作的内容：（档案管理学P92）档案整理工作的基本内容包括：全宗的划分和排列（档案馆承担）、全宗内分类（档案室承担）、文书立卷（文书部门承担）、案卷排列与编号、编制案卷目录（档案室承担）等诸多业务环节。对于档案机构来说，整理工作内容大体表现为三种情况：（1）系统排列和编制案卷目录；（2）局部调整；（3）全过程整理。2、文书档案整理工作的原则：（档案管理学P93）档案整理工作一般应遵循以下三项原则：（1）尊重和维护档案的本质特性，保持档案文件之间的历史联系。（2）便于保管和利用。（3）充分尊重和利用原有的整理结果。（二）文书档案整理工作的方法和步骤（掌握）1、区分全宗（1）立档单位的概念和构成条件：（档案管理学P96）概念：凡是有社会独立性的组织或个人，在档案学术语中被称为立档单位。构成条件：即确定组织或个人社会独立性的因素。有以下三点：①可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；②设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；③设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。（2）立档单位的变化和全宗的划分在一般情况下，凡是机关、团体、企业、事业单位在政治性质、生产关系性质或基本职能等方面发生了变化，就属于根本性的变化，应当构成新的立档单位和全宗。①政治性质的变化是指推翻了旧政权机关以后建立的新政权机关。新旧政权机关的档案各自构成全宗。②生产关系性质的变化是指厂矿、公司、银行等企业单位，从官僚资本企业变为社会主义的国营企业。变化前后的档案，各自成立全宗。③基本职能的变化在政治性质或生产关系无根本变化的情况下，主要是分析它的基本职能是否有根本变化。例如，凡是新成立的并具有一定独立性的机关，就是新的立档单位，它的档案构成新的全宗。新的机关如系接收或替代了其他机关原来的全部或一部分职能，或者是由于若干撤销机关合并而成，这个新机关虽然在某些方面与原来的机关有着前后的联系，但其基本职能不同，它们的档案都应分别构成全宗：合并前原来机关的档案仍各自构成单独全宗；合并后新成立的机关，其档案应构成单独的新全宗。机关内部组织机构，从原单位中独立出来成立的新机关，其档案应构成单独的新全宗。凡属下列情形，均非机关基本职能的根本变化：机关职能与工作范围的扩大或缩小；机关内部组织机构的调整；机关工作地点的变更；机关名称的变更；领导关系的改变；以及由于某种原因机关曾暂时停止一段时间的工作等。上述这些，都不是机关基本职能的根本变化，不产生新的立档单位，其变化前后形成的档案仍应属于一个全宗。以上是立档单位变化中划分全宗的一般准则，而实际情况错综复杂，工作中必须根据具体情况进行具体分析。（3）联合全宗、全宗汇集、档案汇集、全宗群的概念：（档案管理学笔记+档案管理学P105-P106）联合全宗、全宗汇集、档案汇集都属于全宗的补充形式，全宗群不能作为一个实体单位出现。①联合全宗：作为一个单位保存的，互有联系的若干全宗的集合。主要适用于：合署办公；前后有继承关系的两个机关；做高负责人兼职造成档案的混淆。②全宗汇集：将若干性质相近，数量很少或不完整的全宗按一定特点组织起来的全宗集合体。③档案汇集：将无法确定所属全宗的零散档案集中起来的混合体。④全宗群：历史上或工作活动中形成的，有联系的若干全宗组成的有机群体。2、全宗内档案常用的分类方法和应用：（档案管理学P113）（1）年度分类法：是按档案文件形成的自然年度或专业年度分成各个类别。注意：①同一文件上有属不同年度的几种日期的归类；A、收文时，文件制发与收到日期跨年时，归入收文年度。B、文件本身的几个日期，如制发日期、批准日期、生效日期等跨年时，应根据文件的性质和具体情况准确归类。一般文件以制发日期为准；法律文件以批准或生效日期为准。C、计划、总结、预算、决算、统计报表等文件，文件制发与涉及内容的日期跨年时，以涉及内容为准；文件内容涉及不知一个年度时，计划预算归入开始年度；总结决算归入结束年度；D、关系密切，不可分散的一组文件，如某一问题的请示与批复跨年时，归入最为密切的年度或结案年度。②实行专业年度的档案文件的类别划分；③无具体时间的档案文件的归类；应先考证出具体时间然后再归类。（2）组织机构分类法：即按立档单位内部组织机构对档案进行分类。适于文件大都由各组织机构分别办理和按组织结构分工立卷的客观现实，且非常适合档案由各组织机构对其进行查阅利用的特点。注意：①类别顺序的排列。在组织机构分类法中必须人为规定一个类别顺序。顺序可以有两种方法确定：A、在其内部组织机构有固定排序的立档单位，就按其内部组织机构的固定顺序确定组织机构的排列顺序。B、在其内部组织机构没有固定排序的立档单位，档案室必须为各组织机构类别排定一个顺序。要有稳定性，不宜轻易改动。立档单位的中心机构，如办公室等，应排在首位。②档案文件的归类，归类方法有：A、归类的根本依据是对文件的实质性办理。B、由立档单位领导人或者中心机构负责起草办理的全局性，应归入中心机构类（办公室、办公厅）C、有几个内部机构共同起草办理的文件，应归入主（牵头）的机构中或者最后经办的机构类中。D、由某个（或几个）内部组织机构负责起草或者办理的全局性、综合性文件，一般归入中心机构也可归入起草机构或办理机构。（3）问题分类法：又称事由分类法，是按文件内容所涉及的问题（主题）对档案进行分类。适于全宗档案数量不大，年度界限不清，内部机构变动频繁的立档单位。注意：①类别设置：要力求使这些类别概念尽可能符合全宗档案内容的实际情况，就是所设类别应能反映出立档单位的基本职能活动。对于难于归类的档案，可设综合类和其他类。②归类应有规可循：应该对归类规则做出统一规定。（4）复式分类法：将年度—机构、机构—年度、年度—问题、问题—年度这4种具体的用于两个类别层次的分类方法称为复式分类法。3、档号及编制方法①全宗号。全宗号是一个立档单位全部档案的代号。有向档案馆移交档案任务的机关档案室的全宗号，应由档案馆确定；没有向档案馆移交档案任务的基层档案室，凡只保存了一个全宗的，没有必要填写全宗号；由于立档单位变化或下属单位机构撤销产生和保存了两个以上全宗的档案室，应按档案室接收全宗的时间先后顺序分别编制每一个全宗的全宗号。全宗号用四位代码标识，其中第一位用汉语拼音字母标识全宗类别(革命历史档案全宗用“G”，旧政权档案全宗用“J”，建国后档案用“A”)，后三位用阿拉伯数字标识某一类别全宗顺序号。如“J006。为旧政权档案6号全宗，“A003”为建国后档案3号全宗。全宗类别单一的档案馆可不编全宗类别代码。全宗号一般采用流水顺序编号法，按馆藏全宗首次进馆时间先后编顺序号。②案卷目录号。案卷目录号是一个全宗内每一本案卷目录的排列顺序号。一个全宗的档案有几本目录，就编几个目录号。对于档案室内不同门类和不同载体档案的案卷目录，一般应按目录产生的先后顺序，统一编制流水的目录号。也可以在顺序号前加上表示档案保管期限、载体形态等特征的代字或代号。③案卷号。案卷号是每一本案卷目录内案卷排列的顺序号，用3位以内的阿拉伯数字标识。在编制案卷号时，要注意每一本案卷目录的案卷号应从“001”开始顺延大流水编制，并做到不重、不空、不漏。④页(张)号或件号。有文字，图表、印章等标记的每个页面均应编页号，筒子页应作两个页面编号。页(张)号在案卷内按其排列次序编流水顺序号。编件号是指对不装订的案卷，即一份文件编一个号(文件的正本与定稿、正件与附件等应视为一份文件)。具体方法是：在每份文件首页的右上角加盖档号章，并在其上面逐件按卷内文件的排列顺序编写件号。需要注意的是，编件号要在一卷的范围内流水编制。卷内文件不需要再统一编大流水号。每一单份文件，要在每页的右下角和有文字的背面左下角编上页号。装订与不装订的案卷，均须在案卷封面说明中注明该案卷所含的总件数和总页数。4、立档单位和全宗历史考证的编写方法①收集材料。通过查阅档案中的章程、条例、决议、命令、指示等法规性文件和有关期刊杂志、参阅有关立档单位的太事记，收集立档单位的沿革、任务、职能、机构设置等方面的材料；通过查阅工作总结、移交目录和文据等收集全宗内档案的内容和成份、档案被整理利用等方面的材料；通过访问知情人，了解有关材料。②撰写初稿。初稿的撰写，应该由档案工作人员中比较熟悉立档单位历史与全宗内档案内容和成份的人员执笔。考证的内容必须有理有据，对立档单位与全宗的历史和现状作出恰如其分的考证。③修改补充理全宗内的档案工中，根据新发现的材料，加以修改补充。④修订定稿。全宗内档案整理工作结束后，在对立档单位的历史沿革和全宗内档案的历史梧况已经有了全面的了解，材料掌握很充分的基础上，要对立档单位与全宗历史考证进行最后的修订。定稿后归入“全宗卷”内，或印发有关单位参考。三、档案的鉴定工作（一）档案鉴定工作的内容和原则：（了解）1、鉴定工作的内容：（档案管理学P27）（1）制定鉴定档案价值的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等；（2）具体判定档案材料的价值，确定其保管期限；（3）挑出本无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或作相应的处理。2、鉴定工作原则：（档案管理学P28）从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值。（二）档案鉴定工作制度的内容（了解）为了保证鉴定工作的质量和防止有意破坏档案，使档案的鉴定工作和销毁有组织、有监督地进行，必须建立和健全档案鉴定工作制度。根据国家的有关规定，档案鉴定工作制度的基本内容有如下三个方面。1、鉴定档案的标准由党和国家及档案行政管理机关制订统一的鉴定标准，各地区、各系统、各机关据以制订具体的鉴定标准，各档案馆(室)、各机关均须根据规定的鉴定标准进行鉴定工作。2、鉴定工作的组织领导档案室和档案馆的档案鉴定工作，必须有组织有领导地进行。按照《机关档案工作条例》和《档案馆工作通则》等文件规定，机关的档案鉴定工作，必须在机关办公厅(室)主任的主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。鉴定工作结束后，应提出工作报告。档案馆对无须继续保存的档案进行鉴定和处理，须征求有关部门的意见，并经领导机关批准。3、销毁档案的制度经过鉴定，需要销毁的档案，必须办理批准手续。任何单位销毁无须继续保存的档案，都必须严格按照国家档案行政管理部门制定的有关销毁档案的程序和办法，经过鉴定，写出报告，并登记销毁清册，经单位领导人批准后才能销毁。销毁档案时，须由二人以上监销，监销人应在销毁清册上签字盖章，并注明销毁的方式和日期。销毁1949年以前的历史档案，还应报国家档案局。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。（三）鉴定档案价值的标准：（熟悉）1、档案来源标准：（档案属性标准）（档案管理学P32-P33）档案来源指档案的形成者。档案形成者在社会上以及机关内的地位，作用和职能可影响甚至决定档案的价值。表现在3个方面：（1）它是作为国家各级档案馆确定档案收集范围的基本依据。（2）机关在鉴定档案时，应注意区分不同的作者。（3）在本机关制成的文件中，具体的撰写者、制发机构也对档案价值产生影响。2、档案内容标准：（档案属性标准）（档案管理学P33-P35）档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。对档案内容的分析包括一下三个方面：（1）档案内容的重要性；（2）档案内容的独特性；（3）档案内容的时效性。3、档案形式特征标准：（档案属性标准）（档案管理学P35-P37）档案的形式特征是指文件的名称、责任者、形成时间、载体形态、记录方式等。在某种情况下，形式特征可能对档案的价值发生影响。（1）文件名称；（2）文件形成时间：年代久远的珍贵；（3）文本：正本价值最高，定稿、草稿在某种情况下也有价值；（4）文件外形特点：古老的载体有文物价值、书法的有艺术价值、有著名人物的题词、批注、签字等有纪念价值。相反，破坏了的就失去了原有的价值。4、相对价值标准：（社会需要标准）（档案管理学P39-P40）从理论上来讲，每份文件的价值是客观存在的，取决于档案自身的属性及其满足利用者需要的程度。鉴定工作依据以下三点来判断档案的相对价值：（1）所存档案的完整程度；（2）档案内容的可替代程度；（3）各全宗之间档案的重复性。（四）文书档案鉴定工作的方法和步骤：（档案管理学P54-P56）（掌握）方法：文书档案鉴定的基本方法是直接鉴定法，即直接、具体的审查档案。要求档案鉴定人员逐件审查档案材料，从它的内容、作者、名称、可靠程度等方面，全方考查分析确定其价值。步骤：1、在机关文件归档时确定归档范围，同时剔除没有保存价值的文件由机关文书处理部门或业务部门保存一二年后销毁。2、对于归档文件确定保管期限，即确定档案的“生存期”。3、到一定年限时进行档案价值复审。主要采取两种形式：（1）移交复审，即永久保存的档案在移交进馆时的审查；（2）到期复审，即长期或短期保存档案在保管期满后进行重新审查。（五）档案销毁工作（掌握）1、应销毁的文书档案和文书材料，主要包括以下几部分第一，在立卷阶段清理出的不需立卷而又无保存价值的各类文书材料。第二，文书档案中已满保管期限，并确无继续保存价值的各类案卷。第三，文书档案长期和短期卷中确无继续保存价值的部分案卷。第四，无保存或继续保存价值的各类文献资料。2、销毁目录文书档案的销毁目录文书档案的销毁是一项十分严肃的工作，因此，对欲销毁的文书档案和重要的文书材料，文献资料，必须编制比较详细的销毁目录。销毁目录，主要包括以下几项：1、顺序号，它可以反映出销毁档案的大概数量。2、作者，是指立档机关(单位)或行文机关名称。3、案卷或文件标题，如系重要文献资料，则填文献资料的标题，凡无标题的，则均应根据其内容拟定出比较贴切的标题填上，以便于日后查找去向。4、案卷号或文件号。5、起止时间，此项可只填年，月，或只填年。6、页数。7、备注。3、文书档案销毁的审批文书档案和文书材料的销毁，必须经过严格的审批手续。一般说来，文书档案室的销毁目录要经过机关办公部门的领导批准，档案馆的销毁目录要经其上一级机关的领导批准。文书档案馆(室)报批销毁时，应写一关于销毁文书档案或文书材料的请示，说明销毁的原因和情况，并附程销毁目录”。在未批准之前，欲销毁的文书档案或文书材料，应单独放置，以免混淆。待批准之后，方准销毁。4、文书档案销毁的方法．文书档案和文书材料的销毁，一般可分别采取以下几个方法：第一，特殊机密韵文书档案和文书材料，文献资料，可以自行焚毁。第二，大量的欲销毁文书档案和文书材料、文献资料，应送附近造纸厂保密车间化纸浆。第三，派二人以上的工作人员实行严格的监销制度，直至彻底销完为止。欲销毁的文书档案和文书材料、文献资料，决不准向废品收购部门出售，并要防止其他形式的散失。一经销毁完毕，便要在'销毁目录”上注明已于何时销毁。监销人要在'销毁目录'上签字，以示负责。（六）档案保管期限表的作用和类型：（档案管理学P40-P42）（掌握）档案保管期限表就是用表册的形式列举档案的来源，内容和形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件，它是档案馆、档案室鉴定档案的价值，确定档案保管期限的依据。档案保管期限表有五种类型：1、通用档案保管期限表：由国家档案行政机关编制的，供全国各机关、团体、企业、事业单位鉴定档案时通用的保管期限表。有两个特点：（1）通用性；（2）依据性；适用于文书档案。2、专门档案保管期限表：由国家档案行政机关会同有关主管部门编制，供各机关、团体、企业、事业单位鉴定专门档案时使用的保管期限表。适用于会计档案、科技档案。3、同系统机关档案保管期限表：由主管领导机关编制，共同一系统内各机关、单位鉴定档案价值时使用。适用于同一系统部门档案，纵向使用。4、同类型机关档案保管期限表：由档案行政机关或主管领导机关编制，共同类型机关鉴定档案价值时使用。适用于同一类型机关档案，横向使用。5、机关档案保管期限表：由各机关编制，供本机关鉴定档案价值时使用。适用于单个机关内部。四、档案检索工作（一）档案检索工作的内容（了解）档案检索工作的内容档案检索就是把档案的内容和形式特征，存贮在各种检索工具中，根据利用者的需求，及时地把档案查找出来，充分发挥档案的作用。档案检索工作的内容，大致包括两个部分：一部分是编制档案检索工具，建立检索系统；另一部分是根据利用者的需求，通过各种检索工具，检出所需要的档案。（二）计算档案检索效率的方法（掌握）目前档案学理沦中一般用查全率、查准率、漏捡率、误检率来进行定量评价。这四个指标是衡量档案检索效率最常用、最重要的指标。1、查全率查全率是表示检索系统检出与利用者需要的相关档案文件的能力指标，是档案中相关档案文件总量与检出的相关档案文件总量的百分比。2、查准率查准率尽衡量检出档案文件总量与符合利用者需要的相关档案文件总量比例关系的指标。3、漏检率漏检率是档案中与利用者需求相关档案文件总量与未被检出的相关档案文件总量的百分比。4、误检率误检率为检出的档案文件总量与检出的与利用者需求无关档案文件总量的百分比。因此，提高查全率和查准率，不能靠拖长检索时间来完成。不受时间限制的高查全率和查准率，也许是毫无意义，因为信息和利用时效性极强，错过了时机，输出的档案信息可能变得一文不值。在提高查全率和查准率的同时，要尽力缩短检索的时间。（三）档案著录和标引的含义（了解）档案著录是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。所谓内容特征，就是指对档案主题的揭示，表现为档案的分类号、主题词、提要等记录项。缩微形式特征，包括档案的标题、作者、形成时间、地点、档号、文种、载体等、档案著录具有登记、介绍、报道、交流和检索等多方面的作用，其中检索作用是最主要的。档案标引是指在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程。其中赋予分类号标引的过程称为分类标引，赋予主题词标识的过程称为主题标引。档案标引的目的是揭示档案的主题内容，为从内容方面查找档案提供检索途径。（四）档案检索工具种类：（了解）1、按体例分：（档案管理学P208-P209）（1）目录：将档案的著录条目按照一定的次序排列而成的检索工具。如：分类目录；主题目录；专题目录等。（2）索引：将档案及其组合的某一内部或外部特征及其出处按照一定的原则和方法排列起来的检索工具。如：人名索引、地名索引、文号索引等。（3）指南：是以文章叙述的方式，综合介绍档案情况的一种工具。如：全宗指南、专题指南和档案馆指南等。2、按载体形式分：（档案管理学P209-P210）（1）书本式：亦称薄式检索工具，是将著录条目连续排列并装订成册的检索工具。（2）卡片式：是将一个条目著录于一张卡片，将卡片按照一定顺序排列而成的检索工具。（3）缩微式：是以缩微摄影方式制作的以胶片为载体的检索工具。（4）机读式：是以代码形式存储在磁性材料上供计算机识读的检索工具。3、按功能分：（档案管理学P210-P212）（1）馆藏性：是反映档案实体整理体系及其相互关系的检索工具。如全宗目录、案卷目录、案卷文件目录（全引目录）等。（2）查检性：是脱离档案实体的排列顺序，从档案的某一内容或形式特征提供检索途径的检索工具。如：分类目录、主题目录、专题目录、人名索引等。（3）介绍性：是介绍和报道档案内容及其有关情况的检索工具。如：专题指南、全宗指南、档案馆指南等。（五）常用档案检索工具的编制方法：（掌握）1、卷内目录：卷内目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序编排的检索工具。（档案管理学P212）2、案卷目录：（档案管理学P212-P213+档案文献检索P155-P156）案卷目录是以全宗为单位登录案卷题名和其他特征，按案卷号次序排列的一种档案检索工具。编制案卷目录以全宗为范围，通常按照全宗内档案分类的类别来编制；为了便于移交和管理档案，编制案卷目录以分清不同保管期限为宜。3、全引目录：（档案文献检索P156）全引目录亦称“案卷文件目录”或“卷内文件目录汇集”。它是以全宗为单位将案卷目录和卷内文件目录相结合，按一定次序编排而成的一种档案检索工具。编制全引目录，首先列出记录案卷特征的有关项目，包括案卷号、案卷标题、起止日期、页数等，然后在下面列出卷内文件的目录。一般只需把案卷目录和卷内文件目录依次打印或复印剪贴后装订成册即可。4、分类目录：（档案文献检索P157-P160）分类目录是依据分类表将分类标识以一定次序编排而成的一种档案检索工具。目前手工检索的分类目录大多采用文献单元方式编制卡片式目录。编制卡片式分类目录的基本方法是：（1）填制卡片。制卡时根据国家标准《档案著录规则》的有关规定和档案标引的有关要求进行，可采用一文一卡、一卷一卡、多文一卡、多卷一卡等多种形式。（2）排列。不同历史时期的档案应分别排列；排列时应按分类号的顺序逐级集中卡片，然后再逐级按照阿拉伯数字的大小排列；一件（卷）档案标引两个以上分类号时，需要将每一分类号轮排到前边一次。（3）安放导卡。导卡也称指引卡，便于检索者迅速准确地查到所需档案的卡片。（4）编制分类目录说明。一是本分类目录收录档案的范围；二是类目一览表；三是类目内容范围划分规则。（5）编写分类目录类目索引。5、专题目录：（档案文献检索P163-P164）专题目录是按照特定专题以一定次序编排而成的一种档案检索工具。专题目录能够集中、系统地揭示档案馆（室）内有关某一专门事物、某一专门内容档案的情况。专题目录的编制方法如下：（1）选题。选题是编制专题目录的关键。选题原则：①选择与社会发展、社会生活中的重大事件；②选能够反映馆藏档案特色并具有一定研究意义的专题；③不能选与分类目录重复的问题。（2）选材。选材方法：①依据各种目录和参考资料列出需要挑选材料的范围；②选择的次序要先从材料最多的全宗或类目入手。（3）制作目录条目。可以一文一条、一卷一条、多文（卷）一条，这三种形式可以交叉使用，以便于检索为原则。（4）排列。要符合本专题特点，以进一步深化题目为原则。6、主题卡片主题卡片的主要优点是它具有直接性和专指性，能够集中地反映有关同一事物的档案内容，便于按特性检索。主题卡片的缺点：按主题字顺排列，不便于族性检索；标引有一定的难度，容易造成误差；不便于管理和查用。主题卡片的编制方法，—般是在一个标引单元中确定了几条标引款目，就分别将每一标题款目填制一张卡片，然后将主题卡片按照主题词的音序或字顺进行排列。主题卡片的格式，既可利用标准著录卡片以主题词项作为排检项，也可另行填制专用卡片。7、文号索引：（档案管理学P219-P221+档案文献检索P164-P166）文号索引是揭示档案的文号和档号之间对应关系的一种检索工具，它提供了一条按文号检索档案的途径。文号索引一般采用表格形式，所以通常称之为文号、档号对照表。文号索引应按年度、发文机关分别编制，即将同一年度、同一发文机关的文件编一张表，然后将所有的表装订成册，组成一个档案馆（室）的问号索引。8、人名索引：（档案管理学P221-P222+档案文献检索P166-P167）人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明出处的一种检索工具。人名索引包括人名和档号两部分，即把人名指向所在档案的档号。人名索引包括综合性和专题性两种。人名索引按人名的姓氏排列，可采用笔数法、笔形法和音序法。9、全宗指南：（档案管理学P225-P226+档案文献检索P168-P169）全宗指南是介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种检索工具，又称全宗介绍。全宗指南的内容包括以下三部分：①立档单位的历史概况；②全宗内档案概况；③档案的内容与成分等。10、专题指南专题指南是按照一定的题目，以叙述的形式，综合介绍报道档案馆中有关该题目档案的一种参考材料，又称专题介绍。它的作用与专题卡片和专题目录有许多相似之处，但是它能向外印发和综合叙述档案的内容和成分，而在查找档案方面略逊于专题卡片和专题目录。专题指南的编制，在确定题目，制订计划、选材等方面与专题卡片和专题目录相同，在档案内容和成分的介绍方面，又类似全宗指南．所不同的是，专题指南只按专题介绍档寒，不按组织机构介绍档案。专题指南的项目分类，也就是专题卡片、专题目录中的类别，但是它以章、节结构形式进行介绍。它不要逐条指出档案的所属全宗，只要列出一个总的全宗名单附于序言中，使利用者了解所介绍的档案的全宗范围就可以了。编制专题指南，一般通过卡片进行，就是先把选出的档案填制成卡片，然后把卡片系统排列编辑成专题指南，而卡片则用来作为专题卡片．11、档案馆指南档案馆指南，是用书本形式全面概要地叙述和介绍档案馆所存全部档案情况的一种工具书，又称为档案馆介绍，档案馆指南是利用者全面了解档案内容与成分的主要工具。利用者迩过它能了解某档案馆是否保存他所需要的档案：档案沪工作人员通过它可以全面掌握本馆情况，主动提供利用，对查找档案也能起到指引作用，档案馆指南对开展档案馆的编研工作，具有重要的参考作用，指南本身就是一种研究性的峨。总之，档案馆指南是档案馆必备的一种比较系统的基础的工具书。档案馆指南的结构，主要由两部分组成：（1）档案馆概况（2）馆内档案情况介绍。档案馆概况可作档案馆指南中的正文，单列章节，也可写在序言中。这部分一般应简要说明档案隋的沿革、内部结构构和档案的来源、数量、管理、保管、利用等情况。馆内档案情况介绍，是档案馆指向的主体部分。档案情况的介绍是按全宗进行叙述的，首先将全宗按共竹主分为若干部分，构成——定的章节结构；然后将每一部分内的全宗，按其性质、相互关系或其它特点，系统地编排，最后按缔排次序逐个介绍全宗。介绍各个全宗的方法，与前面讲的全宗指南的编写方法大致相同，只是比全宗指南更概括和简要一些。除了全宗名称外，一般还包括如下三个部分：(1)有关全宗的参考材料。即指出全宗号、全宗内案卷数量、全宗内档案的起止年度、有关全宗检索工具的名称。(2)立档单位历史介绍。即扼要地介绍立档单位成立，性质和撤销的情况。立档单位如系个人，则指明出生，死亡日期和社会职务、衔别、社会地位。(3)全宗内档案内容和成分的简要介绍。即概括指出全宗内档案的来源，内容，形式和所属年度。五、档案利用工作（一）档案利用工作的基本内容和要求（了解）1、基本内容档案利用工作是指通过各种方式和方法直接提供档案为社会主义事业服务的工作。称为。档案的利用服务工作”，简称“档案利用”，或称“提供利用”。档案利用工作的基本内容，就是介绍和报道馆(室)藏档案的内容和成分，通过各种方式为利用者提供档案材料，进行咨询服务。档案工作的各项业务，对“利用”往往有不同的理解。因此，在学习档案利用工作之前，首先必须弄清。利用档案”和“档案利用工作。这两个概念的区别和联系。利用档案是指利用者为了研究和解决某种问题而使用档案。档案利用工作是指档案馆(室)为满足利用需要向利用者提供档案，为利用者服务的工作。但这两者之间又有密切联系，有利用档案的需要，才有档案利用工作；有档案利用工作才能实现对档案的利用。利用档案是利用者的需要和任务，提供利用是档案工作者的目的和职责。弄清两个概念，有利于档案部门明确自己的工作范围和档案利用工作的目的，积极主动地开展工作。2、要求(1)明确服务方向，坚定服务思想档案工作的服务性，集中表现在利用工作上，要做好利用工作，首先要有正确的服务方向。我国的档案利用工作应在社会主义现代化建设中，全面地为政治、经济、军事、科学、教育、文化以及其他各项事业服务。一个档案馆(室)应根据各自的特点和条件，在利用工作中明确具体的服务重点。要做好利用工作，还必须坚定服务思想，有良好的服务态度。这就要求档案工作者必须具有高度的责任感和服务意识，千方百计地为利用者提供优质服务，时时为利用者着想，处处为利用者创造方便条件。同时，档案工作者还要解放思想，研究利用工作中出现的新情况，新特点，解决利用工作中的新问题，对利用方式、服务手段以及工作制度等不断地进行改革，适应新形势的需要。(2)熟悉档案，了解利用者需要开展利用工作，要求档案工作者既熟悉档案馆(室)藏，又了解外界对档案的利用需要。所谓熟悉馆(室)藏，主要是指熟悉馆(室)藏档案的内容、成分和数量，以及存放的位置；熟悉全宗的形成、整理状况及其利用价值。熟悉档案馆(室)藏是档案工作者的基本功之一，档案工作者只有熟悉了馆(室)藏，才能准确解答利用者提出的各种问题，迅速调出案卷，减少查找档案和提供利用的盲目性，提高工作质量与工作效率。了解需要，就是做好档案提供利用的预测工作。社会各界对档案的需要是多方面的，不同时期、不同任务、不同单位、不同职能，对档案的需要也就不同。如果不对客观需要进行调查研究，坐等利用者上门，即使想主动地开展利用工作，也会因无的放矢而不能取得好的效果。总之，做好档案利用工作，要求档案工作者在工作实践中不断学习，精通业务，关心国家大事，加强调查研究，既熟悉档案，又了解利用者需要，做到“知己知彼”，掌握利用工作的主动权。(3)正确处理利用和保密的关系利用和保密的关系，在利用工作中表现得最为突出，应特别注意解决好。国家保存档案的目的是为了使用，假若长期把档案锁在柜子里，禁锢起来不准使用，就失去了保存档案的意义。但是，档案中有一部分属于党和国家的机密，而保守党和国家的机密，是社会主义革命和建设取得胜利的重要保证。所以，既要积极提供档案为各项工作服务，又要坚持保密原则，遵守保密规定。在提供利用时档案工作者应认真审查档案内容，根据时间、地点和条件的变化情况，调整档案的密级，逐步扩大利用范围。只有把保密和利用的关系处理好，才能更好地发挥档案的作用，满足社会各项工作的需要。（二）档案用户需求的构成（了解）1、学术利用需求。学术利用是指在档案中查找有关学术研究所需的档案信息材料。这种利用需求具体表现为：为编著各类历史书籍或一定的专题史学研究文章而产生的利用需求；为编修各种志书(地方志)而产生的档案利用需求；为从事某项科学研究而产生的档案利用需求等。档案对史学研究、科学研究的作用，已被越来越多的史学工作者、科研工作者所重视。2、实际利用需求。实际利用是指在档案中查找到可以直接用于工作、生产、科研等方面的相关信息材料，这种利用需求主要同行政管理、生产管理、科研管理有关。这种档案利用需求虽然已成为我国档案用户的一种主要的利用需求形式，但“有档不用”的现象并没有得到根本改变。某些利用档案便可迎刃而解的问题，却因为有档不用而走了许多弯路。这就需要档案部门及社会的相关单位，积极地通过多种渠道，了解和研究档案用户的实际工作或生产活动的需要，主动地宣传和组织有效的利用服务工作，提高用户利用档案的意识。3、普遍利用需求。普遍利用需求是指普通公民为解决自身的社会或生活问题而利用档案。如为解决学历、身份、工龄、工资、婚姻、土地使用权及所有权、房产、山林等方面的问题而产生的档案利用需求。可以预见，随着我国公民文化素质的提高，档案意识的增强，人们从档案中获得知识、情报、凭证的需求会不断增加。（三）档案利用工作的基本途径和方式（了解）1、基本途径：（档案管理学P240-P241）（1）以档案原件提供利用：通过提供档案原件，满足有关档案用户的利用需求，但是比较珍贵的档案原件及容易损坏的历史档案，不易通过这种途径直接提供给有关档案用户使用。（2）以档案复制品提供利用：通过提供档案副本或者复制品，满足有关档案用户的利用需求。包括归档时的副本、文件汇编、文件选编等。（3）综合档案内容编写参考资料提供利用：通过提供档案信息加工品，满足有关档案用户的利用需求。例如：编写大事记、组织沿革、基础数字汇集、会议简介、制发档案证明等。2、档案利用工作的方式：（1）阅览室：（档案管理学P241）是指档案馆（室）在特定的场所，开辟阅览室，向有关档案用户提供档案信息的一种服务方式。是目前我国档案收藏部门提供档案信息服务的一种主要形式。（2）档案外借：（档案管理学P243）是指档案馆（室）为满足某些需要档案原件或副本作证据等特殊的利用需求，暂时将档案借出馆（室）外使用的一种服务方式。（3）出具档案证明：（档案管理学P248）是指档案馆（室）根据有关档案用户的询问和申请，为核查某种事实在馆（室）藏档案中记载情况（有无记载和如何记载）而摘抄编写的一种书面证明材料。是档案收藏部门开展档案提供利用服务的方式之一。（4）档案复制品：（档案管理学P247）是指档案馆（室）根据档案用户的合理需要，以档案原件或已有的档案副本为依据，通过复制（包括静电复印、照排、晒印、摹写、抄录等）、摘录等手段，向档案用户提供档案复制品的一种服务方式。（5）提供咨询服务：（档案管理学P249-P250）是档案馆（室）为满足档案用户的需求，答复用户询问，指导其利用档案信息资源的一种经常性的、重要的服务方式。（6）举办档案展览：（档案管理学P245）是指档案收藏部门按照一定的主题，以展出档案原件或其复制品的方式，系统地揭示和介绍档案馆（室）藏中有关档案的内容与成分的一种具体服务方式。（四）开放档案（了解）1、开放档案的含义就是将一般可以公开的和已满一定保密期限的档案，解除“封闭”，向社会开放，允许经过一般的手续就可以通过各种方式进行利用。根据党和国家规定，当前我国档案的开放，就是指各级各类国家档案馆保管的自形成之日起满三十年的档案，除未解密或需要控制使用的部分外，均向社会开放。即凡我国公民，持有合法证明(介绍信、工作证等)，经档案馆同意，办理阅借登记等手续，均可利用开放的档案；外国人利用我国开放的档案，须有我固有关主管机关介绍，经省以上档案事业管理部门同意。同时，档案馆也积极汇编档案史料，系统地向社会公布档案。2、开放档案的期限档案馆开放档案的期限，《档案法》第十九条规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年。”已经开放的档案，中华人民共和国公民和组织持有合法证明均可以利用。六、档案登记和统计工作（一）档案登记工作的内容（熟悉）档案登记工作档案登记工作的内容总体上可分为档案状况登记和档案工作登记两部分1、档案状况登记的主要形式档案状况登记。档案状况一般包括档案的数量、存在与保管状态及其变化情况三个基本方面，档案状况登记的具体形式有案卷目录与卷内文件目录、档案收进移出登记簿、全宗名册、全宗单、全宗卡片、档案成分和数量变化情况报道表、案卷目录登记簿、总登记簿，2、档案工作登记的主要形式档案上作登记。档案工作登记主要涉及档案工作过程中发牛的一些重要情况和一些基本的工作行为、事实、数字。其中提供利用工作是登记的重点内容。档案工作登记的具体形式有工作日志、人员进出库房登记、档案出入库登记、档案清点检查登记、档案利用登记、利用者登记卡、档案复制摘抄登记、档案借出登记簿、利用效果登记。（二）档案统计工作的步骤（了解）1、档案统计是运用统计技术和方法，对档案工作领域中的种种现象、状态、趋势等进行量的描述与分析研究，为工作决策提供坚实可靠的数据支持。它具有统计工作与档案工作的双重性质。我国档案统计工作体系由全国档案事业基本情况统计、专业系统档案工作统汁、地方档案工作统计、各档案馆和档案室档案工作自我统计四部分组成。2、档案统计工作的步骤。档案统计工作包括统计设计、统计调查、统计整理、统计分析四个阶段。3、统计分析方法。档案统计的具体方法主要有对比分析、相关分析与因果分析、静态分析与动态分析、综合分析、系统分析等。

第三部分科技文件与科技档案管理基本要求：了解：科技文件和科技档案的概念，科技文件工作与科技档案工作的基本内容熟悉：科技档案的特点、种类与内容构成，科技档案工作的内容与