集会管理PPT课件教材讲义

集会管理

壹集会活动与行事历一、集会活动之意义由于社会环境不断变迁，企业所举办之活动也随着外在环境之多元化，不再拘泥于形式化，所扮演的角色愈来愈显现其感性与活动的一面。企业可籍集会活动之举办，掌握该活动的。三项特性1非经常性所带来的新鲜感与刺激性；2透过参与过程，产生共识及上下一体感3由共通的体验，产生共通的话题，增进彼此情谊达成其集会活动的目的，也就是促进员工的归属感、向心力及荣誉心，藉此鼓舞员工工作士气，并与外界建立沟通之管道，提高企业形象，加强消费大众对企业产品之认知。1、集会活动实施要点：（1）明确订定行事实施方针（2）编制年度行事预定表（3）周到的规划良好的演出（4）积极参加外界举行的行事（5）创新、有意义、为参加者着想2、规划项目（1）明确表明举行目的（2）确定参加对象（3）决定行事的内容（场所、程序、方法）（4）编至经费预算（5）规定作业人员及其负责人（6）编制行事进度表（7）其他注意事项可要求外协协助二、集会活动类别及方式1、行事集会活动之分类（1）以参加人员区分-企业全体的行事及各部门的行事（2）以企业内外区分-企业内行事及企业外有关行事（3）以例行及临时区分-例行性行事及临时性行事（4）以举行目的区分

1、周年性纪念行事

2、披露性、发表行事

3、企业内亲睦行事

4、提高企业形象活动2、集会方式（1）典礼方式（2）发表会方式（5S发表会）（3）育乐活动方式（4）宴会方式（5）酒（茶）会方式（6）公关接待方式（7）会议方式三、集会活动管理要点集会无论是属于何种形式，必有其特定的目的和任务，为使其集会能顺利进行并达成其目的，总务行政部门必须对下列各事项加以注意：1、集会的日期2、集会的筹备组织3、集会的预算4、参加人员5、场所6、活动管理表7、程序单和议程8、其他四、集会行事历1、规划行事历之特点为使一年中集会活动均能顺利如期进行，一企业应于年度开始前，排定一年的集会活动行事历，使大家有一充分的准备，其优点有下列各点：（1）公司各级人员事先了解集会活动的日期，便可将时间保留来参加其应参加的集会及活动。另外，公司实际工作天日数也可确定，每年公司业绩容易预估。（2）各项集会活动事先列明日期，但不会使何项集会因忘记召开而未有集会及活动。（3）集会活动事先排定，使集会筹备的人员，可按照集会活动日期，早作各项准备。（4）为要参加各项重要集会活动，各人也可将自己日程加以调整配合，如出国、休假等，这样使可使他可以如期参加其所需参加的集会及活动。2、全年行事历排定要点（1）各项行事集会活动考虑参加人员或邀请来宾，方便参加及有趣参加为择日原则，并将其列入行事历内。（2）先调整全年度上班日及放假日一般企业可比照军公教机关订定全年休假日，或者除参考军公教机关之全年休假日以外，尚可因生产上关系因素及劳动法规定休假日及工时因素，适当排定企业全年休假日期。（3）例行性各项会议列入行事历股东大会、董事会、方针发表会、动员月会、经营会议、主管会议、劳资会议、安全卫生委员会、职工福利委员会等企业重要会议，均由事先决定开会日期列入全年行事历内。贰典礼一、庆典1、庆典类别3、庆典注意要点2、庆典目的（1）日期订定（1）鼓舞士气（2）通知寄发（2）加强公关（3）参加人员（4）程序单（5）门首布置（6）场内布置（7）交通管（8）签名及来宾接待（9）纪念品及资料（10）乐队（11）附带仪式（12）紧急事态之处理二、酒会1、场地2、布置3、时间4、茶点5、主席台6、音乐7、签名8、其他叁会议管理一、会议管理要点1、会议系统化2、会议组织化3、会议制度化（1）以总务行政部门为中心主办的各种会议，应由总务行政部门直接管理。（2）总务行政部门不直接主办的会议，应间接管理。（3）其他会议管理注意事项二、经营会议在企业内部各项会议中经营层的会议最为重要，因经营层会议乃为决定公司各项重大政策及经营方针的会议。经营层的会议有者由董事长亲自主持，有者由总经理亲自主持，乃视公司之权责划分情形而定，参加人员则是各部门的主管。1、多是每周、每二周或每月定期召开（每周一下午或周二上午）2、开会时间大多一至三小时3、所讨论者多是涉及公司之经营大事4、参加人员多限于能参加决策的正、副主持人、各部门主管及分支机构负责人5、会议中亦含有相互沟通任务（一项方案先找同个部门主管沟通取得支持）6、会议中所作决定，大多即予付诸实现总务行政部门为董事长、总经理的主要幕布僚，其经营会议应注意以下各点：1由于这项会议的日期、人数已成固定，所以其日期及地点，也不要随便变更。2对于需要公司高阶层人员亲自出席之其他会议或须亲自接待之来宾来访应尽可能避免排在经营会议时间外，以免相互冲突。3会议之通知仍应于会前三、四天印发各与会人员，有了通知不但可提醒与会人员，且亦表示该项会议的日期及地点并未有何项变更。4经营会议的会议室应以较靠近董事长或总经理的办公室为宜。5经营会议所讨论及议决者多属公司经营大事，会中亦必须有属于不宜过早公开之机密事项，所以会议应派专人加以记录，并于记录上书[限阅]安祥，只予与会人参阅，不宜公开。6、经营会议一般程序是：（1）由主席报告公司最近（一周、中或一个月来）所发生重大事项。（2）生产、业务、财务部门报告最近生产、业务、财情莆，最好有印发简单资料，使大家更易一目了然。

(3)其他部门报告最近该部门重大事项。（4）讨论事项，由主席提出或各部门提出，最好事先印发讨论的案由及要点，使与会人员对所讨论的内容有一明确了解，便于讨论并得到结论点。（5）有实施