项目沟通的原则

中小企业项目管理实务中小企业创业与经营专业教学资源库知识点项目沟通的原则在学习关键原则和最佳技巧之前，我们一定要先理解为什么不能把沟通看作理所当然的事情。一方面，影响沟通过程的因素有很多，因为沟通无时无刻都在进行。另一方面，我们当中有很多人似乎不会根据实际情况采用不同的方式去沟通。沟通的目的在于接收者完全理解（产生的认知）了发送者要表达的意思（想要传递的信息），听起来很简单，不过，要实现这个简单的目标却要面对很多的困难，不管要传递什么信息，为了达到有效沟通的结果，都要清除两个主要障碍。首先，必须和接收者建立联系，也就是说必须要让他们接收到信息。能否做到这一点，取决于接收者的当前状态（身体状态、心理状态）、沟通环境中出现的其他状况（噪声）以及接收者专心聆听信息的能力。其次，等接收者确实接收到信息之后，他们就根据自己以往的经验、假设、期望、文化影响、价值观和信仰等在脑海里对信息进行层层过滤。接下来，即使信息在清除了这两个主要障碍之后还基本保持原样，接收者解读信息的能力也会受到他们本能的学习方式（比如听觉的、视觉的、动觉的）的影响。为什么沟通不易如图所示。那么为什么要讨论这些细节呢？为什么沟通不易l作为发送信息的人，要认识到成功地传达信息是很重要的，不能想当然。l作为信息接收者，要认识到影响你准确地“理解”（或者听到）信息发送者要传达的信息因素。l最重要的是，这有助于你排除主观因素的干扰。太多太多的人在沟通过程中加入了主观的想法。如果第一次没理解，也不要觉得就是自己的问题。正如我们在前面提到的，有很多挑战要战胜。你越能做到不先入为主、集中精力去理解，你的沟通能力就会越强。大家想一想，我们究竟有没有清楚地传达过什么信息。原因如下：为什么沟通不易我们来看看大多数高效的项目沟通者都会用到的7项关键原则。

1、计划好沟通。2、记住基本方法。3、沟通的5C原则。4、保证理解。5、建立各方关系。6、富有前瞻性。7、有人的地方就有“政治”。小窍门：负责项目沟通是学习项目管理的绝佳机会。有效沟通的七大原则1、计划好沟通：像对待项目管理的其他方面一样，你要计划好项目沟通过程。计划沟通的目的在于确保所有参与项目的所有项目干系人能在需要的时候获取所需信息来履行他们的职责。l项目发起方的组织结构。l项目干系人分析的结果。l报告关系。l项目涉及的职能领域。l参与项目的人数。l项目干系人所在的位置。l每位项目干系人的信息需求。l项目团队成员的经验级别。l技术可得性。l信息需求的紧急性和需要的频率。l想要的项目沟通形式。l对预期时长。l项目在组织层面的风险级别。l对终端消费者的预期变更影响。l组织文化。l所需的外部沟通级别。l采购合同。l法律顾问提出的限制。影响沟通计划和项目沟通要求的主要因素有：在项目确定了具体的沟通要求后，一定要完成以下两件事情：l在项目沟通管理计划中记录这些信息。l确保将所有正式的项目沟通（以及实现沟通要完成的工作）都包含在WBS和项目进度计划中。有效沟通的七大原则2、记住基本方法：有三种方法是最有效也是最简单的。l优先处理：项目沟通不要走捷径；尊重项目干系人。l展现风度：有礼貌，将欣赏和感激表现出来。l信守承诺：如果你答应了要做什么事情，一定要做到有效沟通的七大原则3、沟通的5C原则：在准备或执行项目沟通时，一定要记住以下原则。l清楚（Clear）：说明主题；围绕主题；帮助接收者理解信息；恰当地使用术语。l简洁（Concise）：抓住重点；不让信息漫无边际。l礼貌（Courteous）：讲礼貌，注意语调。l一贯（Consistent）：使用恰当的语调和媒介传递想要传递的信息；所有信息要素都应传达一样的信息。l令人信服（Compelling）：让他们有理由去注意。有效沟通的七大原则4、保证理解：这是有效沟通应具备的理念l投入精力、耐心和决心，确保别人清楚地理解了你的意思。l采用有效的聆听技巧，确保自己清楚地理解了别人要传达的意思。l采用最适合听众的沟通媒介。要懂得变通。l调整沟通的内容来最大限度地满足不同的目标听众（项目团队、客户、高级管理层以及/或人事管理层）的信息需求。l集中注意力。注意反馈信息。如果所做的事情没有效果，随时进行调整。l不要假设别人明白了，要不断地讲清楚、提问题、确认已理解。在所有沟通中要注重换位思考。如有效沟通的七大原则5、建立各方关系高效沟通者知道，人与人之间的沟通桥梁建立在信任、友善和人际关系的基础上。要愿意花时间同关键的项目干系人建立一对一的关系，尤其是在项目早期的时候，此外，注重搞好关系有助于建立开放、诚信的环境，更有利于应对各种项目的挑战。有效沟通的七大原则6、富有前瞻性这是有效沟通的另一个关键理念和方法原则。影响项目沟通的不良因素具有出人意料、怀疑和不确定性的特点，通过沟通计划让目标听众获得前后一致的信息。预见到额外的信息需求。永远不要让项目干系人有疑惑或者先主动找你。