项目八任务1收文处理的概念及流程

人力资源文书写作与管理

—项目八：人力资源文书管理

任务1：人力资源收文处理任务一

人力资源收文处理一、收文处理的概念及流程1、概念收文处理是指对外来单位发送到本企业的有关人力资源的文书进行收进处理的一系列程序性的工作，是公文组织与管理环节的重要组成部分。收文又可分为阅知性公文和批办性公文两大类。2、流程公文收文处理主要的工作流程主要为签收、登记、审核、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办和归档等环节（各企事业单位对收文办理流程会有一定的差异，但整体上收文处理要有利于分工协作，提升工作效率，符合公司组织机构的设置）。收文处理的程序，如下图所示。图8-1-1收文处理流程图（1）签收

签收就是企业专业的文书人员收到文件材料后，在对方的传递文书单或送文登记表上签字，以表示文书已收到，急件应当注明具体签收时间，如：2020年1月1日下午2：30。企业领导、部门负责人外出参加上级会议时带回的公文，需及时转交综合部门文书签收。签收的目的是明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。签收是公文处理程序的第一步，对后续公文处理和执行起到了不可预估的促进作用。

签收的具体操作步骤一般包括：1.清点。逐件清点所收公文的数量与传递文书单或登记表上的数量是否一致；2.检查。检查所收公文封套上注明的收文机关、收件人是否为本企业，核对封套编号与传递文书单上登记的相符，检查公文包装是否有破损、拆封等问题，如发现问题要及时退回。3.签字。经过清点和检查确认无误后，在传递文书单或送文登记表上签署收件人姓名和收到日期。

签收虽然是一项看似很简单的工作，但要求收件人具备认真负责、耐心的职业素养，不能马虎，不怕麻烦，以免出现差错。（2）登记

公文签收后，企业综合办公部门逐件拆封核查登记。登记就是对收进的文件在收文登记簿上进行编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理的过程，即制作收文登记表（如表8-1-1）。目的是方便对收文数量进行控制与管理，便于对收文查找与检查收文的承办情况以及后期的查考利用。

登记需要根据公文的不同属性和功能、需要办理的时间以及办理的不同内容进行分门别类的整理，把收到的文书分好类递交给相关部门检阅处理，除事务性的通知、便函、请柬外，所有来文均属于收文登记的范围。案例背景：

方盈工程公司于2020年4月10日收到了总公司下发的一份《关于开展2020年春季校园招聘工作的通知》（方盈发【2020】第10号），要求我公司人力资源部配合总公司一起完成本项任务，要求在收件后3日后由招聘经理王帆承办，人力资源部张露收文后（文件共4页，附件有招聘登记表），进行了签收和登记，登记如下：

表8-1-1收文登记表序号来文单位文号公文标题页数附件收件人收文日期承办人承办日期归卷情况备注1方盈置业发展有限责任公司方盈发【2020】第10号关于开展2020年春季校园招聘工作的通知4招聘登记表张露2020年4月10日王帆2020年4月13日已归卷

（2）登记收文登记可根据企业具体情况采用总登记或分类登记的方法。总登记适用于收文数量较少的企业，即把收到的所有文件不分类别，统一登记，按年度、收文时间的先后编号登记。分类登记适用于文件收发量多的企业，即对所收到的文件按来源或内容进行分类，然后再编号登记。文件登记项目一般应包括：收文顺序号、收文时间、文件标题、密级、份数、来文单位、主送单位、签收、归卷号、备注等。收文登记要及时，字迹要清楚，不要勾抹或涂改，对需要催办的文件，要在备注栏中加以注明。（3）审核审核即在收到公文时进行审核检查，主要由文书综合部门对公文内容、行文规则进行审查核对工作，看其是否合乎规范，对于审核不符合规定的来文应当及时退回来文单位并说明理由。

公文审核的内容一般有：是否应当由本公司办理；是否符合行文规则；文种、格式是否符合要求；涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求等。（4）分送分送也称分发或分办，是指文秘人员在文件登记后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收文分送到人力资源管理部门和相关承办人员阅办。分送公文要分清主次缓急，急件要优先再时限内办毕，普通文件应在收文之日起三日内呈交给相关部门或领导。分送的主要依据有：公文性质、重要程度、部门职能分工、涉密程度、紧急程度以及有关规定和惯例等。（5）传阅传阅，即相关人员在工作职责范围内传递阅读文件。一般情况下，需要传阅的文件有两种情况：一是文件经主要领导批办后需要副职领导或有关人员传阅，以掌握文件精神和主要领导的批示意见；二是来文属于抄送件，这种情况下不需要特别办理，只要求有关部门和人员阅读了解即可，收文后，秘书将文件直接送有关部门和员工传阅。需要传阅的公文要以办公文书人员为中心进行“轮辐式传阅”，即前面的相关领导或部门查看完公文后，要送回办公文书部门，再由文书人员负责往下传，不能脱离文书人员自行传阅，以保证文书人员及时了解公文传阅情况，防止公文丢失和积压。公文在传阅过程中或公文传阅完毕后，文书人员要及时对公文进行检查，发现有领导批示时，要按批示意见进行处理。（6）拟办经审核符合规定的公文，企业综合办公部门对收文应如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考，这就是拟办。拟办提出的意见或建议包括：1.在公文处理单上书写对收文办理的方案和建议,并签署拟办人姓名和日期；2.对内容复杂的公文予以摘录；3.查询并附上公文中涉及的有关指示或规定，为领导人批办、部门的具体办理提供依据；4.查询前案处理过的有关公文，供领导人以及办理者参考,使需要办理的事项前后衔接,具有连续性；5.对需要领导批办的公文分清主次缓急,依次报批,以增强批办的计划性；6.对收文中有关数据和重要情节进行初步鉴别。拟办的意见，是一种参谋性意见或建议，协助领导及时、有效地处理文件，为领导节省了时间和精力，提高了办文效率。（7）批办批办是领导对文件如何办理提出最终的批示意见和要求。通常是企业总经理对来文作出批示，这是领导人参与公文处理的重要环节，是领导人行使其职权的过程，也是收文办理中最重要的程序，它决定了文件的最终处理要求，是决策性的办文环节。领导人批办公文时应注意：1.不得越级批办；2.严格控制批办范围；3.批办意见需明确具体，切实可行；4.不能只阅不批；5.本人无法定夺的问题需拟办后成交给上级领导决定。（8）承办承办一般指贯彻落实文件精神和要求，按领导人批示执行具体的工作任务，办理有关事宜的过程。相关领导或有关部门（单位）接到企业办公室传阅的公文，要抓紧办理。紧急公文按时限要求办理，一般公文在1个工作日内办结，涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文力争在2个工作日内办结，确有困难无法及时办理的，应当予以情况说明。（9）催办催办是文书人员或有关部门对需要承办的文件进行检查督促的工作。它是公文处理中一项必要的制度和必不可少的环节，是解决文件积压和延误，加快公文办理的有效措施。企业综合办公部门负责公文催办，紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。（10）注办注办是文件承办部门或人员在处理完公文后对文件的办理情况和办理结果所作的说明，以备忘待查。这项工作应由承办部门或承办人完成，承办完毕后，将情况和结果填写在文件处理单中“处理结果”处。由于注办的工作方式不同，其内容也不尽相同：1.不需要复文的，注明“已