《文件制作要领》

文件制作要领.培训目录1.公司生活与文件1）什么是工作？2）什么是文件（重要性、定义、种类、制作要件）2.文件制作的Process（各阶段制作原则及注意事项）1）准备阶段2）制作阶段3）收尾阶段3.Presentation技法1）什么是Presentation（定义、3P）2）流程3）发表技巧4）不同目的的Presentation要领4.文件管理1）文件的生命周期2）文件处理流程3）Filing方法4）废弃.培训目标1.了解公司生活中文件的重要性2.初步了解公司中常用文件/报告的写法3.掌握汉成电子的文件制作方法4.能够在众人面前得体的做提报（发表）.培训时间表TimecontentmethodTimemethod8:309:3010:3011:3012:3013:3014:3015:3016:30讲授实习讲授8:309:3010:3011:3012:3013:3014:3015:3016:30实习讲授1-文件制作方法介绍（2hr)-公司生活中文件的重要性-文件制作的流程-常用文件的制作注意事项

午休(lunchtime)2-禀议写作实习（2hr)-复习禀议的写作方法（20”）-实例讲解（60”）-分组写作（30”）-发表（10”）3-报告书写作实习-复习报告书的写作流程/方法-发表技巧讲解

-常用的PC技法介绍

-分组练习PC技巧，作业

3-报告书写作实习-分组协作：汉成电子介绍

-修改自己的报告书-发表技巧介绍（20’）-发表/评价（40’）4-文件管理法介绍（0.5hr)

.我们的约定1.积极参与课程2.成员间真诚协作3.守时、守秩序4.上课期间呼机手机转为震动5.做好教室的5S.公司生活与文件什么是工作工作（Job）问题(Problem)解决方案(Solution)媒介物：Communication-本人-同事-上司-本人-同事-上司CommunicationVerbalNon-verbalWrittenmaterial语言/动作：书面文件：-从效率性和正确性两方面比较以下几种沟通方式的优缺点.公司生活与文件工作的比重办公室员工一天工作内容13%+12.7%+30.8%+4.2%=60.7%办公室员工一天工作时间中有大约60.7%用来进行文件制作、分发、查询、管理等工作。一般事务其他（19.6%）传递信息（23.9%）复印、印刷（12.7%）查询、整理（13%）收集信息、编写（30.8%）思考结算（7.1%）读（5.7%）计算、写作（18%）整理（6.4%）查询（6.6%）私事（2.5%）私事（2.4%）公事（3.9%）公事（4.2%）复印（4.6%）打字（2.6%）装订（5.5%）跑动（6.5%）杂务（3.9%）一般活动（6.3%）其他（2.9%）电话（8.2%）谈话（7%）开会（4.5%）安排、传达（4.2%）.公司生活与文件文件定义应用文字或者符号将具体的观念和想法加载于具有连续性的物体上所形成的媒介物。即：文件是利用文字符号传递人和人之间的思想或感情的媒介。公司中的所有文件都属于此范畴。文件是传递并沟通思想和感情的工具.公司生活与文件文件的种类1）禀议：担当者从拥有相应权限的裁决者处，为自己的意见获得许可的文件即：使用适当的样式将自己对某件事情的企划记录下来，告知并说服上司，进而获得执行许可的文件2）报告：向上司告知特定事件的内容和结果的文件3）通告：作为组织内沟通的手段，传递部门间、个人间的信息，或请求协助事项的文件。如：赏罚通告、协助通告等文书是传递并沟通思想和感情的工具.公司生活与文件文件制作的要件正确、快速、简便地达成目的。（1）正确正确地记录内容正确地传达内容正确地理解内容（2）快速快速记录快速阅读快速理解（3）简便内容制作简便从内容中获取信息也要简便.文件制作流程准备制作信息收集写作收尾-我的目的是？-一定要用书面报告吗？-谁阅读我的报告？-我的报告属于哪一种？-6w3h-Simple-从结论写起-1Page-是否应该共有（其他人阅读）？-如何保存？.准备文件制作流程准备我的目的是？说服？鼓动？告知？一定要用书面报告吗？内容太复杂？要留下书面证据？口头汇报不合适？谁阅读我的报告？谁读？他懂多少？他对什么感兴趣？他想要什么？我的报告属于哪一种？要上司拍板吗？汇报？需要别人的协助？.文件制作流程制作1制作信息收集写作-6w3h-Simple-从结论写起-1PageWhat

:做什么？Why

:为什么要做？结论的根据是什么？When

:实施时间Where

:实施的场所Who

:相关的人、物品等Whom

:该报告影响哪些人？How

:方法是什么？Howmuch:经费、预算、价格等Howlong:实施所需的时间.文件制作流程制作2制作信息收集写作-6w3h-Simple-从结论写起-1Page语言平实、易懂，尽量用短句。切忌误导性、模糊的语句（例：如无重大分歧，实在不行时…等）-内容简单明了，突出重点-用通俗易懂的例子解释-版面排列清晰，切忌过分花哨的装饰-提纲挈领，利用顺序好来表明逻辑关系时刻记住：文件的阅读者都是“白痴”，他不理解就是我的错！！.文件制作流程制作3制作信息收集写作-6w3h-Simple

-从结论写起-1Page-以便阅读者尽快理解内容-印象深刻时刻记住：文件的阅读者都是“白痴”，他不理解就是我的错！！.制作信息收集写作-6w3h-Simple-从结论写起

-1Page文件制作流程制作4时刻记住：文件的阅读者都是“白痴”，他不理解就是我的错！！-当内容复杂、报告的页数较多时，可将报告分为概述部分（1页）和说明部分。

-概述部分遵照6W3H的原则制作，尽量使用标准样式，说明部分使用附件的形式。

1PageBest:-节省写作、阅读者的时间-节省空间.文件制作流程制作5版面的规格：A4纸的原则版面的留白ADCBA：2.0cmB：1.5cmC：2.0cmD；1.5cm页面标记1/32/33/3.文件制作流程制作6题目的拟订方法（1）用能够代表整个内容的文字简单明了地命题，要做到只看题目就知道要做什么（2）将结论用于题目，并标注文件类型（汇报、介绍、计划、通告…）样式：有标准样式遵从标准，如禀议样式（见后）.文件制作流程麦肯锡试报告●副题目：记录大项目下的小项目，字体大小16~18号。作者也可以自主安排其内容麦肯锡式报告：麦肯锡式报告的上端为题目，下端为页数和公司标志，中段为内容主体。内容主体又分为上下两部分。上部为Headmessage,是主要内容概述，下部为详细内容。●题目：目录中的大项目，字体大小多位20~24号●Headline:对内容的概述性文字，约2~3行。字体大小为18~20号。●主题：记录详细内容，左右两边可用箭头等符号表明逻辑关系，也可以是一个整体。字体号一般为12号。●底部：中间部位表明页码，左右按照需要放置关键词语或标志等。.文件制作流程制作注意事项1.出声地读出来2.文章简短吗？3.不是专家也能理解吗？4.结论放在前面了吗？5.要点有没有简单地罗列出来？6.内容中有没有模糊不清的地方？7.内容和题目符合吗？8.基本结构完整，没有缺失吗？9.考虑了对方的立场吗？10.没有错别字吧？11.数字、成语之类的使用正确吗？12.附件都准备好了？13.收信人的名字和地址正确吗？时刻站在顾客的角度思考且慢！.文件制作流程制作注意事项收尾-是否应该共有（其他人阅读）？-如何保存？准备时刻信心十足的应答！！.文件制作流程禀议制作起案部署担当科长部长总经理起案者受信最终裁决指示可否保留合议部署确认署名意见题目X（空一行）1、2、3、1）、（1）、2）.

X（空一行）附：1.2..X（空一格）-结束-情报番号:保存年限:禀议报告通告业务裁量权裁量权者：起案日：年月日1234567891011121）填写信息编号及保存年限例如：5年（1年）表示原件保存5年传阅件保存1年2）表示文件类型3）具有最终审批权限者例如：总经理或者部门长4）写全科室和部门例如：质量保证部/入厂检查科5）受信：接受文件并进行处理的人（多为部门长）参照：具体处理业务的人，记录在（）内例如：质量保证部长（***担当）6）一定要签名.文件制作流程禀议制作起案部署担当科长部长总经理起案者受信最终裁决指示可否保留合议部署确认署名意见题目X（空一行）1、2、3、1）、（1）、2）.

X（空一行）附：1.2..X（空一格）-结束-情报番号:保存年限:禀议报告通告业务裁量权裁量权者：起案日：年月日1234567891011127）题目要简洁明快8）不用开头语9）统一文件序号10）遵循6W3H原则，简洁明了11）统一使用附件用语和格式正文结束后空一行12）统一使用结束语“结束”表示方法统一1）无附件时：正文最后一个字后一格，加注“结束”两个字；2）有附件时：附件最后一个字空一格，加注“结束”两个字；3）有图表时：图表同一行，空一格，加注“结束“两个字。.文件制作流程禀议制作常犯错误1项目错误内容正确内容备注1.样式-使用已废弃的样式-使用正确的新样式2.正文-遗漏-部门内部随意编写-遵守文件管理编号XXXXX-XXXX-XXX1231：部门CODE2：文件分类编号3：部门别年间文件发放流水号-参考文件分类体系-使用文件发放台帐3.保存年限-遗漏-原件和使用件保存年限混淆-随意使用-参考文件分类体系中保存年限的规定X（X）121：原件保存年限-1.3.5.10年，永久等5类2：使用件保存年限-传阅后，实行后，随时，1，3，5，10年，永久等8类-参考文件分类体系4.裁决权-遗漏-依据裁决权规定明确最终裁决权限-记录起案人所属单位的裁决权拥有者（部长、科长等）-参考业务裁决权规定5.起案日-遗漏-按如下方式记录：200*年**月**日6.起案部门-遗漏所属科室，直接上报部门-添加所属科室.文件制作流程禀议制作常犯错误2项目错误内容正确内容备注7.起案人-遗漏电话号码-记录电话号码8.受信人（参照）-遗漏所属科室，直接上报部门长-记录具体到科室-参照人为业务实际执行人-参照组织结构图9.正文-使用开场白-项目罗列没有顺序-禁止使用开场白-项目记录以下列顺序1.1）（1）1-遵守6W3H和1PageBest原则10.结束标志-用非标准单词记述-随意书写-统一使用“结束”一词-正文最后一个字后空一格后写结束两字例如：***-结束--参考相应的规定11.附件表示-用非标准单词记述如：附后、附等-随意书写-统一为某个词-遵守记述方法，如：附：1.2.12.分发部门-遗漏-遗漏所属科室，直接上报部门长-明确指出参照部门-明确指出最小行政部门13.页码标志-遗漏-习惯使用页码标志如：1/3.文件制作流程禀议制作实例2.5.4禀议Example背景资料李小明是入社2年的员工，工作一直非常努力，业绩也比较突出。但是因为没有接受过正规的报告书制作培训，所以每次写报告书都非常的头痛，经常请别人代劳。就算自己勉强写出来，也十有八九被上司打回来重新修改。小明非常想请周围的同事指导一下，但是要么找不到行家，要么人家没有时间充分讲解。听说公司从6月3~4日要展开报告书写作方法培训，小明特别想参加，但是最近工作比较忙，而且培训费用大概需要500元，所以很担心上司不让他参加培训。假设你是小明，你会怎样写一份禀议？说服上司让他参加这次培训呢？我是李小明。作为入社近2年的员工，我一直工作非常努力，也取得了一定的成绩。但是由于我从未接受过任何报告书写作方面的培训，所以呈交给部长的报告书经常被退回修改，有时一份报告书修改多达七八遍，不但情绪受到影响，而且浪费了很多时间。我非常想请周围的同事帮助我提高，但是周围能帮助我的人很少，偶尔找到一个也是因为工作繁忙，无法充分的帮助我。所以报告书写作成了我的一块心病。听说最近公司要开展报告书写作方法培训，我非常想参加。尽管我最近工作比较多，而且需要一定的费用，但是参加这个培训一定会更好的帮助我，使我能够高效率地执行业务，更好地为公司服务。特此申请参加报告书写作培训，请予批准！BadCase.起案部署品质部IQC课总经理部长科长担当起案者李小明受信人事部长(王刚)最终裁决指示可否保留合议部署确认署名意见题目关于参加“报告书写作课程”的禀议1、原因：入社2年从未接受过报告书制作培训，报告书制作水平低下，影响工作效率。2、目的（或期待效果）：熟练掌握报告书写作技法，提高工作水平和效率。3、姓名：李小明4、时间：6月3日到4日5、地点：公司教育室6、培训单位：WEXI7、费用：500元整附录：1、WEXI介绍2、课程介绍–结束-情报番号:123-123-123保存年限:1年(阅读后)文件制作流程禀议制作实例GoodCase:禀议报告通告业务裁量权裁量权者：品质部（部长）起案日：2004年4月15日.文件制作流程禀议制作实习长期使用的办公桌损坏严重，到了要更换的时候。原来的如若继续使用则必须大修。另外新入社员增加了15名，总人数增至20名，因此也要重新摆放。看来废弃原来的旧桌子，购买包括新社员使用的办公桌在内的所有员工的桌子是上策。您为此确认了A，B，C3个厂家的价格，分别是，，。（质量与先前使用的办公桌相同）公司财务程序规定采购总金额超过时公司必须使用支票支付采购款。而家具厂声称如果支付现金，采购单价有可能下降10%。新员工将于2周后报到，因此办公桌的更换必须在10日内完成。同时需要财务、总务、环境安全部门以及工厂的共同协作。好了，面临这样的问题时，你将如何进行禀议的制作呢？Don’tForgetSimpleOnePage，ResultFirst……1.背景资料1.复习：-什么是禀议？-制作禀议的目的是？（获得裁决）-禀议的顾客是谁？（上司）-制作禀议要考虑什么？Simple，先写结论，6W3H2人一组，制作禀议（手写电脑输入）后发表。Let’sdoit!!.PRESENTATIONA技法定义Presentation是一种沟通技法，它是符合听众需求的内容，发表自己的观点，在获得听众的肯定的同时获得某种所需的决定的过程。外部经营环境一日千里，企业每天都要进行重大的决定，需要经营管理者的迅速正确的决定-演讲（发表）技巧高超的人能在有限的时间内使听众迅速理解内容、判断并下结论.PRESENTATIONA技法3P

Who（听众是谁？）

Why（听众为何聚集到这里？）

What（听众关心什么、想要获得什么？）

我为什么做Presentation？我期待听众有什么样的反应？

TosellTopersuadeToinformToconvince

大房间/小房间？

光线强弱？PurposePlacePeoplePresentation.PRESENTATIONA技法准备听众Presentation我预演听众是谁？他想要知道什么？他已经知道什么？他个性如何？他现在的态度怎么样？积极？消极？……

了解听众对内容的熟悉程度、关心度、态度吸引听众：内容、形式（条理性、时间、气氛……）让听众觉得“对我有好处！有必要！值得信服！！”

精密构思：如果听众不是经验丰富的经营者，那么内容应较为详细。（1）开头：吸引听众注意，明确发表目的。（故事是吸引注意的好办法）（2）正文：按逻辑顺序进行说明（由总到分，由浅入深）（3）总结：结论筛选最重要的内容，并推测所需的时间。考虑能够辅助说明的视听资料。准备充足的资料：一般情报、研究成果、理论、实例、个人实验、专家意见等。深入了解主题，能够明确传达信息并灵活地回答提问我要什么？我希望听众对我有何反应？.PRESENTATIONA技法提报技巧11.当用投影等视听资料时，站在听众的右前方，45度角面对听众2.必要时用激光笔点住需要听众注意的地方，不要随意晃动激光笔，使听众视线疲劳3.与听众进行眼光交流，表明发表者并非死记硬背4.有效的应用短暂的停顿，使听众有时间理解，或者观察听众的反应5.声音要抑扬顿挫，有变化，使听众集中注意力6.避免左右晃动身体、用手指指点听众等散漫和不自然的行为7.使用简单的词句，尽量使用短句，帮助听众理解8.巧妙的使用幽默9.使用视听资料10.使用听众有体会的实例.PRESENTATIONA技法提报技巧2（1）开头：*适当的介绍*发表的理由*发表的范围（2）主题：*应用事实*证明你的立场*导入统计学*用例子诱发兴趣*在达到高潮时说出主题（3）结论：需简明扼要*总结型/*口号型/*说明提供的服务/*点题/*问答※切忌结论部分复杂罗嗦，应简要。不够利落的结尾会使报告前功尽弃！.PRESENTATIONA技法提报技巧3预演后反省一下…连贯吗？枯燥的知识罗列区分了开头、主题、结论三部分了吗？开头成功吗？有足够的吸引力吗？是否信息过多分散了重点？整理过要点吗？作为例子的故事恰当吗？发表内容正确吧？结尾部分干净利落吧？有没有练习控制时间？出场前有否检查自己的妆容？.PRESENTATIONA技法不同目的Presentation要领√以情报传达为目的的Presentation要领1.要让听众意识到“确实有必要了解”2.与听众已经了解的知识、情报相联系3.整理好的资料听众比较好理解4.使用VisualAids（视听资料）更易理解5.过多的资料有时候适得其反6.重要的情报要重复7.不要变成单纯的信息罗列√以说服为目的的Presentation要领

1.FLOW

2.四种类型（1）说明事实，让对方接受（销售时时的产品说明书）（2）提出新的价值观，改变对方的态度（对某一现象的新的思考）（3）提出问题的解决方案，使对方接受（引入新体系）（4）提出在政策（方针），让对方接受（新制度说明）情报提供给予判断的机会价值原则期待的行动听众.PRESENTATIONA技法不同目的Presentation要领√以查询业务、做生意为目的的Presentation要领1.时刻意识报告的目的2.迎合听众的口味3.内容要符合当时的氛围4.明确、准确的进行说明5.注意不要遗漏“规定的字句”√以娱乐为目的的Presentation要领

1.幽默、笑话的比例要适当2.内容要符合氛围3.保持品位4.话不要太多5.有轻重6.符合听众的性格爱好√以鼓动为目的的Presentation要领

1.视听中有心理准备的时间2.听众将对“讲师”3.内容过分逻辑性往往效果欠佳4.需要表演.PRESENTATIONA技法吸引关注的方法吸引关注的方法：

利用颜色吸引注意：但切忌用色杂乱

多样化：但不可变化过多，造成混乱

幽默：但笑话得体

创意.PRESENTATIONA技法实习每组制作汉成电子的介绍资料，并发表

Who（听众是谁？）对汉成电子产品有兴趣的BuyerWhy（听众为何聚集于此？）了解汉成电子，以便判断是否发生业务往来

What（听众想要什么？）自主决定

HowLong（多长时间？）5分钟.PRESENTATIONA技法Checklist项目POINTCheck姿态装束得体吗？*头发、衣服是否清洁？（注意扣子、拉链、领带等）动作自然吗？有否随意晃动身体、驼背、僵直、背手、指指点点、干咳等姿态和动作站立的位置正确吗？面带微笑、口气亲切平和吗？与听众进行目光交流吗？身体语言恰当吗？口才“嗯”，“就是”这样的口头禅经常使用吗？发音清晰吗？语速适当、语调抑扬顿挫吗？用语简单易懂吗？使用不必要的外语或专业术语了吗？使用方言了吗？对听众的反映能够适当地调整吗？1234561234567.PRESENTATIONA技法Checklist项目POINTCheck内容话题恰当吗？内容的展开自然、有条理吗？由数据或实例提高说服力了吗？个人想法表达的清楚吗？说明充分吗？例子合适吗？其他时间分配恰当吗？白板、投影仪等工具使用恰当吗？激光笔使用恰当吗？123456123.文件管理方法重要性一般事务其他（19.6%）传递信息（23.9%）复印、印刷（12.7%）查询、整理（13%）收集信息、编写（30.8%）思考结算（7.1%）读（5.7%）计算、写作（18%）整理（6.4%）查询（6.6%）私事（2.5%）私事（2.4%）公事（3.9%）公事（4.2%）复印（4.6%）打字（