Excel高效办公技巧培训

1Excel高效办公

目前一页\总数九十四页\编于十三点2课程大纲1EXCEL基本操作与数据处理EXCEL数据分析23EXCEL公式与函数4EXCEL图表与图形目前二页\总数九十四页\编于十三点3提高篇启动与退出EXCEL创建工作簿、界面介绍工作表操作单元格操作数据有效性打印设置设置表格边框和底纹设置单元格格式、行高和列宽数据录入选择性黏贴窗口冻结单元格分列基础篇第一章.EXCEL基本操作与数据处理目前三页\总数九十四页\编于十三点4⑴利用“开始”菜单启动Excel2010。⑵利用桌面上的快捷图标启动Excel2010。⑶直接利用已经创建的文档⑴双击Excel窗口左上角的控制菜单图标。⑵选择“文件”菜单中的“退出”命令。⑶单击窗口右上角的“关闭”按钮。⑷按快捷键Alt+F4。2．退出1．启动启动与退出EXCEL创建工作簿桌面→右键→新建excel档第一章.EXCEL基本操作与数据处理目前四页\总数九十四页\编于十三点5界面介绍5快速访问工具栏后台视图自动填充柄单元格名称隐藏选项卡功能区/选项/组/命令编辑栏状态栏工作表视图微型工具栏/常用菜单工作表区/标签第一章.EXCEL基本操作与数据处理目前五页\总数九十四页\编于十三点6工作表（重命名、移动和复制、删除）单元格（插入、删除、移动和复制、清除)从系统中导出来的表格，经常需要做些删减处理，如果不熟悉自己需要什么内容的时候，最好建立工作表副本，防止删减有误的时候可以重新操作（快捷键ctrl）1、重命名：光标移至sheet名→双击2、移动和复制同一文档内移动：左键+拖移，复制：ctrl+左键+拖移。

不同文档间移动：右键→选择移动或复制工作表3、删除：选择sheet→右键→删除1、插入：选择单元格→右键→插入、删除2、移动和复制：(ctrl+C/ctrl+V)3、清除：（delete)第一章.EXCEL基本操作与数据处理目前六页\总数九十四页\编于十三点7第一章.EXCEL基本操作与数据处理设置表格边框和底纹选中需设置的单元格→选择边框/底纹设置单元格格式、行高和列宽

单元格格式：选中单元格→右键→在数据栏选择格式

行高和列宽：光标移至表格顶端→选择单元格(行/列)→设置行高/列宽

批量调整：选择批量行/列Excel2010自带很多好看的套用表格格式,可以直接用哦~奇偶行填充：“开始”>“条件格式”>“新建规则”>“使用公式确定要设置格式的单元格”，输入公式=MOD(ROW(),2)=0并选取一个填充颜色,即可将所有行号为偶数的行添加颜色。目前七页\总数九十四页\编于十三点8第一章.EXCEL基本操作与数据处理操作演练1：制作通讯录（练习：启动/新建、重命名、设置边框、设置行高/列宽、填充颜色）步骤提示：1、新建或者启动excel文档；2、将文档命名为“制作通讯录”；3、去掉虚网格线：“视图”>“网格线”前√去掉；4、设置边框：选中10×6单元格，“开始”>"边框“>"其他边框“，外黑，内灰；5、设置行高：选中行，右键>"行高"，256、填充颜色：选中区域，开始”>“条件格式”>“新建规则”>“使用公式确定要设置格式的单元格”，输入公式=MOD(ROW(),2)=1并选取一个填充浅蓝色。步骤5步骤6步骤4效果图目前八页\总数九十四页\编于十三点9第一章.EXCEL基本操作与数据处理数据录入（文本、数值、日期、序列数、时间、批量数据、自动填充）

输入文本后设置单元格格式(一般使用格式刷更快捷些)

自动填充：光标移至单元格右下角→出现“+”（自动填充柄）→拖移小提示：如需增加新序列，路径：EXCEL2003中：工具-选项-自定义序列EXCEL2007中：Office按钮-选项-常规-编辑自定义列表EXCEL2010中：文件-选项-高级-常规-编辑自定义列表开始-排序和筛选-自定义排序-自定义序列使用以下快捷键可以快速插入当前日期或时间：Ctrl+；(分号)在单元格内插入当前日期，Ctrl+Shift+；(分号)插入当前时间，按Ctrl+；(分号)以后输入一个空格，再按Ctrl+Shift+；(分号)，可以插入当前日期和时间。不会自动刷新。目前九页\总数九十四页\编于十三点10数据有效性：方便录入、规范输入、利用预定的条件校验数据，以防止无效数据的产生任务：“部门”列用下拉菜单选择代替手工输入。操作步骤：数据→数据有效性→设置→允许中选择”序列”→来源栏中输入允许输入的值(销售部,企划部…)中间用英文逗号隔开。第一章.EXCEL基本操作与数据处理目前十页\总数九十四页\编于十三点11第一章.EXCEL基本操作与数据处理数据有效性：方便录入、规范输入、利用预定的条件校验数据，以防止无效数据的产生目前十一页\总数九十四页\编于十三点12第一章.EXCEL基本操作与数据处理操作演练2：制作通讯录（练习：插入行、合并单元格、输入文本、输入时间、序列填充、设置单元格样式、自动&强制换行）④②①③⑤步骤提示：1、插入行：选中四行，右键“插入”；2、合并单元格：选中A1:D1单元格，"开始">"合并单元格后居中"；3、输入时间：按Ctrl+；加空格，再按Ctrl+Shift+；4、序列填充：选中区域>"数据">"数据有效性">"设置">允许"序列">"来源"（录入跟上一个单元格同样的内容：ctrl+D或ctrl+'）5、设置单元格样式：选中区域>右键"设置单元格格式">"自定义"6、强制换行：alt+enter；自动换行：enter目前十二页\总数九十四页\编于十三点13第一章.EXCEL基本操作与数据处理打印设置（页边距、页面缩放、打印区域）除了设置页边距、打印区域…等，如分页符&标题打印也是很好用的哦~Excel表格编辑的最后一项任务往往是打印。在实际工作中，我们的打印任务往往不是那么简单轻松，比如我们希望只打印工作表中需要的区域，或者希望能打印公式本身而不是公式的计算结果等等。Excel能为我们提供灵活的打印选择，我们需要对上图的功能进行巧妙应用。目前十三页\总数九十四页\编于十三点14第一章.EXCEL基本操作与数据处理操作案例：制作通讯录-打印等同2003版的页面设置菜单设置标题打印后，以后打印的每一张都会带有相同的开头。不同的通讯组间插入分隔符①打印设置选择打印份数，单击打印。目前十四页\总数九十四页\编于十三点15操作案例：制作通讯录-打印通过”另存为”将档案转换为2003版本或PDF格式，供没有装2010版的同事分享。若打印机液晶屏显示，“纸张错误，无法打印”，点击打印机属性，将稿纸设为“A4”试验双面打印功能第一章.EXCEL基本操作与数据处理目前十五页\总数九十四页\编于十三点16第一章.EXCEL基本操作与数据处理不少人对选择性粘贴没有重视，其实选择性粘贴的功能很强大，用好了，可以事半功倍的哦~粘贴方式常用功能了解：【公式】：只粘帖文本和公式，不粘帖字体、格式（字体、

对齐、文字方向、数字格式、底纹等）、边框、注释、内容

校验等；（当复制公式时，单元格引用将根据所用引用类型

而变化。如要使单元格引用保证不变，请使用绝对引用。）【数值】：只粘帖文本，单元格的内容是计算公式的话只粘

帖计算结果，这两项不改变目标单元格的格式；【图片】：将表格以图片形式复制，可以较好的保持原有的形状。选择性粘贴这3个太有用了~带实时预览的粘贴功能目前十六页\总数九十四页\编于十三点17第一章.EXCEL基本操作与数据处理粘贴方式区域各项功能了解（自学）：【格式】：仅粘贴源单元格格式，但不能粘贴单元格的有效性，粘帖格式，包括字体，对齐，文字方向，边框，底纹等，不改变目标单元格的文字内容。（功能相当于格式刷）；【批注】：把源单元格的批注内容拷贝过来，不改变目标单元格的内容和格式；【有效性验证】：将复制单元格的数据有效性规则粘贴到粘贴区域，只粘帖有效性验证内容，其他不变；【除边框外的所有内容和格式】：粘帖除边框外的所有内容和格式，保持目标单元格和源单元格相同的内容和格式；【列宽】：将某个列宽或列的区域粘贴到另一个列或列的区域，使目标单元格和源单元格拥有同样的列宽，不改变内容和格式；【公式和数字格式】：仅从选中的单元格粘贴公式和所有数字格式选项；【值和数字格式】：仅从选中的单元格粘贴值和所有数字格式选项；【置换】

：行列进行互换选择性黏贴带实时预览的粘贴功能目前十七页\总数九十四页\编于十三点18第一章.EXCEL基本操作与数据处理窗口冻结当我们在制作一个Excel表格时，有时会遇到行数和列数都比较多，一旦向下或向右滚屏时，上面的标题行或最左边的那些列就会跟着滚动，这样在处理数据时往往难以分清各行或列数据对应的标题，这时就可以利用EXCEL的"冻结窗格"这一功能来解决这个问题。效果：始终显示标题栏操作：选中开始冻结的单元格→视图→冻结窗口目前十八页\总数九十四页\编于十三点19第一章.EXCEL基本操作与数据处理分列Excel中分列是对某一数据按一定的规则分成两列以上。分列时，选择要进行分列的数据列或区域，再从数据菜单中选择分列，分列有向导，按照向导进行即可。关键是分列的规则，有固定列宽，但一般应视情况选择某些特定的符号，如空格、逗号、分号等。效果：目前十九页\总数九十四页\编于十三点20插入形状/超链接/文本框/对象①②③④⑤插入形状/超链接/文本框按导向进行即可插入对象在日常使用频率较大，操作步骤对象→有文件创建→浏览→更改图标→更改标题→确定第一章.EXCEL基本操作与数据处理目前二十页\总数九十四页\编于十三点21基础篇提高篇数据的排序与筛选数据分类汇总与数据透视第二章.EXCEL数据分析目前二十一页\总数九十四页\编于十三点22

数据的排序是把一列或多列无序的数据变成有序的数据，这样更能方便地管理数据，在进行数据排序时可以按照默认排序顺序，也可以按照单列或多列排序顺序和自定义排序顺序来排序。排序时，Excel将利用指定的排序顺序重新排列行、列以及各单元格。excel2010较早前版本多了依背景色筛选功能第二章.EXCEL数据分析数据的排序与筛选目前二十二页\总数九十四页\编于十三点23第二章.EXCEL数据分析操作步骤：<添加筛选>鼠标选择标题栏→开始→排序与筛选→筛选<使用>单击下拉菜单钮→选择颜色或勾选需要显示的内容

数据筛选目前二十三页\总数九十四页\编于十三点24第二章.EXCEL数据分析操作步骤：鼠标选择标题栏→开始→排序与筛选→自定义排序→选择是否带扩展(带扩展同行数据联动换位子，否则不联动)→添加筛选条件X3次→点选部门、职务、工号、升序/降序→勾选包含标题（很关键）

数据排序目前二十四页\总数九十四页\编于十三点25第二章.EXCEL数据分析对重复数据中的值进行分类汇总①②③数据分类与汇总目前二十五页\总数九十四页\编于十三点26第二章.EXCEL数据分析数据透视表是交互式报表，可快速合并和比较大量数据。您可旋转其行和列以看到源数据的不同汇总，而且可显示感兴趣区域的明细数据①②③④数据透视目前二十六页\总数九十四页\编于十三点27第三章.EXCEL公式与函数单元格引用相对引用绝对引用混合引用常用函数基础运算函数COUNT函数日期和时间函数进阶函数IF函数VLOOKUP函数SUMIF函数DATEDIF函数字符串截取函数嵌套函数SUMPRODUCT函数多重IF函数目前二十七页\总数九十四页\编于十三点28第三章.EXCEL公式与函数单元格引用

绝对引用（$C$1）；相对引用(C1)；混合引用($C1、C$1)“C4”、“$C4”、“C$4”和“$C$4”的区别在一个工作表中，在C4、C5中的数据分别是60、50。如果在D4单元格中输入“=C4”，那么将D4向下拖动到D5时，D5中的内容就变成了50，里面的公式是“=C5”，将D4向右拖动到E4，E4中的内容是60，里面的公式变成了“=D4”。现在在D4单元格中输入“=$C4”，将D4向右拖动到E4，E4中的公式还是“=$C4”，而向下拖动到D5时，D5中的公式就成了“=$C5”。如果在D4单元格中输入“=C$4”，那么将D4向右拖动到E4时，E4中的公式变为“=D$4”，而将D4向下拖动到D5时，D5中的公式还是“=C$4”。如果在D4单元格中输入“=$C$4”，那么不论你将D4向哪个方向拖动，自动填充的公式都是“=$C$4”。原来谁前面带上了“$”号，在进行拖动时谁就不变。如果都带上了“$”，在拖动时两个位置都不能变。目前二十八页\总数九十四页\编于十三点29第三章.EXCEL公式与函数分类函数名称作用说明基础运算函数SUM求和AVERAGE求平均MAX取最大值MIN取最小值ROUND对数字四舍五入的保留指定位数的小数点位数LEN统计单元格内的字符数COUNT函数COUNT统计数值类单元格个数（只有数字类的单元格才被统计）COUNTA统计非空单元格个数（含空格、日期、逻辑值、文字的单元格均纳入统计）COUNTIF统计符合指定条件的单元格个数(非文本格式下的数字才被统计）日期和时间函数YEAR提取年MONTH提取月DAY提取日HOUR提取小时TODAY返回当前日期常用函数目前二十九页\总数九十四页\编于十三点30第三章.EXCEL公式与函数常用及COUNT函数日期和时间函数

目前三十页\总数九十四页\编于十三点31第三章.EXCEL公式与函数进阶函数IF函数根据逻辑表达式测试的结果，返回相应的值。函数语法：IF(条件表达式,结果1,结果2)语法理解：如果…就…否则…？TUREFALSEVLOOKUP函数在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。函数语法：VLOOKUP(查找值,查找区域,返回结果的列号,查找方式)语法理解：在“查找区域”的首列查找“查找值”,并由此返回区域内当前行中指定列的数值查找值查找区域结果列号=VLOOKUP(B10,A2:H7,8,0)第1列第2列第3列第4列第5列第6列第7列第8列IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)①②③④①：需要去②的首列查找的条件值；②：一个单元格区域，第一列需包含①③：数字X，返回②中第X列的值④：通常写0目前三十一页\总数九十四页\编于十三点32第三章.EXCEL公式与函数进阶函数SUMIF函数根据指定条件对若干单元格、区域或引用求和。函数语法：SUMIF（条件判断区域,条件,求和区域）语法理解：如果…满足什么条件…就求和，其实就是按条件求和。条件判断区域求和区域条件目前三十二页\总数九十四页\编于十三点33第三章.EXCEL公式与函数进阶函数DATEDIF函数返回两个日期之间的年\月\日间隔数。函数语法：DATEDIF(开始日期,结束日期,单位代码)年龄或年限的计算方法（在英文输入状态下进行）：语法：=YEAR（"终止日期"）-YEAR（"出生或开始日期"）语法：=DATEDIF("出生或开始日期","终止日期"，"Y")语法：=DATEDIF("出生或开始日期",TODAY(),"Y")说明：日期可以直接单元格引用、可以"/"或"-"格式输入，但不能输入（"."）。目前三十三页\总数九十四页\编于十三点34第三章.EXCEL公式与函数进阶函数字符串截取函数MID函数LEFT函数RIGHT函数LEFT(text,num_chars)LEFT(文本串,要提取的字符个数)从左边开始提取指定个数的字符RIGHT(text,num_chars)RIGHT(文本串,要提取的字符个数)从右边开始提取指定个数的字符MID(text,start_num,num_chars)MID(文本串,文本中要提取的第一个字符的位置,要提取的字符个数)要截取字符串所在的单元格截取的个数文本中要提取的第一个字符的位置目前三十四页\总数九十四页\编于十三点35第三章.EXCEL公式与函数嵌套函数SUMPRODUCT函数计算相应的区域或数组乘积的和公式运算=SUMPRODUCT(A2:A6,B2:B6,C2:C6)实际运算=A2*B2*C2+A3*B3*C3+A4*B4*C4+A5*B5*C5+A6*B6*C6(即三个区域A2:A6,B2:B6,C2:C6同行数据积的和)计算符合2个及以上条件的数据个数或数据的和公式运算=SUMPRODUCT(($C$1:$C$9=$G5)*($D$1:$D$9=H$4),$E$1:$E$9)实际运算=SUMPRODUCT（条件1*条件2，求和数据区域)多条件引用/匹配公式运算=SUMPRODUCT(($C$1:$C$9=$G5)*($D$1:$D$9=H$4)*($E$1:$E$9))实际运算=SUMPRODUCT（条件1*条件2*要引用的数据区域)三种常用功能231目前三十五页\总数九十四页\编于十三点36第三章.EXCEL公式与函数嵌套函数IF函数嵌套IF函数嵌套就是有多个IF函数一层套一层，什么时候会用到IF嵌套呢，是有多个条件要分别判断时会用到,语法如下：

=IF(true,1,IF(true,2,IF(true,3,"end")))语法解释：IF（第一个条件,第一个条件成立时返回的值,IF(第二个条件,第二个条件成立时返回的值,IF(第三个条件，第三个条件成立时返回的值...IF（。。）举个例子：=IF(B2<60,"不及格",IF(B2<70,"及格",IF(B2<85,"良好","优秀")))

注意：

1、IF函数只能嵌套七层，不但针对IF，对所有的函数都适合，也就是说函数嵌套函数，不能超过七层。

2、在设置IF公式的时候，如果前面的IF条件成立，后面的就不会再判断了，所以要合理的设置判断的条件，不能这样设置

=IF（A1<100,"ABC",IF(A1<10，"bcd"))

上面的公式中，第二个条件永远无出头之日的，因为如果小于10，必然小于100，只会判断第一个条件而第二个条件没有被判断的机会。目前三十六页\总数九十四页\编于十三点37第四章.EXCEL图表与图形操作篇练习题图表图形的作用使用图表的步骤柱状图条形图练习题图表要素饼图图形美化目前三十七页\总数九十四页\编于十三点图表是一种高效、直观、形象的表达工具。（相对于说话、写、列表）

迅速传达信息，轻松理解；

直接专注重点，直奔主题；更直观地显示其相互关系；使信息的表达形象生动。第四章.EXCEL图表与图形图标图形的作用“会说话”目前三十八页\总数九十四页\编于十三点坐标X轴坐标

Y

轴XXXX年交车准时率推移图图表标题

图例

绘图区

数据系列数据表第四章.EXCEL图表与图形图表的6项要素目前三十九页\总数九十四页\编于十三点第四章.EXCEL图表与图形使用图表的步骤想表达什么？传递什么信息？选择哪类图表（条、柱、饼、折、散）？怎么制作图表（图表制作四步骤）？HighlightHowWhichWhat图形美化，使主题更加突出？确定主题选择类型制作图表强调主题目前四十页\总数九十四页\编于十三点第四章.EXCEL图表与图形使用图表的步骤01\确定主题你想表达什么观点？比较图表还是文字更有效？如果你要表达的意思可以用一句话表达清楚，那使用图表就是多此一举了。图表应该节省一千句话，而不是需要一千句话来解释，图表越简洁越好。同样的数据可以传达出很多意思，只有确定了想要表达的主题，才犹如找到了前进的方向，否则就犹如蒙着眼睛走路，很难正确快速达到终点。当然是根据想表达的主题，如果你的主题是“那个城市的销售量高”就选第一个，如果你的主题是“每个state的销售量”，那当然是第二个最好了。目前四十一页\总数九十四页\编于十三点第四章.EXCEL图表与图形使用图表的步骤02\选择类型图表的样式很多，大体上分为：饼图，条形图，柱状图，折线图，散点图不能凭感觉随便选择，在选择样式之前，要先确定好数据间的对比关系，依照对比关系选择图表样式。饼图条形图柱形图折线图散点图成分项目时间频率相对性目前四十二页\总数九十四页\编于十三点第四章.EXCEL图表与图形使用图表的步骤03\制作图表(Part1/5)依据各区销量表，根据展示主题选择合适的呈现图表：1月2月3月4月5月6月合计占比东区133936134354476143001821854918%南区21868545346840284665342165721%西区841072703839669794863944007438%北区456748156432134365274322390923%全国145341204914914234041874620542104189

目标销量157931290416508229981863720079106919

达成率92.0%93.4%90.3%101.8%100.6%102.3%97.4%

1、展示在时间序列上（即10、11、12月份）各地区销量的对比情况——2、展示Q4各地区销量的占比情况——3、展示上半年各地区总销量情况——柱形图饼图条形图、柱行图4、展示各月销量达标趋势——柱行图、折线图目前四十三页\总数九十四页\编于十三点第四章.EXCEL图表与图形使用图表的步骤03\制作图表(Part2/5)1、展示在时间序列上（即1~6月份）各地区销量的对比情况——柱形图①选中要展示的数据区域②菜单栏选择“插入”③选择“柱形图”->“簇状柱形图”④选中图表，点击“布局”->“图表标题”添加标题；->选择图表的6要素，修改格式；目前四十四页\总数九十四页\编于十三点第四章.EXCEL图表与图形使用图表的步骤03\制作图表(Part3/5)2、展示Q4各地区销量的占比情况——饼图①选中要展示的数据区域②菜单栏选择“插入”③选择“饼图”④选中图表，点击“布局”->“图表标题”添加标题；->选择图表6要素，修改格式；目前四十五页\总数九十四页\编于十三点第四章.EXCEL图表与图形使用图表的步骤03\制作图表(Part4/5)3、展示上半年各地区总销量情况——条形图①选中要展示的数据区域②菜单栏选择“插入”③选择“条形图”④选中图表，点击“布局”->选择图表的6要素，修改格式；目前四十六页\总数九十四页\编于十三点第四章.EXCEL图表与图形使用图表的步骤03\制作图表(Part5/5)①选中要展示的数据区域②菜单栏选择“插入”③选择“折线图”④选中图表，点击“布局”->选择图表的6要素，修改格式；4、展示各月销量达标趋势——折线图目前四十七页\总数九十四页\编于十三点第四章.EXCEL图表与图形使用图表的步骤04\强调主题关键点1：不同图表表达的意思不尽相同（选类型）关键点2：注意力不同，表达的信息也不相同（做标记）关键点3：标题要体现你想表达的关键信息（点题）目前四十八页\总数九十四页\编于十三点1月份每个地区的销售百分比

公司A公司B北部13%39%南部35%6%东部27%27%西部25%28%（4）反映在南部地区，A公司与B公司相比在利润上以一个巨大的差额领先；在东部地区，A公司与B公司势均力敌；在北部地区，A公司则明显落后于B公司练习：请选择合适的图表类型将五种情景用图表表达出来。四种情景：第四章.EXCEL图表与图形使用图表的步骤04\强调主题（1）强调A公司和B公司的组合销售量不同（2）强调A公司和B公司的销售额所占的百分比随着地域的不同而改变（3）强调A公司销售额是南部最高，B公司的销售额是北部最高目前四十九页\总数九十四页\编于十三点西部北部东部南部南部北部西部东部饼图第四章.EXCEL图表与图形使用图表的步骤04\强调主题关键点1：不同图表表达的意思不尽相同（1）强调A公司和B公司的组合销售量不同目前五十页\总数九十四页\编于十三点一般条形图第四章.EXCEL图表与图形使用图表的步骤04\强调主题关键点1：不同图表表达的意思不尽相同（2）强调A公司和B公司的销售额所占的百分比随着地域的不同而改变目前五十一页\总数九十四页\编于十三点突出单个元素的条形图第四章.EXCEL图表与图形使用图表的步骤04\强调主题关键点1：不同图表表达的意思不尽相同（3）强调A公司销售额是南部最高，B公司的销售额是北部最高目前五十二页\总数九十四页\编于十三点13%25%27%35%公司A突出两个重点的条形图第四章.EXCEL图表与图形使用图表的步骤04\强调主题关键点1：不同图表表达的意思不尽相同（4）反映在南部地区，A公司与B公司相比在利润上以一个巨大的差额领先；目前五十三页\总数九十四页\编于十三点（4）在南部地区，A公司与B公司相比在利润上以一个巨大的差额领先；在东部地区，A公司与B公司势均力敌；在北部地区，A公司则明显落后于B公司所有元素对比的条形图第四章.EXCEL图表与图形使用图表的步骤04\强调主题关键点1：不同图表表达的意思不尽相同目前五十四页\总数九十四页\编于十三点

产品A产品B产品C总计1月882671212月943081323月1033681474月1133971595月1224013175产品销售量，单位：千美元你的注意可能集中在1月至5月的总销售额变化趋势以及销售额格随时间变化的规律，那么你的信息就是:自1月以来销售额正在稳步提升关键点2：注意力不同，表达的信息也不相同

产品A产品B产品C总计1月882671212月943081323月1033681474月1133971595月1224013175产品销售量，单位：千美元在5月里，产品Ａ的销售额大幅领先产品B和Ｃ第四章.EXCEL图表与图形使用图表的步骤04\强调主题1224013目前五十五页\总数九十四页\编于十三点西部北部东部南部西部北部东部南部关键点3：标题要体现你想表达的关键信息第四章.EXCEL图表与图形使用图表的步骤04\强调主题一些观众可能认为你想说：西部地区利润占公司总额近半一些观众可能认为你想说：北部收益份额最小用“各地区所占利润的百分比”来做图表标题，不如用下面红色字来做表题，最好还把你想表达的数据着重表达出来，例如换一种颜色。目前五十六页\总数九十四页\编于十三点第四章.EXCEL图表与图形使用图表的步骤图标美化原则1、每张图表都传达一个明确的信息2、图表与标题相辅相成3、图表元素少而精4、图标样式清晰易读几种美化技巧：1、图例字号比绘图区字号小1-2号2、网格线尽量浅或者没有3、图形可用适合的图片替代4、图标样式清晰易读目前五十七页\总数九十四页\编于十三点选学内容（关于EXCEL图表与图形）操作篇选图技巧组合图表柱-折图双饼图复合饼图目前五十八页\总数九十四页\编于十三点(一)成分：占总体的百分比表示成分最好使用饼图。在使用中不宜多于6种成分。如果你的使用超过了6种，那么就选择6种最重要的，并将未选中的列为“其他”的范畴。因为人的眼镜比较习惯于按顺时针方向进行观察，所以应该将最重要的部分放在紧靠12点钟的位置，并且使用强烈的颜色对比以显示突出（比如在黑色背景下使用黄色），或者在黑白图中使用最强烈的阴影效果，或者将此部分与其他部分分离开。如果没有哪一个部分比其他部分更加重要，那么就应该考虑让它们以大到小的顺序排列，并且以同一种颜色或者干脆不使用阴影来绘制图表的每一个部分。

选学内容之选图技巧目前五十九页\总数九十四页\编于十三点第四季度销售额所占比例最少第四季度销售额所占比例最少红色标注突出数据并放置在12点方向分离出来单独显示实例说明选学内容之选图技巧目前六十页\总数九十四页\编于十三点第四季度销售额所占比例最少第四季度销售额所占比例最少实例说明选学内容之选图技巧目前六十一页\总数九十四页\编于十三点(二)项目：项目的排名在条形图中，要做到保持条形图之间事宜的距离。使用最能形成对比的颜色及阴影来强调重要的项目，以此来强调信息的标题。为了突显数值，可在顶端（或者在底端）使用一个刻度尺，或者在条形末尾标注数字，但是注意不要两者同时使用。如果你只是想简单标示项目间的关联，可用刻度尺；如果数字对你很重要那么就是用数字。有时，使用刻度尺的同时标示一个需要特殊强调的数值，也是个好办法。

选学内容之选图技巧目前六十二页\总数九十四页\编于十三点宗庆后家族仍是中国首富数据来源：胡润中国排行榜实例说明选学内容之选图技巧目前六十三页\总数九十四页\编于十三点实例说明全球手机游戏营业额不断增长单位:10亿美元数据来源：Digi-Capital《2011年全球电子游戏业投资报告》选学内容之选图技巧目前六十四页\总数九十四页\编于十三点(三)时间：随着时间变化选择柱状图或折线图取决于用哪一个比较方便。如果你的图表中只有少的几个点（如7到8个），那么就是用柱形图；反之，如果你必须在图中展示20多年来每个季度的变化趋势，你最好还是使用折线图。柱状图强调的是数量的级别，更适合于表现在一小段时间里发生的事件，产量的数据很适合这个领域。折线图强调的是角度的运动及图像的变换，因此展示数据的发展趋势时最好使用它，存货量就是一个很好的例子。

选学内容之选图技巧目前六十五页\总数九十四页\编于十三点全球电子游戏各部门收入单位:10亿美元数据来源：Digi-Capital《2011年全球电子游戏业投资报告》实例说明选学内容之选图技巧目前六十六页\总数九十四页\编于十三点(四)频率：项目的分布情况两种主要应用，第一种是在所有样本中进行归纳，在这里是用来预测风险、可能性或者机会的。另一种是描述确定性（不确定性），如掷骰子游戏中，在所有的可能性中猜七点的概率。当只使用几行数据时，柱形图要好一些，而当数量很多时最好使用折线图。

选学内容之选图技巧目前六十七页\总数九十四页\编于十三点实例说明大多数的销售额在30元至50元之间数据来源：2013年中国快餐消费水平调查选学内容之选图技巧目前六十八页\总数九十四页\编于十三点(五)相对性：变量之间的关系显示两种变量符合或是不符合你所希望出现的模板。成对条形图方案只在数据组较少时才会起作用。如果数据超过了15组甚至更多时，那么你最好不要再标记出每个点，应该换为使用一个更加紧密的散点图。

选学内容之选图技巧目前六十九页\总数九十四页\编于十三点8640折扣/美元2020408060单位/销售量折扣与销售量之间没有关系实例说明选学内容之选图技巧目前七十页\总数九十四页\编于十三点柱-折图（绘制、调整数值轴及数据标志、修改图形颜色）将抽象的数据以容易观察、最有效、最简单的方法描述出来。2000年交车准时率推移图VS选学内容之组合图表操作案例1目前七十一页\总数九十四页\编于十三点(1)进入Excel工作界面，先制作统计表格，并选取要生成图表的数据区单击“插入”菜单中图表，显示图表向导第一步骤-图表类型对话框，选择图表类型为柱形图。(2)进入图表向导第二步骤--图表选项，此时有一组选项标签，用来确定生成的图表中需要显示的信息(如图表标题、轴标题、网格线等，可根据个人需要设置生成图表)制作柱-折图(Part1/4)选学内容之组合图表目前七十二页\总数九十四页\编于十三点(3).如右图交车准时率改为折线图

(选中更改的柱形图<棕红色>→右键→更改图标类型<折线图>)(4).将交车准时率设为次坐标

(选中折线<棕红色>→右键→设置数据序列格式→系列选项→选择次坐标轴)制作柱-折图(Part2/4)选学内容之组合图表目前七十三页\总数九十四页\编于十三点(5).设置纵坐标

(坐标轴→右键→设置坐标轴格式，主坐标轴最大设为50…次坐标轴设为0.5~1)(6).添加数据标签

(选中图形→右键→添加数据标签，选择数据标签→设置格式)制作柱-折图(Part3/4)选学内容之组合图表目前七十四页\总数九十四页\编于十三点(7).显示模拟运算表

(图标工具→标签→布局→模拟运算表)(8).添加图表标题

(图标工具→布局→图表标题)(9).大小&颜色&字体设置（美化作业）

(右键拖移改变大小，右键更改颜色及字体)制作柱-折图(Part4/4)选学内容之组合图表目前七十五页\总数九十四页\编于十三点制作双饼图区域东北区华北华东华南经销商数56259区域黑龙江辽宁天津北京江苏山东浙江上海福建广东经销商数2333867436经销商分布图操作案例2选学内容之组合图表目前七十六页\总数九十四页\编于十三点77(2).做大区单饼图

(单击“插入”菜单中图表，显示图表向导-图表类型对话框，选择图表类型为饼图）(3).添加数据标签

(选择图表→右键→设置数据标签格式→勾选”名称”&”值”）制作双饼图

(Part1/4)(1).选择数据

(不能在合并单元格的状态下选中，必须对表格稍作加工）√×选学内容之组合图表目前七十七页\总数九十四页\编于十三点(4).添加第二个饼图（省份）

(选择图表→右键→选择数据→添加”系列2”→编辑→选择区域→同理选择轴标签→确定）→添加数据标签制作双饼图

(Part2/4)选学内容之组合图表目前七十八页\总数九十四页\编于十三点(5).将大区设置为次坐标轴

(数据源菜单→上移/下移选中大区饼图→确定→右键→选择数据系列格式→选择次坐标轴→确定）制作双饼图

(Part2/4)关键步骤选学内容之组合图表目前七十九页\总数九十四页\编于十三点(6).将大区饼图缩放

<已红色华南大区为例>图1图2图3Stp2：双击红色的华南，按住右键往内拖移至圆心，如图2Stp3：重复以上操作，按住右键往内拖移至圆心，如图3制作双饼图

(Part2/4)Stp1：单击图形，按住右键往外拖移，图形变小，如图1选学内容之组合图表目前八十页\总数九十四页\编于十三点(6).大小&颜色&字体设置（美化作业）（右键拖移改变大小，右键更改颜色及字体)经销商分布图区域东北区华北华东华南经销