建设项目档案管理规范解读

建设项目档案管理规范解读办公厅汪福学2019年5月17日

江泽民：档案工作是各项事业发展的一个重要基础，这个基础不牢固，将来我们要负历史责任的。

李瑞环：对历史负责为现实服务替未来着想1.代替DA／T28—2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》2.标准名调整为《建设项目档案管理规范》3.2018年10月1日开始实行4.本着“适应变化，全面修改，加强管理，便于操作”的思路，对标准进行全面修订，由原来侧重技术性的标准，发展为管理性与技术性并重的标准。与DA/T28-2002相比，结构上有变化：增加了项目档案工作组织及职责增加了制度规范建设增加了项目文件管理、项目档案管理增加了项目电子文件归档与电子档案的管理调整了附录的内容1.范围2.规范性引用文件3.术语和定义4.总则5.项目档案工作组织及职责任务6.制度规范建设7.项目文件管理8.项目档案管理9.项目电子文件归档与电子档案管理10.项目档案移交附录A建设项目文件归档范围和档案保管期限表附录B竣工图章、竣工图审核章式样1.范围本标准规定了建设项目档案工作的组织及职责任务，确立了建设项目文件的形成、归档要求与项目档案管理的原则与方法。本标准适用于新建、改建、扩建和技术改造等建设项目。主要指导建设单位（不论项目大小、行业、类型，土建、设备、信息化工程）2.规范性引用文件GB/T10609.3-2009技术制图复制图的折叠方法GB/T11821照片档案管理规范GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范DA/T12-2012全宗卷规范DA/T15磁性载体档案管理与保护规范DA/T31-2017纸质档案数字化技术规范DA/T38电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T50数码照片归档与管理规范3.术语和定义建设项目、单位工程、分部工程、建设单位参建单位、项目文件、前期文件、施工文件竣工图、监理文件、竣工验收文件项目电子文件、项目文件归档、项目档案项目电子档案、项目档案移交项目档案管理卷【17个术语】项目文件：在项目建设全过程中形成的文字、图表、音像、实物等形式的文件材料。项目文件归档：指项目建设单位工程管理相关部门及参建单位将办理完毕且具有保存价值的项目文件经系统整理交建设单位档案管理机构的过程。项目档案移交：指项目建设单位根据合同、协议或规定将有关项目档案交运行管理单位、项目主管部门或有关档案管理机构的过程。项目档案管理卷：指档案管理机构在管理某一项目过程中形成的，包括项目概况、标段划分、参建单位归档情况说明、档案收集整理情况说明、交接清册等说明项目档案管理情况的有关材料组成的专门案卷。4.总则4.1建设单位对项目档案工作负总责，实行统一管理、统一制度、统一标准。业务上接受档案行政管理部门和上级主管部门的监督和指导。4.2建设单位与参建单位应加强项目档案管理，配备项目档案工作所需人员、经费、设施设备等各项管理资源。4.3项目档案工作应融入项目建设，与项目建设管理同步，纳入项目建设计划、项目管理程序、合同管理和岗位责任制。

4.总则4.4建设单位及各参建单位应加强项目文件过程管理，通过节点控制强化项目文件管理，实现从项目文件形成、流转到归档管理的全过程控制。4.5项目档案应完整、准确、系统、规范和安全,满足项目建设、管理、监督、运行和维护等活动在证据、责任和信息等方面的需要。5.1项目档案工作组织建设单位——应明确项目档案工作的分管领导,应设立或明确与项目建设管理相适应的档案管理机构，并配备满足项目档案工作需要的档案人员，在项目建设期间应保持档案人员的稳定。档案人员——应具备档案专业知识和技能，掌握一定的项目管理和相关工程技术专业知识，经过项目档案管理培训。建设单位工程管理相关部门、各参建单位——应配备专人或指定人员负责项目文件管理工作,并保持人员的稳定，在项目建设期间不得随意更换。建设单位应建立以档案管理机构为核心，工程管理相关部门和参建单位参与的项目档案管理工作网络，并建立沟通协调机制。对建设项目档案管理人员的要求素质方面掌握工程建设内容熟悉工程管理程序了解工程建设规范精通档案业务。工作方面积极主动，开展宣传、监督、指导、培训参与全程管控，合同、交底、检查、验收5.2项目档案工作职责任务建设单位建设单位档案管理机构建设单位工程管理相关部门参建单位建设单位职责任务——贯彻执行国家有关项目档案工作的法律、法规和标准规范，制定项目档案管理各项制度、规范、程序，并组织协调工程管理相关部门和参建单位实施。——与参建单位签订合同、协议时应设立专门章节或条款，明确项目文件管理责任，包括项目文件形成的质量要求、归档范围、整理标准、归档时间、归档套数、介质、格式、费用及违约责任等内容。监理合同条款还应明确监理单位对所监理项目的文件和档案的检查、审查责任。对参建单位进行合同履约考核时，应对项目文件管理条款的履行情况做出评价。合同款支付审批时应审查项目文件的归档情况，并将项目文件是否按要求管理和归档作为合同款支付的前提条件。——项目开工前制定档案工作方案，对参建单位进行项目文件和项目档案管理交底。——建立项目文件管理和归档考核机制，对项目文件的形成、积累和归档情况等进行考核。——将项目档案信息化纳入项目管理信息化建设，统筹规划，同步实施。——按档案行政管理部门和主管部门相关规定，进行项目档案管理登记，做好项目档案验收的准备和整改工作。建设挪单位璃档案胸管理外机构题职责虑任务——监督、菊指导本单位切工程管恼理相关暗部门及利参建单籍位的项恩目文件刊收集、巷整理和装归档工畜作，审查参建单域位制定封的针对柱该项目艰的文件粉管理和纤归档制诱度、规纳范。——淘组织爪项目尝管理听相关玩人员滴和档秆案人趁员档鱼案业务桃培训。——参加项目建炸设的重膝要会议航、重大然活动、蛙阶段性仍检查、华验收、顺竣工验冤收。——负捆责审查项目文鼠件归档逃的完整性和整堵理的规范性和系统嗽性。——负伸责项目且档案的既接收、各整理、甚保管、皱鉴定、症统计、签利用和飞移交工洒作。一、梅建设亿项目蜻档案移管理帮规范程(D漏A/产T2敌8-粮20午18嗓)建设跳单位用工程答管理舅相关野部门主职责庙任务——训对工程息技术文漆件规范揉性提出要败求，对千勘察删、设房诚计、阳监理加、施搅工、懒总承白包、已检测己、供观货等纪单位堤归档尝文件跪的完奶整性屠、准忘确性诵、有披效性饶和规阅范性进行审读查。——眠对本部辞门形成勤的项目文我件进行仔收发羞、登阵记、起积累让和收升集、号整理盼、归闻档。——待机挠构和祥人员顷变动爬时，尿应及敲时清李点交歼接项鸭目文骄件，喉并办朋理交接手锣续。参建单伙位职责励任务——很建立闷符合男建设昌单位嚼要求稼的项周目文件管菊理制度航和规范，报建之设单位缺确认。——负擦责所承枣担项目箱的文件收集齐、整杨理和篇归档工作。——监理单残位负责对所细监理草项目租的归芽档文岔件的如完整阔性、敲准确伴性、腾系统阻性、誉有效贱性和庭规范衰性进行卵审查姥。——碎实行逮总承观包的侨项目下，总赶承包株单位模负责栋项目圣总承张包范渣围内升项目脂文件饰的收垮集、冠整理庆和归践档工扰作的僻组织胖协调在。并糠参照指规定储，建循立总攻承包汁范围悬内的贴项目忽档案胸工作杀组织极，履行项旷目档案建管理职何责任务搅。各分包鼓单位负缓责其分极包部分泡文件的俊收集、岩整理，于提交总圆承包单须位审核滋，总承动包单位应签署洗审查意片见。——陈参建单单位耳应配校备满牌足工糕作需沟要、映符合漠安全拦保管丈要求扯的设赖施设野备，烧采取锋措施结确保沟项目文件的桌安全。参建单挽位职责挠任务。建设项目文件材料收集、整理职责示意图6.风制度兽规范吴建设项目开秤工前，疏建设单飘位应遵脉循相关乌法律法加规、规串章制度机和标准盈规范，建按照职甚责明确牲、流程烦清晰、胖措施有无效、要离求具体该的原则裕，建立覆被盖项目脱各类文翅件、档克案的管房诚理制度晌和业务沉规范体趟系。项目文前件管理需业务惊规范葬中应音包含碗但不稀限于勇下列强内容难：a）渡项目纱文件蕉管理庄流程本、文合件格计式、荐编号罢、归服档要坡求等田。b）律竣工钱图的谅编制贿单位充、编互制要敌求、烦审查淹流程聚和责膛任等母。c）畏照片评和音绪视频荡文件绍摄录炼的责制任主时体、峡阶段漫、节抬点、嫁部位旺、内摩容、轻技术股参数伟、归卷档要霜求等乳。6.制谜度规范蔬建设建设单眠位档案管狼理业务师规范中应包攻含但不掉限于下仇列内容师：项目容档案管拘理办法器、档案天分类方烘案、归岸档范围蚁和档案伏保管期薪限表、回整理编更目细则淹。建设单尽位应在萄项目管获理相关慨制度、锡规范中净提出文剂件归档蜂和档案秀管理的颤要求。参建单怨位项目僚部应制迫定与建设痰单位相隐适应的项目唉文件宰管理狮制度崖和业套务规别范。建设单挨位和参敞建单位句应适时屿对管理碌制度和蠢业务规咸范进行修订谣完善。一、建饼设项目资档案管圈理规范在(DA串/T2仔8-2村018粉)7.蹦项目说文件皂管理项目慢前期包文件缎、管籍理性艺文件应符姓合国瞧家有霉关法攀律法泽规、跳相关盼行业模的规企定；工程技湾术文件应符合沙国家、包行业有煮关技术咐规范和谁标准的腿要求（弄形式、贫内容）值。【上伶位要求煮】重要挤活动胶及事古件、良原始励地形衬地貌蛮、建盗设过奏程中谅的工剩程形篮象、黎隐蔽训工程颤、关请键节串点工芳序、沸重要肌部位赏、地地质或血施工淡缺陷义及处姐理、充工程浆质量纪、安膝全事稻故、转重要杂芯样脂等应形成芦照片和宾音视频促文件。【声道像拍愧摄要星求】项目文借件应格式束规范技、内疾容准初确、辛清晰层整洁巨、编旗号和租签字木、盖爷章手找续完原备，能并满攻足耐逝久性师要求。【具象体要求哑】归档的延项目文韵件应为湖原件。因故突用复制材件归档蹦时，应怖加盖复复制件提筹供单位亦公章或档案证掩明章，确保姥与原件巴一致。一、建秋设项目燃档案管裤理规范挖(DA号/T2卖8-2俱018顷)竣工图矮的编制寻要求工程竣卷工时应诉编制竣链工图，右竣工图铁一般由约施工单泳位负责疼编制。竣工图累应完整里、准铁确、呜规范聋、清捷晰、竞修改撇到位真实反傍映项目贷竣工时塑的实际啄情况。应将设记计变更魂、工程肿联系单煌、技术不核定单盈、洽商倚单、材散料变更鸡、会议速纪要、查备忘录休、施工肠及质检绕记录等唇全部涉赏及变更何的文件到汇总后球经监理狼审核，外作为竣丢工图编踪蝶制的依图据。竣工图权应依据工蹦程技术赠规范按单位骄工程、虾分部工淋程、专拨业编制期，并配疾有竣工利图编制蒙说明和潮图纸目臣录。竣工级图编摇制说灶明的内容榴应包括头：竣工到图涉及纽奉的工程居概况、吗编制单贞位、编启制人员蛙、编制卡时间、妖编制依提据、编谈制方法脸、变更催情况一绍览表、尿竣工图妖张数和杠套数等泥。第一种秋情况：凡按祥施工扶图施非工没有追变更的，准由施剂工单福位在夏施工脚图上堆逐张域加盖仰竣工古图章显（见确附录克B志图B葱.1涂）。第二办种情百况：凡一般斥性图纸谈变更且禾能在原良施工图纠上修改馒补充的译，可直接兽在原图敲上修改祥，并加害盖竣工昨图章。在修改滥处应注象明修改蹈依据文痕件的名滔称、编绢号和条之款号，烟无法用仙图形、牺数据表迟达清楚群的，应购在图框光内用文捎字说明拿。第三种抵情况：凡有双下述精情形萍之一竿的均牙应重新绘岗制竣工图腐：（1价）涉约及结土构形浇式改键变、责工艺孟改变崖、平隐面布枝置改歪变、扶项目脂改变岂等重大蹈改变；（2）挂图面变家更面积超过2杠0％；（3需）合同约退定对所有卧变更均巩需重绘馆或变更惹超过约害定比例土。重新绘书制竣工兄图按原制图编号病，图号鸭末尾加码注“竣鞋”字，框或在新绿图标题牧栏内注扬明“竣承工阶段污”。重绘图炭图幅、厌比例、奏文字大累小及字建体应与穿原图一铁致。第三晴种情义况：施工单荒位重新轧绘制的竣工匹图，新筐图标题舱栏应包炼含施工币单位名你称、图灵纸名称财、编制佳人、审模核人、弱图号、尽比例尺盯、编制烈日期等元标识项磨，并逐张加戏盖竣工辅图审核搞章（见喷附录吗B个图B萝.2质）。用施乡丰工图描编制讯竣工恳图的畜，应使用及新图纸超，不得固使用复纯印的白紫图编制竣堡工图。白图挤归档篮：原件可导以，复腿印的不剧可以。酱假蓝图宿无意义释。应由印排制设备歇直接打插印生成敞，且军签章齐丙全。竣工钳图章床、竣烂工图造审核为章应皇使用呼红色唐印泥忠，盖叔在标题栏肠附近空描白处。（先不盖近在背符面）竣工晨图应吹按《谣技术娘制图尼复制严图的大折叠豆方法伸》要貌求统暴一折傻叠。第四隙种情堪况：设计单绩位编制炉竣工图行业规啊定设计牧单位塌编制或建设欧单位、愿施工单推位委托缩慧设计单卷位编制明竣工图柳，应在女竣工图编制援说明铜、图辣纸目升录上和竣工陶图上逐张加泽盖竣工莫图审姥核章哗。同一建尝筑物、文构筑物突重复的愧标准图礼、通用弄图可不壮编入竣榴工图中棕，但应丹在图纸克目录中派列出图节号，指炸明该图纵所在位墙置并在纠竣工图喝编制说饥明中注遗明；不同救建筑惩物、侮构筑斑物应信分别农编制拐竣工修图。竣工退图的宪审核坏和签休署竣工验图编跌制完股成后母，监理秒单位应对竣氏工图编耕制的完柴整、准三确、系障统和规园范情况内进行审核。竣工图胶章、竣循工图审验核章中腹的内容当应填写电齐全、他清楚，扮应由相关告人签凑字，特不得抢代签。涉外伯项目妥，外怒方提初供的辰竣工征图应孕由外恩方相第关责逝任人签字确劳认。竣工奔图套缎数竣工图拾套数应满足项目建眠设单位眯、运行息管理单葱位、有翁关部门葱或项目俭主管单阔位的需辣要。竣工图面套数应油按合同条仪款约定和有关娃规定执行。收集、伤组建、坐排列、冶编目按GB桑/T1绢182袋2标准谨组卷。原则:蠢保持文勤件之间有机联早系。解读：施即内在卡信息联众系为主弹，兼顾衣外在形贵式联系打。通过羽“遵钩循文塌件形浙成规朱律和漂成套尝性特羊点”绑：工傻作程屋序、天事项叙办理忙过程响来体摇现。虾（如劈燕针对携某一创施工烈部位听的检脾测报翅告，夹应与球之相撕应组盯卷，不能简秤单地按类文种组滩卷）组卷翁模块沈化（造由小揪到大淡）如设箭备实穷体：绣从零怀件—枯—部绪件—浪—台纤套—坚—系幼统案卷：伴从文件罪——事缸由——率主题—予—体系可预贞设“亦文件列包”豆作好淘日常绍收集关积累榴，组蕉卷工废作前吼置化景，缩袖短归饲档。案卷审托查流程施工文件组歇卷完毕挤经施工架单位自生查后（怨实行总集承包的炸项目，辰分包单锅位应先犬提交总承柳包单劫位进行椅审查血），旗依次碑由监理单伯位、建驰设单位领工程管螺理部门玻、建设并单位圾档案涌管理弄机构芹进行爆审查私。信息闷系统壳文件敏组卷悄完毕掠后提陆交监泛理单急位、咸建设蹄单位信息权化管母理部谦门、档案宣管理机萄构进行懂审查；监理文普件和第担三方检传测文件额组卷完愁毕并自你查后，依次由建设刘单位工株程管理驳部门和看档案管危理机构菊进行审出查。建设单樱位各部门获形成的文件设组卷完岂毕，经漏部门负尺责人审斤查合格泊后，向尺建设单己位档案弱管理机以构归档珍。每个民审查循环节缸均应形成记埋录和整召改闭环。8.项还目档案趟整理建设恳单位相应结亿合有驾关规缝定、判行业秧特点渐和项真目实申际制套定项灿目档津案分渠类方室案。护档案确分类组方案号应符海合逻舱辑性狼、实贯用性挤、可脂扩展必性的疲原则滚并保驳持相课对稳独定。记录工蜘程部位鬼的音像鸭档案，乞宜与该箭单位工职程的纸保质档案板统一编醒号，与去其他音可像档案蜜集中存胸放保管快。建设单输位档案梢机构应微编制项搏目档案湖案卷目袋录，参末考《全奇宗卷规润范》的灶规定建汤立项目档橡案管理寸卷。9.项目电子文罩件归档移与电子咽档案管朋理项目杨电子秧文件始形成职部门肤负责豆电子厌文件最的归未档工点作；絮档案仓部门停负责没项目坐电子耽文件坊归档清的指芝导、芒协调尘和电弱子档腊案接向收、挠保管叠、利贪用等批工作姨。(职责第分工)项目正电子术文件寸整理池时，步应当央按照基项目净档案嫌分类怎方案锻并参妈照本睁标准的规盯定分访别组蜻成多拒层级不文件阳信息呢包，牛文件拐信息堤包应丧包含依项目芒电子律文件梯及过条程信应息、孟版本销信息谎、背兼景信担息等元数据。图像白电子半文件化、视侦频电成子文猾件应郊主题裳突出壁、曝炕光准章确、舟影像斤清晰逝。图律像电社子文检件分民辨率含应达岁到300报dpi以上细，视扭频电营子文巨件宜乒采用200税万以上懂像素拍摄渐。对反映漠同一内鹅容的数塌码照片简应选择企有代表踢性的问输出铃纸质下照片。所写选数巩码照棒片应卫主题捐鲜明踪蝶，影绿像清舞晰、蛙完整盐。项目估电子患档案治可参照药纸质档案的峡分类方考案进行鼓整理。项目档赤案数字服化。数字化信范围根据市实际哲情况丛，可茄包含狠但不畏限于蜓以下悄内容塑：项垂目立绢项、吨勘察扒设计谢、征粒地移蔽民、孙合同毫协议袖、项创目管芽理文也件，颈重要这隐蔽堪工程矛验收企、缺蓝陷处够理文察件、解竣工训图、排单位裹工程巩验收订、合滩同验除收、这竣工纤验收夸文件阅，重席要设烧备文喜件等研。档案句扫描吩、图怠像处输理、毕图像逐存储斤、目血录建旨库、墙数据蛙挂接乌等应繁符合托《纸艇质档倍案数邀字化吉技术著规范乳》的抄要求娃。小结随：1.归返档范围出发裙点：半保证巨建设嗽单位侦齐全泉。遵循平上位源，及载时增乖补、脑修订格。注意需结合陪项目润实际己：内心容、绘特点承、管狱理模汉式等绣。满足监宿管的需袭要：招手投标、底各种会闷议纪要话、施工辞图、施急工日志锄、重要进变更、龙索赔依舱据、质暖量问题晴及处理麦、事故射及处理瓦等。必要习时，龙通过筐合同何谈判仿约定群。房建浓、市位政参垒考：套城建浆档案叔馆接友收范龟围。2.分钩类编号偷方案：（不统咸一规定哗）除新建惧项目单五位，一腥般沿用波原有体猴系，根港据需要险可进行蛇扩展。3.俭整理践方式坊：组卷懒按Ｇ泄Ｂ／兔Ｔ11根82论2—200钳8科技档恋案一盒航一卷。沈一卷可戴以一个爱事由，害也可以亮是同一铁主题的窑多个事获由。原文“晃6.4碎卷词内目录物编制”啦中“6观.4.扩7琴页数,槽应填写丘每份文车件总页魂数。神”卷内目扯录应区崇分页数声／页号单件装扒订：页把数（每鲜件的总毅页数）整卷河装订侄：页零号（鸟卷内若连续款大流僵水号施）4.装避订：少折腾驾：图纸倡一般不凑订；成寒册的一虽般不拆品。5.密筹级标识骨：无密助级的晋可不孤填写柴。T11翁822盯原