物业管理服务公司财务管理制度及流程

物业管理服务公司财务管理制度及流程（附财务内控制度、合同管理办法及加班管理制度)财务系统的设置按XX各成本中心，由各成本中心及共同成本中心构成物业管理核算体系。一、管理方案财务系统的设置按XX,由各成本中心及共同成本中心构成物业管理核算体系。二、管理原则严格监管各管理单元,主要侧重于现金收支情况的监督及费用的控制、出包合同及物资采购的监督控制，确保各项费用能控制在预算之内。三、财务会计制度《中华人民共和国会计法及《物业管理企业会计核算补充规定》等法规或条例执行。四、财产管理制度(1）财产管理包括财产的保管、保养、使用、维修及支付保养、维修的各种支出.（2),其中工程、机电、设备类物资由工程部管,及各使用部门保;其他物资由办公室管, 房地产E网及各使用部门保管。（3)财产物资分固定资产、低值易耗品、办公用消耗性物品及其它消耗性物品。(4）所有固定资产和非消耗性物品按使用部门设卡登记;属个人使用、保管的非消耗性物品按使用人设卡登记。(5）各种物资应设仓库保管,.(6)各种物品必须按规定定期进行检修。由使用部门提出检修计划，经批准后，由对口部门安排维修。固定资产发生损坏时，使用部门应立即报告管理部门。损坏严重时,对当事人予以严肃处理。低值易耗品和非消耗性物资发生损坏时,理交旧领新。属人为损坏者（包括需维修的由责任者进行赔偿。固定资产的折旧年限按国家的规定每一固定资产预计残值率%直线法计提折旧，从投入使用月份的次月起，按月计提；停止使用的,自停用月份的次;不补提折旧.（11)各种低值易耗品在领用后,原则上一次性摊销.但数额较大的,按使用时间摊销。,,报告.情况严重的，应报告总物业经理。（13)各部门所有的收支结算一律通过财务部办理.,,做到账款相符。发现现金短或溢余,应立即向财务经理报告,并查明原因。重大事故应立即报告总物业经理。银行存款的收支应每天结出余额并每周填制银行存款报表。月结时,应取得，填制银行存款调节表。(16）对外签订的各种合同,均应送财务部,由财务部监督和配合合同的执行.(17）银行的结算凭证、发票、有价证券等统一由财务部管理。五、物资管理制度（1)物资分类:i)10001000),1年以上（1年。:100,11年的物品。:办公用消耗性物品。iv):申请审批程序A所有采购须先由各所在物业管理处填写"采购单/工程承包确认单"，由物业管理处主任签批后报物业管理公司审批：总额在5001000元以下者，采购部门须提供份报价单，由物业管理审批；1000100002审批；123;25,4由所在物业管;510万元及以上者，采购部门须提供5报物业公司审批。B。”采购单/工程承包确认单”一式五联,分别为:-第一联(白色)—————-—————-承包商/供应商留存第二联（红色）—-—--———--—-所在物业管理处经理留存第三联(绿色)--——————---—物业管理部会计处留存第四联（黄色)-—-—--——--——采购人员在申请付款时作附件给会计部第五联(蓝色）——-—-—-—-———存档于物业管理公司,会计部门才能予以付款。E。对办公用品及其它低值易耗的物品及维修材料等的收、发各物业管理处须指定专人进行登记。物资的领用、使用、保管制度a)由使用人办理领用登记手续公司及部门共用物品,必须指定专人保管，保管人履行领用手续并负有保管责任。员工离职或调离必须办理物品交接手续。日常物品的出入库须填写出入库单.签名的领料单办理出库手续。各部门领用物品须填写领料单,领用手续。,,包括领用时间、领用人、领用数量及用途.e)仓管人员应及时将出入库单送至财务以便入账。财务应定期汇同仓管员对库存物资进行盘点.并对物资的采购、消耗、使用情况汇总分析,形成分析报告。六、成本控制（1)严格按预算对各单元进行控制；严格按规定审查各种财产物资的申购程序及合同报价等；员工借款必须严格执行审批制度。借款人先填写借款申请单,经部门主管、财务RMB1000（4)有关部门费用报销规定/工程承包确认单",/工程承包确认单"由各部门填写所购物品清单交管理处出纳,金额必须齐全。b)所有报销须取得正式的发票、单据，并有经办人的签名(全名)；—市内交通费:外出办事非紧急情况不得搭乘的士,特殊情况除外,但事先须征得管理处管理处主任同意。报销时，报销人必须在的士车票背面注明XXXXXX日XX地方到XXXX事情，并签名（)。-办公用品:各部门若需购买办公用品,每月初须填写”办公用品申请单"交由行政文员汇/零星物品申购单（附后向.—工程部使用的工具用具及维修用品必须按月预算,统一申请并按本规定之”一”项的要求操作.临时急用之维修用品须填写”零星物品申购单"向物业管理公司申请，经同意后并及时将该笔报销单据传真至物业管理公司按规定程序审批。-通讯费用：①管理处管理处主任之手机费用按500元/月标准报销，超过部分自理，如实际费用不足报销标准，按实际发生数据实报销.但不再报销CALL机台费。②管理处主管及以上级员工按规定每月凭据报销CALL机台费(数字机)。③其余员工CALLCALL机台费者须由管理处管理批后从审批当月开始按审批标准执行。④报销人取得通讯费报销单据后应及时按月报销,下列情况不予报销:●所取得之原始凭据之客户名称与报销人不相符者，不予报销;●用其他月份之原始凭据代替当月凭证报销者，或擅自修改原始凭证者,不予报销;⑤所有购买之办公用品及维修用品报销时须附清单于发票后，否则不予报销。（5)报销程序：●经办人员在报销单据背后签名后,填写”费用报销单”并在”报销人”处签名，并将发票单据整齐粘贴于"费用报销单”之后；出纳审核”费用报销单”所填数据与其附件发票单据的数据是否相符;所填单据内容是否符合有关财务规定；●管理处主任签名。●出纳须将”费用报销单”及有关附件传真至物业管理公司审批后方可支付现金；●出纳取得按规定的审批程序审批完毕之"费用报销单”后履行支付程序,收款人签名，出纳加盖”现金付讫”或”银行付讫"印章；七、会计报表规定,具体报送报表如下：a)资产负债表；收支表；；d)各科目余额明细表(往来账明细须单独列表反映）;e）应收、已收、实收管理费明细表;;h)银行存款余额调剂表；i）财务报告说明5日为报表的上报日（节假日顺延,各管理处每月结帐日期统一为月末最后一日。(3）所有报表须先报送至物业管理公司,审核后之财务报表方报送给有关部门人员。附件一：大型物业公司财务内控制度公司各部门所签合同必须到行政部及财务部备案.如果合同中途发生变更，应提前通知财务部。一、财务支出管理(一）费用的请领1、现金的领用：现金借款人需填写借款单、付款申请单或业务招待费申请单,先由本部门负责人签字，再由财务部负责人和执行总经理审核、签字后，到出纳处领款.现金借款人在借款前必须结清以前的借款，否则不准续借。2、支票的领用：领用支票时需填写借款单或付款申请单，先由本部门负责人签字，再由财务部负责人及执行总经理审核、签字后，到出纳处办理支票领用登记手续,手续齐备才能开具支票。领用支票后要及时凭有效凭证报销,每月二十日前领用的支票,必须在月底前报销;每月二十日以后领用的支票必须在次月十日前报销。(二)费用的报销1、公司的所有开支必须事前征得执行总经理的同意,并严格按照指定的标准进行开支。2、报销程序:填写费用报销单——部门经理审批—-财务经理审核——执行总经理审批-—总经理审批--返回财务部--结帐.3、擅自开支和超越领导批示限额的开支不得报销。4、费用开支后，当事人必须在票据上注明开支明细或事由.5、每周二、三、四为日常费用报销日，财务部在周二前做好现金准备。6三有关费用的说明1、费用在1000元以上者,原则上使用支票支付。2、所有职员的出租车票原则上不准报销(经执行总经理批准除外),因公外出可以报销公交车票。3、公司的以下物品由办公室统一购买,所发生的费用由办公室统一报销:(1)书；（2)办公用品；（3)日用品、百货、饮料、食品;固定资产、低值易耗品；药品；(6）礼品,由于工作需要所需礼品一律由行政部统一购买，需要礼品的人员，事前把手续齐备的申请单交行政部负责人,领用时填写领用登记表。4、公司各部门所签合同必须到行政部及财务部备案，财务部根据合同规定及相关票据进行付款准备。如果合同中途发生变更,应提前通知财务部。5,罚。二、差旅费用报销管理（一）原则1.2、每一位员工均须填写差旅费报销单，详细说明每一项开支。3、只有与公司公务有关的费用发生，公司才予以报销。用于个人的娱乐消费、体育活动、美容美发、酒店客房的酒吧、酒水的消费等不在报销之列。4,.(二)差旅标准和出差补助1、员工在市内出差,市内交通费经行政部审查后按实报销（不含出租车费)。2、长途出差按以下标准报销:(略)A,B类城市.出差补助包含了临时延长工作时间的加班补助费用以及日常的交通费用,费用不再报销。,其住宿标准可以按高阶人员或客人标准报销。用此款规定。（三)餐费●出差用餐补助为每天40元，分为：早餐10元、中餐15元、晚餐15元;●报销餐补时,应根据出发及返回时间合理地申请;●若项目公司提供用餐，则不得申请用餐补助;●若有交际应酬餐则不得报销当日的中餐或晚餐。（四)差旅费报销审批程序1、预借款：出差人员如果需要,可按出差地点和出差时间填写“借款单",经所在部门经理签署意见后，按公司借款审批权限报批。2:,.出差人员回公司三日之内应将需报销单据按规定填好交到相应的部门经理处待审批账、按公司规定的审批权限报批。违反以上规定，财会人员有权拒绝报销或要求重新办理报批手续。（五)票据及预领款丢失1、所有预领款一经预领,应有专人负责保管，发生丢失由保管人负责。(如警方的证明、酒店或旅行社证明本人票据被盗的信件等、或其他足够的证明文件（)报销。三、通讯费用管理对给予通讯补贴的员工必须确保手机每天8：00-24：00(部门经理和重要岗位人员工作日24,日不关机。1、总经理、执行总经理每月实报实销，总经理助理每人每月最高限额600元,限额以内实报实销,超出部分自理。2200300市股东或总部派来人员每人每月增加100元。3,150.4报销。附件二：物业公司合同管理条例凡属发生法律效力的经济合同正本.经营的凭证.加强合同的管理，对于维护公司的合同利益，确保公司的经济效益，具有重大的意义。2、综合管理部负责处理公司的法律事务,以及合同的管理检查,监督合同的执行.拟定合公司具体情况,做到文字清楚、定义准确、逻辑严谨、叙述规范、结构完整、内容详尽，权日期、期限和数字准确无误；、公司对外签订经济合同，应以公司的名义进行，一律使用公司合同专用章。合同由业务部门起草，经财务部、审算部核实，由主管副总经理认可,并经法律顾问审查，由总经理或执行总经理签字(或盖章)4,,同原件由综合管理部存档备案,经办部门留存复印件.未经上述审批程序的,合同管理人员不予盖章，财务不予付款；5、在合同执和过程中，如需中途变更或解除，由原经办业务部门提出意见，报总经理或执行总经理决定;6、经济合同履行过程中,如发现隐患或出现纠纷,经办人或经办部门应立即向主管领导反映,并及时采取对策,避免或减少公司的经济损失，维护公司合法权益;、凡属发生法律效力的经济合同正本，一份应由经办人及时送交公司综合管理部分类,.,应把每个项目或每笔资金的合同和全部附件原件装订一起存档长期保存；8、发生法律效力的合同(含重要的附件)从签订之日起至失效之日止.失效的合同（含重要的附件）从失效之日继续封存十年；9、合同(含重要的附件