项目一外贸跟单岗位认知

项目一外贸跟单岗位认知外贸跟单工作工作内容认知工作策略认知外贸跟单工作流程外贸跟单岗位特点外贸跟单工作类型外贸跟单工作特点与要求时间策略沟通策略方法策略客户关系管理的工作方法思维导图项目背景

合肥福茂纺织品进出口公司是一家主要从事服装设计、生产加工与出口的大型企业。经面试录用了一名某高职院校国际贸易实务专业毕业生，并将其直接安排至公司外贸业务部协助外贸业务骨干从事外贸跟单工作。

假如你是该名刚走出大学校门步入工作岗位踌躇满志的毕业生，如何尽快适应外贸跟单员这一角色转换和岗位需要呢？了解本公司生产经营的具体状况，深入公司生产一线尽快掌握相关产品知识、生产工艺和技术是否必要呢？任务分解在这个阶段，外贸跟单员的主要任务是外贸跟单岗位认知，具体包括：任务1外贸跟单工作内容认知任务2外贸跟单员的工作策略认知任务一外贸跟单工作内容认知1外贸跟单工作流程2外贸跟单岗位工作内容与其他外贸企业岗位工作内容的区别3外贸跟单工作的类型外贸跟单的含义“单”：是指进出口贸易合同或信用证项下的各种订单“跟”：是指跟进、跟随或跟踪在进出口贸易中，在贸易合同签订后，对贸易合同项下订单的货物，在生产加工、货物运输、保险、报检、报关、结汇等环节进行部分或全部跟踪或操作，协助履行贸易合同的外贸从业人员1外贸跟单工作流程外贸跟单工作流程

建立业务关系洽谈业务签订合同买方开立信用证选择供应商或生产企业生产企业推销产品出口签订收购合同履行合同商检、报关安排运输与保险制单结汇外汇核销出口退税一、建立对外业务关系，确定出口贸易对象信函电话、传真电子邮件展会大使馆、商会……二、洽谈业务价格货物的技术规格包装支付方式运输、保险……三、签订对外合同整理内容制造工艺单落实生产企业检查确认样确认客户消息做好准备工作……四、买方开立信用证卖方寄送开料资料买方开立信用证卖方审核信用证卖方投料生产……五、选择供应商或生产企业重点考察：生产企业的资信生产能力按质、按期交货竞争力……六、生产企业推销本企业产品出口市场特点和客户偏好公司产品相关信息产品的包装产品的装率和数量产品价格和原材料价格汇率和变化趋势七、签订内贸收购合同具体约定商品信息书面合同签字盖章合同生效八、履行外贸合同测算企业能力原材料采购生产进度跟踪产品包装生产质量检验……九、商检与报关商检合格证书报关十、安排运输与保险物流运输的跟踪租船订舱购买保险装船起运取得单据十一、制单结汇单证种类单证来源单证整理……十二、外汇核销与出口退税外汇核销出口退税2外贸跟单岗位工作内容与其他外贸企业岗位工作内容的区别报关员报检员货代员完成的是某个业务点的工作单证员完成的是若干个业务点的工作（运输、商检、保险、报关和结汇环节的制单审单工作）跟单员

完成的是其中一条业务线的工作业务员完成的是一个业务面的工作

各外贸岗位的关系建立业务关系贸易磋商签订合同选择生产企业原材料采购生产备货商检出货/出口仓库保险报关运输交单议付出口结汇核销退税报检员货代员报关员单证员业务员前程跟单中程跟单全程跟单跟单员清关装船货款到账合同履行完毕3外贸跟单工作的类型货物的流向出口跟单进口跟单进口跟单出口跟单是对进口货物外贸业务流程的跟踪与操作。是对出口货物外贸业务流程的跟踪与操作企业的性质外贸公司跟单生产企业跟单生产企业跟单外贸公司跟单指拥有外贸经营权的生产企业根据贸易合同规定的有关条款进行原料跟单、品质跟单、包装跟单和生产进度跟单，按时、按质地完成交货义务。指外贸企业根据贸易合同的规定，选择生产企业，进行原料、品质、包装和生产进度的跟单，按时、按质地完成交货义务。业务的进程前程跟单全程跟单中程跟单前程跟单全程跟单中程跟单是指“跟”到清关装船为止。是指“跟”到出口货物交到指定出口仓库完毕（出货）。是指“跟”到货款到账、合同履行完毕为止。商品的类别纺织品跟单服装跟单鞋类跟单玩具跟单家具跟单……具体的业务合同跟单供应商跟单样品跟单物料采购跟单生产跟单……第二部分

跟单员的工作策略认知1时间策略2沟通策略3方法策略1时间策略一、善用时间（一）制定明确的目标；（二）列出工作计划清单有组织地推进工作；（三）分清工作的轻重缓急；（四）制定规则，遵守纪律。ABCD原则紧迫的事情不紧迫的事情喜欢的不喜欢的熟悉的不熟悉的容易的不容易的有趣的枯燥的别人的事情自己的事情资料齐全的资料不齐全的已排定时间的事未排定时间的事B、重要但不紧迫的事情准备事项（对整个项目有影响）预防工作价值观的澄清计划、关系的建立A、重要又紧迫的事情危机紧急的问题有限期的任务、会议D、不重要不紧迫的事情

细碎忙碌的工作、一些电话无关紧要的工作浪费时间的事情看太多的电视C、不重要但紧迫的事情一些信件、报告干扰许多紧急的时间许多凑热闹的活动二、把注意力集中到有总题的部分清楚跟单工作的主要内容学会把问题进行分解后再处理把注意力集中到有预防问题的部分三、摆脱闲聊，节省时间学会拒绝减少电话干扰提高会议效率利用时间管理工具处理信息1、耐心倾听并显出慎重的表情；2、如不能当场决定，就说清楚需要考虑多长时间；3、和颜悦色但态度坚定；4、指出拒绝的理由；5、如可能，为他提供其他可行方案。学会拒绝减少电话干扰1、事先约定与准备；2、过滤电话；3、保持简短而明确的开场白；4、控制通话时间，保持通话主题。提高会议效率1、会前的准备与沟通；2、严格遵守会议时间；3、集中解决有分歧的议题并引导作出结论；4、当场确认行动程序。1、快速阅读；2、善用备忘录等工具；3、善用文件处理技巧。利用时间管理工具处理信息2沟通策略人与人之间信息、思想、情感传递的过程，是获得他人思想、情感、见解、价值观的一种途径，交往的一座桥梁，通过这个桥梁，可以分享彼此的情感和知识，消除误会，增进了解，达成共识或协议。1.沟通的定义2.沟通的作用化愚昧为智慧、化腐朽为神奇化平庸为高贵、化干戈为玉帛一、沟通的定义与作用说明事物，传递信息，让人了解与接受；获取信息，了解别人，确保决策的正确；交流情感，改善关系，让彼此关系亲密；统一思想，营造团队，提升工作的士气。1.沟通的定义2.沟通的作用一、沟通的定义与作用凡事讲清楚，保证员工执行到位；凡事多沟通，实现彼此信息共享；凡事多交流，促进员工共同成长；凡事多肯定，激励员工改善绩效。不论是语言或非语言、文字或符号、有意或无意、积极或消极，沟通是我们每个人每天都要做的事儿，是我们生活中必不可少的部分。事实上，我们大多数人花费50％-75％的工作时间，以书面形式、面对面的形式或打电话等多种方式进行沟通。一个人不和别人打交道，不是一个神就是一个兽。——亚里士多德1、沟通无处不在，无时不有二、沟通的重要性我们抱怨同事工作不利，问题往往不是出在水平上而是出在沟通上。研究表明：我们工作中70％的错误是由于不善于沟通所造成的。管理就是沟通、沟通再沟通。—杰克·韦尔奇最好的想法，最优秀的计划，不通过沟通都无法实现。斯蒂芬•P•罗宾斯企业管理过去是沟通，现在是沟通，将来还是沟通。松下幸之助2、管理就是沟通沟通是一个人事业成功的重要因素：只有与人良好的沟通，才能为他人所理解；只有与人良好的沟通，才能得到必要的信息；只有与人良好的沟通，才能获得他人的相助。假如沟通也是同糖或咖啡一样的商品的话，我愿意付出比任何东西都珍贵的价格来购买这种能力。——洛克菲勒普林斯顿大学对1万份人事档案进行分析，结果：“智慧”、“专业技术”、“经验”只占成功因素的25%，其余75%决定于良好的人际沟通。哈佛大学调查结果显示：在500名被解职的职员中，因人际沟通不良而导致工作不称职者占82%。资料3、沟通是成就一生的首要能力三、沟通策略渠道的选择直接关系到传播效果能当面沟通的，尽量不要电话——必要以书面的文件或邮件证明；能电话沟通的，就不要用邮件——即使邮件还辅以电话补充强调；表扬用正式渠道，要高声广播；批评则用非正式渠道，电话进行。知会全体或集思广益的采取会议，要保密的则要采取单独的方式。1、选择合适的沟通渠道敞开心扉，坦诚相见：切不可虚情假意，不要启发对方想到：黄鼠狼给鸡拜年，鳄鱼的眼泪，笑里藏刀，口蜜腹剑，阴险狡诈。幽默风趣，排除紧张：切不可板着脸，一副死相；不要总是用批评的语言，多用鼓舞性语言；适当活动一下情绪与紧张心理。热情反馈，即时回应：积极鼓舞表达者，给予赞许性点头或掌声，适时提出自己的想法。2、

用真诚营造融洽的沟通氛围良好的氛围是沟通的先决条件浓缩几个点：用简洁、精炼的语言表达出来；要言之有物：少讲模棱两可、多讲明确的话；条理要清楚：逻辑要严谨——概述、分述、总结；措辞要得当：不滥用词藻，不讲空话、套话；语言要简明：非专业性沟通时，少用专业性术语。3、语言要精炼、清晰、有条理IBM公司会议禁用语：基本上、大致上、几乎、或许、尽快、一定程度上……人们喜欢听他们想听的话，他们排斥不熟悉和具有威胁性的语言。不仅在于你说什么，而更在于你是怎样说的。——彼得德鲁克4、巧用语言的艺术沟通能力强，体现：让对方听得进去，让对方乐于接受，能够引起对方的共鸣，进而引发共同的行为。人无法靠一句话来沟通，总是得靠整个人来沟通。——彼得·德鲁克要想了解谈话对象的真正情感，你应该仔细观察他的面部表情，因为驾驭语言比控制面部表情容易多了——【英】查斯特菲尔德5、重视非语言信息的应用动作——讲话的黄金搭档表情——心理变化晴雨表身距——关系亲密度量尺礼貌行为——沟通的暖心剂伪装行为——藏不住的心思暗示行为——此时无声胜有声6、倾听的重要性自然赋予我们人类一张嘴,两只耳朵.也就是让我们多听少说。——苏格拉底首先细心倾听他人的意见。——松下幸之助如果你能够多花点时间多多倾听一下你的下属们的意见，比你呆在办公室里抓一天头皮有用得多。——飞利浦创始人之安顿孔子曰：“不患人之不已知，患不知人也”。不要怕别人不了解自己，只怕自己不了解别人。倾听能让你了解你的沟通对象想要什么，什么能够让他们感到满足，什么会伤害或激怒他们。7、倾听的用词、语调和动作用词：所以你的意思是；让我看看理解得是否对；你听起来挺气愤。语调：激励、热情、与谈论者的情绪相吻合。动作：保持目光接触，身体动作与对方一致。站在当事人的角度和位置上，客观地理解当事人的内心感受及内心世界，且把这种理解传达给当事人的一种沟通交流方式。换位思考：仅做辨识，但没有明确反馈。同情心：不仅辨识、反馈，且同意对方的观点。先处理心情、再处理事情；态度要热情、立场要坚定。8、用同理心去解码说对方想听的、听对方想说的弄清楚听者想听什么认同赞美、询问需求以对方感兴趣的方式表达幽默热情、亲和友善在适当的机会和场所中依据需求、变化场所积极探询说者想说什么设身处地、不要打断用对方乐意的方式倾听积极回应、鼓励表达控制情绪适时回应与反馈确认理解、听完澄清

3方法策略实践法观察法访谈法问卷调查法关键事件技术日志法一、实践法

是指外贸跟单员亲自从事跟单工作，由此掌握工作要求的第一手材料。此方法可以帮助外贸跟单员准确了解工作的实际任务和对体力、环境、社会方面的要求。二、观察法

是指外贸跟单员直接到现场，亲自对一个或多个工作人员的操作进行观察、收集，并一文字或图表记录有关工作的内容、任务，工作关系，人与工作的作用，工作环境、条件的信息。此方法的步骤为初步了解工作信息、进行面谈、合并工作信息、核实工作描述。三、访谈法

外贸跟单员通过个别谈话或小组访谈形式，获取工作信息。此方法能帮助外贸跟单员直接迅速地收集大量工作分析资料。四、问卷调查法

问卷调查法的效果取决于问卷的结构化程度。最好是既有结构化问题，也有开放式问题。此方法可帮助外贸跟单员快速得到所需资料，节省时间和费用，抽样样本量可以比较大，资料可以数量化，通过计算机处理数据。五、关键事件技术

是指在劳动过程中，对岗位工作造成较大影响（如任务完成与否、产量增加或减少等）的事件。通过对本岗位或与本岗位有关的员工的劳动过程中的各类行为充分记录，获取足够信息以后，归纳岗位的特征以及对员工的要求。此方法可比较清楚地揭示工作的动态性质。六、日志法

是指由工作者在一段时间内连续地每天记下工作的细节，包括时间、方法、工作内容、工作程序等，以此了解工作的性质。此法与访谈法结合使用效果教好。此方法可帮助外贸跟单员直接得到第一手资料。知识要点（一）外贸跟单员工作的特点与要求（二）客户关系管理的原则及工作方法（一）外贸跟单工作特点与要求外贸跟单工作特点1.较强的责任心订单是企业的生命客户是企业的上帝执行好订单、把握产品质量2.协调与沟通适应客户需求与客户保持一致快速应变能力3.工作的综合复杂性熟悉进出口贸易实务熟悉生产工厂的运作流程熟悉产品知识和生产管理全过程4.涉外性和保密性忠诚于企业遵守保密原则外贸跟单工作要求1.职业素养遵纪守法开拓进取勇于奉献忠于职守2.知识素养基础知识政策法规人文地理外贸理论英语、计算机法律知识专业知识商品学物流和金融外汇业务操作3.能力素养市场调查预测能力产品推销能力语言表达能力社交协调能力业务管理能力