文件和资料控制程序

文件和资料控制程序目的为对HSE文件和资料进行有效控制，并在需要的场所能够得到有效版本的文件和资料，确保HSEMS有效运行，特制定本程序。范围本程序适用于公司与HSE有关的文件和资料，包括组织自己制定的、外购的或顾客提供的文件和资料的控制。职责合同文控处是本程序的归口管理部门。并按本程序要求对公司工程类文件的执行情况进行监督检查和管理。质量安全与环保处负责HSE体系文件和法规性文件和资料的控制和管理。公司各部门、各地区管理处/操作区负责本部门、单位的文件和资料的控制和管理。工作程序文件和资料的控制范围HSE体系文件：《HSE管理手册》和《HSE程序文件》及其支持性文件如HSE规章制度、HSE作业指导书、HSE作业计划书、现场检查表等；法规性文件和资料：国家、地方、行业、上级主管部门颁发的法律、法规、标准、和其他要求；业务性文件和资料：行政性文件、招投标文件、合同性文件等。HSE体系文件和资料的编号公司《HSE管理手册》编号：XQDS/HSE.SC-2003(C版)XQDS：西气东输缩写；HSE：健康、安全、环境英文缩写；SC：管理手册缩写；2003：手册发布年号；C版：版本号。HSE程序文件编号：XQDS/HSE.CXX.X-2003(C版)议XQD妙S莫：西气东骆输缩写准；淹HS惩E唉：健康、魔安全、环给境英文缩帆写江；雅C美X布：程序文绸件缩写膏；挪X逝:薯对应一级奉要素序号岩；峰顾X纱：文件顺语序扒号钥虫；酬200也3选：手册发节布年号伍；识C软版：版本肯号。携HSEM触S萝支持性文崇件编号：宴公司所属兔各单位的历三层次文阳件的编号猛由各单位盲自行规定狱，西气东往输管道公刺司不作规挖定。矮HS知E搜记录编号饭：哥JL艺高程—任XX歉J孙L胳：记录缩碍写针；尿之淡：对应程叠序文件顺抵序号课；宣X碎X枯：记录顺雨序号。段文件和资跪料的编制切、审批和洗发布计公司见《查HS目E松管理手册匹》：由管蹦理者代表浓负责组织干有关部门膏及人员编悦制，或指惭派专人负讨责编制。输管理者代型表审核，姜经理批准育发布。怎HS聋E透控制性程洁序文件：辫由各相关疾部门人员兔编制，或救指派专人慕负责编制哈。部门负悬责人审核炸，管理者宅代表批准浇发布。违HS嫌E兔体系的支川持性文件悲（三层次绪文件）：校由相关部谨门组织编典制，部门毅领导审核饮，主管领盲导批准发娇布。肝文件的发夫放蚂文件发放粘由文件制牺发部门填榨写暂“轰文件发放裤登记士表罩”伐，由总经杂理办公室惑统一审核榴发放。吉公通司眼“捡红武头姿”废行政文件揪由总经理竖办公室送压交总经理鸟或主管领奴导签发批劝准，办公脑室负责印玻发。发放今对象及份改数由文件拔起草部门朽提出，办绩公室审查鸦。乌专业性文铜件由各部缸门交主管储领导签发药批准，编固写文件的观部门负责得印发。梁文件和资欠料的状态峡标识界公凯司毅HS齿E幻文件和资挽料均应进莲行状态标鸽识。其状贺态标识分响：受控、楚非受控，博其标识状怠态以印章渔标识。凡典与末HS福E刺管理体系昨运行紧密装相关的文挑件应视为苏受控文件泳，所有受犬控文件必右须在该文陶件封面上携加盖表明疾其受控状桃态仿的圆“右受错控牙”良印章，并讨注明分发自号。扶凡现行有出效的公司显自行编制诵的婆《包HS裕E跃管理手册亿》、把《坐HS何E泡程序文件姑》、支持沙性文件均炸应加碎盖咱们“宪受慰控呈”效印章进行制标识。罗对于提供侍给上级部李门、顾客江或咨询机旧构的文件寄和资料，今不加以盖偏牺“床受孔控蓬”钱印章标识执。酱膊其它自行债购买的或碰外来的技胖术性和业果务性文件顽，应确定果其适用性相，由主管词部门控制布分发，进贯行收文登咬记，注明历来文单位蛾，以确保跳其得到有餐效控制。剑凡已失效罗或宣布作知废的文件艳和资料，酷均应加速盖届“杆作端废隔”比印章进行总标识。利对崇于晨“单作纱废氏”斯而需存档翁保留的文指件和资料谈，均应加龄盖耳“蚂已作废保析存期”手印章进行宅标识。米文件和资腊料的驾收讽/拒发和管理刃进入各部辈门、各地规区管理谷处辈/崖操作区的扔文件和资酷料，其收永发管理人忧员均应进荡行登记，清填写《收姑文登记表养》，并负戏责及时传悟递。秀所有文件滥发放时，挪均应进行但登记，填渔写《发文断登记表》尤。茧对羊“医受愿控朋”页文件，各度部门、各杰地区管理啄处唱/枝操作区的径资料管理衬人员应及受时填写本凤部门、本税单位使用捐的受控文径件清单，与总经理办掉公室负责腐填写西气名东输管道虎公司总的宰受控文件跪清单，并偿每半年检童查各类在途用文件的践有效性。蚕受控文件拼原则上不怖准复制，痕若需复制蔽，需填写喂《文件复领制撕/蛋借阅申请章表》，并耕经有关领推导审批。安文件因破加损影响使置用时，文披件持有者易应到原发邀放部门办寿理更换手扮续，按原熄分发号补住发新文件必，交回破葬损文件并酱销毁。吩文件持有叫者将文件翁丢失，应臭向原发放含部门申述刑丢失理由吩，本单位盘领导签字合后，在原孤发放登记踏台帐上注苗明丢失，营调查核实必后根据情栏况可补发既。舒新文件发爽布时应明漠确被替代鹿的作废文乏件，并从把所有发放境或使用场畜所及时撤像出失效和脖作废的文吉件，防止配误用。已环失效和作攀废文件和赢资料，经前有关领导伞批准，各废使用单位王资料管理柄人员填写单《文件销抗毁登记表菠》后，方返可进行销夜毁处理。盏由于某种躬原因需保掀留或不能昆撤出的无乎效文件，巡由各使用巨单位资料虚管理人员带加睛盖注“绘已作废保策存劣”傻印章，并颜进行登记推，妥善保点管。店文件和资告料的归档锡和保管奴西气东输灰管道公司跟各部门、询各地区管止理旁处渔/碎操作区需狭归档的文辛件分别由吵其档案管盈理部门进储行归档保杏存。各类忆归档文件瓶的保存期奏限和处置廉按《档案脂管理规定箭》执行。揪各种文件崇归档时，约均应办理思移交手续碧。但档案管理轮人员应及姥时将移交皱来的文件宣按类别、春发生日期航顺序组卷戏，存入相亲应的文件盲（夹）袋攀或档案袋知（盒）内害，并保存疫于指定的废场所。张各类文件易夹（袋）炒或档案袋帖（盒）应离进行标识爷，以便检改索或查找昌。闭档案管理屈人员应妥咬善地保管罚好文件，师并注意防渐潮、防火骡、防霉变库、防虫蛀感、防丢失他。捆外来需归洽档的文件邮应按程序朗执行。文件评审毕对办HSEM联S南的三个层笨次文件都泉要定期组盏织评审，扮以确保文仁件的持续物适用，文软件的评审泰由原审批纱人和质量钻安全与环逮保处组织跪进行，每炼年至少一碍次，特殊育情况单独闪进行评审纲。评审的旱方式采用纯会议、表颈格传递等缓形式，并绝保持评审茧记录。带文件和资矛料的更改飘与换版哨文件需更暂改时，由钳归口管理骗部门提出椒更改申请鸽，按原发市程序进行愈审批。明更改文件饥和资料时吵，负责更缴改的人员享应在需要隙更改内容蔬上画删除万线，先进规行删除，麦然后将正社确的内容渣填写与近墓旁，加各盖遣“肺更碌改宝”怖印章，并耍将更改内糠容逐项添覆入《文件矛变更记录令表》。兵当文件和董资料的某住页更改量陷较多时，缝应进行换升页更改。忌换页后，内原页由负壶责换页部却门收回，蝇加卵盖淡“握作虚废随”颠印章，并肉报有关领妹导批准后镜，统一销聪毁，以防藏误用。性因公司组笛织机构发穗生重大变珍化或发生奖重大事故丈等特殊情浆况时，需已要换版。强旧版文件倒和资料，庙换发部门颈应及时收滤回，并葛按油