学院文件材料归档范围和档案保管期限表

学院文件材料归档范围和档案保管期限表根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》的规定，结合我院的实际情况，确定我院的文件材料归档范围及档案保管期限。一、党委办公室、院长办公室类别文件内容保管期限1、上级外来党政、教育线等重要文件永久或长期党群类2、上级党组织有关直接针对我院的指示、通知、通报、批复（附我院的请示）、干部任免等重要文件永久3、本院党代会文件材料（1）大会计划、通知、工作报告、议程、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、录像、大会主席团、秘书长、代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上级批复（2）提案及办理情况、会议简报、会议情况、小组会议记录等（3）参考文件、工作人员名单、工作证代表证列席证及选票样式永久长期短期4、本院党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件、院领导民主生活会会议记录、纪要永久5、党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）永久6、党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知永久7、以党委名义召开的工作会议材料永久8、院党委和上级党委调研、检查、巡视学院工作形成的文件永久9、党委领导在院内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿永久10、党委工作简报、党委大事记永久11、党群系统启用印章的文件和印模永久12、党群系统重要的统计材料永久13、各总支、支部报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复长期14、党委各总支、支部党建工作有关材料及人员奖励有关材料长期15、党委保密、秘书工作的有关文件长期16、文件归档移交登记册、党委用章登记册等重要登记册长期17、重要电报、电话记录和来往公函、重要的群众来信来访及处理材料长期18、党委与有关单位联系、协商工作的来往文件长期类别文件内容保管期限行政类19、全院性的规章制度永久20、学院年度、学期工作计划、总结、汇报、报告、年鉴、文件汇编永久21、党政联席会议、院长办公会议、书记校长碰头会议记录、纪要永久22、全院性的工作会议、座谈会文件材料长期23、院领导重要讲话和参加校外重要会议发言稿长期24、本院教育事业规划、计划及上级批复（附我院请示）永久25、学院评估材料永久26、教职工代表大会文件材料长期27、学院向上级的请示及其批复永久或长期28、本院各单位的请示及学校的批复长期29、有关全院性工作的调查和经验总结永久30、学院报表及综合统计永久31、启用印章的文件及印模和旧章永久32、学院历史沿革、情况介绍；学院的大事记、简报、动态等材料永久33、院史工作材料永久34、学院签订的各种重要的协议合同等永久或长期35、学院形成各种通知等发文长期或短期36、法人代表证书、征用、申报土地使用权、土地管理、周边纠纷等文件材料永久37、学院下属部门的工作计划、总结、经验介绍、报告、请示及批复长期38、文件归档移交登记册、学院行政用章登记册等重要登记册长期39、上级机关、国内外有关单位、个人赠送的锦旗、牌匾、证书、证章、礼品、纪念品等实物永久或长期40、车辆管理等有关资料（申请报告、预算、决算、验收、维修等）短期41、档案室指南、全宗索引永久

二、组织部、人事处类别文件内容保管期限党群类1、上级关于组织工作的指示、决定、通知简报长期2、本院组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料永久3、本院组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知永久4、落实有关政策的材料永久5、副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的，要附任免呈报表）长期6、副处级以上干部名册永久7、学院各党总支、党支部改选报告、审批材料长期8、学院各党总支、党支部委员名册长期9、党员名册长期10、关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件、名册等材料长期11、本院党校有关材料长期12、上级关于统战工作的文件长期13、本院统战工作的计划、决定、报告、通告、总结永久14、统战工作情况调查、典型材料、统计报表永久15、本院各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料永久16、各民主党派成员和负责人名册及有关材料长期行政类17、学院编制规划、计划报告、上级批复永久18、学院关于院内机构设置、变化的文件材料永久19、人事处权限内的干部任免文件及名册永久20、表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料长期21、处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料长期22、人事、工资统计报表永久23、教职工考核、考勤的文件材料及统计表长期24、教职工名册(分单位的总册、分类名册)永久25、教职工评定、聘任专业技术职称文件、材料及上报批复（审批表）长期26、教职工转正定职材料（审批表归个人档案）长期27、教职工进修签订有关协议等材料长期28、教职工院内调动材料长期29、教职工的聘用、录用、调入的有关材料(包括聘用协议、转移行政、工资关系介绍信等)长期30、教职工调出有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信存根等)长期31、教职工（包括离退休人员）工资调整、变动材料、名册长期32、教职工离退休、退职、离职等及有关荣誉证书授予工作的材料长期33、教职工商调、借调函件等材料长期34、使用临时工有关材料（名册、管理规定等）长期35、教职工援外和支援边远地区材料短期三、党委宣传部类别文件内容保管期限党群类1、本院宣传工作计划、决定、报告、通知、总结、永久2、教职工政治思想工作动态及调查材料永久3、理论学习的决定、通知、计划、总结长期4、反映本院重大活动的剪报、图表、录音、录像、光碟、照片永久或长期5、毕业生毕业集体照片永久6、表彰本院宣传工作先进集体、先进个人表彰材料、名单长期7、本院宣传工作简报和教职工思想反映通报长期8、本院配合政治教育编印的资料、材料短期9、本部出版刊物长期四、工会类别文件内容保管期限党群类1、学院工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计永久2、工会代表大会有关文件（通知、名单、报告、决定、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）长期3、表彰工会先进集体、先进个人的材料、名单长期4、处分会员的有关材料短期5、工会委员会会议记录、纪要长期6、基层工会干部名单、会员名册长期7、妇女工作材料、家属工作材料长期8、工会牵头进行的重大活动的有关材料长期行政类9、本院计划生育工作文件及领取独生子女证明册长期五、团委类别文件内容保管期限党群类1、本院团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言何大会通过文件）永久2、本院学代会的通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话等文件永久3、团委工作计划、报告、总结及规章制度永久4、团委工作典型调查材料、优秀团员的材料长期5、表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料及名单长期6、处分团员的材料及复查材料长期7、批准入团、离团材料及名单长期8、团干部名单长期9、团员名册长期10、学生会文件、材料长期11、本院学生组织参与的各种学会、团体的有关材料长期12、各分团委的有关材料长期13、团员带头组织进行的重大活动的有关材料长期14、社团活动、社会实践有关材料长期六、学生工作处类别文件内容保管期限党群类1、本院有关学生思想政治工作的决定、通知、条例永久2、本院学生思想政治工作计划、报告、总结、统计数据永久3、学生思想政治工作典型调查材料、选拔、管理文件长期4、各系部学生思想政治工作人员名单长期教学类5、学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）长期6、学生处分材料长期7、学生勤工俭学材料（计划、措施等管理文件）长期

七、教务处类别文件内容保管期限教学类1、教学改革、教学计划、培养目标、学制等方面的指示、规定、办法永久2、学院规划、实施计划、有关教学的规章制度、调研报告、简报、总结永久3、教学质量检查评估、总结和各级优秀教学质量奖材料、教学成果奖材料长期4、有关教学工作的各种重要统计报表永久5、重要教务工作会议记录永久6、学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料永久7、重点学科、专业、实验室建设材料永久8、学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料长期9、学科、专业、实验室建设统计报表永久10、新生入学登记表、注册表长期11、学生学籍表永久12、学生成绩总册永久13、毕业生信息总表、毕业证电子注册总表永久14、学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）永久15、学生奖励、处分材料长期16、各专业教学计划、教学大纲永久17、课程建设要求及安排、校历表、课程表长期18、各教学系部学科专业课程试题库长期19、教师工作量的规定及执行情况长期20、教师工作量统计表（全院总表）长期21、教学实习基地、教学实习计划、总结、及有关材料短期22、社会调查、社会实践计划、总结及有关材料短期23、毕业生结业、毕业证书、学位证书发放表及补办证书材料、名单永久24、本院编或主编的教材长期25、各专业使用教材目录长期26、本院自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集长期27、其他有保存价值的自编参考资料短期

八、财务处财会类档案按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）执行。九、外事办类别文件内容保管期限外事类1、学校有关外事工作规章制度、总结、报告长期2、学校外事工作的请示报告和上级批复永久3、外事工作统计报表等长期4、学校与专家签订的合同、协议书、聘书及专家名册长期5、本院邀请、聘请外籍人士的计划、请示、上级批复、来往函件长期6、外籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的讲稿、教材等材料永久7、来院进修、短期培训研究的外籍人员的有关材料长期8、授予外籍人员名誉称号的材料永久9、双方互赠的礼品、纪念品长期十、后勤处类别文件内容保管期限行证类1、房屋管理、调配使用、转户等的规定、总结长期2、防震、防汛、环保、节能工作的文件材料长期3、爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件长期4、学院有关爱国卫生、园林绿化、校园建设工作的计划、总结、规定、通知等文件长期5、爱国卫生、公费医疗、保健有关文件、规定、重要通知长期6、本院教职工健康状况调查材料、统计表长期7、水电管理工作有关资料短期8、电讯服务工作有关资料短期9、膳食管理工作材料短期10、固定资产形成的有关材料：管理规章制度、仪器设备档案等长期11、固定资产形成的有关材料：明细帐、卡片、报废清单等短期基建类12、本院有关基建工作的文件、规章制度长期13、本院基建工作计划、报告、总结长期14、基建工作总体规划、拆迁请示、批复、函件等永久15、基建工作统计报表永久16、基建工程财务预算、决算长期17、全院性总体规划、设计总平面图永久18、水、电、气管道分布图永久19、可行性研究方面的项目建议书及上级批复永久20、可行性研究报告永久21、项目评估永久22、环境预测、调查报告永23、设计任务及计划任务书永久24、设计文件（初步设计、技术设计）永久25、施工图设计短期26、技术秘密材料、专利文件永久27、设计计算书长期28、总体规划设计永久29、设计评价、鉴定、审批长期基建类30、工程管理方面关于征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿的协议书永久31、承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件永久32、施工执照永久33、环保三同时、消防、卫生等条件、水、电、气、暖、供应协议书永久34、产权证书永久35、设备及管线安装施工文件（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录（4）隐藏工程检查验收记录（5）强度、密闭性试验报告（6）设备调试记录（7）施工安装记录、安装记录检查、评定、事故处理报告（8）系统调试、实验记录（9）管线清洗、通水、清毒记录（10）管线标高位置、坡度测量记录（11）中间交工验收记录证明、工程质量评定（12）竣工报告、竣工验收报告短期长期长期长期长期短期长期长期短期长期长期长期36、土地施工文件（1）开工报告、工程技术要求、持术交流、图纸会审纪要（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定（4）建筑材料实验报告（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批（6）土建施工定位测量地质勘察（7）土岩试验报告、基础处理、基础工程施工图（8）隐蔽工程验收记录（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告（10）分项、分单位工程抽量检查、评定（11）交工验收记录证明（12）竣工报告、竣工验收报告短期长期长期长期永久永久永久永久永久长期长期永久基建类37、电气、仪表安装施工文件（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批（3）调试、鉴定记录（4）性能测试和校核（5）施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告（6）操作、联动试验（7）电气装置交接记录（8）中间交工验收记录、工程质量评定（9）竣工报告、竣工验收报告短期长期长期长期长期短期短期长期长期38、竣工验收报告永久39、全部竣工图纸永久40、质量评审材料永久41、竣工验收会议决议文件永久42、基建财务计划、年度计划短期43、工程概算、预算、决算永久44、主要材料消耗、器材管理短期45、交付使用的固定资产永久财会类46、本处、医院等（有独立帐号的）财务帐目、凭证材料（参照财务处归档范围）长期或短期47、基建财务管理形成的帐目、凭证等材料长期或短期十一、保卫处类别文件内容保管期限行政类1、本院保卫工作方面的规章制度长期2、有关保卫工作的统计报表永久3、本院师生员工案件侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书长期4、本院师生员工案件平反、复查、处理结论及上级的批复长期5、重要部门的保卫、消防工作有关材料长期6、复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表长期7、重要活动安全保卫工作预案短期8、户籍管理的有关材料长期十二、校报编辑部类别文件内容保管期限出版类1、本院编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报、重要会议记录永久2、学院有关编辑出版工作规章制度、统计报表永久3、编辑部管理形成的文件材料短期4、编辑出版合同、协议书长期5、出版请示与批复长期6、原稿（包括照片、手迹原件）或复制件（退还作者后应有原稿签收单）长期7、封面设计图样短期8、出版通知单、书刊、音像出版物样品永久9、出版发样记录、发稿后的变动情况、稿酬、版税通知单短期10、获奖或受查处情况的文件材料长期十三、图书馆类别文件内容保管期限行政类1、学院图书馆的各种规章制度长期2、学院图书工作、本馆及各部的计划、报告、总结长期3、学院图书概况、发展规划、馆藏、统计及统计年报表永久4、与外校交流的有关材料长期5、订购