沟通信息策略

管理沟通ManagementCommunication武汉科技大学管理学院

第一页，共三十四页。第五讲沟通信息策略组织信息沟通的类型1组织正式信息沟通：流向与管理2组织非正式信息沟通：小道消息与管理3沟通信息策略4武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第二页，共三十四页。1组织信息沟通类型内部沟通纵向沟通(下行、上行)和横向沟通(部门间)正式沟通（规章制度或组织原则进行沟通）和非正式沟通（对象、时间及内容未经计划）书面沟通（有形展示、长期保存、法律依据）和口头沟通（快速传递、即时反馈）外部沟通武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第三页，共三十四页。外部沟通组织外国公司媒体政府客户供应商社区武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第四页，共三十四页。2组织正式信息沟通：流向及管理纵向横向斜向外向武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第五页，共三十四页。下行沟通请列举你所了解的下行沟通的形式有哪些？武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第六页，共三十四页。下行沟通3种主要形式书面的(指南、声明、公司政策、公告、报告、信函、备忘录等)面谈的(口头指示、谈话、电话指示、广播、各种会议、评估会、通知性质会议、咨询会、批评会、小组演示乃至口头相传的小道信息)电子的(闭路电讯系统、新闻广播、电话会议、传真、电子信箱等)武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第七页，共三十四页。下行沟通以实现下列沟通目标告知员工企业重大活动:市场兼并、劳资关系、利润状况、销售状况、市场份额、新产品计划、技术革新等突出企业对员工的创造力、努力和忠诚度的重视态度探讨员工在企业里的职责、成就和地位问题考察员工所享受的各种福利待遇了解一些社会活动，政府活动和政治事件对企业的影响了解企业对社会或公益事业所做出的贡献让家属了解企业以加强企业与员工的凝聚力使新加入的员工了解企业发展的生动足迹让员工了解不同部门发生的各种活动鼓励员工利用公司出版物作为各抒己见的论坛外界了解企业发展的窗口。

武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第八页，共三十四页。下行沟通中的障碍管理者的沟通风格与情形不一致(命令式、指导式、扶持式、委托式)接受者沟通技能上的障碍沟通各方心理活动引起的障碍不善倾听草率评判编码环节语义方面的歧异武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第九页，共三十四页。下行信息沟通的策略制定沟通计划(5W1H)“精兵简政”,减少沟通环节“去繁从简”,减轻沟通任务授权的加盟言简意赅,提倡沟通内容简洁明了启用反馈多介质组合。武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第十页，共三十四页。上行沟通的作用提供员工参与管理的机会减少员工因不能理解下达的信息而造成的失误营造开放式氛围提高企业创新能力缓解工作压力。武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第十一页，共三十四页。上行沟通请列举你所了解的上行沟通有哪些形式？武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第十二页，共三十四页。上行沟通下属向上司的沟通3种主要形式：意见反馈系统员工座谈巡视员。武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第十三页，共三十四页。上行信息沟通的策略建立信任走动管理,鼓励非正式的上行沟通共同进餐四下走动深入工地娱乐活动改革管理体制,让员工参与。武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第十四页，共三十四页。横向沟通组织中同一层面上的管理者或员工进行的沟通横向沟通的作用：保证组织目标的实现弥补纵向沟通的不足。武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第十五页，共三十四页。管理沟通故事When:某年某月某日Where：某公司例会Who：生产经理研究开发部经理营销经理财务经理What：本部门重要性How：

听着，如果我们不进行生产，什么也不会发生。你错了，如果我们不进行设计，什么事也不会发生。你们说些什么呀。如果不是我们把产品卖出去，那才真是什么也不会发生呢！你们生产、设计或推销什么都无关紧要，如果不是我们对结果进行了记录，谁会知道发生了什么！

Why：横向沟通中的“隧道视野”与“本位主义”。武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第十六页，共三十四页。横向信息沟通的障碍部门本位主义员工短视倾向对组织结构的偏见个性冲突猜疑、威胁和恐惧。武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第十七页，共三十四页。横向信息沟通的策略树立‘内部顾客’的理念倾听而不是叙述换位思考选择正确的沟通形式设立沟通官员,制造直线权力压力。武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第十八页，共三十四页。3组织非正式信息沟通：小道消息及管理HABDFGCE武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第十九页，共三十四页。小道消息的特点不受管理层控制被大多数员工视作可信并可靠传播迅速关系到人们的切身利益。武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第二十页，共三十四页。有效管理：分析小道消息的目的sunp17有关人员搬弄事非满足传播人的好奇心缓解情绪，建构个人的安全感使支离破碎的信息能够自圆其说将群体成员（甚至包括局外人）组成一个整体满足信息发送者地位和权力的需要。武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第二十一页，共三十四页。有效管理：分析小道消息发生的基础nanp36社会动荡不定（组织处于变革或危机时期）管理当局的信息权威不足管理控制削弱群众心理宣泄正式的沟通路线无法发挥沟通效能或无法在短时间内承担起迅速沟通的任务人类本身就有闲聊、挖掘及传授秘闻的天性。武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第二十二页，共三十四页。管理沟通故事When:临近年关Where：日本的一家进出口公司Who：董事长总经理主管员工What：年终奖金的发放How：

Why：有效管理小道消息。武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第二十三页，共三十四页。思考：如何对小道消息进行有效管理？在一个组织中小道消息的传播是司空见惯的，作为管理者可以采取一些策略来降低小道消息的消极影响（目标冲突、抵制变革、滋生谣言、阻碍努力、操纵群众），利用其积极影响（满足感情需要、弥补正式沟通不足、了解员工真正需要的途径、加强沟通提高效率），使组织的沟通系统更为有效。讨论控制小道消息的方法。武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第二十四页，共三十四页。有效管理：减少小道消息的消极影响公布重大决策及时间安排公开解释那些似乎不一致或隐蔽的决策和行为公开讨论组织的未来计划,强调积极的一面，同时也要指出其不利的一面公布组织内外的一些必要信息公开讨论事物可能的最差结局，减少由于无端猜测而造成的焦虑情绪。武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第二十五页，共三十四页。4沟通信息策略关键之一：怎样强调信息？记忆曲线：首因与近因效应不把重要内容淹没于中央地带重点置于显著位置：开头或结尾，二者兼有例：开头：公司决定下月开始采取以下措施：（1）…（2）…（3）…，其原因在于：（1）…（2）…（3）…例：结尾：由于以下原因：…，公司公司决定下月开始采取以下措施：…武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第二十六页，共三十四页。关键之二：如何组织信息？第一，确立目标第二，明确观点第三，安排结构与内容4沟通信息策略问题：如果你是市场营销部门的经理，你与市场部门的下属员工进行沟通，如何理清目标、战略、策略与任务之间的关系？武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第二十七页，共三十四页。案例：关于技改投入的争论（明确观点）When:某年某月某日会议Where：某会议室Who：生产部门经理A技术改造部门经理BWhat：技术改造投入策略How：生产部门经理A：公司现在的当务之急是降低成本，不要在效益不好的情况下，还加大技术发行力度,这样做是“找死”。技术改造部门经理B：如果现在再不加大技改力度，将会阻碍资本扩张、延迟新技术的采用，无疑是在“等死”讨论：如果需要A与B之间达成一致，应采取什么策略去说服对方呢？案例讨论（明确观点）Weip11武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第二十八页，共三十四页。案例：假设你将在一个较忙的时候去休假，在休假前，将向领导请示，并要与同事和下属交待一些事情。讨论：在不同的对象面前，你会以什么样的方式沟通？如果需要让他人理解，该如何安排沟通内容？案例讨论（安排内容）Weip11武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第二十九页，共三十四页。案例：现公司要求你对总经理办公室管理人员的作用进行评价。When:某年某月某日Where：总经理办公室Who：总经理你What：交一份对总经理办公室管理人员作用评价报告How：访问总经理、公司职能部门、办公室人员起草报告提纲：第一部分：总体提出这份报告的目的；第二部分：总经理对办公室管理人员的作用的评述第三部分：各职能部门负责人对办室人员作用的评价第四部分：办公室人员自己对作用的评述第五部分：结论和建议讨论：如果你是总经理，收到这份报告后，做如何评价？如不满意，又如何修改？案例讨论（安排结构）Weip11武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第三十页，共三十四页。沟通信息策略-渠道策略渠道策略沟通渠道：书面沟通或口头沟通正式沟通或非正式沟通个体沟通或群体沟通面谈／电话／传真／电子邮件各种会议武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第三十一页，共三十四页。沟通信息策略-文化策略文化策略每一个沟通策略的制定都要考虑到文化的因素文化因素影响沟通者策略选择

团队观念强／民主型领导作风：咨询性沟通策略；个人观念强／专制型领导作风：指导性沟通策略文化因素影响受众策略选择

不同文化决定不同激励方式的有效性文化因素影响信息策略选择

谈判方式：间接靠入主题开门见山文化因素影响渠道策略选择

注重个人信用的文化：口头沟通与协议注得事实和效率的文化：书面沟通与协议

武汉科技大学WuhanUniversityofScienceandTechnology第三十二页，共三十四页。ThankYou!第三十三页，共三十四页。内容总结管理沟通。让家属了解企业以加强企业与员工的凝聚力。听着，如果我