高效时间管理培训

高效时间管理培训讲义主讲人：方言腥上海本原企爆业咨询研究授所罗上海本原企伙业管理咨询鹿柜2004年曲3月适1.把握时原间的总体水纯平罪仔细阅读每像一个陈述并暗思考你同意乏或不同意的浅程度。在最内接近你实际淘情况的那个米椭圆里打勾斗。范A芽类踪强烈同意学基本同意龙基本反对宜强烈反对刷我相信我能抖控制或影响甚我一生中的叫绝大多数事气情。晋在工作中我狐常常做一些林我喜欢的事挨情，尽管我逼知道它们并盯非必须的。酸总分凑A矿类慧我很自律并哀很有毅力。鱼我没有足够柔的时间来完般成每一件事脉。娘我对我的生荣活感到很满胡意。汇B夫类价我写下我工进作中的年度寺业绩目标。别我有一张主昌清单，上面罚写有接下来湿几周中我需嚷要处理的小竖事情和工作跌任务，并为桑它们设立了食优先排序。写总分传B类的我至少每天正回顾一次我雨的中长期目窜标。县我常常问我城自己我现在著所做的事情惯是如何有助夹于实现我的耳目标。掀10.塘我有一张长英期个人目标禽的书面清单弃。桃C箱类际我常常感到丝每天总有紧妹急事件要去泳处理。烫我为我的各术种工作和活般动设立优先止排序。吨我倾向于先脉完成耗时不颗多，容易的尼或者有兴趣套的工作。延总分菊C类仓不断切换优敏先排序是我战工作中的一单大难题。些我能很容易矮指出在我工退作中对结果占产生决定性肥因素的活动趁D组类残至少每年一塌次，我记录报我是怎样花遭费时间的。猾我经常性的趣分析我正在滔做的每一件鉴事，并寻找奉办法提高我秧的成绩。瓣我常常认为第承诺的太多锅，并试图马搏上处理大量繁事情。偶总分洗D类那经常性发生衣的危机占用粪了我太多的太时间。槐研究工作模详式如何天天栗不同一天内史的不同。席E划类蒸我将每天要胆做的事情写损一张清单。强我写下我每啄周的计划，役包括具体的睛目标，活动塔和优先排序窃。赌总分耳E类批至少每周一态次我与别人症会面协调计铁划、优先排顺序和活动。透我常常想到怕我应该更加碗有序安排。弓在我日常计易划中，我给饰控制不了的苹意外事件留墙出时间。音F搞类驻26.准我每天都为渴最重要的任捆务安排特别呜的时间。辛27.叼我常常对我饰的时间表感词到分心，倾绢向于从一个哑任务跳到另哭一个任务。蔑28.帆我将类似的个任务分组，宣并按照逻辑燃次序安排活抖动。油总分烂F类输29.登我估计我的宪活动所要占护用的时间。充30.阻只要需要，芦我总能安排吵一个人独自口的时间，没停有打扰。强G岁类鄙我分析我所萍受到的打扰俯并系统性地园减少或消除探它们。醋我将几个项画目捏在一起鲜并同时处理专几件事，这阀样避免了在季一天中多次违打扰别人。朽总分核G类者过多的社交刮活动使我不饿能集中精力论工作。即我提前安排幸和他人的联钻系，而不是赴凭其自然去助打扰别人。暮35．打扰僻和分心是我鸽工作中的大蛇问题。具H降类歼我们的会议吴组织得不是对很好，有些例会议甚至是呆不必要的。篮我们的会议顾准时开始。鸣总分嫂H类袄我们的会议慢有准备得很灰好的议程。牢会议浪费了剑我不少的时稠间。匠我们常常分剪析我们的会粮议并试图改羽进会议。秘I筒类咏我常常分析励我的文档工跃作并寻找删漫除、简化或懒改善的方法蓄。凳我使用备忘启文档或类似缠的系统来帮遵助我跟踪细截节，并保持撒适当跟踪。唱我有良好的块系统化程序勇来对我的文敬档进行分类合和处理。微总分鞭I类州我不能保持姿阅读完所有角要读的文档抄。惩我的办公桌船和工作区域数较乱，应该际更整洁些。食J巾类盖我经常有事秤自己干，因朝为这比委派护更快更方便阔。庆书面确认所昏委派工作的贪细节。极我往往参与干太多的细节洽。屯总分某J类蚊我常常忘记拳跟踪或检查芬我委派的工罩作。摸当我被委派汗工作时，我衡会马上提出康任何对澄清脖细节有必要笛的问题。眠K劣类喊我经常推迟丧令人不快的枣事。沫期限来临之漫时我需要在觉压力下开始饺工作，我往稀往等到最后衰一分钟。姓我必须等到苗好心情、好饶时间来处理接创造性的工邪作。享总分全K类隆常常担心犯傻错误和做出多错误的决定凶。踪55．我往离往推迟需花脾大段时间的羊工作。启L涨类炸我老是想方犹设法为和我斥共事的人节巾省时间。反我常常问别废人我是如何么浪费他们时脊间的，以便和我能有所改部进。套总分突L类菊我开会总是骨准时并有备盘前往。压我定期和其室他人讨论所粒关心的小组斤时间安排和斥其它问题。盏我从不延误范期限或迟交泛我的那部分肚工。慈2、优先排勤序毙学员将会学为习如何排定睛他们的目标湾次序。同时钩将明确“优僻先排序”的针定义，记确定他们职泉业目标的优披先排序并能娱区分罚“皇重要的事、浆急迫的事、习可以委派的娃事？朴”蓬优先排序的形定义。葵为什么要设垒定优先排序爬？教设定优先排跑序的过程。蒙委派/授权纪他人。雨优先排序设颂定坐标紧迫性Urgent紧迫性Urgent凡1裹.危机重要性Important重要性Important宗2贫.要做的德事爽3度.琐事亮4膨.浪费时间寒的事软优先排序设杨定伯必须将你的堆任务定义为诞：哄A毛＝必须做衣；粘B白＝应该做怎；择C邮＝可能做管；兽D厨＝委派他人算做男/雨省略不做业优先排序设咏定练习蚁下面是一张乡本周的工作描列表。用坐堪标图将下列袄工作分类。拌A1，A2清，A3，B欣1，B2，疲B3，C1超，C2，C第3葵等等。告A＝闹必须做，膏B＝副应该做逝，C＝胀可能做，预D级＝委派他人新做针/降省略不做。及你必须从中胸选出赔5向项优先排序盼最高的工作述。戚你是一家小括型销售办事骑处的经理。岔你要向上司某汇报工作，挖你也有一个芬秘书来帮助宾你处理事务桐，你精于委职派。周五，佛你要向董事余会作一个关鸭于经营状况施的重要报告近。姓“绝要作的事情训”互（晶找出5温个汪A贴,3个扇D蚂）委派宋问自己的两预个问题：猪我正在做的稻什么事情不割必非要由我别来做，而可僻由别人代做戴？伐我正在做的沸什么事情别礼人能做或是恢可以教会他愉来做？驰两条基本规赢则：伐决策尽可能弓放在最底层倍。疼教会你的下案属给出答案员，而不是带芝来问题。医如何授权─田─委派的窍程门杏确信他人能炮胜任所委派缠的任务，告他诉他们为什年么你不能亲兰自做。恨确信受委派钩的人有足够钻的资源──赠时间、信息副、资金、人晒员、协助和郊权力去完成哥指派的工作愧。准备好商牛定一个完成怜的期限。叶确信受委派贷的人清楚了剑解你的标准甘要求。标准础要明确──福条条细化任蜻务要求。屿确信你已给脚受委派的人滚足够的“指蚂导”来顺利手完成任务款,奉如可能辨,睬演示并解释葵每一步理由找。妙──如果你纳就是那位受循委派的人，碌一定得提些接问题。锐奖励受委派券人的出色工拖作。就说：版“谢谢你”萍。关关于优先排抹序的关键概开念绍仔细想想优呼先排序对你情意味着什么梅....丸想一想你如浪何确定什么柴是真正最重合要的。记住怎，你永远不辟会有时间来笛做每件事，巩但你会有时绩间来做最重疤要的事。栏80职－砌20许规则：免80%甩的价值来自灯于梅20%煌的项目；而眠其他秧20%悠的价值来自候于裳80%馋的项目。学燕会将你的注救意力集中在歌高价值的既20%石上，并掌握斜它们。摇绝大多数人车首先从耗时除少、简单、垒有兴趣的事泥做起。相反捆,首先要从者最重要的事站情开始做起险。腰不要因为事肆情紧急，就男把它当成要烛事。重要的何活动是那些慧对实现你的骄目标最有帮场助的活动。垄学会区分重抱要和紧急。晒不要让琐事易挤走要事。待不要总是以粗你最重要的骄任务为代价泼来满足其他眨人的一些要套求。学会何忍时说不。要半做得合乎逻炉辑、坚决、毕巧妙。条经常不断地泽转移优先排汽序常常导致奇无法恰当确芬立优先排序组。设定优先肌排序的最好嘴方法是以重剧要性为依据灶。舍不要仅仅是县因为别人提熔出强烈要求今就经常不断疲地转移优先浴排序。要十文分小心，那逐些吱吱发响斑的轮轴得上腥油。母你是完美主碰义者吗？健阅读下面每圣一项的关于览你的描述，至同意叫的在句首打集“返”孝，每一项得辰10治分。计算你蒙的总分若。灶我对待尝试删新的东西很系犹豫。徒我希望我做傅的每一件事虹都很完美。央在工作中,瘦我有一个很牛难被取悦的祖名声。风我极少将工稀作委派给员佩工中其他能跃胜任的人。抹我将工作委冒派给员工后限，我总是觉震得不踏实、消不放心。召如果我的同事事或孩子不全能迅速理解座，我会变得忠很不耐烦。幸我通常拒绝战开始某一新帅项目,除非川我有最佳的寻设备或工具隆。舍当我在高尔散夫球或玩牌薯中没有发挥烧出最好的水建平时，我会在很痛苦。网对日常事物吨，我极少走羊捷径，如：羡家庭保养、湾家庭杂物、俱食品准备工寺作、信函和匪种种小差事具。豪不管做什么议事情，如果擦我不能做好逮,我会很难网过，甚至在袖一些对我是悔全新的事情概上，如一种秩新的扑克游兆戏或是使用孤一种新的软见件。偶3、工作流创程鸦一透天是如何渡射过的厦事由稿具体情况描探述况优先排序楼时间分析调查富一旦你将花脚在这些活动沃上的时间全樱部算出来，钳你得自问下栽列问题：党你在什么活免动上花费时删间最多？救你在什么活尚动上花费时蓝间最少？唉比较花在面“会议”和寒“计划”上超的时间与其假所取得的结黎果令，避哪些活动产锅生的结果最差大？妥哪些活动产残生的结果最课小？某你是否对你课花费在打电霞话上的时间解感到惊讶？伯你能否将琐垂碎的打大时间安排到修一个专门的嫂时间打羊？感哪些活动值补得付出更多换努力？意哪些活动要桃减少花费的驳时间？驴哪些活动可蛙以彻删枣减？庆哪些活动可杜以委派他人药？慌工作流程分地析峡学员将学习漏如何审计时德间，他们将才区分成就和斯活动的差异鼓并且检阅活嚷动和目标之运间的关系。时间审计湿划分你的日刃常工作单禽打断工作圆/鼓时间久你的时间值学多少钱？菠年薪：$2摇0,000油除以祝52传＝周薪老加上缩40羊%波（职员津贴甩）＝周薪总跑额筑除以先40碗＝每小时总述价造除以突60短＝每分钟总宵价旁你的时间是骗怎样浪费的餐？败对付浪费时严间的策略准浪费时间的识事情解决方案：隔浪费时间的剩事情解决方案：猛十大浪费时趴间的事情骗打断工作（疮、随访怀）栋转移优先排殖序脑缺乏目标、轧优先排序及绳计划粪不量力而为恳/样不会说发“毛不敏”般缺乏有序安错排缺乏自律会议茂不完整或过丙信息从文档工作危/约繁文缛节职责不清揪如果吹“紫吃掉砍”扰你太多的时延间政——坏有效使用电玉话记录单徐致：先生/嘉女士盘日期回时间丈上午番下午漏当您不在时吨开会居外出诸先生/女士御/小姐租来自公司浮许给您来电岔再来石希望见您砖前来拜访过董请回圈紧急石并且留言如爷下膏因此应作如裤下准备龟记录人签字尘备注端会议浪费时困间11种共辫同原因颠如果会议身“蓝吃掉埋”猾你太多的时庆间校……乌缩短会议时桶间、提高效归率的九种方钩法恩，浮如果你是会荒议主持人忍缩短会议时芽间和提高效掏率的七种方阿法站“蚂你在开会时泰坚持自己的剥权利并无不哪妥盲”呆缩短来访者脂逗留时间的泡九种方法舍关于分析时间间的关键概词念状你做的每件色事要么帮助孝你、要么阻涝碍你。时间碑一旦花掉，欠它就不复返趟。先关键是要确饿定你的行动翻与目标相一列致。莲至少每年一鸡次就你如何打花费时间作连记录。每个数月作一次更框好。找出你效做了些什么励，什么时候碌做的，为什根么要做。茫请别人告诉甚你，你是如目何浪费时间识的，或者怎姐样才能更好趁的利用你的脑时间。他们贼也许能发现脉你看不到的巡问题。施练习蜂Kaize喇n张，力争不断窑改进。堡定期检查目符前你正在使钥用的工作程强序。包括哪捏些步骤？由测谁做？什么寿时候做？是壳否可以删除密、缩短或简租化任何步骤蹦？乡请你的同僚作、员工或小觉组集思广益粗，帮你想出喝一些新主意赠。想办法删材除步骤，合丈并工作，缩麻短流程，使馋文档工作流祥水化，消除辫瓶颈。间不要对某些辱其实并不是纠危机的事情忠反应过度。可不要将你的灶时间和精力育过多用在超决过其价值的客事情上。使尺用糕重要性/紧婆迫性表格草作为指南。财将发生在你脂身上的危机项记录下来。蔬分析这些危蔽机，寻找它幼们发生的模案式。这些危恋机是偶然的今还是重复发市生的？你的裕危机可以预贱测吗？畏如果你面对却的是经常重昨复发生的危忌机，找出事套情老出错的凑原因，并改澡正它们。很成多重复发生爆的危机是由招于计划不佳亲，协调不佳挥和跟踪不佳笼引起的。诸4、制订计犬划盟学员将学会昏如何充分利庭用时间，通荐过了解该作豆什么、何时屋去做来提高胸效率及效果淘，他们将学驶会使用跟踪失系统。讨如何制订计谎划尘制订计划的路意义皇何时制订计它划跟踪系统袄2003年尼06月27抬日圈周五怠打给M军arry微完成市场营耍销报告奉打给心所脏科医生芬03:29胶的决策会议衡06:30讨的晚宴魔你做工作计贿划时,可以赶先向主管报照告,让他先制了解你的计羊划内容,并萝能藉着说明鹊计划向主管匠确认及讨论坑一些问题;轧征求主管的蝶意见,接受嗓主管的指示毫,修正你的童计划,得到赔主管的认可虎,获得主管鸡的支持。宁记比住计划是你坚未来行动的茫蓝图,计划协在得到主管膊认可前往往役需经过多次女地向主管报且告及修正的鹅过程,千万纤不要中途气响馁或失去信匹心。钞什么叫制订翅计划？如制订计划就剧是……暖处理的不是会问题,而是喂机会。哑砍掉无效工远作及改掉拖敲拉的习惯怪预先确定事泊件的过程(谊进程)。俗如何计划。米我需要哪些魔东西到位元—枝优先安排婚以达到目标质。长期：问题/任务高峰时间伞精力充沛钢警觉的纺烦躁不安迈疲劳侮筋疲力尽家犯困地早晨吐上午杜午餐并下午询晚餐垃晚上赌你一天中的骆精力高峰和惑低谷在何时角？在网格线修图上诉做出躬精力高潮和奶低潮的时间蛾段士现在你已经防知道你的高斧峰和低谷。红我们来计划妥一下如何最匹佳利用这个宅信息？你在滑各个时间段须都做些什么梁呢？循高峰期活动扑—河精力高潮(煌3件):诸低谷期活动券—洗精力低潮(乞3件):跟踪系统食八种控制信效息的符号界/花洒计故＝训顾部分完成朽√脊签晃谈＝律榆全部完成醉*娇记念孝＝渡潮紧急事件，威立即行动绸(mm/y透y)宏程＝瓜汽参见前面的躁某一天的工腔作日志乌(mm/y效y)远订＝团铃延期至以后句的某一天遣orx画暂帽＝涌葡取消樱(M)剃应闯副＝长忠委派某人（漫M博代表被委派么人的姓名的闹第一个字母炸）博栋闷＝凉正在执行宗如何制订计封划率每天临睡前蹦，计划明天捐要做的事情粒。记住紧急串和重要之间污的关系。心安排会议时歌间表－明确艇规定会议开酸始和结束时真间。评注意那些分轧步实施的任走务，这些任担务必须一步恶接一步地完给成。逝留一点时间敲去处理那些睬耗时少的任势务以及突发卵的紧急事情致。抬把一个大项摔目化整为零击。影利用打达时间，（会白前）等待时唉间和待机时朋间（如当计均算机出故障个时）进行分顾类、丢弃、国整理文档等匪工作。这些汇事情无须集笑中注意力。工作计划静6W员What必When雅Where去Who菜Why茶Which乞3H柱How善Howm香any杠Howm派uch池关于制订计删划的关键概泊念托为改进你的津计划，回答叉六个问题：坏（票1健）我要达到资什么结果？复（蓄2辫）要达到这班些结果我必竟须做什么？陶（告3穿）优先次序边是什么？虹（执4请）每个活动害需要占多少能时间？枣（乏5抵）我应当何耍时去做各个齿活动？兴（述6漫）对我未曾巩预料的事情梨，会留有多那少余地？炎制订成功的胶计划关键在牢于其灵活性屈。给那些你荡无法控制意变外的事情，填如打断，问达题和危机留干些时间。衬当意外的事非情发生时，谣不要急于改汉变计划。一饺个深思熟虑痒的答复常好知过仅仅对事士件做出反应知。爱每个星期作秧一个计划。顺做此计划最盾好的时间是应星期五下午殊你下班之前跌。要求别人左也做同样的谁事。与一些累主要人员碰岁头，回顾下渐周的计划、社协调优先次咸序和活动。投确实你每天蓄要做的事情黄清单上有优衡先次序和时科间估计。超屑出时间就不递做了。尼确定时间期偿限和时间估瓦计是可行的牧，这一点不吼能忽视。配学习控制你处计划外行动软的冲击。妹为明天早晨缘准备一个有括效率的开端币。晚上在你界离开前，将眼事情安排好凯，这样当你非到那儿的时辰候，一切都洞准备好了。者5、灯管理变化乡学员将学会劝处理变化的符含义和起源侧。学员将区密分适应和接障受之间的区芒别。学员将丸找到对付变粪化的应变策浮略。变化的定义变化的模式应变策略变化是……丢变化来自何芒方？鼻公司合并C远ompan收ymer缸gers餐公司收购C坦ompan党yacq组uisit崇ions朱新主管Ne币wsup允ervis远or钻新同事Ne岁wco-叠worke百r昼新政策Ne旅wpol严icy国新岗位Ne肃wjob珠d恢escri须ption蹄裁员Emp畅loyee筐cutb辟acks变化过程奸意住识岛兴盘趣疼评遣估昌尝强试室采蜓纳绪融排合驼接堂受浮想联翩红色Red热空气气球西红柿绿色辣椒领带头巾容易轻红色Red热空气气球西红柿绿色辣椒领带头巾容易轻歇浮想联翩异选择多多司──贸>逆一项成功的命应变策略感在椭圆里写阔上影响最大话的变化，尽凑可能联想出边各种方法以妥减轻变化带盆来的压力。新老板NewBoss博关于垫管理变化转的关键概念新老板NewBoss搁学会如何适醒应，灵活机额动是关键。烧做好计划、挽排定优先排依序并设定目湖标，这样你讯才总能评估块你所处的位强置。盯永远牢记你倘的目标。你铺正在试图完捏成什么工作厦？加入团队逢并争取胜利横。闹将工作集中体起来做，并踪将任务进行敲优先排序排诵列。这会使域你达到预期破目标并看到奔大局。扛我们都经历讲过变化。如疲果我们尝试偏的话，我们声可以应用已俩经学会的知香识来处理新锤变化。夺对变化采取梅积极态度,角避免消极态惧度。积极态狡度是绝大多升数专家认同膏的一