协同办公系统深化应用工作的展开

协同办公系统深化应用的几点认识*年*月*日，在*处长的带领下，参加了****举办的协同办公业务应用系统第三期培训班。培训期间，**希望各网省公司参训人员，通过培训把文档工作提高一个新的水平，为公司的发展提供更有效的服务，在公司发展中展示出文档工作的价值。培训会上，**公司及**公司作为协同办公系统先进推广单位，向各单位介绍了本单位深化应用的工作方法和经验。结合培训会的内容与**公司协同办公系统的实际应用情况，就协同办公系统深化应用在公司的工作开展从三个方面进行分析。一、协同办公系统深化应用的意义首先要充分认识协同办公系统与OA系统的区别。OA是将现代化办公和计算机技术相结合的一种新型的协同办公方式，协同办公系统工在OA的基础上增加了工作流管理、内容管理等功能，或是增加了协同软件的通讯工具。协同办公软件更关注群组之间的协作，侧重于工作流、沟通交流等方面；OA软件则是以计算机技术为基础，对办公资料、工作事项进行记录和反映。其次要对协同办公系统有深刻的认识。协同办公平台既是一个基于互联网络环境的高效协同办公平台，又是优秀的个人桌面工具，它融入先进管理理念并运用领先的网络技术，切实有效地完善企事业单位办公中的关键应用，利用它可把办公管理中复杂的事务、事件、业务协同等信息在不同单位、部门、组群、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理。系统融合了当前最流行的管理思想，即对工作流、信息流和知识管理的规范管理和增值利用，为用户提供了一个先进、高效的信息化工作平台。对管理层而言降低管理成本，提高管理力度；对员工而言，降低工作内耗，提高工作效率。将员工从繁琐、无序、低端的工作中解放出来，有利于集中处理更有价值、更重要的事务，整体提高企业的办事效率，增强信息的可控性和执行力。最后，是要认清深化应用中的“深”和“化”。深，及是由表至里、由浅入深。化，化是变化，是改造，是一种质的提升。“明则动，动则变，变则化”，是由近及远，由小及大，由点及面，最后形成了整个恢弘博大的境界。我们需要从每一点每一滴入手，让系统更快捷更方便地服务于用户，潜移默化地改变应用环境，让所有的用户都习惯于协同办公，以达到深化应用的最终目的。二、协同办公系统深化应用工作的开展协同办公系统深化应用工作不仅是公司的要求，更重要的是需要通过深化应用工作，让我们更好的利用协同办公系统，以提高公司工作效率，更好的服务企业决策。1、明确公司深化应用业务需求，整体进行部署协同办公系统的业务主要就是办文、办会、办事。“文以载道见水平，会以周全见作风，事以缜密见精神”，这不仅仅是机关工作人员追求的工作规范和标准，更应该是协同办公系统的业务规范。户发生了解决不了问题时，给予业务以及技术上的支持，才能够在企业需要优化、调整工作流的时候，给予有建设性的提议。同时，就重庆电力公司的应用来看，应用人才还需要有较深的培训技术和技巧，需要担当起对各层级用户的培训工作。当然，这也就需要公司对这方面人才进行培养，才能在深化应用中更好地开展工作，才能保证系统的后续工作顺利铺展。运维人才侧重于系统的人员和流程配置、系统性能的优化及保障系统运行安全。运维人才需要有很深的计算机、网络、服务器方面的知识，要保证系统人员、流程的安全，保证服务器的24小时正常运行，还需要有较强的反映和应变能力，在发生了安全隐患时，尽快地解决问题以杜绝重大事故的发生。5、全面展开各单位的深化应用交流，解决深化应用中存在的突出问题《圣经》中有一则故事：人类的祖先开始讲的是同一种语言，他们在底格里斯河和幼发拉底河之间，发现了一块异常肥沃的土地，于是就在那里定居下来，修起城池，建造起了繁华的巴比伦城。后来，他们的日子越过越好，人们为自己的业绩感到骄傲，他们决定在巴比伦修一座通天的高塔，来传颂自己的赫赫威名，并作为集合全天下弟兄的标记，以免分散。因为大家语言相通，同心协力，阶梯式的通天塔修建得非常顺利，很快就高耸入云。上帝耶和华得知此事，立即从天国下凡视察。上帝一看，又惊又怒，因为上帝是不允许凡人达到自己的高度的。他看到人们这样统一强大，心想，人们讲同样的语言，就能建起这样的巨塔，日后还有什么办不成的事情呢？于是，上帝决定让人世间的语言发生混乱，使人们互相言语不通。人们各自讲起不同的语言，导致感情无法交流，思想很难统一，就难免出现互相猜疑，各执己见，争吵斗殴。这就是人类之间误解的开始。修造工程因语言纷争而停止，人类的力量消失了，通天塔终于半途而废。由此可见，交流的力量。交流使陌生变得熟悉，交流使思想得到统一，交流使心情如释重负，交流也渗透着彼此信任。对于协同办公系统，应当促进各单位之间、各单位与市公司的交流，其方式多种多样，可以进行网络上的交流、现场工作会议的交流、应用优秀单位的经验介绍等等。“你有一个思想、我有一个思想，交流后我们各有两个思想”，通过开展深化应用的交流可以启迪广大用户的思想，提高思维创造能力，丰富协同办公系统所涉及的业务和系统知识。群故通，通故智，智故强。通过各单位对系统认识、应用的探讨、切磋，能够促进深化应用的进一步开展，能在不同观点的争鸣中，获得灵感，取得“奥林匹亚效应”。6、完善系统应用的考核规章制度，提升系统应用水平天地纲常，自是方圆规矩。俗话说：“无规矩不成方圆”，规矩是人类生存与活动的前提与基础，人们总是要在规与矩所成形的范围内活动。人们要遵守规矩，只有这样才能让社会、公司、个人更好地发展与进步。“标准就是做好协同办公深化应用工作的利器。”协同办公要更广泛的应用离不开规矩，只有制定了相关了规章制度、确定了相应的标准，协同办公系统深化应用才能赢来新的活力。7、开展巡检工作，巡视各单位应用情况为落实系统在各公司的广泛应用，开展协同办公系统在各基层单位的深化应用，有效促进协同办公系统处理问题的效率，解决各公司应用中凸显的不同问题，巡检是深化应用中毕不可少的一项工作。巡检内容主要如下：①与办公室人员详细沟通使用过程中存在的问题，做好问题的记录；若问题简单，可于现场直接解决，若问题复杂，可将问题带回公司本部解决，并将问题的解决情况及时告知办公室或提出人。②与信息中心人员沟通协同办公系统的响应性能，亲身体验并做好记录，若存在问题，协助信息中心人员请求资源。③根据办公室要求，到各处室收集、记录或解决问题。④根据办公室的安排，对部分人员进行协同办公系统的简单操作培训。三、协同办公系统深化应用工作的难点深化应用是实现协同办公系统全面提高最有效的措施。协同办公系统的全面提高必然为公司的发展注入新的活力。深刻理解深化应用的重要性和紧迫性应用是信息化建设的目的和价值所在。建设是应用的基础和保障，应用是建设的目的和动力。深化应用是发挥信息系统作用的活力源泉，只有信息系统得到有效应用，对公司生产经营管理产生促进，才能真正提高公司的管理水平和经济效益，从而实现信息化的真正价值。协同办公系统在公司的应用迅猛发展要求深化应用工作快速跟上。目前，我公司协同办公系统应用数据在相应兄弟单位排名都较为靠前，相对于建设而言，应用工作虽已取得较大进步，但推进的力度、速度和质量仍不能满足要求，必须整体提速、全面推进。充分认识深化应用的艰巨性和复杂性①应用比建设更为艰难。协同办公系统在建设阶段还仅局限于流程梳理和建设实施人员范围，而应用阶段则会涉及到全员的实际操作全过程，势必与现行管理模式发生碰撞，对传统思维惯性产生作用力，任何一个使用环节上的问题，都可能影响协同办公系统的整体运行和效果。②协同办公系统深化应用需要思想观念的进一步转变。部分部门和单位对深化应用工作不够重视，缺乏明确量化的应用目标、系统实用化时间表和工作措施；应用工作抓而不紧，缺乏落实；系统应用深度不够，作用没有充分发挥，尚未有效融入公司发展战略、管理体系和日常经营活动。③管理机制完善需要全局联动和整体推进。目前，深化应用的组织体系、管理体系和考核体系有待健全，尚未纳入到每个部门、单位和岗位的日常管理中。对操作人员的使用培训不足，部分数据质量和流程规范性还需提高；各单位深化应用的主体意识有待加强，积极性需更加充分调动；数据的共享使用仍存在壁垒；各个层面的应用考核机制尚需完善。3、切实把握深化应用是持之以恒、不断提升的过程深化应用工作不是一朝一夕就能完成的，也不可能一蹴而就。一方面，系统从开始运行，到常态化使用，到深入提高，必然要求有充裕的时间；另一