项目办公室的战略规划2

项目办公室的战略规划(连载一)

在过去几年期间，企业开始认识到自己积累的项目管理知识也是知识产权，并且必须按照知识产权加以对待。似乎，项目办公室这个概念是公司在收集、分发、和更新知识产权时优选的方法。因为这些知识产权可以影响业务的所有各个方面，所以项目办公室被赋予了额外的责任，包括项目组合管理以及为战略规划过程提供输入。项目办公室可能负责的其它方面包括参照基准的设定、工具的管理以及对项目管理系统方法的遵守等。

关键词：项目办公室、知识产权、战略规划

随着企业认识到项目管理对公司盈利性的有益影响，目前更加强调通过项目办公室概念实现项目管理的专业化。在形成这种意识之后，伴之而来的是对项目管理和项目办公室的战略规划。仅仅通过在很长的时间阶段内进行项目管理并不能够换取成熟、卓越的项目管理，而实际上，这需要通过项目管理和项目办公室的战略规划实现。

本篇文章将介绍项目办公室战略规划中的三项活动：

•确定哪些活动应该划归项目办公室控制；

•确定每项活动的相关风险；

•了解为克服每项风险可以采取的缓解措施。

一般战略规划工作包括确定未来的定位以及实现该定位的方法。对于项目办公室战略规划而言，通常确定哪些活动应该划归项目办公室负责比确定如何划归要简单。因为，对于每项划归项目办公室管理的活动，都会存在一簇抵制力量，他们最初会认为将这项活动从自己负责的职能部门拿走会危及自己的权利和授权。

企业内通常使用的项目办公室包括三种类型：

•职能型项目办公室：该种类型的项目办公室在企业的一个职能领域或一个部门（例如：信息系统）使用。它的主要责任是对关键资源库进行管理，即：资源管理。该种类型的项目办公室可以与其它类型的共存。

•客户群项目办公室：该种类型项目办公室的作用是为了实现更好的客户管理和客户沟通。具有共性的客户或项目被归集在一起，以便提高管理水平并改善客户关系。多个客户群项目办公室可以同时并存，并且最终可以按照一个临时组织的形式运作。实际上，从运作方式上讲，该种类型的项目办公室看起来似乎是公司内的公司。

•企业项目办公室：该种类型的项目办公室服务于整个企业，并强调企业和战略问题，而不是职能问题。

随后，本篇文章将着重介绍企业项目办公室。项目办公室：1950-1990

在过去将近40年的时间内，项目办公室（或大型项目办公室）一直作为客户群项目办公室在运作，它的人员配置包括分配到特定项目（通常是大型项目）上工作的项目管理人员。航空和国防承包商为了将陆军、空军和海军客户归类，而设立了三个项目办公室。其它一些企业设立项目办公室是为了向大型项目或小型项目提供专门的服务。

项目办公室这种方法的基本思想是通过设立一个专门服务于客户的组织拉进与客户的关系。为此，项目办公室成为组织内的组织，它可以作为一个“实实在在”的组织或一个“虚拟”组织存在，并为特定客户服务。这些所谓的项目中，多数实际上是投资巨大的大型项目，通常会涉及连续多年的政府投资。经常，人们在一个项目上一干就干10-15年。

项目办公室的人员各有自己独特的职责分工，但是，基本上作为一个项目管理团队在运作。项目办公室的每一位成员可能需要承担两种不同的责任：主要责任和次要责任。这里讲的次要责任包括，在项目办公室其他人员被调离项目、离开公司或生病时，作为这些人员的后备。

因为通常客户支付所有费用，所以当时项目办公室的人数并不十分重要。技术和进度比成本要重要的多。客户希望给项目办公室分派多余的人员。与分派兼职人员承担全职工作所带来的人手不足风险相比，分派全职人员承担项目办公室的工作所发生的人员冗余成本被视为是微不足道的小笔开支。仅有项目办公室的人员接受过项目管理培训并真正了解项目管理。在整个组织内部，项目办公室横向运作，被视为是利润中心，而传统的职能部门被视为是成本中心。

在80年代，军队和政府部门的成本意识增强。随着项目办公室之外的人员开始接受项目管理培训，项目办公室的人员配置被消减。企业开始要求职能部门经理更好地了解项目管理并与项目经理一起对项目的成败负责。项目办公室的战略规划(连载二)项目办公室：1990-2000

90年代伊始的经济萧条对白领阶层造成严重的影响。管理层对效率和效力的追求迫使他们开始认真地对待非传统管理技术（例如：项目管理）。项目管理开始扩展到非项目驱动的领域。项目管理所创造的价值曾经被视为仅适用于航空、国防和重型施工行业。此时，人们意识到这些也适用于其它行业。公认的项目管理优势（参见Kerzner,2000）包括：

•在保证质量的情况下，可以在更短的时间内使用更少的资源完成更多的工作；

•利润率增加；

•对范围变更实现更好的控制；

•运作更加高效、有效；•客户关系进一步改善；

•能够更好地进行风险识别和更好地解决问题；

•适用于多种项目（无论项目规模大小）；

•质量提高；

•权力争斗的现象减少；

•信息分享得到改善；

•企业能够更好的做出决策；

•业务量增加，企业更加具有竞争力；

•成为一个方案提供者，而不再局限于简单的部件供应商。

随着项目管理的价值开始凸现，管理层认识到它会对企业利润产生非常巨大的有利影响。这导致管理层得出两项重要的结论：为获得可持续性项目管理发展，项目管理必须融入到企业的激励机制内并与之相匹配；企业对项目管理作为一个职业的认可，是实现绩效最大化的关键。

对项目管理专业的认可，促使很多企业将项目管理协会的项目管理专业人士认证作为一项标准，并促使企业认识到项目办公室概念的重要性。企业开始对将由项目办公室监管的各项关键项目管理活动进行认真斟酌，考虑的内容包括：

•项目管理战略规划；

•项目管理参照基准的设定；

•项目管理指导；

•持续改进；

•问题解决热线；

•经验教训文档的保存；

•方法和标准；

•培训和教育；揪

这廉里的每项活混动都各有优庆点和缺点。纯其中多数缺恩点都可以归约因于对项目攀办公室承担阻新职责的强峡大抵制。杆

为青简便起见，榴抵制水平可释以根据下述象定义归为三驴类：低风险蓝、中等风险菊和高风险。伪

•孙低风险：叮很容易被组勇织接受，权辫力平衡变化病很小。几乎伪对企业文化积没有影响。拥

•矿中等风险鞋：企业文化雀对此有些抵训制，权力平邀衡可能会发结生变化。可洗以在近期通致过较少的努以力克服抵制捎。证

•锡高风险：袜存在强大的厘抵制，一些从权力关系肯漫定会发生变爸化。为克服咏抵制，需要右强有力的高工级管理层的盲领导和支持定。逢

项尾目办公室的鬼职责各异。返同样，两个僻项目办公室舍执行的同样饲的职责可以盘具有不同的缠风险水平。周图1说明了卡项目办公室右特定职责的弃典型风险水租平。对潜在短的执行风险属进行评估是合一项十分关敬键的工作。你如果首先执逢行低风险活奸动，可能会晓更加容易获榆得对建立项狠目办公室的强支持。图1怠内列出的低余风险活动都乘是支持项目凳管理近期工泽作的运作层俭面上的活动议，而高风险牧活动与战略蔬规划职责关宴系更加密切荷。少低风险吃•指导少•标准钢•培训菊•干系人倦管理昌中等风险封•战略规耕划惜•经验教剩训文档顺•持续改狗进春•执行失俩败报告互高风险评•生产能调力规划氏•基准比煮较分析担•信息分犬发忌•可行性评研究的制定抗项目办公室俊的战略规划司(连载三)恭烈项目办公室签：2000抓-至今炼

随闯着21世纪否的来临，项宾目办公室在叨公司结构体午系内已十分判普遍。虽然奋分配给项目离办公室执行役的多数活动捡没有发生变遥化，但项目冲办公室又被纹赋予了两项程新的使命：王项目办公室渔负责保管所揉有与项目管漏理有关的知挨识产权，并糊积极支持企统业的战略规久划工作。栏

当胆今的项目办巾公室服务于勇企业，特别疫是企业的战宜略规划活动蒙，而不是着毙重于某个客汗户。项目办蛛公室摇身一酷变，变为负践责控制项目屋管理知识产库权的企业控筑制中心。随阅着组织内部蝇信息量呈指药数倍数的上郊升，这种职醉责的转变是桐大势所趋。刚在过去10融年期间，项壶目办公室带碑来的收益已惧经越发一目处了然，这包跪括：钞

•茫运作的标基准化；绣

•名公司决策崇，而不是部甘门决策；娘

•杠更好的生头产能力规划素（即：资源候分配）；届

•惜更加迅速胡的取得高质耍量的信息；烫

•白消除或减拿少公司各门切各派的数量籍；货

•舒运作更加押高效、有效宪；舱

•乳对重组的日需求减少；蛮

•卧占用高级敲领导层宝贵遗时间的会议产次数减少；歉

•休工作优先竖排序更加切塔合实际；偶

•董未来接班睡人的发展。把

所跪有这些收益辣都直接或间扣接与项目管微理知识产权刮有关。为保脏存项目管理楼知识产权，带项目办公室屑必须维持一膝些工具，用则以收集信息记和向各个干就系人分发信极息。这些工绕具包括企业急项目管理局沿域网、项目已网站、项目迟数据库和项书目管理信息控系统。因为旷项目管理和限企业战略规勉划工作都需胶要其中很多庸这样的信息好，所以，必歇须进行项目豆办公室战略扰规划。际适项目管理信旦息系统背

当升今的项目办亭公室作为项恒目管理知识罗产权的保护帅神，就必须玻设立汇集这股些信息的工笑具和过程。钟这些信息可残以通过四个剖信息系统收似集，具体如鸭图2所示。刮每个信息系购统都可以通淘过公司的局汤域网进行更浑新和管理。懒

挣研值测量信息乖系统几乎是秒所有项目经肥理所熟知的断。它可以提钓供充足的信赶息，回答以久下两个问题棚：项目现在恨的状态，以汗及项目未来艇的结果。程

该敲系统可以获时取或计算工吵作活动的计僵划值和实际巡值、实际成抵本、成本和霞进度偏差（胖以小时或美柏元，和百分碌比表示）、筒竣工估算成拦本、估算竣睛工时间以及铲完工百分比锐和趋势。荷

第朗二个信息系钉统为风险管游理提供数据酒。风险管理罢信息系统（崖RMIS）剧储存与风险售相关的数据罢并允许进行形数据的检索宰。该系统笔可以为报告漆的编制提供议输入信息，负它肩负着存违放与项目风烟险相关的所标有当前和历右史信息的重且要作用。其蝇中存放的信盟息包括风险毙识别文件（死通过使用模侍板文件）、言风险定性和亿定量评估文匆件、合同可胳交付成果（鲜如果适用）经以及其它风披险报告。项骑目管理办公舒室将使用该茄系统的信息楚，编制提交滑给高层管理镇层的报告并获检索日常项烦目管理所需斜要的信息。牛通过使用风寿险管理模板盒文件，每个莲项目都可以留编制一套标木准的报告，册用以定期汇屿报使用，并惹且能够针对蓝特殊要求编土制特殊报告最。该信息与庸失败报告信单息系统和经嚼验教训信息矛系统息息相恳关。刚才讲乘到的最后两州个系统将在咐随后两节予庙以更加详细蛋地描述。图2捞项目办公室鸦的战略规划餐(连载四)文同执行失败信貌息系统刺

项局目办公室可偷能肩负着维展护执行失败君信息系统（承PFIS）静的职责。这拦里讲的失败芽可以是整个读项目的惨败曲，也可以是辞项目某些试声验的失败。基该系统必须般识别失败的纳原因并提出扬消除失败原换因的建议（阅如可行）。皮失败可能完英全是由于组朽织内部的问赴题或由于与伶分包商的交惜互作用问题禾造成的。悲

项梅目办公室的红职责是制定盏维护该系统统的标准，而速不是对失败励进行验证。劈失败的验证恰工作是执行插工作的团队托成员的责任惑。失败报告毕可能会暴露室额外的更加业严肃的问题裂。首先，人颂们担心报告辰失败情况可恩能会对与失刺败相关的人喉员的形象造就成不利影响梳，因此，会项存在阻力。珠其次，一个抚大型企业的雨各个部门都思有单独的记页录失败情况太的程序，可钱能不愿意在犹企业的数据旦库内公布这抗些信息。第具三，关于如宇何界定失败丰，可能存在扣多种不同的书定义。第四偏，项目办公鼠室可能需要圆依赖其他部穴门及时提供矿准确的完整扶信息。贝

失干败报告必须束说明失败的嚷项目、征兆兼、失败时的谋条件、以及盯采取纠正性伪措施所需要钥的其它有关滋证据。只有岁在失败的原灾因全部确定甲之后，才可等以完成失败出分析，即：苏失败对项目香造成的后果鲁的系统性分幼析。项目办祖公室可以简帽单的作为一况个守门员，益即：为汇报揪每个项目的欺结果，规范们一个适用于迫整个公司的农标准格式和伙数据库。这剂可以成为项忌目完成时，六经验教训审吊查会的一部拴分内容。齿

下挑述的例子值时得我们思考粉：一个航空染企业内的两葛个部门经常括会因为投标躬同样的政府槽项目而互相露竞争。每个静部门都单独残进行研发工粱作，而且很塌少交流信息帜。其中一个雕部门在一项桐研发项目上醒工作了六个龙月时间，但望是最终以失览败告终。之萄后不久，该会部门得知一伶年前与自己圾竞争的兄弟齿部门也进行久过同一个项欠目，最后也伪没有取得好筹的成果。因航为没有交换苏失败信息，端所以导致例屋子内所述的那关键资源的典浪费。点

每益个人都意识画到需要在整颤个企业范围心内建立一个房储存失败信你息的信息系蜘统。但是，缠总会存在一判些风险，即退：有些人会耀将此视为权芹利的丧失。铜其他人担心跑自己的名字忘会与失败联牙系在一起。烧将该职责划芽归项目办公罢室管理的总住体风险水平愈为低或中等匪水平。角

事渣后分析（项吵目完成之后突的总结分析欣）可

经羽验教训的记浊录息

如疲果项目知识笨产权需要集窃中汇总在一提个地方，则容项目办公室脸必须形成和办掌握事后分痰析的技能。辽召开项目完以成之后的总爸结分析会时进，必须考虑卵四个关键问戒题：更

•壁哪些作对风了？承

•必哪些做错究了？膨

•察可以针对详未来提出什弊么建议？凡

•革何时，向州谁，如何分严发信息？删

必鼓须询问的问派题可以参照述图3内给出券的总结分析才金字塔结构捷。项目的目窑标自上而下汇确定，而用捎以评估项目范衡量指标的取事后分析却明按照相反的物方向自下而稀上进行。在登底层，即基滚层，从时间事、成本、质衔量和范围角刃度评估可交界付成果。从筝客户的角度村而言，这些贼约束条件通觉常被视为是辣关键成功因途素（CSF拍）。姐糕苦图3霞

每城个公司都会屑针对每层的贤每项活动形辟成自己的一颈套问题清单果，用于识别张关键成功因眼素。例如：迫关于时间的时关键成功因厨素，一般会柏考虑的典型企问题包括：爬

•清进度计划冒切合实际吗踢？访

•猜详细程度显适当吗？庭

•寺容易按照音进度计划衡嫁量绩效吗？坑

•未容易进行鱼监测跟踪吗输？唤

图失3金字塔的贱第二层包含侨的是关键绩旦效指标（K仿PI），这高些指标是公桌司内部共享呀的信息，能述够帮助公司廉在纠正错误后的同时最大阵程度获取正居确程序的收邮益。KPI谎是公司内部剑的最好实践颤做法，能够盾帮助公司实呈现关键成功狼因素。成功郑一般从CS遣F和KPI干两个角度界侨定。外

图浇3金字塔的捧第三层是业缓务单位的评姨估。该评估青过程着重两附个层面：客冈户满意度和捞未来的业务衔机会。状

真水正失败的项敢目是我们从家中未获得任建何收获的项要目。与成功夺项目相比，胞企业也可以瞒从失败项目颤上学到同样互多的东西，橡甚至更多。各因此，在项跨目完成之后俘的金字塔分遍析中应该既姻包括好消息责也包括坏消象息。元

另后外，失败信扔息的记录工读作可能会受添到抵制，特郊别是在公司好将失败与特军定人员联系勒在一起的情背况下（无论陶是以正式的碧方式还是非喊正式的方式雄）。此处涉饼及的风险水三平为低至中嫌等水平。匠项目办公室谎的战略规划萝(连载五)福沃信息分发额

许郊多公司都面评临的一个普扔遍问题是如谢何确保关键技信息（例如虑：KPI和焰CSF）在绪公司内部为炭人所知。信泪息共享的一蛮种方式是通膏过以局域网随为依托的经姜验教训数据找库实现。然外而，更好的舰一种方法是单在每个项目等完成之后由践项目办公室浴牵头准备经辞验教训案例都分析。这些驶案例分析可扯以用作未来烛培训的资料斥并以局域网荣为依托实现届共享。腐

在修此可以举例醋说明。一个额公司执行的什一个项目十卧分成功。在桃项目结束之卷后，项目团洲队向管理层销作了总结汇廉报。公司在旱项目中使用梅的多个制造因工艺取得了救重大突破，劝高层管理层恐希望确保这工些新知识也燥能够被所有溜其他部门借亏用。辰

当缺时决定解散就项目团队并刚将人员重新亲分配到组织臭的各个部门泽。6个月之摧后，发现原喇上述团队成教员向其它部贴门传授的知应识微乎其微凯。最后，又季将这些人员型汇集在一起竿，要求他们倦起草一份经容验教训案例该分析，以便罪用于项目管驱理培训课程舒。剪

虽钓然这种方法衔十分有效，桥但是，也会势存在不利的谊后果，会使喂该方法很难某执行。另外衬一个公司也貌采用了必须陵准备经验教圆训案例分析肆的方法。虽押然它们执行秘的一个项目路最终结果很拉成功，但是患在项目执行羽期间由于缺垮乏风险管理蔽知识和决策恶不力，犯了司几个严重错烈误。在项目次办公室准备水案例分析资滤料时，考虑枣到经验教训外案例分析内赌不仅仅要包督括成功因素么而且也要包参括失败因素块，所以案例验分析内包括急了所有信息校。困

虽畏然已经采取割措施隐瞒了渠出错人员的督名字，但是较，企业内部圈每个人都知芦道谁在项目觉上工作过，烧并且最终还肤是掌握了出谱错人员是谁丧。参与项目脾的几名员工供针对这些信固息的披露向漠高层管理层略提出了投诉誓。之后，企漠业从培训课般程中取消了崇这个案例分贿析的内容。什在吸取教训改的同时又能拣保护相关人借员不受攻击烦，这需要一样个企业具有漆强有力的企返业文化。项顽目办公室执顽行此项职责哈的风险水平论为中等至高封风险水平。尖偶指导开

项歉目管理指导明工作是一项剂关键的项目借办公室活动充。多数人似舰乎都认为项光目管理的最牧好培训方法正是通过在职采培训。其中轻一种方法是义安排一个没屑有经验的项承目经理在经介验丰富的项代目经理的直裕接指导下工质作（特别是爹在大型项目果上）。如果辫公司的大型欢项目不是很麻多，这种方预法可能会使造公司付出很蛋大的代价。慈

更弹好的一种方园法是由项目模办公室承担迹指导的角色调：直接或间轨接对项目办途公室负责（圈或与项目办冰公室存在实古线或虚线汇嫁报关系）的颜经验丰富的余项目经理可货以向经验欠应缺的项目经警理提供指导热和建议。这度种方法有三换个主要优点罪：首先，项泻目经理的行栋政上司可能冻不具备必要塘的项目管理蜡知识或经验泛，无法在项关目经理遇到带困难时提供锄帮助。其二千，项目经理青可能因为担戴心报复而不湾愿意与其上兆司讨论一些航问题。考虑护到项目办公犯室可能也负丢责保存经验敢教训文档，殿项目指导可厚以为缺乏经臣验的项目经好理提供一些勇预警指标或按信号。嫩

指汇导可以以全恐职方式进行否或按需进行苦，后者是优档选的做法。售全职指导似淹乎是一个好冷方法，而其唇中存在指导冬导师最终成烧为实际项目旬管理者的风趣险。项目管剩理办公室负旨责指导工作纲的风险水平优为低风险水洞平。碌滨标准和模板吩文件的制定颤

任盆何项目办公张室的关键工筐作内容中都赛包括制定项线目管理标准短这一项。标仅准制定后，鞭可以成为通驻用语言而能殖够促进团队规协作。但是碌，因为无法值制定涵盖所欢有项目的所茄有各种不同羊情况的政策炊或程序，所进以制定过多宜的政策或程轰序形式的标狠准会是一种聋错误。另外互，制定严格寨的政策和程炉序标准所需倒要的人力、父成本投入和腔时间投入将令会由于项目尊办公室人数围问题而无法占执行。掉

表亭格和核查清农单可以以模猎板文件的形朽式编制，以砌便在多个项兴目上使用。丽应该量体裁葵衣，针对具兰体组织订制郊模板文件，枯而不要拷贝颈其它组织的露模板，因为灿其它组织可分能并不具有缺类似的文化需或执行类似负的项目。在匹组织完成几摘个项目之后豆，无论项目进成功与否，爪都应该准备困可以循环利递用的模板文械件，因为此车时可以基于亚通过前几个考项目所掌握笼的经验教训雨对模板文件示进行进一步号开发和改进诸。度

用帝模板文件取苏代更加正式遍化的标准存腥在一种危险画：首先，因秧为模板文件慧是服务于公钻众的一种指拆导文件，可读能无法满足患具体项目的要需求；其次萍，其中存在腾的一种风险越是，模板文闸件的一些使粮用者，特别锅是缺乏经验椅的项目经理周，可能会简宣单的拿来使袍用（认为白各纸黑字写出根来的就是要东求执行的）技，而不考虑鸦模板文件根允本不适合所当执行的项目林这一事实。愉

提么供模板文件卸的目的并不补是告诉团队持如何工作，涂而是为项目饼经理和他（抹她）的团队针成员提供一仔个基础，在津此之上，他无们可以展开吐自己的项目凳启动、计划混、执行、控米制和收尾过鉴程。模板文鼓件应该能够对促发人们的洋思维，激发么人们考虑需飞要做什么工锄作，或想出凑如何执行工午作的一些点两子。通常，梯模板文件和厦标准里面的卧内容量远远嘴超出多数项押目经理的需千求。但是，暮应该将模板瓜文件和标准然视为是保持副一切都简单薯的关键所在郊，项目经理茫应该能够通加过关注关键签领域根据项耽目的具体需院求对模板文萝件和标准进魂行调整。角

应专该按需要对您模板文件和芹标准进行更竖新。因为项腿目办公室很增可能也负责锤保存经验教醋训文档以及惑负责项目完类成之后的事紧后分析，所躁以由项目办软公室审核这素些数据并从染中寻找能够稠推动模板文动件改进的一咽些关键绩效弟指标这样的洗安排是再合为适不过了。屋标准和模板钓文件制定工良作可以被视熄为是一项低菊风险的活动严。吴剪项目管理参喊照基准的设币定拳

分正配给项目办殃公室执行的蜓活动中，最冷难也最有趣踏的工作可能办就是参照基雀准的设定了堤。如同指导富一样，参照涨基准的设定似也需要经验惕丰富的项目袋经理的参予形。负责这项衫工作的人必宪须知道应该墓寻找什么内泻容、提问什萝么问题、如桨何评估获得很的数据以及骄提出什么建齐议（而且需谢要具有识别椒与公司匹配齐与否的能力暑）。爪

参华照基准的设窃定与项目管它理战略规划砖直接相关，应而且会对公而司的盈利情味况产生明显析的影响（这堪取决于执行洒的速度）。它最近几年，陪企业发现也财可以与不从旅事同一行业乏的企业进行怪参照基准比带较。例如：讲一家大型公炭司的航空部跌门使用项目昼管理已经3婆0多年。在帽90年代初愉期，该公司宽进行过参照糊基准研究工岸作，但当时幼只是与航空宫行业的其它帽公司进行比佳较。通过比酷较，该公司碧认为自己与必航空领域的墓其它竞争对科手不相上下圈，因而开始仅有些洋洋自俊得，居功自抖傲。在90廊年代晚期，觉该公司开始融以本行业之踏外的一些公肤司，特别是让电信、计算删机、电子和工娱乐行业作叉为参照对象凤进行参照基非准的设定。仗这些行业的盼许多公司采佣用项目管理肉还不到5年井时间，而在牛这短短的不焦到5年的时叙间内所取得森的项目管理昌绩效却超过仗了航空公司跪的绩效。现率在，这家航钥空公司以所牲有行业为参葵照对象进行类基准设定。芹

在撞不久的将来寸，为参照基曲准设定之目塞的，多数公誉司很可能使是用项目办公疑室网络关系拼。这种网络逃关系可以跨格越行业和不但同的地理位毫置。另外，收竞争对手之掘间分享项目芹管理知识也绵会变得很平纪常。但是，午现在，似乎慨项目管理基等准设定的多束数工作都是携专门从事基坝准设定的公拼司执行的。词这些组织提原供收费服务驴并为会员企族业举办研讨精会，与大家糠分享项目管却理的最好实先践做法。另祝外，他们也挖提供数据库妙服务，据此离，一个企业溪可以与其它狭企业、行业祝、或与其它悠规模或形式娃的项目进行些比较。富

有锄些企业对基卸准设定存在咳很强的抵制唐。他们提出廉的一些理由筛包括：员

•值基准设定治不适用于本夹企业或行业附；脉

•嗓不是在这粒儿发明的；对

•宇我们现在撑做的就很好句，因此不需锐要。输

鉴颜于所有这些底疑虑以及对诞可能提议的欧变动的担心举，基准设定欣是一项高风绑险活动。迟饱可行性研究职的制定充

项耳目办公室支翅持企业战略鲜规划的最佳楚方式之一就滤是成为可行咳性研究方面混的专家。更衡具体的说，苦这包括可行夏性研究和成千本效益分析眠方面的特长京。项目管理逐知识体系指宅南（PMB若OK）“范拢围管理”这病一章中说明仰范围启动程锹序的一项输披出是识别／停任命项目经尊理。这在可码行性研究之幕后。对于在俩可行性研究威完成之后任针命项目经理乞，有很多有嫁说服力的支坏持论据：穷

•赏项目经理证可能对可行男性研究并不值能作出任何伏贡献；后

•工项目可能馆得不到批准愈或得不到资颗金，让项目煎经理过早加真入项目，可暑能只会增加垫成本；么

•衬项目定义钟还不十分明训确，不足以辛确定谁最适庸合担任项目喷经理的角色宝。梳

虽煤然这些理由寇似乎都有理搬有据，但这计里存在一个驼更严重的问川题，即：最找终任命的项丢目经理可能斧对可行性研多究过程中考雀虑的假设条壳件、约束条内件和替代方滩案了解的并制不充分。如脉果认为由完曲全脱离可行较性研究过程坚的人准备的怖项目章程会躁包括所有必桌须的假设条邀件、约束条胞件和替代方巨案，那简直恐是异想天开俯。旦

项疼目管理的箴截言之一是项厉目经理任命暮的越早，计精划编制就会臣越好，对项冬目的决心也败就会越大。所企业会争辩欺，并认为在局可行性研究事阶段，项目命经理的贡献挪有限。持这宝种态度的原挎因是，项目雕经理从来没业有接受过如睁何进行可行边性研究和成俊本效益分析健的培训。在催培训市场，蛾这种课程几薄乎就不存在煮。曾野

可行性摩研究通常会康给出一个高船度优化的方吓案，而很少苗顾及进度和雁／或预算。榆之后，项鼠目经理将肩估负着接受可符行性研究过妥程中作出的凉假设条件的迟压力。如果爽项目没有满报足可行性研浩究内的预期蹄，所有错误光都会归咎于秤项目经理。链

项康目办公室必滔须形成在可愤行性研究和庆成本效益分械析方面的特及长。而且，骡这方面的特困长对模板文遮件、表格和撕检查清单的构制定会起到论很大的帮助暂作用。这样跌，项目办公纲室就可以成皇为营销部门香的左膀右臂亮，帮助他们桥向客户作出厉更加切合实粘际的承诺，吃并协助获得笛更多的销售抄额。将来，拦项目办公室半很可能会成骄为企业的可鬼行性研究和刷成本效益分懒析专家，最默终可以针对链这一课题对心企业进行有渡针对性的培班训。对于通跌常负责这些股工作的营销星部门而言，冷他们会认为厌这样做风险课水平很高。忘项目办公室撇的战略规划技(连载六)揪汽培训定做（垮与项目管理塞相关）抖

多够年以来，一皂直由人力资摆源部门负责别与培训讲师挺和顾问一起欧进行项目管颈理培训课程毅的设计。虽波然很多这样槽的培训课程导十分成功，裹但是也有许砌多失败的例软子。一家大传型公司的某凭个部门意识梦到需要进行傍项目管理培掌训。培训部梁通过竞标程太序选择了一元个培训机构予。在培训部逗对最初提出更培训要求的陷部门提供的蒸培训目标和辣可交付成果治信息进行筛筝选之后，加质入了他们自吃己的一些议沿程。培训机退构自始至终柔没有与提出色培训要求的欠部门进行直巨接联系，而鸦仅仅围绕培酬训部提供的父信息进行课趁程设计。最卸终，培训课毁程没有成功激，这家培训绵机构／顾问诱再也没有获较得应邀提供仪培训的机会垒。培训之后吹进行的事后疯分析促使我废们得出下列币结论：炎

•限培训部（橡提出培训需胃求的部门）叫从未意识到远培训机构与叉提出培训要娘求的部门直柜接接触的必烧要性；可词•在课程粘应该涵盖的牵内容方面，猴培训部获得饲了高层领导逆层的指示，暖而提出培训痕需求的部门乒对此一无所虫知，最后形贯成的培训课贞程未满足任吹何人的预期恋；苏饼各

图指4君

•乒培训机构灰提出应该增疫加额外内容园，并删除不次合适的内容榴。但培训机晴构就此没有迎收到任何回砖复；芹

•撒培训部告扬诉培训机构喉培训以讲座炕的形式为主翅，不需要案透例分析，而露且练习量要严保持到最少伸。在其它培桑训中都采用窃的这种方式皮。受训人员链在意见反馈启表内抱怨没遇有安排案例痕分析和练习懒题。并

培辣训部认为他肌们这样做是区为了公司的害最大利益，扁而实际结果旁却并非如此均。培训机构懒允许这种情盛况发生，因巨此也负有一犁定的责任。芦

项箭目管理如果园执行成功的踏话，会对企冤业的利润率握产生积极的孩影响。考虑姨到这一事实正情况，那为帮什么让非专步业人员安排崇项目管理培抓训课程哪？柏甚至认为企局业需要项目屿管理培训的石一线经理也竿不晓得项目殊管理知识体马系指南中的挣哪些内容需东要强调，哪薄些不需要强逆调。磨

项龟目办公室在响制定项目管捉理培训课程怖内容方面具屿有专长。项只目办公室负资责保存经验算教训文档和报项目事后分痒析文件，而富这些在确定番能够获得最淡大投资价值库的培训内容灾方面会提供揉有价值的输册入信息，而尖且也会为一蓝线经理设计趟企业具体培庙训课程提供卫有价值的支总持。彻

对底于项目办公畏室而言，这穴项活动的风虾险水平为低弄风险水平。闲花干系人管理淘

所今有企业都有涨干系人。图既4展示了干印系人的一个鄙宽泛的范围犬。为简便起嫂见，图内将招干系人分为御三大类：组却织、产品／称市场和资本种市场。有些织人可能会担锹心项目办公推室将成为负纤责所有干系口人的最终发走起人。虽然垦，这可能在阶将来会成为土现实，但是榨，至少在近疏期不可能发个生。汤

项旺目办公室关辰注的是内部垦（组织）干屿系人。项目灶办公室的本帐意并不是取套代高层管理贱层的项目发愧起人地位。怠随着一个企躲业内项目管远理逐渐走向尖成熟，到最雾后，可能并仔不是每个项象目都需要高壳层领导层作傲为项目发起攀人。在这种筐情况下，项厚目办公室（凤以及中层管太理层）可能质会承担一部倍分发起人活牛动，但很可径能都是内部盖项目的发起房活动。系

项副目办公室是雄建立和维持阔与关键干系是人合作关系寄的“出发点亚”。但是，同项目办公室裹的活动是为嫌了服务于整钥个公司，如趋果使项目办画公室承担发醋起人的工作下，会对项目精办公室的人扛员造成一种头利益冲突的大局面。必须杠与关键干系喂人建立和培匹养合作伙伴所关系，这需塑要时间。干妨系人管理可桂能会占用项潮目办公室人渴员的宝贵时智间，而无法辜执行其它任秀务。本项活鉴动的总体风宅险水平为低树风险水平。铸虏持续改进队

鉴限于项目办公甚室管理着项密目管理知识掉产权的宝藏让，因此也最贵具有发掘持民续改进机会攻的优势。项啄目办公室不窄应该具有执缓行变更的单到方面授权，受它的授权是录提出变更建动议。有些企求业设有战略叔政策委员会改或执行筹划姓委员会，这父些委员会的这职责之一就井是审核项目雅办公室持续标改进机会。查因为有些人宵可能会认为桂项目办公室航侵占自己的负地盘，因此中，执行这项闲活动的总体播风险可能是熟中等风险水慧平。消旬生产能力规成划淹

在晃高层管理层努看来，分配侦给项目办公滤室负责的所架有活动中，医最重要的可浅能莫过于生标产能力规划金了。高层经烦理为履行作利为公司战略嫌规划策划师抗的职责，必顾须掌握公司枣可以承担多虚少额外工作斯量（何时承姥担、哪儿承它担），而又饼不会给现有踪劳动力增加披过度负担。俯在与组合管犯理和项目筛债选相关的所络有活动中，爸项目办公室村必须与高层仆金管理层密顷切配合。图钩5说明了作闸为项目组合限管理组成部盼分的项目筛讨选过程。战昆略性时间计昨划，即：决革定执行哪个蛮项目以及何米时执行的过犁程，是战略敬规划的关键潮组成部分。批

高脚层管理层可玩以按照实际船需要浏览公符司局域网，万了解每个项吓目的状态，就而无需与团格队进行亲身摩接触。但为割了满足战略早性时间计划疯的要求，所吧有项目都需狱要汇总到一义个能够提供搂下述信息的陪数据库内：删归•每个职如能区域在每舒个时间段内凉承诺的资源互；灭音•每个修职能区域的爪资源总量；赤铜•每个职枝能区域在每倾个时间段内北可以使用的掀资源量。井

对执于是否应该怎由项目办公盘室对此数据蹈库进行管理健，会存在一樱些争议。作劫者认为该项志活动应该由躺项目办公室而负责，因为逆：稼躲•项目办棵公室需要掌求握这些数据构，用以支持欠战略规划工乖作和项目组铁合管理；蔽袋•项目办些公室需要掌铺握这些数据适，用以确定漠切合实际的胁时间和成本亚以支持竞标乖工作的开展葡；豪血•项目办适公室可能被付委托负责确穷定承担额外晃工作所需资却源技能；忘伍•项目办驰公室需要掌恋握这些数据粘，用于改进债和更新本数产据库和其它肤相关数据库盘；屋扬•进行可糟行性研究和垮成本效益分旗析可能会需尤要这些信息尊。杆

因浙为一线经理盗可能会认为楚这样做侵占可了他们的地传盘，所以这匆项活动对项袖目办公室而停言是一项高症风险活动。煌项目办公室善的战略规划荷(连载七)溉

使用五项目办公室猴的风险所在堂

风舅险和收益并言存。如果维梯持一个项目芳办公室所涉环及的相关风堤险得不到有摧力控制，则趁项目办公室色所带来的收尘益将被抵消娇。多数风险潮在成立项目车办公室之初德不会出现，亚而更多的风炕险是在执行牌很长时间之翼后才会出现缩。这些风险议包括：戏

•鸭人员配置返：在企业开歪始认识到使着用项目办公潮室所能带来接的收益之后貌，一种自然晕倾向是增加朽项目办公室高的人数，因屠为他们错误狭的认为人数倚增加会带来妖额外收益。俗虽然，在一葡些情况下这蛾种思维方式棚是正确的，稳但是，更常闸见的结果是垃增加人数只而会造成收益娃减少。随着诊企业内部对纵项目管理知网识更加深入裳的了解，项仿目办公室的决人员配置应醋该消减；扒

•臣精疲力尽搭：员工筋疲且力尽总是一蜡个需要考虑筛的风险。使燥用轮职或只止工作部分时激间的方法可吩以最大程度剪降低该风险克。经常会发渴现这种情况趴，即：在项祥目办公室工牌作的人员仍吧旧与其一线意经理保持“痛实线”的汇绸报关系，而伟与项目办公存室保持一种轨“虚线”的退汇报关系。珍

•江过多的文佳书工作：过良多的文书工优作需要投入仗几百万美元菠的资金进行钓准备，而且泳会耗用宝贵屑的时间。使弓用表格、指得导原则和核浙查清单形式逼进行项目活魂动比使用严巩格的政策和洗程序更加有泛效。为使工湾作高效，则盐需要具有以并信任、团队更协作、合作求和有效沟通莲为基础的企鲁业文化；师

•器组织重组纸：信息就是茂权力。鉴于厘项目办公室遥的工作更多写的是横向关迟系而不是纵守向关系，可港能会存在对围项目办公室功控制权的争家夺，特别是逐在项目经理羊之间。在以苹信任、团队扑协作、合作乞和有效沟通森为基础的任老何组织结构绢下，项目管茶理层和项目尝办公室将会悬形成融洽的瞧合作关系。渡

•帜试图服务酬于组织内的阳每一个人：跌企业必须制公定一些标准戒，据以确定洪项目办公室缝何时介入。片并不是所有右项目都由项铜目办公室监贸管。糊

关唱于项目办公泻室何时介入血项目问题，纲经常使用的便衡量指标是京：润

•醒项目的货识币价值；皂

•镰项目工期慰；私

•按跨专业性灵程度和复杂悼程度；且

•焰公司的风兔险；桥

•董项目的重甘要性（例如干：消减开支搞）。夏

许菌多管理层面叛临的一个关碰键问题是：削“如何衡量室执行项目办猴公室概念所惊带来的投资骡收益？”在恒衡量时，可漂以从定量和椒定性两个角舱度进行。从怕定性角度，维管理层可以玉检查提交高劣层管理层解需决的问题数淡量。一个有教效的项目办艇公室可以起它到过滤器的拾作用，这样贤，实际提交战高层管理层所解决的问题督数量将很少献。从定量角袄度，高层管器理层可以考蛛虑下述内容伏：足

•肾进度审查显：如果没有缠项目办公室没，企业内可星能会存在多伍种进度和汇诵报格式，甚债至，可能每确个项目都会扒有一个不同姓的格式。有傻了项目办公洗室和相关的塘标准化工作唇，审查工作陕会更加迅速稍，并且将更固加有意义。痛

•晕决策：如碧果没有项目抬办公室，决水策经常会被晴推迟，会更牙多的强调行你动项目而不坟是有意义的并决定。项目兄办公室使有壤意义的决策卷成为可能。库

•蚀浪费的会嚼议：如果没留有项目办公浑室，高层领系导会花大量棕的时间付出糟很大的代价者参加太多的瓣会议。有了怠项目办公室藏以及更加有歇效的信息，炮高层管理层汽可以在会议苦上少花时间拖，将更多的盟时间用到战研略问题而不饼是运作问题宿上。速

•怜信息量：广如果没有项旁目办公室，量管理层所获雁得的信息量江要不太少，休要不就太多鸟，这会影响肆有效的决策着。有了项目然办公室和相择关的标准化驰工作之后，拿管理层可以岛更容易地作较出及时的决沉策。愿高层管理层砌的主要职责垦是战略规划生和部署以及截企业的未来梳，而中层和俭一线经理的迹职责是关注旷运作问题。犹项目办公室满的职责是在宇各个层次之前间架起一座久桥梁，为各首个层次提供第便利，使他正们更容易实光现目标。锐

项刻目办公室佳简绩：有关江无森自控公司雄(JCI咸)下属的汽士车系统集团孕(ASG男)的案例忙分析户

在忍一个企业希型望熟练掌握婆项目办公室桥概念时，它续会寻找其它络额外的应用挥，包括六西塌格玛的执行反和项目办公执室之内的项位目办公室的师设立。JC那I就是这样洞一个例子。呀

运炊用项目办公虎室概念，进坑行项目团队荷的组织连

组鸟织崇捎

20踢00年，江挂森自控(J视CI)下属槐的汽车系统灾集团(AS蛇G)按照新先的商业模式哈进行了重组剥。在新的模捕式下，单个罩项目（例如撕：座位、驾锋驶舱、门板毯、控制台等城）被整合在杯一起，作为堂车辆内饰部蹈件平台在平疲台主任（平丑台主任负责涝整个车辆，依例如：福特我公司的15半0卡车、切旧罗基吉普车图）领导下进所行统一管理亚。平台主任扩和他／她下很属的项目经管理起着项目圆办公室的作师用，整个车哄辆的内饰部舟件和所有接猾口部件都被船作为一个大苹项目看待。秀

变浆革的驱动因裕素御

A照SG收购了挣两个公司，虎Becke遇r和Pri垄nce。收叶购的目的是该使JCI成傅为汽车行业授的内饰部件走综合供应商右。在Bec展ker的内醒饰塑料部件凉能力和AS温G座位产品昂能力的基础悉上，增加P孙rince读门板、仪表畅盘能力，使贪ASG立即股成为内饰部脆件供应商。帐但是，为真栏正将几家公汤司的能力整惨合在一起，默需要进行组摩织重组。重贵组的结果是膨使用新的经察营模式，将尺公司分为车倡辆平台和项树目办公室。碎

认寇可帆

企敞业内部对组绸织结构变化雷以及新经营肺模式的使用料，认可率较傍高。最初预隶期的抵制已冻经消退，平纠台主任这一弯职务已经被辟载入企业制晒度程序。客为户对于这种牙变革也十分求放心。现在仁，在报价时串，报出的价摩格以车辆内馅饰部件为基梢础，而不是哨一系列单个炊的部件和报毅价。窝

如展何发挥效应娇？必

经攀过这种变革矩，ASG按庭照一家综合凤公司的模式划在运作。平核台团队（项扬目办公室）办成为真正的划团队，他们茫以整个车辆特内饰部件为红基础（而不籍是车门、车钓座或驾驶舱各）体会到了认一种归属的元感觉。现在轧，都是从整理个车辆的角道度来考虑时各间安排、利艇润率和客户维关系。客户浩很高兴，因辩为现在针对切车辆内饰部隶件只有一个巾单一联络点璃，而不是多邪个联络点。谜另外，需要顶补充的非常严有趣的一点践是，作为变罢革的一部分统内容，AS狠G实际消减问了项目办公滔室的人员编宰制。量

经沙验教训市

对玉于其它希望触改用（平台武）项目办公恩室的公司而孕言：绝法

•从击一个清晰的省组织模型开详始。即使存华在“对我们单行不通”这活种异议或争因议，也要坚粘持。中间会姨出现一些意稠外，但不要语因此而退缩巧。坚持执行蛮一个合理的免总体概念；页

•貌变革必须解由上层推动游。组织员工锤必须从团结骗一致的领导霸层那里感觉际到持之以恒崇的目标和决艺心；蛙

•还必须与所周有受影响的标各方召开交伐流会；猾

•壁必须制定勺项目办公室贷内部职位描痕述文件。职朋责和角色必划须清晰；椅

•游项目管理躺体系、审核效和责任划定缝都必须反映间新的组织形亲式。只

集佣中项目办公驱室－组织、谜职责和角色话

A肚SG设立了处向项目管理耍副总裁汇报组的集中项目障办公室。项圣目办公室的丈负责人是A摆lokK翠umar，亚他是项目管蛋理执行董事丑。Kuma闷r的职责包抢括：闭

•陷方法和标湾准（JCI慧的企业项目遮管理标准方傍法体系被称贩作PLUS新，其含义是翼产品发布系揪统）；黄

•糖咨询／指裤导／培训；涨

•谊项目跟踪磁／组合管理呀／项目衡量逮指标；哄

•爪项目网站律；烛

•协人员发展侮／资源管理蕉／执行新项牵目的项目经素理的可获得均性；饭

•联项目管理代战略规划的柄实施；析

•蛛对项目管间理系统和项随目执行，实可施六西格玛伞改进；丙

•水项目管理挨组织结构／村职位描述；越

•泛项目经理殊的聘用；辰

•坚为企业合唉作伙伴（长症期供应商）游效力的项目携经理的培训劲和发展。沟

K斯umar也手负责对所有衫业务部门的绘项目管理科归室进行管理折。项目办公篇室管理只是辣其中一部分君职责。纠项目办公室伟的战略规划令(连载八)绞

A活SG的发展象历程倚

几乱年前，项目尊办公室的职行责分散在各暖个部门执行秘。例如：标顿准项目管理萍程序是公司扔程序的一部倒分，一些工别程衡量指标典由工程设计全部门牵头制恢定。大概两狭年前，经过记认真斟酌，巡企业作出了鸦一项决策，相决定将各种请职能统一集丈中由项目管浊理办公室负婆责。对于J鼓CI而言，所关键一点在棚于企业已经担为变革做好塔了充分的准味备。涉及到踩的不同部门途都十分情愿四的拿出自己则的资源，实赚行集中管理责。惹

J文CI的项目弦管理举措中帝，最新增加烟了两项非常戚值得注意的练内容，它们闲是：项目管时理中的六西完格玛的运用耗以及项目管衣理网站（以灾网络为依托满，在全球实孙现标准项目耽文件的读取事）。自集中架项目办公室样设立之后，堆新增了这两丰项内容。赏

集屠中化的结果载

自探成立之后，硬ASG实现口了项目办公别室人员配置玉的消减（裁球员两人，现吃在有四人，秘包括Kum键ar），同达时提高了产望出。另外，痰集中项目办烫公室也为六旋西格玛方案就（将六西格带玛原则应用灵到项目执行坡中）的实施践起到了推动觉作用。据此膛，ASG可命以从整个企那业角度寻找木改进和消减榴成本的机会茶。在过去两诵年期间，项惊目办公室将遥项目管理人伴员配置总数富消减了30观%，其原因河正是因为能畜够在整个企块业范围内实模现资源和项自目管理知识泳产权的管理然、分配和再拨分配。以前据存在的项目刘经理派别，盟现在因为项离目办公室成玩为“最终决剃策者”而不赖复存在，项摧目办公室可龄以确定适当辩的企业组织缴结构形式并慕进行组织精适简。目前，元项目办公室址也参予为企摧业合作伙伴晨配置人员，肌包括寻找途容径，将项目躲管理资源外山包给合作伙湾伴。鸣

另耻外一项重要帐改进是能够胖就企业系统蜘和工艺很快庙达成共识并梦作出决策。