WORD应用技巧大全-培训PPT

WORD应用P大家好，今天我们来学习Word应用老湿好！湿好！好！……1文档排版2表格排版3长文档排版45页面设置大纲CONTENTS审阅与修订1文档排版更好的强调，更好的沟通，更好的第一印象。排版要简洁、清晰排版有捷径

吗那么，排版只需掌握四大原则排版没有绝对的规则，但是灵活使用接近、对齐、重复和对比这四大原则，可以帮助大多数人快速做出不错的版面。接近将相关元素组织在一起通过不同间隔显示关系远近形成清晰的逻辑结构对齐建立视觉联系建立统一有序的元素关系形成清晰的页面效果重复建立一致性、条理性通过重复增强视觉效果形成专业性和权威性对比通过对比突出重点建立信息之间的结果层次建立页面的趣味性四大原则很少是单独使用的，甚至在每页文档中都会同时用到这四大原则。但是这些原则不是什么金科玉律，其仅仅是word排版的指导。知道了四大原则，再也不用担心我的排版了！文档基本排版操作设置字体字号设置段落对齐设置段落缩进设置行间距边框和底纹项目符号和编号页眉和页脚插入水印分栏排版避免孤行孤字孤行、孤字会导致阅读的不连贯，并且影响页面美观。孤字孤行段前距标题行用“段前距”，形成对前面文字的区隔，不用“段后距”，保持标题与所辖文字的紧密联系。段前距：6磅/0.5行段后距当文字后面接的是表格或者图片，表格边框或图片边缘会挤占行间距，使得正文与图表之间的距离太近了，没有空白。段后距：3磅如何去掉Word页眉横线？用快捷键去除页眉横线。将光标定位在页眉位置，然后按【Ctrl+Shift+N】快捷键。利用正文样式去除。将光标定位在页眉位置，然后点击【开始】下的【样式】，选择【正文】样式即可。利用边框去除。先选中页眉上的内容，然后点击【开始】，点击【边框】，选择其中的【无框线】即可。利用清除格式。将光标定位在页眉位置，然后点击【开始】，找到【样式】，然后点击其中的【清除格式】即可。2表格排版1.表格板式与对齐表格与外部内容的平衡表格版式表格属于正文内容，因此是左对齐，层级缩进。表格属性：左对齐，无文字环绕上下表格纵向对齐表格对齐2.表格文字对齐表格内部文字的平衡与美观表格文字对齐句子左对齐等长词居中对齐不等长词组左对齐邮箱右对齐数字右对齐3.表格文字调整表格内部文字的精细调节修改前修改后评估各列的宽度，看能不能从其他列中匀出一点宽度；压缩字间距，这对于句子型的，多一两个字很有效，也不影响视觉；调整表格内文字的前后缩进，这个有可能会影响文字的纵向对齐；修改措辞，删减文字；将整个表格的字号改小一号，表格因为边框的存在，文字小一号不影响视觉；但是如果能保证与正文同一字号，尽量不要改小。注意：同一页内，表格内文字字号一样大；如果是个大表格，可以将页面设置改为横向；总的来说，表格可以看成一个大的层次，尽量不要将一个表格放到两页上去。表格文字调整规律总结：3长文档排版word大纲如何设置大纲级别自动生成目录插入封面插入书签脚注与尾注一键删除空行连个Word大纲都没有，没法儿看，重调格式！额~Word大纲什么鬼？有毛用？1.Word大纲有没有，导航窗格一看便知！无大纲有大纲有大纲的「导航窗格」：①可以点击对应的文档标题，快速跳转切换文档内容；②可以快速调整文档段落顺序。感受过「导航窗格」的方便，才明白老湿为什么把我的文档打回！那么，如何设置大纲级别呢？2.如何设置大纲级别？①套用样式法利用Word内置的标题样式，点击套用，就可以快速地让文档结构化。点击【开始】菜单栏内的【样式】，就可以选择样式，对文本进行大纲设置。设置完成后，点击【视图】-【导航窗格】，就可以看到设置好的标题内容。②大纲工具法在开始菜单栏点击【视图】-【大纲视图】，然后就会弹出【大纲视图】界面。在「大纲视图」里，我们可以看到级别从「第1级」到「正文级别」，一共有10级。级别数值大的和级别数值小的，是从属关系。比如第2级从属于第1级，其中第2级相当于小标题，第1级相当于大标题。【演示】在「大纲视图」中，如何提升文本级别。鼠标移动在每个标题的前面，点击鼠标左键，选择相应的级别；也可同时按住【Ctrl

键】，选中多个标题。选择【关闭大纲视图】后，我们可以调出【导航窗格】。一个小小的「大纲级别」，居然也藏着大学问！3.如何快速生成目录？大纲级别是快速生成目录的基础。设置好大纲级别后，点击【引用】菜单栏内的【目录】，选择【自动目录】，即可快速生成目录！在自动生成的目录中，鼠标移动在每个标题上，同时按住【Ctrl】键点击鼠标，即可快速移动到该标题所在段落。一键更新目录更方便。4.插入封面操作步骤：单击菜单栏【插入】—【封面】，在下拉菜单中选择一款合适的封面样式，如果都不满意我们也可以自行制作。插入封面，自己填写封面信息。5.插入书签No.1创建书签选中我们需要创建书签的内容，点击【插入】，然后在连接中找到【书签】，将我们需要的书签名输入进去，点击添加即可。No.2删除书签将我们之前添加书签的对话框打开，点击添加下方的删除就可以将书签给删除了。No.3书签的使用：定位方法1：当我们需要找到添加书签内容的时候，点击【插入】——【书签】，再点击功能框中的【定位】，即可找到添加书签的内容。方法2：使用快捷键【Ctrl+G】快速打开查找与替换的对话框。点击【书签】，在点击一下定位既可以啦。6.脚注与尾注在一些报告、论文或书籍的专业的Word文档中，往往会有许多内容需要进行解释和标注，比如：当文档有许多专业型的名词时，若不进行解释很多非专业人员基本不能理解其含义。当引用某位作者的知识论点时，为了版权的问题，同样需要对其出处进行标明。当论文涉及到参考文献时，也需要标注出处。那么，这些时候，我们可以通过Word脚注和尾注功能对文章进行备注说明。脚注：默认情况下，位于文章页面的最底端，是对当前页面中的某些指定内容的补充说明，印在书页下端的注文。如，添加在文章首页下端的作者简介。尾注：默认情况下，位于文档的末尾，是对文本的补充说明，列出了在正文中标记的引文的出处等内容。尾注由两个关联的部分组成，包括注释引用标记和其对应的注释文本。如，添加在论文末尾的参考文献目录。NO.1添加脚注和尾注首先,将鼠标光标定位到需要补充说明的内容右侧。然后点击【引用】-【脚注】-【插入脚注】按钮，此时，插入点被定位至页面底部，输入补充说明的内容即可。添加完脚注之后，可发现正文内容右侧会自动添加一个数字编号1的引用标记，将鼠标放于上方，将显示补充说明的内容。如果文档中添加了多个脚注，那么，数字编号将以2、3、4......进行标记排序。技巧提示：按【Ctrl+Alt+F】组合键可快速添加脚注。此外，尾注与脚注添加之后除了在文档中的位置有所不同之外，其操作方法基本相同。NO.2设置脚注和尾注的格式默认情况下，脚注位于文章页面的最底端，而尾注位于文档的末尾。但这都不是固定不变的，我们可以通过设置改变它们的默认位置，以及脚注和尾注的编号方式。点击【引用】-【脚注】组右下角的对话框启动按钮，打开“脚注和尾注”对话框，在下拉列表中进行设置。7.一键删除空行用快捷键【Ctrl+H】，调出【查找和替换】对话框（或直接在【开始】菜单栏下点击【替换】按钮）；点击左下的【更多】，选择最下面的【特殊格式】，然后在弹出的菜单里找到【段落标记P】；在查找内容后选择两次【段落标记P】，在下面的替换中，选择一次【段落标记P】；选择结束后，点击【全部替换】，文档中的空行就全部删除了。一键删除空格同样，按住快捷键【Ctrl+H】，打开【查找和替换】对话框，在【查找内容中】输入「空白区域^w」点击【全部替换】，所有空格都被删除啦！4页面设置分页与分节word中有四种分隔符：分页符、分栏符、换行符和分节符。如果在文档中看不到分隔符标志，可单击常用工具栏上的【显示/隐藏编辑标记】进行显示。选中分隔符或将光标置于分隔符前面，然后按Delete键，可删除分隔符。NO.1分页符当文本或图形等内容填满一页时，Word会插入一个自动分页符并开始新的一页。如果要在某个特定位置强制分页，可插入“手动”分页符，这样可以确保章节标题总在新的一页开始。插入步骤：将插入点置于要插入分页符的位置，点击【页面视图】—【分隔符】，选择【分页符】即可。（或直接点击【插入】—【分页】），（或直接按Shift+Enter组合键）。NO.2分栏符对文档进行分栏后，Word文档会在适当的位置自动分栏，若希望某一内容出现在下栏的顶部，则可用插入分栏符的方法实现，具体步骤为(为呈现效果，特先将被操作段落分为两栏)：插入步骤：在页面视图中，将插入点置于另起新栏的位置，点击【页面视图】—【分隔符】，选择【分栏符】。NO.3换行符通常情况下，文本到达文档页面右边距时，Word自动将换行。插入步骤：在【分隔符】对话框中选择【换行符】，在插入点位置可强制断行(换行符显示为灰色“↓”形)。与直接按回车键不同，这种方法产生的新行仍将作为当前段的一部分。NO.4分节符节是文档的一部分。插入分节符之前，Word将整篇文档视为一节。在需要改变行号、分栏数或页面页脚、页边距等特性时，需要创建新的节。插入步骤：将插入点定位到新节的开始位置，点击【页面视图】—【分隔符】，在【分节符】类型中，选择其中一种。下一页：光标当前位置后的全部内容将移到下一页面上。连续：在插入点添加一个分节符，新节从当前页开始。偶数页：光标当前位置后的内容将转至下一个偶数页上，Word自动在偶数页之间空出一页。奇数页：光标当前位置后的内容将转至下一个奇数页上，Word自动在奇数页之间空出一页。5审阅与修订1.快速添加和删除批注Word批注是审阅文档的功能之一，其作用是注释、评论文档内容。NO.1添加批注方法一：快捷键添加：选择文本，然后按【Ctrl+Alt+M】组合键即可看到批注框，输入注释文本即可。方法二：选中需批注的文本，然后点击【审阅】-【新建批注】按钮。NO.2

删除批注删除一条批注：鼠标左击批注框，然后点击【删除批注】即可。删除所有批注：如果想要删除Word文档中的所有批注，可直接点击【审阅】-【删除】-【删除文档中的所有批注】命令。2.修订模式怎么用？首先，打开需要修订的word文档，然后在菜单栏中选择【审阅】，再点击【修订】，打开word修订模式。word修订模式打开之后，就可以在文档中进行修改了，所有修改的内容都会有记录。③word修订的样式可以根据自己喜好来修改。点击【修订】中的【修订选项】，打开【修订选项】对话框，可根据需要修改下划线、删除线等标记的颜色，一般默认格式就可以了。④在修订中可以更改用户名，方便多人修改时进行分辨，这样有助于大家共同来完成文档。⑤将光标定位在被修订的地方，可以选择word接受/拒绝修订、或接受/拒绝所有修订。3.Word比较功能比较文档的两个版本之间的异同，比较结果会显示在