档案规范管理制度

第第1页共9页广西**投资集团档案治理标准一、总则〔一〕目的借、利用、销毁等治理工作，特制定本标准。〔二〕档案的治理机构及其职责划分1、文书、资料结案后，原稿由公司行政/人事部所辖档案室归档。档案室的主要职责如下：制定或参与制定档案工作的规章制度。对本公司其他部门文件材料的归档工作进展指导和监视。做好本公司各类档案的收集、整理、保管和利用工作。做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。提高档案治理的水平和技术，逐步实现档案治理的信息化、现代化。2、各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存相关文书、资料和影印本。统一制定。4、各部门、分公司由于本单位业务过程中形成的各类文件资料，妥当治理，并将名目及内容分类统计好，须不定期上报集团公司行政人事部档案室统一备案。〔三〕档案种类本制度适用于以下具有保存价值的各种载体形式的文件资料〔简称文件。1、治理文件：指公司各部门在经营活动中具有重要依据作用的各类文件。2、立项文件：包括工程可行性报告、合作合同、章程等文件及政府部门关于工程立项的各种批复文件。3、证件性文书资料：指经营活动中产生的各类证、照文件等。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、公司楼盘工程获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。4、资信文件：指验资、审计、评估、权属报告文件等。5、合同文件：指经营活动中产生的各类合同文件等。6、征地建设文件〔含图纸。7、规划报建文件〔含图纸。8、竣工验收文件〔含图纸。9、技术性文件，指各类工程图纸、竣工资料等。10录像、电子文件等。11、题赠性资料：包括上级领导和外协友好部门或个人供给的题词、书画、工艺品等。12、人力资源文件：公司及所属分公司的人力资源任命、人力资源调整、人力资源治理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。〔四〕公司常用文件资料治理责任划分档等治理事宜。1、董事办：负责公司董事会、决策小组、各委员会及高层各种会议等文件资料的治理，主要包括：董事会/决策小组/其他各委员会各种会议纪要、董事会各种章程及各类决议文件、各种任命文件〔原件须供给一份给行政人事部、董事长有关全部资料及工作过程中产生的资料、各董事有关材料、董事办工作过程中产生各种资料、上级领导和外协友好部门或个人供给的题词、书画、工艺品等、公司打算性文件〔公司总、总结性文件〔公司年度和月度工作总结、其他总结、调查报告、批示性文件〔公司打算指标、技术指标、营销指标以及公司领导各类命令、工作指令、汇报性文书资料〔公司上报主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或公布的各类文书资料〕等。2、工程工程治理部：负责工程工程类、工程施工类和立项类等文件资料的治理，主要包括：各类工程图纸〔含设计及更改、征地类建设文件〔含图纸、工程申报及各种合同资料、〔公司工程可行性报告、工程立项备案证明、合作合同、章程等文件及政府部门关于工程立项的各种批复文件持批复、地质灾难批复、消防批复、人防批复、抗震批复、报建登记备案表、施工《国有土地使用证质量监视登记书、安全监视登记书、安全措施备案表变更通知、工程联系单、与相关单位的来往文件、预售测绘报告、现售测绘报告、3、财务部：负责财务类、信贷类、资信类、凭证性文书等资料的治理，主要包括：办理信贷业务全部资料、银行抵押各种证件或资产的治理及此过程中产生的有/账簿/收据/发票、有价证券等、税务办理全部资料〔税务登记证除外、与银行之间全部来往业务产生的凭〔公司全部资产类文件资料、公司各部门及所属公司上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售合同书、协议书等原始记录文本等。4、行政人事部：负责**集团经营活动中全部产生的各类证、照文件、公司经营治理活动中形成/人事治理类〔其中：人力资源类文件资料由人力资源治理员负责治理**集团营业执照〔含工商营业、税务登记证、组织机构代码证、开发资质证、公司**公章〔但凡盖公司章的有关合同须留存原件一份、上级颁发需公司执行或由公司发行的各种标准、规章制度及**公司下发的全部文件、公司员工档案〔/证明材料、人事任命、劳动合同或协议、社保及考核资料等、公司往来公文等。5、合约选购部：负责各类物料的选购合同/协议/价格、供给商资料〔含、等、选购有关文件及其部门有关业务过程中形成的各种凭证、资料要进展归档治理。6、其他部门：负责本部门在开展部门业务过程中形成的各种资料、合同等文件的建档治理。特别说明：各部门全部合同、协议必需提交一份原件至行政人事部档案室备份〔依据实际状况定〔销〕售许可证》暂由工程工程治理部负责办理及治理。二、档案治理根本要求一〕凡属归档范围的文件，经办人员应在办理完毕一个工作日内将原件准时归档，不得私自留存。二〕工程工程或设计成果文件在形成过程中各阶段，有关人员应准时对有关文字材料和图样进展系统收集整理，不遗漏，不丧失，保证全套资料真实、完整、齐全地向行政人事部移交归档。〔三〕以公司、工程名义发出的日常文件、各类会议纪要、往来函件和件等由行政部门负责收集、整理，按年度立卷归档。四〕为避开归档档案的遗漏和混乱，档案治理员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等状况。经办人要设计档案归档签收本，列明档案的名称、份数及必要说明，并办理签收手续。各部门资料员每月应与档案治理员核对档案的归档状况。三、档案分类、立卷与保存〔一〕档案的分类编号1工作的顺当进展。的编目方法接轨。〔二〕档案的立卷1、为统一立卷标准，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员协作。档案文书档案员负责组卷、编目。2、案卷质量总的要求如下：遵循文件的形成规律和特点。保持文件之间的有机联系。区分不同的价值。便于保管和利用。3、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全、完整。4、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、引件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数一般文电假设与绝密文电有亲热联系，也可伴同绝密文电立卷。5、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最终一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷依据有关规定执行。6即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的亲热联系并进展系统的排列。7、卷内文件材料应按排列挨次，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角，北面的左上角打印页号。8、永久、长期和短期案卷必需按规定的格式逐件填写卷内文件名目。填写的字迹要工整。卷内名目放在卷首。9、有关卷内文件材料的状况说明，应逐项填写在备考表内。假设无状况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上，以示负责。备考表应置卷尾。10、案卷封面，应逐项按规定用签字笔或钢笔书写，字迹要工整、清楚。11、案卷的装订和案卷各局部的排列格式。案卷的装订方法装订。案卷各局部的排列格式软卷封面〔含卷内文件名目〕一文件一封底〔含备考表卷盒，置于档案柜内保存。〔三〕档案保存1、档案室须做好防火、防潮、防蛀、防盗工作，保持档案完好无缺。一旦消灭险情，须马上向公司行政人事部经理报告。2、严禁无关人员进入档案室。非档案治理人员无故不许在档案室逗留、随便翻阅。3、资料档案发生损毁丧失时，依据给公司所造成的损失大小按公司奖惩规定对有关责任人进展惩罚。四、档案借阅一〕公司人员借阅任何文件资料，必需办理书面审批及借阅登记手续，归还存档时，经检查无误方可办理注销手续。出原件时，须报行政人事部经理〔含〕以上级别人员审批。件，办理产权所需工程资料时，未经行政人事部经理批准不得借出。〔四〕公司人员借阅机密性文件〔包括复印件〕，须经公司副总裁批准，绝密性文件〔包括复印件，须经总裁批准。〔五〕以下文件资料复印件未经行政人事经理批准不得借出：1、国有土地使用证、国有土地使用权出让合同。2、建设用地批准书。3、建设用地规划许可证。4、规划设计要点、方案批复。5、建设工程规划许可证。6、固定资产投资许可证。7、报建图。8、报建审核书。9、建设工程施工许可证。10、商品房预售〔销售〕许可证。11、产权证。六〕外单位人员来查阅资料，应出示其单位书面证明，由副总裁〔含〕级别以上领导批准，方可查阅。〔七〕任何人借阅档案原件，原则上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制；不准如需要修改图纸必需按文件修改权限规定另行办理手续。八〕借阅档案者必需严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄。因泄露机密而给公司造成损失者，将按奖惩规定对其进展惩罚直至追究其法律责任。〔九〕档案借阅期限15提前办理续借手续。五、档案的移交与销毁〔一〕档案移交材料报行政人事经理或其级别以上领导批准，方可移交。〔二〕档案销毁/人事经理和档案形成部门领导共同鉴定，报副总裁批准后，按规定销毁。2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，阅历证无保存价值时再行销毁，以免误毁。3、销毁文件必需在指定地点进展，并由行政/人事部指定专人监销，严禁将销毁的文件作为他用，或作废纸出售。文件销毁后，监光销后，监销人应在销毁注册上签字。六、附则〔一〕本制度由行政人事部制定并负责解释。〔二〕本标准自公布之日起执行。附表1：档案治理业务流程副总裁副总裁行政/人事经理档案治理员相关部门…