采购管理的目标与流程

采购管理的目标与流程第1页，共49页，2023年，2月20日，星期四采购的目标和流程从一次网上购物说起1.描述一次你的失败网上购物……2.是哪一个环节出了问题？3.你网购的目标清晰吗？4.下次购物你将做何改进？第2页，共49页，2023年，2月20日，星期四搜索物品—按销量排序—进入物品查看评价—看描述—询问店主—用支付宝付款—卖家发货—收货验货—支付宝打款网购目标？款式？质量？搜索专营店或高级别店铺（重复购买率较高）—搜索物品—进入物品查看评价—看描述—询问店主—用支付宝付款—卖家发货—收货验货—支付宝打款第3页，共49页，2023年，2月20日，星期四采购中我们所关注的质量成本时间服务供应商选择流程是否正确合理？第4页，共49页，2023年，2月20日，星期四流程（BP）牛津词典里的定义：是指一个或一系列连续有规律的行动，这些行动以确定的方式发生或执行，导致特定结果的实现

SOP是StandardOperationProcedure三个单词中首字母的大写，即标准作业程序，就是将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来，用来指导和规范日常的工作。第5页，共49页，2023年，2月20日，星期四关于流程流程就是做事方法，它不仅包括先后顺序，还包括做事的内容。流程概念运用于企业，就变成了一本本标准化的操作手册它能够有效地凝聚经验、指导新人、提高工作效率、提升工作效果，最终带来企业竞争力的提升。

流程管理（BPM）就是从公司战略出发、从满足客户需求出发、从业务出发，进行流程规划与建设，建立流程组织机构，明确流程管理责任，监控与评审流程运行绩效，适时进行流程变革。第6页，共49页，2023年，2月20日，星期四流程图第7页，共49页，2023年，2月20日，星期四一、采购与供应职能的目标1、总的概述在恰当的时间、以合理的价格、恰当的数量和良好的质量，从合适的供应商处采购物料、服务和设备。（5R）第8页，共49页，2023年，2月20日，星期四目标的细分提供稳定的物料流和服务流控制存货，使存货投资和损失保持最小保持并提高供应质量加强供应商关系管理，确保供应的连续性以最低的总成本获得所需的物料和服务同其它职能部门保持牢固的合作关系，确保组织效率提高公司的竞争力。第9页，共49页，2023年，2月20日，星期四2、制定采购与供应目标的影响因素第10页，共49页，2023年，2月20日，星期四第11页，共49页，2023年，2月20日，星期四第12页，共49页，2023年，2月20日，星期四第13页，共49页，2023年，2月20日，星期四好的采购与供应目标?与较高层次的目标和战略相关与其他目标一致清晰、具体并且可以衡量可以与基准相比远大又现实采购目标：未来将企业采购成本继续降低！第14页，共49页，2023年，2月20日，星期四3、常用的目标常用目标包括以下几个方面：–可交付性；–质量；–成本；–客户服务与响应性。这些目标与公司的产品竞争要素是相联系的第15页，共49页，2023年，2月20日，星期四可交付性订货数量交货时间交货的可靠性供应的连续性产品/服务的范围第16页，共49页，2023年，2月20日，星期四质量功能性耐用性独特性便于使用可靠性……第17页，共49页，2023年，2月20日，星期四成本采购价格获得成本总成本第18页，共49页，2023年，2月20日，星期四顾客服务与响应性顾客信息顾客询问的响应对顾客的技术支持维护与维修服务三年内使采购总成本降低30%，库存周转率每年30次以上，顾客满意度提高20%！第19页，共49页，2023年，2月20日，星期四二、采购与供应管理的流程SOP的重要性？第20页，共49页，2023年，2月20日，星期四（一）采购与供应管理的一般流程1、一般流程（职能）完成从采购申请、采购计划、采购订单至到货接收、检验入库的全过程管理。第21页，共49页，2023年，2月20日，星期四•一般采购事务流程第22页，共49页，2023年，2月20日，星期四物流、资金流和信息流流程（生产）第23页，共49页，2023年，2月20日，星期四主要环节（8个）1、提出需求（采购申请）–提出需求的部门包括：生产部门、设备检修部门、销售和广告部门、仓库、办公室等使用部门–应明确：需要什么、需要多少、何时需要–紧急订单–小额订单。第24页，共49页，2023年，2月20日，星期四准确地描述需求–准确地描述需求是采购部门和使用者的共同职责–早期的交流对需求的确认至关重要–统一描述规范–对所需物料加以完整地描述，明确需求数量和需求日期–形式：规范的采购申请表、移动采购申请表、物料请购单、系统合同等。第25页，共49页，2023年，2月20日，星期四2、分析供应市场SWOT（竞争对手价格，需求规律）STP……3、制定供应战略根据目标和企业战略第26页，共49页，2023年，2月20日，星期四4、评估与选择供应商5、谈判与签订合同（确定价格和采购条件）–询价–招投标发出采购订单（根据库存和需求计划）–形式多种多样–主要内容：编号、发单日期、供应商名称和地址、采购物品的数量和描述、发货日期、运输要求、价格、支付条款以及各种约束条款等。第27页，共49页，2023年，2月20日，星期四6、跟踪和催货–跟踪是按照预先确定的跟踪接触日期，对采购订单进行例行追踪，以确保供应商能够履行其货物发运的承诺。–跟踪的形式：走访、电话、传真、email等;–催货是对供应商施加压力，使其履行最初所作出的发运承诺、提前发运货物或加快已经延误的订单及货物的发运。第28页，共49页，2023年，2月20日，星期四7、验收–目的：确保发出订单所采购的货物已经实际到达，检查所达到的货物是否完好无损，检查货物数量和质量是否符合要求，确保有关文件和资料进行登记和移交。–质量验收是难点，应明确产品验证体系。–JIT采购有助于减少甚至取消验收环节。支付货款–要求三证齐全：采购订单、发票、验收单–对发票要进行审核8、记录：将与采购有关的文件和资料进行汇集和归档，更新有关记录。第29页，共49页，2023年，2月20日，星期四•主要环节流程第30页，共49页，2023年，2月20日，星期四采购流程设计要注意的问题1、流畅和一致2、关键点3、划分权责单位4、应有权宜办法5、价值与程序相适应6、不断改进7、信息化第31页，共49页，2023年，2月20日，星期四案例：这是哪种类型的企业？这个案例说明了什么？第32页，共49页，2023年，2月20日，星期四2、采购制度与工作程序明确采购政策与程序指定各级权限明确工作内容与规范相关部门和人员共同参与制定装订成册，人手一本不断修订和完善。第33页，共49页，2023年，2月20日，星期四采购制度第34页，共49页，2023年，2月20日，星期四药品采购管理制度案例：某区级医院药品采购制度第35页，共49页，2023年，2月20日，星期四第36页，共49页，2023年，2月20日，星期四（二）采购与供应管理流程的优化设计1、一个案例某医药流通企业的采购付款流程关于BPR第37页，共49页，2023年，2月20日，星期四案例背景该公司为一中型流通企业，上游供应商众多，由于销售客户不稳定，采购订单多为小订单。该公司每次采购需要核查订单副本、货物验收单、发票中的14项数据是否相符才能付款，三证核查花费了大量的人力和时间。该公司负责应付帐款的人员500多人，随着用人成本增加，给企业造成沉重负担，计划裁员20%。由于是手工操作，订单与验收单难以吻合，付款不能及时准确，物料管理工作复杂，财务与业务数据难以一致。第38页，共49页，2023年，2月20日，星期四第39页，共49页，2023年，2月20日，星期四分析公司的困境，你作为他的管理咨询人员，为其分析企业的问题所在，并提出建议。第40页，共49页，2023年，2月20日，星期四第41页，共49页，2023年，2月20日，星期四第42页，共49页，2023年，2月20日，星期四流程诊断和重组重构后：只需从中央数据库中查询三项数据：零部件名称、数量、供应商代码即可决定付款。负责应付帐款的人员125人，实际裁员75%。订单与验收单自然吻合，付款及时而准确，财务与业务数据完全一致，物料管理工作规范与简化。第43页，共49页，2023年，2月20日，星期四业务流程重组（BusinessProcessReengineering，BPR）

优化的基本思路：①将现在的数项业务或工作组合，合并为一；②是否有更好的方式取代现有方式③给予职工参与决策的权力；④为同一种工作流程设置若干种进行方式；⑤工作应当超越组织的界限，在最有效的信息进行操作；⑥尽量减少检查、控制、调整等管理工作；⑦设置项目负责人（Casemanager）。第44页，共49页，2023年，2月20日，星期四典型的流程重组用信息技术简化流程案例：

VMI（供应商管理库存）医院实名制电子挂号

第45页，共49页，2023年，2月20日，星期四•推荐读物–M.Hammer（翰莫）.ReengineeringWork：Don’tAutomate，Obliterate.HarvardBusinessReview,1990–M.Hammer,J.Champy（詹姆斯.钱皮).ReengineeringtheCorporation.1993第46页，共49页，2023年，2月20日，星期四2、几种新型的采购作业流程电子化协同采购：通过Internet将供应链上的合作伙伴连接在一起，实时进行信息共享和业务协同，完成采购工作。包括：–采购计划协同；–采购订单的执行协同。JIT采购：供应商在需要的时间，向需要的地点，以可靠的质量，向需方提供需要的物品。与传统的采购流程相比，它减少了订单下达、催货、验收入库、出库等环节。第47页，共49页，2023年，2月20日，星期四