商务中心工作流程

商务中心工作流程简述报价：(１)、一般按当前执行价，如原材料不稳定、无库存材料时，按当日现材料价报价并注明“此报价当日有效”标识。(2）、零售客户在执行价上加３—5%，(大部分交片区销售人员处理)。（３）、需要欠款等，考虑加上这一部分进行报价。（4）、有部分询价单是销售人员做特殊要求的,特殊处理。(5）、报价不得低于公司的执行价,如有低于执行价的须经部门主管签字同意方可执行并做好签字确认。(6）、如原材料浮动很大时,及时用短信通知所有销售人员应变，由商务中心报价.合同:(1）、使用公司的固定模板,按销售人员给客户恰谈的结果修改送货地点、送货费用、交货时间、付款情况,交销售部长审核、加盖公章。如有大的变动或对公司不利的修改须请公司常年法律顾问审核后方可签字。(2）、百万元以下的合同由营销部部长审核签字认可,百万以上的合同由合同评审小组评审后通过后方可执行．(３）、销售人员与客户签定后，合同归档,并同时建立电子表格的合同台帐.下生产计划：(１）、接收销售订单（由定货人签字认可规格型号、数量、金额等)、合同签定后查询有无库存．(2）、在确认客户已按合同或定单要求交付定金后,及时查阅库存，如没有现货时及时以纸制形式下生产计划，同时考虑补充库存和关注原材料的耗用,提前向采购员申请采购计划。(３)、将销售订单记录,录入EＲＰ系统，形成销售订单预警。（４)、跟踪生产进度,如有的产品因为各种原因不能按时交货的,应及时告知销售人员，经销售人员给客户协调不可变更交货时间的,上报生产主管进行协调。最终达到客户满意。(5）产品入库后及时通知销售部、物流部发货，同时提醒库房备货,品质上做合格证等工作。尽早将产品送到客户手中,达到交货要求。销售开票（１)、在ERP系统建立客户开票档案，所有新开户单位需将开户资料传真建档并存档,如有特殊原因客户不能传真开户资料,需业务员书面提供开户资料，以确保户名的准确性与有效性。(2)、当产品入库后,由销售订单生成销售发货单。(3)、发货单录入后,根据客户授信金额，告之业务员有无超出授信金额，如有,则须要求业务员通知客户款到发货，不能及时汇款的，则由该片区业务员签信用授信单,部门领导签字授权后，方可打印发货单.月末清理授信单考核金额，并上报管理部考核.(4）、发货单开出后,依据财务要求，一张发货单对应一张增（普)票,开出发票,并登记，要求领票人签收．（５）、开据的发货单有特殊要求的，还需做特殊处理。（这一部份处理的量大,较为复杂,考虑的因素较多)。(６)、发货单计算重量后送交给库房，并通知物流部发货,不足两万货款的由客户自提，不足两万元须公司负担运费的特殊情况由销售部主管签字同意，商务部主管认可方可承担运费,并告之物流部发货。如是客户自提的须在发货单备注“自提”:商务部不得签单、不得上交财务。如特殊情况须公司垫付运费时由片区业务员在财务借款支付,收回后清还借款．(7)、物流部返回的客户签字返单,进行分类登记、归档，存放.单据流转要与物流部做好交接手续．(8)、如业务员要领走欠条收款或对账,需复印一份预留(如只是对账则尽量发放复印件），并要求业务员做好登记签字。(9)、开发货单时,如有产品型号不对或数量有误，及时与库房联系,进行核对、修改。五、清理应收账款(１)、定期在OA系统中发送应收账款客户欠款余额给业务员及销售部长，告之客户欠款金额,如业务员认为有不对或不清楚的地方,及时与业务员进行核对，确认欠款金额一致。(２)、有客户来公司核对应收账款的,及时与客户核对,在出具对账单签字认可前,由财务部进行核对签字后，方可交一份予客户留底。(3）、每天关注应收账款欠款金额，催告业务员某日某天应该收回的欠款，并了解何时收回，告之他超出授信天数、金额。按公司规定，将信用不好的客户及时降级或进入黑名单，同时提醒销售部长进行欠款管理。（4)、因销售发货单开具时有特殊处理的,做到核对应收账款时心中有数,哪个开具单位是哪个商家的，并及时告之业务员进行调整账务。(5）、随时与出纳进行沟通,是否有下账不准确的,确保账实相符。六、外购：（1)、接到有效销售订单时，部分产品需要外购的。经销售部长或黄总签字，下采购计划到采购部购买。如金额较大或型号特殊的要求客户支付定金。(2)、货物采购后,按采购部采购清单或发票,录入EＲP采购入库单,一式两份，要求采购员确认签字,交与库房和财务挂账.（3）、随时注意外购商品库,是否有数量不一致的产品型号，并及时告之库房.七、事业单位(1）、已发货未开发票,建立电子表格(建议同时做其他入库单的负数)。(2）、已开发票未送货，开具发货单与发票后，分各个供电所做其他入库,转入其他应付账款,并建立电子表格,按各个供电所未送货物进行分类登记，当实际送货时,首先分清楚是正常发货,还是已开发票未送货的那部份;分清楚后,才开具发货单或其他出库单，库房在财务联签字,根据其他出库单，在建立的电子表格中相应减少各个供电所未送的货物数量.（3）、建立的电子表格定期与财务部核对自贡电业局的其他应付款金额,并提供给相关的业务员进行核对。八、月底抄税（1)、每月月底清理增（普)票的开具，有作废的分类进行整理,归类，存放(2）、与防伪税控开票系统进行核对作废的发票号,看是否有误。(3）、每月次日进行抄税处理，并打印抄税资料,填写增值税专用、红字发票作废情况表。(4)、提供给财务部开具发票的金额、税额。九、每月末要与财务部进行结账(需要开票处提供的资料)(1）、某些发货单的处理。（2）、优扣单的处理．（3)、销售统计表(业务员、客户所属地区、产品结构、客户销售)．(4)、市场开发部的优扣、外购统计表。(5）、每月底业务员的扣款、扣分统计（信用授权申请单和价格授权申请单)。十、售后(1)、发货后通知客户接收,如是新客户重点维护，反馈信息并对优惠核对价格。(２)、每月分片区回访客户,关心一下他们的生意如何,我们的产品价格、质量、运输等用户信息,及时反馈相关责任人对相关问题进行处理，每月进行一次书面上报详细的反馈信息.（3)、短信问候。十一、传真(１)、收、发所有与公司相关的传真文件，首先处理销售报价传真，再分类按传真内容及时从OＡ发送相关部门，重要传真要提醒相关人员接收.（2）、订货传真协同片区营销人员与客户确认后组织发货。(3)、接到采购的书面通知，给供应商发订货通知、车辆信息、外购产品询价等。(整个公司的传真收发)十二、标书的制作(1)、每日上网查询招标网的招标信息、中标通知等。做出快速反应(2)、接到销售部提供的标书,查看内容,做出相关资料准备.(3）、记下开标日期,合理的按排时间整理投标书.(４)、需要各部门协助的投标内容提交销售部长协调。（5)、在开标之前两天交