办公室S管理方案剖析

办公室S管理方案剖析第1页/共16页一、目的、范围目的：对公司进行整理、整顿，保持工作环境处于清洁、整齐、有序的状态，并持续不断地改进工作环境的条件，以提高员工的工作积极性和工作效率。范围：适用于全体员工（除董事长和总经理）。第2页/共16页二、6S的定义6S：指的是由6S的日文SEIRI（整理）、SEITON（整顿）、SEISO（清扫）、SEIKETSU（清洁）、SHITSUKE（素养）和英文SAFETY（安全）这六个单词，由于这六个单词前面的发音都是“S”，所以简称为“6S”。整理：将办公场所和工作现场中的物品、设备清楚的区分为需要品和不需要品，对需要品进行妥善保管，对不需要品则进行处理或报废。整顿：将需要品依据所规定的定位、定量等方式进行摆放整齐，并明确地对其予以标识，使寻找需要品的时间减少为零。清扫：将办公场所和现场的工作环境打扫干净，使其保持在无垃圾、无灰尘、无脏污、干净整洁的状态，并防止其污染的发生。清洁：将整理、整顿、清扫的实施做法进行到底，且维持其成果，并对其实施做法予以标准化、制度化。素养：以“人性”为出发点，透过整理、整顿、清扫、清洁等合理化的改善活动，培养上下一体的共同管理语言，使全体人员养成守标准、守规定的良好习惯，进而促进全面管理水平的提升。安全：指企业在施工等工作过程中，能够在工作状态、行为、设备及管理等一系列活动中给员工带来即安全又舒适的工作环境第3页/共16页三、整理整顿内容及要求

1、办公场所物品放置：（1）电脑管理：电脑放在办公桌中间弧形处，不得乱摆乱放。长时间离开电脑前电脑要待机，下班离开后电脑关机，切断电源。（2）办公桌管理：办公桌面除电脑，文件，文具，电话，台历和一两件积极健康的装饰品外（不能过多），不准放任何与工作无关的物品，例如：娱乐画刊，游戏机等，最大程度的减少办公桌上物品的数量。办公文具：例如：胶带、订书机、小刀、曲别针等统一放在行政办公桌处，用后按时归还。办公电话放在右手侧，方便接听，可根据个人爱好做适当的调整。第4页/共16页（3）文件夹管理：文件夹书籍等放在办公桌右侧文件筐中，不得随意摆放。每半个月对文件筐进行一次整理，对没有利用价值需要舍弃的文件，应遵守安全保密的原则进行销毁。文件夹都要有相应的标识，文件要区分放在相应的文件夹中，若有变动，应及时的更换。从公司文件柜中拿的物品应及时归还并归放整齐。（4）个人抽屉管理：第一层放置办公用品，第二层放置文件、表格、卷宗等，第三层放置私人物品。每个星期对抽屉进行一次整理，对于不用的东西，应及时从抽屉里清理出去。以保证抽屉的整洁有序。（5）办公桌底下应保证整洁，不能堆放杂物。电脑线、网线、电源线应理顺捆扎固定位置。电脑主机放于办公桌左侧。（6）长时间离开办公桌前，所有的物品都要归放原位，桌子摆放整齐，椅子放入桌子底下，保持整洁干净。（7）会议室凳子要摆放整齐，桌面保持干净。（8）办公室其他物品如饮水机，垃圾桶等在规定位置摆放。第5页/共16页2.电脑内部文件的管理（1）按照自己工作和个人习惯的需要，从硬盘分区到各个文件夹的建立，都要有合理的文件保存架构。每个分区每个文件夹直至到最小的文件，都要有规范化的命名。文件夹的分类尽量详细，每一份文件都要放到相应的文件夹中。（2）保密文件，重要文件，普通文件区别放置，保密文件要加密码予以保护，并不能放于电脑桌面。（3)定期进行电脑垃圾清理，系统维护。定期整理文件夹，没有用的文件按照相关要求及时清理。以保证电脑以良好的状态快速运行。第6页/共16页四、清扫内容及要求

公司排有值日表，值日人员负责公共区域（如会议室、会客室、办公区域、卫生间等）的清扫工作，每日值日人员必须提前10-20分钟到达办公室，9:00之前完成清扫工作；个人区域如：桌面、桌下、电脑、椅子等由个人负责清扫。第7页/共16页个人区域：桌面干净、整洁、桌面下无垃圾、无杂物，并每天进行清扫。主机、电脑显示屏、键盘、电话机应保证清洁无尘土、无污渍。卫生责任区：①所有区域的地面光洁无杂物、无污水、无死角；②会客室沙发巾抱枕摆放整齐，窗台无落尘，茶几无水渍茶渍，茶具清洗干净，茶几上书籍文件摆放整齐，文件柜文件摆放整齐无灰尘；③会议室会议桌无杂物，投影仪、电源线摆放整齐，白板上无字迹、污渍；④卫生间地面无污渍，洗手池能无污垢，所有的卫生用具清洗干净摆放整齐。⑤办公司内所有的垃圾桶每日必须及时清理垃圾，更换垃圾袋。第8页/共16页⑥保持办公室所有的挂件、画框及其他装饰品无破损并干净整洁。⑦饮水机、打印机等保持表面无落尘、无污垢、无蜘蛛网等。个人卫生：①不随地吐痰，不随便乱扔垃圾。②办公室内禁止吸烟（以后单独设立抽烟区域）。③下班后将自己的桌面收拾干净，所有的物品摆放整齐。4.值日表以及以上卫生要求每日必须严格执行。第9页/共16页五、清洁内容及要求1、彻底落实前面的整理、整顿、清扫工作。2、清洁的主要内容（1）是否严格按照办公室物品摆放要求摆放物品；（2）是否对所有的文件文档（包括书面文档和电子文档)进行整理、清除、分类、归档，形成严格的文件管理制度；（3）是否严格按照办公室卫生标准打扫卫生；（4）是否各项要求都能够传达到人并严格贯彻执行。第10页/共16页六、素养内容及要求通过“整理”“整顿”“清扫”“清洁”等合理化的改善活动，使员工养成良好地工作习惯，进而能够提高工作效率，促进全面管理水平的提升。素质内容：1、遵守《浩瀚员工日常行为规范》有关规定2、遵守《浩瀚远扬日常管理规定》第11页/共16页安全内容及要求1、贯彻“安全第一、预防为主”的方针，在工作中，必须确保人身、设备设施的安全。2、系统地建立防伤病、防污、防火、防水、防盗、防损等保护措施。3、对危险品应有明显的标识。4、各安全出口的前面不能有物品堆积。5、灭火器应在指定位置放置及处于可使用状态。6、消火栓的前面或下面不能有物品放置。7、电源、线路、开关、插座有否异常现象出现。第12页/共16页附：公司日常管理规定职员应服从公司的组织领导与管理，对未经明示事项的处理，应请示上级，遵照指示办理。职员应尽职尽责、精诚合作、敬业爱岗、积极进取。职员应该严格遵守公司的经营、财务、人事、技术等机密。职员不得利用工作时间从事第二职业和与工作无关的事情。职员不得诋毁或非法侵占公司的财务。职员上班时间必须穿着整洁，大方，不得穿奇装异服，不得穿拖鞋，不能打赤膊。男性的头发胡须不能留太长，女性不能画浓妆，着过于暴露的衣服。公众、客户面前要注意举止端庄，行为检点，谈吐得体，切记每位职员的言行是公司的形象和风貌的体现。工作时间内严禁嬉戏打闹，大声喧哗，吃零食，吃饭，看书看杂志，以及浏览和工作毫无关系的网站。在办公时间和非办公时间内均不允许带外来人员（与工作公司无关的人员)来办公室上网。第13页/共16页接听电话应及时，一般铃响两声后接起，不得超过三声，如受话人不能接听，离其最近的人员应主动地接听，并做好电话记录。上班时间私人电话一般不要超过10分钟，应注意音量，并禁止开免提通话。员工应严格遵守办公室纪律，不得迟到，早退，矿工。员工在工作期间不得擅自离岗，如有重要事情处理，必须请假，需先填写请假单，说明请假理由，并报经理处批准，放行政处归档：如遇急事，不能及时请假的，应提起打电话给胡经理，回来后及时补写假条。请假（休班）的时间一般安排在周末，周一到周五没有特殊事情不得请假。考勤人员应严格遵循考勤制度，每天认真负责的做好考勤工作，如实的反映员工的出勤情况，做到记录和请假单相符，做到公开，公正，不得弄虚作假。员工下班后应及时关闭电脑，切断电源，锁好门窗。做好安全防范工作。第14页/共16页

谢谢！