中国农业科学院修购项目归档材料要求及研究所自查记录单（房屋修缮和基础设施改造）-农科院自制格式

1/10附件1-1修购项目验收归档资料要求及研究所自查记录单——房屋修缮和基础设施改造项目单位名称（盖章）：项目名称：一、项目前期资料（一）归档范围材料1.工作规划：研究所上报《2016-2018年修购专项工作规划》2.项目申报文件：研究所上报文件、《项目申报书》、《项目可行性研究报告》等3.项目预算批复（即立项批复文件）：不应归档批复“二下”预算文件，应归档下达预算“一下”控制数文件：实施方案封面“项目批复文号”对应文件4.项目实施方案批复文件5.项目实施方案文本：包括相应的初步设计和概算文件6.项目调整变更报告文件、专家论证意见或相关设计方案及施工图、本单位相关制度及规定、有关会议纪要等。（二）以往验收发现有关资料问题项目立项有关资料，尤其是工作规划和项目可行性研究报告、项目申报书、财政部机构审核意见、初步设计图纸和概算文本，未收集整理归入档案。（三）前期资料自查和单位初验情况（自查记录单作为验收申请材料之一，自查内容包括：对照需归档资料范围，简要说明项目相应材料收集整理归档自查情况，是否齐全；同时逐一对照以往验收发现有关资料问题，简要说明该项目资料自查情况，有无存在同样或类似问题）材料自查人（签字）：自查时间：二、招标采购合同资料（一）归档范围材料委托招标合同、招标公告、资格预审资料、招标文件、投标文件、开标评标定标资料、谈判过程文件、中标及未中标通知书、中标合同、施工合同、监理合同、审计合同、政府采购协议文件等。（二）以往验收发现有关招标采购合同资料问题1.招标文件、投标文件、评标过程文件等资料不齐全，未及时向招标代理机构索要、未完全收集整理归档；2.非招标方式采购，确定施工单位的谈判过程文件、研究所决议文件等资料不齐全，未完全收集整理归档。（三）招标采购资料自查和单位初验情况（自查记录单作为验收申请材料之一，自查内容包括：对照需归档资料范围，简要说明项目相应材料收集整理归档自查情况，是否齐全；同时逐一对照以往验收发现有关资料问题，简要说明该项目资料自查情况，有无存在同样或类似问题）材料自查人（签字）：自查时间：三、土建工程资料（一）归档范围材料设计文件、施工图及其审核意见、有关报建手续、施工技术准备文件、工程图纸变更记录（设计变更和工程变更洽商）、施工现场准备、施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告、进场材料质量检验单；施工单位资质证明、开工报告、施工日记、施工试验记录、技术交底记录、隐蔽工程检查记录、工程质量检验记录、工程质量事故处理记录；监理单位资质证明、监理规划、监理月报、监理日志、监理例会会议纪要、监理通知、监理工作总结等。（二）以往验收发现有关土建工程资料问题1.施工图文件等不齐全，工程施工图文件不规范（施工图为白图、施工图上涉及人员签字不全、不是由有资质的设计单位出具），未完全收集整理归档；2.缺失施工单位资质证明，施工资料不齐全，施工日志内容空白，检查检验记录等没有结论、签字盖章不全，工程四方验收施工内容不具体，变更洽商记录不全，未在竣工图上反映工程变更情况，竣工图章无人员签字；3.缺失监理单位资质证明，监理规划、日志、月报等监理材料不齐全，施工记录上签字盖章不完整，缺工程竣工总结和质量评价总结。（三）土建工程资料自查和单位初验情况（自查记录单作为验收申请材料之一，自查内容包括：对照需归档资料范围，简要说明项目相应材料收集整理归档自查情况，是否齐全；同时逐一对照以往验收发现有关资料问题，简要说明该项目资料自查情况，有无存在同样或类似问题）材料自查人（签字）：自查时间：四、安装工程资料（包括电气、给排水、消防、抗震、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程等专业工程）（一）归档范围材料图纸变更记录（设计变更和工程洽商）、设备质量检查和安装记录、隐蔽工程检查记录、施工试验记录、质量事故处理记录、工程质量检验记录、房屋抗震鉴定等。（二）以往验收发现有关专业工程资料问题1.涉及调整变更没有图纸变更记录；2.涉及消防、电梯等专业安装工程缺少相关验收备案记录。（三）专业工程资料自查和单位初验情况（自查记录单作为验收申请材料之一，自查内容包括：对照需归档资料范围，简要说明项目相应材料收集整理归档自查情况，是否齐全；同时逐一对照以往验收发现有关资料问题，简要说明该项目资料自查情况，有无存在同样或类似问题）材料自查人（签字）：自查时间：五、工程验收资料（一）归档范围材料工程质量验收记录、工程验收报告、工程验收备案表、工程质量保修书、竣工图、初步验收总结、四方验收单、工程结算审核报告。（二）以往验收发现工程验收资料问题1.工程质量验收记录有签字无是否合格等结论；2.竣工图缺失或绘制不规范，未记录实际完成情况；3.四方验收单签字盖章日期不全；4.工程结算方法不严谨，未按照施工合同约定进行工程结算。（三）工程验收资料自查和单位初验情况（自查记录单作为验收申请材料之一，自查内容包括：对照需归档资料范围，简要说明项目相应材料收集整理归档自查情况，是否齐全；同时逐一对照以往验收发现有关资料问题，简要说明该项目资料自查情况，有无存在同样或类似问题）材料自查人（签字）：自查时间：六、项目申请验收材料（一）归档范围材料项目验收申请、项目执行报告、财政专项经费决算表、财务审计报告、项目执行情况统计表、单位初验报告、项目实施完成情况对照表。（二）以往验收发现有关申请验收资料问题1.项目执行报告方面问题（1）项目执行报告不真实，完成情况未完全反映项目实际完成情况，尤其有关调整变更情况及变更理由；（2）项目执行报告对《财政专项经费决算表》八项费用差异较大的未进行分析说明；（3）项目执行报告对项目所形成设施设备条件支撑科技创新活动的实施成效总结不充分；2.财务审计报告方面问题（1）农业农村部修购专项管理规定应出具专项资金审计报告，但有的审计报告是按基建项目规定出具工程决算审核报告；修购项目管理可参考基建有关规定进行管理，但不是执行基建规定，不得以基建规定作为依据进行财务审计。（2）审计报告的审计依据或审计意见依据文件有误，个别审计报告依据的是基建规定或已废止的《农业部科学事业单位修缮购置专项资金管理实施细则（试行）》（农办财〔2007〕58号），应是《中央级科学事业单位修缮购置专项资金管理办法》（财教〔2006〕118号）、《农业部科学事业单位修缮购置专项资金管理实施细则》（农办财〔2009〕48号）、《农业部办公厅关于印发〈农业部科学事业单位修缮购置专项资金修缮改造项目验收办法（试行）〉和〈农业部科学事业单位修缮购置专项资金仪器设备项目验收办法（试行）〉的通知》（农办科〔2007〕年52号）；（3）审计报告内容未准确反映资金实际使用管理情况，应依据批复的《项目实施方案》、审核确认的《工程结算审核报告》、前述的“二、招标采购合同资料”、财务支出账等资料，以及《科学事业单位会计制度》（2014年1月1日至2018年12月31日执行）和《政府会计制度》（2019年1月1日之后执行），充分反映项目资金使用管理情况。注意事项：2018年项目在2018年底前支出遵循《科学事业单位会计制度》，在2019年1月1日之后的支出遵循《政府会计制度》。（4）研究所未对事务所出具的审计报告审核把关，审计报告认定的支出数、新增资产明细情况与研究所财务实际情况有出入，报告内容涉及不准确的说法等，研究所也没有提出异议。3.单位初验报告方面问题（1）各单位在项目实施工作结束后，未进行有效的全面的项目总结，未认真对照实施方案批复，详细核对梳理完成的建设内容和规模，未认真梳理项目档案资料，执行情况报告反映的数据和工程结算、竣工图不一致。（2）单位初验工作流于形式，对项目存在的问题没有提出合理的解决措施及方法；（3）初验专家组未按部要求，并执行回避原则，至少包括2位研究所外、与初验项目施工监理等无关的专家。（三）申请验收资料自查和单位初验情况（自查记录单作为验收申请材料之一，自查内容包括：对照需归档资料范围，简要说明项目相应材料收集整理归档自查情况，是否齐全；同时逐一对照以往验收发现有关资料问题，简要说明该项目资料自查情况，有无存在同样或类似问题）材料自查人（签字）：自查时间：七、档案资料分类立卷（一）以往验收发现档案分类立卷问题前述除项目报验材料外的项目档案资料，未按归档要求，分类立卷。（二）档案资料分类立卷自查情况（对照归档立卷要求，自查档案资料是否分类立卷，将项目分类立卷的档案目录电子稿作为验收申请材料提交）材料自查人（签字）：自查时间：附：项目档案材料分类立卷目录备注：1.2016-2019年各年度项目批复文件：（1）2016年项目批复文件：农财预函〔2016〕1号-农业部财务司关于补充下达2016年“一下”预算控制数的通知（2）2017年项目批复文件：农财预函〔2016〕90号-农业部财务司关于补充下达2017年“一下”预算控制数的通知（3）2018年项目批复文件：农财预函〔2018〕1号农业部财务司关于补充下达206类“一下”预算控制数的通知（4）2019年项目批复文件：农计财便函（2018）121号-农业农村部计划财务司补充下达206类“一下”控制数的通知2.2016-2019年各年度项目实施方案批复文件：（1）2016年项目实施方案批复文件：农办科〔2016〕6号-农业部办公厅关于《中国农业科学院修缮购置专项资金项目实施方案》的批复（2）2017年项目