秘书打电话的礼仪

秘书打电话的礼仪秘书打电话的礼仪

人们在社会交往活动中，为了相互敬重，在仪容、仪表、仪态、仪式、言谈举止等方面约定俗成的，共同认可的行为规范。礼仪是对礼节、礼貌、仪态和仪式的统称。下面我为大家介绍秘书打电话的礼仪，希望能帮到大家！

记准电话，以免打错

假如拨错号码，应礼貌地向对方赔礼，不行顺手挂机，然后向对方说：对不起。选择恰当的拨打时间如无紧急情况，一般白天应在8点以后（假日在9点以后），夜间则在22点之前，以免打搅他人休息。有午睡的季节，不应在中午打电话，一般通话时间以3~5分钟为宜，伎俩提高通话效率，削减占用时间。拨打电话前应做好充分的打算通话以前，应对谈话内容与目的做到胸有成竹，有的放矢，避开词不达意，结结巴巴的通话。发传真时的礼节如发传真，而对方使用的又是电话/传真两用机，也就是两种机器使用同一个电话号码，你可先拨通对方号码，通知对方：您好，请打开传真机，我有传真件发给您，感谢。待耳机中听见尖利独特的传真记号时，便可发送传真件。

代拨电话的礼节

假如是为上司或同事代拨电话，接通电话后先确认对方身份，然后客气地请对方稍后，告知对方谁要和其通话，然后把电话转给有关人员或用手捂住话筒请委托者来接电话。在办公室内避开打私人电话不行占用公司电话谈个人私事，更不允许在工作时间通过电话与亲朋好友谈天。

秘书手机礼仪

手机作为日益普遍的通讯工具，其使用礼仪的不完善已经成为礼仪的最大威胁之一，秘书在社交场所或工作场合放纵地使用手机，严重影响他人，也影响到其本身的形象。关于手机礼仪，秘书们应该留意一下几点。

公共场合不要旁若无人的使用手机。尤其是在电梯，楼梯，路口，人行道这样的地方，在会议中或是与人洽谈时，最好把手机关掉，特殊情况下可以调成静音或震动状态。在与人一起用餐的时候，也有必要把手机关掉或是调成震动状态，不要出现当人们正吃到兴头上时被烦人的铃声打断。在全部公共场合，都要在手机没有使用时，把它放在合乎礼仪的常规位置，放手机最正规的位置是随身携带的公文包里，无论如何都不要拿在手里，平安其间不要放在桌子上，公共场合使用手机，应尽量压低自己的音量，而绝不能大声说话。手机短信因其快捷又类似书面信函的优势，被大众尤其是年轻人广泛地使用，因此我们很有必要关注一下手机短信的使用礼仪，在公共场合和社交承和不时响起的手机短信声音，和这些场合响起的手机铃声一样失礼。秘书们应杜绝一边和别人交谈，一边低头查看短信的举止，这是对对方的极大不敬重。同时在短信的内容选择和编辑上，应该和同行文明一样重视。秘书的电话礼仪，从秘书接听电话，拨打电话，使用手机通话等礼仪方面进行详细的介绍。希望在公共场合或是上班场合或是社交场合，都不会由于电话的礼仪问题而有损公司的形象。

通话打算

任何形式的人际沟通能否取得最后的成功，往往取决于沟通各方是否在沟通前做了打算、所做打算是否充分，接打电话也是如此。只有在通话前做好充分的打算，才能使通话得以顺利进行，观点得以正确阐明，信息得以准时传递，分歧得以有效消减。

(一)内容打算

在拨打电话之前，基层公务员首先必须明确自己所要找的受话人的一般情况，包括受话人姓名、性别、职务、年龄等，以免发生尴尬。同时须明确受话人的电话号码，仔细核实、谨慎拨打。

更为重要的是，基层公务员在通话前应当对自己所要传达的信息和阐述的要点有明确的把握。最佳方法是事先把这些内容写在便笺上，预备一个条理清晰的提纲。这样，电话一通，发话人就可以依照提纲有条不紊地进行阐述了，不至于遗漏要点或者语无依次，甚至因一时想不起来该说什么而尴尬地僵住。

有鉴于此，国家行政机关或基层公务员个人可制作统一的发话记录表，以便通话顺利进行和日后查阅。

(二)仪态打算

在一般情况下，基层公务员不论是拨打电话还是接听电话，都必须全神贯注。首先应当临时放下自己手头的一切工作，端坐或端立于电话前，然后从容地拿起电话，微笑通话。

通话时，通话人除了必须执笔做些适当、简短的记录，以及可以利用一些与通话内容相关的书面资料外，切不行三心二意地去做任何其他事情，否则既不敬重通话对象，也不利于沟通沟通。

应当留意的是，通话虽然只是一个“口闻其声，不见其人”的沟通过程，但通话人的神情举止完全可以通过声音的变化为对方清晰地洞察。通话人可以根据声音来推断对方到底是全神贯注还是心不在焉，到底是和气可亲还是麻木呆板，进而推断对方对自己敬重与否，从而微妙地影响沟通的进程与效果。

有些公务员为了便利，喜欢使用免提通话，以便腾出手来做其他事。这同样有违全神贯注的基本要求，是不敬重对方的表现，不仅不能提高工作效率，反而有可能引起对方的误会和不满，进而影响工作。

(三)记录打算

国家行政机关内任何一次公务来电都有可能是一次重要的信息传递。因此，基层公务员都应当在自己或公用的电话旁配备好完整的记录工具，要养成一听到电话铃就拿起纸笔的习惯。

为了避开因记不住或记不清发话人所传递的信息而一再要求发话人重述，甚至遗漏信息要点的情况，受话人应在接听电话时进行适当的要点记录，避开反复，节约时间。各级行政机关或公务员同样可以制作统一的来电记录表。

值得留意的是，任何一份来电记录都相当于机关内的一份文件，必要时须给有关领导传阅或批示，有的还要存档备查。因此记录应力求完整正确，机密性内容要妥善保管。

(四)补缺打算

由于种种原因，基层公务员往往会在办公时间临时离开自己办公桌处理其他要事，以致自己无法接听他人来电。此时，一般可执行如下两种应对措施。

1.委托他人代为接听自己的电话。让受托之人属托来电者留下其姓名、单位及电话号码，转告他自己会在回办公室后即刻复电，并致歉意。一般不宜要求对方隔时再来电，以免给人以“摆架子”之嫌也可请受托之人在对方同意的情况下，代为记录来电内容，但须确保记录正确，以免误事。

2.设置电话录音。预留录音时应使自己的发音谦逊友好，其基本内容大致如下：“您好!这里是某某部门，现工作人员因公外出，请您在信号声过后留言，或留下您的姓名和电话号码。我们将尽快与您联络。感谢。”

秘书礼仪留意事项

秘书在日常的工作交往当中，应当留意：

1、正确理解上司的指示，乐观主动与上司沟通。

秘书每日都要完成上司布置的很多工作，在上司指示工作时，应当对不清晰的细节加以确认核实，避开造成沟通上的误解。有的秘书不习惯主动与上司进行沟通，上司布置任务之后，秘书马上根据自己的理解去行动，结果却差强人意。例如，有位经理对秘书说：“请把这份文件处理一下”，秘书二话不说就把文件塞进了碎纸机。经理大叫起来：“我是叫你去复印啊!”其实，秘书在粉碎文件之前，完全可以先向经理核实：“您的意思是让我把它粉碎掉吗?”

2、忌不懂装懂、硬着头皮乱做。

孔子说“知之为知之，不知为不知，是智也”。有位秘书在工作之前从来没有练习使用过传真机，到了新单位之后上司让她发一份传真，结果在发的时候将传真文件放反了，给客户发了好几次，发过去的都是白纸，导致客户非常生气，给工作造成了不小的损失。因此，秘书应当留意工作交往礼仪的实际训练，有不懂的地方，一定要向他人虚心请教，只要自己摆正自己的位置、态度谦虚有礼，别人一般都会乐于指教。

3、正确对待错误与批判。

犯了错误的`时候，不要怕丢面子，一定要勇于承认错误，并当面对他人赔礼。遇到批判时，不要马上就闹情绪或哭哭啼啼，正确的做法是马上检点自己，“有则改之无则加勉”，只有专心总结阅历才能真正取得进步。

4、关系好不等于没礼貌。

一位受大家喜爱和欢迎的秘书，一定是在工作场合懂得尊敬他人的秘书。有的时候大家一起工作的时间长了，秘书与同事之间的关系会变得很熟悉，这时候容易犯的错误就是言行上过于任意。例如，有的秘书与上司熟了，对上司常常直呼其名，上司一般也不会介意。但是遇到有上级领导或重要客户来的时候，秘书仍然对上司直呼其名，这样做就会让上司非常尴尬，也会给上级领导或客人留下不好的印象。尽管关系熟，也不能忘记礼貌。工作场合不要任意和他人称兄道弟或将上司称呼为“老大”。与他人勾肩搭背、拍拍打打，都是过于任意的做法。

5、不要贪图小廉价。

秘书在工作中要做到严格的“公私分明”，不要贪图小廉价，否则会导致单位利益和个人形象受损。例如，不要用单位的电话打私人长途电话，不要用单位的信纸写私人信件，不要用单位的纸张复印私人文本等等。与同事之间也要留意“礼尚往来”，不要任意向他人借钱或借钱给他人，平时吃工作餐时，不要任意让别人给自己付帐。无论是对单位还是对他人，都不要白吃白喝，贪图小廉价。

6、在工作交往当中与异性相处时，一定要留意分寸。

在工作中，男性和女性是公平的，不要卑视异性。要敬重异性，绝对不行对异性“动手动脚”或进行言语上的骚扰。要尽量避开不必要的身体碰触，也不要任意侵犯对方的私人空间。单独寒暄时，不要涉及两性之间的话题。不要谈论异性的身体或对方隐私，也不要送贴身物品(如香水、首饰、内衣等)给异性同事。

7、尽量避开制造人际冲突。

与他人沟通时，尽量执行当面沟通的方式。对人有意见或看法时，可以当面提出、当面探讨，不要在背后对他人任意诉说，否则容易将原来可以摆在桌面上的沟通沟通变成“小道消息和谣言满天飞”，最终最受其害的还是自己，而自己正是那个“小道消息和谣言的始作俑者”。“好事不出门，坏事传千里”，背后可以说别人好话，但一定不要在背后说别人坏话。

8、要有宽容的心。

秘书每日可能会遇到各种各样的人，当遇到自己不喜欢的人时，不要任意给对方贴上“厌烦”的标签。要擅长发现对方优点，并向对方的长处学习，在内心里宽容对方，学会和各种各样的人融洽相处。

9、常常感谢他人。

得到他人的帮助，哪怕对方仅仅是给自己倒了一杯水，也要专心地说一声“感谢”。懂得感恩的人，会让他人感到助人的价值，并且乐于付出。

10、谨言慎行。

秘书在工作场所一定要言行谨慎。单