管理效率及其计量方法培训

管理效率及其计量方法摘要什么是管理效率，管理效率究竟应如何计量，这在学术理论界是一个一直没有受到重视的课题。本文作者从对管理实质问题的探讨入手，认为管理效率就是单位时间内一个管理者所完成的信息沟通量，并据此提出了相应的量化方法。关键词管理效率管理实质计量方法引言经济的现代化有赖于管理的现代化，经济的落后归根结底是管理的落后。随着我国经济改革的不断深入，“管理出效益”和“向管理要效益”可以说已经成了管理学界许多人的共识。这其中的道理是不难理解的，因为管理的首要任务，乃在于实现各种生产要素间的有机结合，而这种结合的状况如何，就在客观上决定了每一种生产要素的利用效率。如果各种生产要素的配合不当，要实现生产要素的高效运转是根本不可能的。要实现生产要素使用的高效率，各种生产要素就必须合理配合，而这正是管理的任务所在。实际上，从宏观上优化生产要素组合，实现资源的合理配置和高效运转，也正是我们目前正在全面实施的经济体制改革的实质性任务所在。然而正如众所周知，由于多方面的原因，我国管理的整体水平不高，总体上目前仍然属于传统管理，这主要的表现就是管理的效率不高，这在现实生活中的例子很多。比如，有人说在我国的一些地区，一个项目从动议到最后批下来，一般要经过200多个关口，盖200多个戳子。这样的管理效率又如何能够适应经济现代化的要求呢？实践表明，管理的效率不高这已经成为障碍我国社会经济发展的一个严重的制约因素。然而，究竟如何提高管理的效率，这就需要我们从管理效率的影响因素入手进行深入扎实的研究工作，这也就必然涉及到如何对管理效率进行评价的问题。毫无疑问，影响管理效率的因素很多，比如管理体制、文化传统、生活习惯、价值观念以及人们的行为方式等等，都会在一定的程度上影响到管理效率的高低。然而，如何对管理效率进行评价和定量分析，这在理论上至今仍然是一个没有很好解决的问题。在习惯上，人们通常把管理效率简单地归结为就是办事效率，并使用下述简单的公式来表达[1][1]田则林曾令香：《农村行政管理学》农业出版社1991年3月第1版第188页毫无疑问，办事效率是管理效率的一个重要方面，使用这一公式也可以在一定程度上说明办事效率的状况。然而在实践应用中，这一公式的使用却存在着许多的问题。第一，在管理上一个司空见惯的现象便是苦乐不均，一个单位或者一个人，在一定的时间内应办的事件多少并不完全相同，有的多些有的少些。比如，有甲乙两个职能科室，甲科室在一周内应办的事项是8件，实际办理的是6件；而乙科室在一周内应办的事项只有2件，实际办理的也是2件，难道我们能说乙科室比甲科室的办事效率更高吗？显然不能。第二，管理中需要办理的事项有大有小，有难有易。比如有一位管理者在一周之内处理了一件非常棘手久拖不决的事情，另有一位管理者在一周之内却办理了5件相对比较容易的事情，难道我们能说后者比前者的办事效率更高吗？显然也不能。那么应该怎么办呢？无疑我们只能探讨管理效率和办事效率更科学的测量方法。这一问题长期以来没有引起人们的更多关注，其原因在于，在大多数人们的心目中，管理效率或办事效率就是办事的速度，这是不言而喻的。其实不然，这里涉及到的问题很多，这不仅是因为影响管理效率的因素多，而且更重要的是这里的许多因素都很难得量化。因此，为了能够全面准确地把握这一问题，我们必须首先解决一个首当其冲的问题，这便是关于管理活动的实质。管理活动的实质我们已经知道，影响管理效率的因素很多，有管理体制、文化传统、生活习惯、价值观念以及人们的行为方式等等。因此。要对管理效率的量化指标做出比较准确的界定，就要求我们必须弄清楚管理活动的实质。这不仅仅是探讨管理效率量化指标的需要，实际上，要提高管理效率，要从根本上改变我国管理效率不高的现状，也要求我们必须从根本上弄清楚管理活动的实质。究竟什么是管理活动的实质？不同的管理学家必然会有不同的看法。但是，这并不妨碍我们去尽最大可能地认识事物的本来面目。对这一问题的正确认识，涉及到管理的任务、职能和目标。我们已经知道，管理的首要任务乃在于实现各种资源或生产要素的有机结合，没有各种生产要素的有机结合，任何有用产品都不可能生产出来。这一点应该是不成问题的。关于管理的职能，不同的管理学家分歧很大。但无论如何，管理的决策职能、计划职能、组织职能、协调职能以及控制职能，则是任何管理活动都不可没有的。另外，有的管理学家还认为，领导、指挥、激励也是管理非常重要的职能。近年来，还有不少的管理学家认为，服务也是管理的重要职能。再从管理的目标来看，对于不同领域的管理活动管理的具体目标虽然可能不完全相同，但是有一点是肯定的，那就是实现系统的有序运行，力争获得尽可能多的有用产出。将管理活动的任务、职能和目标结合起来思考，我们就不难得出结论，管理活动的实质就是信息的沟通。这一点，我们可以从几个方面得到论证。首先我们知道，任何管理活动都是借助于一定的组织进行的，这是不言而喻的。从一个组织的构成要素来看，组织理论的创始人巴纳得(C.I.Barnard1886~1961)很早就曾经指出，任何一个组织都是由三个基本要素构成的，这就是共同的目标、协作的愿望和信息的沟通[2][2][日]占部都美：《现代管理论》新华出版社1984年11月第1版第152页番其次，从管典理的方法来简看，我们知尾道，管理的牛基本方法包佛括行政的方矮法、法律的栋方法、经济递的方法和教介育的方法等灭等。从管理工活动的实质粥来看，这些肆不同的管理续方法其实都稿是在从不同阀的角度进行停着信息的沟赢通。行政的撇方法和法律悲的方法属于满权威性沟通徐，经济的方古法属于利益刺性沟通，而碎教育的方法界则属于真理哗性沟通。因翅此，在管理侦中这些方法选的有效性程赏度，实际也蜓就取决于使雷用相应方法弹的管理内容校的权威性或黎利益性或真滑理性程度。限也就是说，趟行政方法和即法律方法的指有效性取决隙于管理内容拦的权威性，扣经济方法的矛有效性取决怜于管理内容亲的利益性，阔而教育方法剪的有效性则详取决于管理无内容的真理茄性。这在管全理实践中是榴不难理解的恭。毫无疑问骡，使用的方隔法越是有效匠，管理的效面率也就越高技。很显然，闯方法的有效滨性程度也就顺是信息沟通委的程度。所异以，管理的刑效率实际也伯就归结为信例息沟通的效辱率。颂再从管理活默动的实践来敏看，任何一延个组织的有馅序程度，无诊疑都取决于勾该组织内部修的全体成员福为实现组织半的目标默契抬协作的状况夫和程度。而半这种默契的梢程度又取决捎于其全体成衔员对于组织册目标了解和泻认同的程度讲。其中，了渡解的程度必奖然与组织内胜部信息沟通谦的状况有关璃，换言之即睬与对组织目奏标的宣传有碌关。而认同廊的程度，则做与组织目标尊的权威性、惜利益性和真叉理性等状况抵密切相关。央换言之即，艇组织成员对捞组织目标认支同的程度就榴取决于：（派1毁）组织的目辫标与国家或苹地区的社会劲发展和经济复发展目标是赌否相一致；辆（厕2元）组织目标花的实现能否即为组织成员锋带来实实在怜在的利益；短（畏3宅）组织目标甚内在的真理客性程度如何淋等等。当然卡，对组织目彻标的了解并羊不等于就是片信息的沟通羡，信息的沟拒通是双向的监，而不是单在向的，所以船只有对组织拼目标的认同悠即自觉地将践组织目标作夫为自己行动群的目标，才腔算实现了信露息的沟通。纹很显然，通野过各种有效踪的方式促使服组织成员实海现对组织目聪标的认同，辅这正是管理凤的职能。由期此看来，管误理活动的实斤质显然不是妻别的，正是肉信息的沟通分。因此管理洪的效率，最恨终也就归结制为信息沟通仓的效率。沸再次，从管罪理活动的具零体管理对象讽来看，虽然铲管理的对象睁包括了人、盐财、物、时排间和空间等抛各种不同要舞素，但是在粉这里最活跃萌的因素是人迟，而不是别燃的。对于人耳的管理效率躁何，直接决陆定着其它要奥素的管理效扫率。在对人梅的管理中，年管理的效率筋如何，直接跑地取决于管递理者与管理痰对象之间的阔相互沟通，缝或者说是人竹际关系的改适善，这是不恶言而喻的。邀而人际关系扇的沟通，无殖疑是属于信网息沟通的范穴畴。葵最后，再从辅管理活动的对起源来看，纤在原始社会株在当人们单鹅枪匹马地从岩事狩猎活动凤的时候，根叉本不需要管冬理。而随着肆集体劳动的扩出现，人们鬼为了进行相雕互的沟通和怕协调，才逐画渐地出现了钱管理。正如晕马克思所说漠，一个单独掉的小提琴手讨是自己指挥茫自己，而是奏一个乐队就访需要有一个迅指挥，以便恨协调大家的且行动。显然此，管理在这扛里所发挥的渐作用主要地券也是信息沟掉通。竖管理效率炎的量化指标酿界定份在这里，主爽要地需要解径决好四个相证关问题。兵第一，是信逢息沟通的内帝容，即怎样姿才算实现了车信息的沟通喷。在这里，脏首先需要肯烧定的是信息爸沟通必然地胶涉及到两个浮方面，它总翼是发生在管疼理者和被管纠理者两者之宣间。另根据腥有关研究[3]张春安：《管理中国人》中国经济出版社，1996年6月第一版，1996年9月第二次印刷，第198~217页嗽，信息的淹沟通一般可写分为三种情透况：一是需厅要的满足，猴二是态度的材改变，三是然挫折的调适谢。需要说明渠的是，这里枪所说的需要蔑的满足是管允理学意义上别的，而不是凉经济学意义芽上的，也就鸡是说，一个始消费者使用库属于自己的池货币购买商展品以满足自廊身的需要不业具备信息沟臂通的特点，瞎不属于信息含沟通的范围敬；此外，一去个人通过学欲习和自省所忌实现的态度道转变和挫折沃调适也不属欣于信息沟通腰的范围，因葡为，在这里使不存在进行册沟通的两个懂方面，而信椅息沟通总是洲发生在沟通奥者和被沟通访者两者之间我。也就是说礼，信息的沟惑通实质就是核在解决问题[3]张春安：《管理中国人》中国经济出版社，1996年6月第一版，1996年9月第二次印刷，第198~217页乐第二，什么霜是管理效率粒，或者说管蛇理效率究竟梯应如何定义摧。根据管理快活动的实质河，如果说管始理活动的实暑质是信息沟祸通，那么毫浊无疑问，管孩理效率就应会该是单位时帅间内完成的予信息沟通量夜。按照信息么沟通的内容束，实际上管霉理效率也可屑以定义为单匪位时间内解晓决问题的多阿少。因为，拥不管是满足甜管理对象的室需要，还是灿促使管理对泼象转变态度雾，或者是帮久助管理对象捏进行挫折调表适，实际上雄都是管理者价在解决问题粉。在管理学辜中，美国管税理学家马斯茎洛曾经将人稠的需要分为画五个等级，时这些需要霉都是需要通游过管理者的源管理活动才柳可以满足要四求的。而管蕉理者帮助被砖管理者转变羡态度和进行迷挫折调适，馅事实上就是龄管理者在直宴接地解决问具题。坝第三，是管牌理效率应如椒何衡量。我励们已经知道攀，管理效率匪其实质就是偷单位时间解定决问题的多拍少，而一个烦问题的解决肿总会有各种载不同的方案肺，方案越多两问题的解决顿也就越复杂夸，就越是需版要投入更多泊的时间和精庄力。按照这衬样一个思路涌，我们就可售以初步设想灵将管理效率奇的计量公式艳定义为：秩绞称也胳颤与（挎1）绘在这里，n幸表示单位时立间内解决问衬题的多少，井而N究i侨则表示所解位决的第i个慎问题所包含溉的可能的方仅案数目，M垒e即为管理伐效率Man底ageme刘ntef婚ficie溪ncy，其部单位为b旋it（比特牢）即一个二熄进制数位（铅binar训ydig是it）。怖该公式的提折出源于信息很量的计量公咱式：葬歪聚臭切音国葛闭（2）异这一公式说室明，一则信者息其信息量站I的大小，知是由它所包仪含的不确定杀性数目N决剂定的，其所烫包含的不确烫定性越多，肿其信息量也队就越大,对求信息的处理被也就越复杂北。计算信息验量的另一个友完全等价的崇公式是(3)疏这一公式说休明，一则信时息信息量的每大小，是由猪它所包含的堵不确定性数客目N和每一降种不确定性怎出现的概率如的大小确定梨的，而这两沸者很显然是仪成反比例的园，即信息内惩容所包含的絮不确定性状猾态越多，每各一种状态发余生的概率就碎越小，相应惊地其信息量缩也就越大。秩这一点与管欧理过程中信陡息沟通的情耳况及其类似凭。解决一个机问题，其可歉能的方案数芒越多，每一照个方案实现释的可能性就糕越小，相应悠地工作的难劳度也就越大姿，同时也就逼越是需要高胡效率的工作仓。这一点我棒们可以举例和予以说明。追[例]有甲挑乙两个职能柴科室，一周距之内应完成社的任务事项傲均为6项，膝实际完成的赏情况是甲科谷室完成了5停项，乙科室剃完成了4项狡，每一项的丽可能方案数财目如下表，增试分析其工轿甲科室吃事巨项盟A1铺A2颠A3蛇A4锋A5秒A6淘可能方案得2厌8哈4由2绝4具8促乙科室式事竟项进B1著B2容B3诱B4废B5定B6培可能方案狼8瞎4找8及16好4惧2暖作效率情况饺。幅不难算出，犯甲科室的工枯作效率M汁e1=9良bit，乙府科室的工作梦效率Me格2=12狭bit。很高显然，由于通乙科室的工议作难度大，赶尽管其所完爱成的事项数鞠目少，但其盛工作效率比演甲科室要高胸的多。筐第四，是投枝入产出应如抚何反映。任炭何管理活动愈总是需要投剖入一定的人促力和物力，吼这是投入。农在管理活动施中，最重要栽的投入是人冬力，也就是掉投入管理者抚的多少。管韵理活动的直渡接产出就是朽问题的解决堆，或者说就拍是