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文档简介

试论构筑整合型管理体系的可行性和必要性

不少企业为了在国际市场竞争中取得有利地位,先后建立了质量管理体系、环境管理体系和其它管理体系。建立这些体系并取得认证证书,固然增强了企业的综合竞争能力,然而分立的管理体系不论在贯标、认证,还是在实际运行过程中,给企业带来的负担及接口矛盾也是显而易见的,解决这一问题的有效途径是构筑整合型管理体系。企业实践、理论探讨都表明,建立整合型管理体系既是可行的,也是必要的。

一、什么是整合型管理体系

每个企业都有一个由质量、环境、财务、职业安全卫生等一系列子体系所构成的管理体系(见图1)。

在ISO9000:2000标准中,对质量管理体系的定义是:“在质量方面指挥和控制组织的管理体系”。它由以下四个核心标准组成:

(1)ISO9000:2000质量管理体系基础和术语;

(2)ISO9000:2001质量管理体系要求;

(3)ISO9004:2000质量管理体系业绩改进指南;

(4)ISO19011:2000质量和(或)环境管理体系审核指南。

在ISO14001:1996标准中,对环境管理体系的定义是:“全部管理体系的一个组成部分,包括为制定、实施、实现、评审和保持环境方针所需的组织结构、计划活动、职责、惯例、程序、过程和资源。”目前以颁布了12项环境管理标准,如:ISO14001:1996环境管理体系——规范及使用指南;ISO14004:1996环境管理体系——原则、体系和支撑技术适用指南;ISO14010:1996环境审核指南——适用原则;ISO14011:1996环境审核指南——环境管理体系审核;ISO14012:1996环境审核指南——环境审核员资格要求;ISO14040:1997生命周期评估——原则和框架等。

另外,一些国家和认证机构,如BSI、BVQI、DNV、SGS等13个认证机构经多次讨论,于1999年发布了OHSMS18001职业安全卫生管理体系——规范和OHSMS18002职业安全卫生管理体系——OHSMS18001实施指南。1999年国家经贸委也发布了我国的职业安全卫生管理体系试行标准(OHSMS)。

所谓整合型管理体系,就是组织按质量管理、环境管理、职业安全卫生管理等标准的要求,建立方针和目标并实施和保持与这些目标统一的体系。

根据以上描述,企业建立整合型管理体系可有以下多种模式:

(1)质量管理体系和环境管理体系的整合:ISO9001+ISO14001;

(2)质量管理体系和职业安全卫生管理的整合:ISO9001+OHSMS;

(3)环境管理体系和职业安全卫生管理体系的整合:ISO14001+OHSMS;

(4)质量、环境、职业安全卫生三个体系的整合:ISO9001+ISO14001+OHSMS。

二、构筑整合型管理体系的可行性

质量、环境、职业安全卫生这三个标准发布的对象和目的各不相同,其中ISO9001标准的对象是顾客,强调组织对顾客的质量承诺;ISO14001标准的对象是相关方,强调组织对社会的环境承诺;OHSMS标准的对象是员工,强调组织对员工职业安全卫生的承诺。但是,这三个管理体系的要求有不少共同之处(兼容性),概括起来有以下13个方面:

1.组织总的方针和目标要求相同见图2

2.都使用过程模式三者结构相似,便于整合。

3.其原理都是PDCA循环过程即按计划—执行—检查—处置方式循环、前进(见图3、图4、图5)。

4.都需要建立文件化的管理体系在ISO9001:2000标准的4.1总要求中提到:“组织应按本标准的要求建立质量管理体系,形成文件,加以实施和保持,并持续改进其有效性”;在ISO14001标准的4.4.4环境管理体系文件中提高:“组织应以书面或电子形式建立并保持对管理体系核心要素及其相互作用的描述……”;在OHSMS3.4.4文件中提到:“组织应以适当的工具如书面或电子形式建立并保持对管理体系核心要素及其相互作用的描述……”(见图6)。

5.都提出需要文件化的职责分工在ISO9001:2000标准的5.5.1职责和权限中,要求:“最高管理者应确保组织内的职责、权限得到规定和沟通”;在ISO14001标准的4.4.1组织结构和职责中,要求:“为便于环境管理工作的有效开展,应当对作用、职责和权限作出明确规定,形成文件,并予以传达”:在OHSMS3.4.1机构和职责中,要求:“为便于实施有效的职业安全卫生管理,组织内各岗位人员的作用,职责和权限应予以界定和文件化,并予以传达”。

6.都提出需要建立目标和指标在ISO9001:2000标准的5.4.1质量目标中,要求:“最高管理者应确保在组织的相关职能和层次上建立质量目标……质量目标应是可测量的”;在ISO14001标准的4.3.3目标和指标中,要求:“组织应针对其内容每一有关职能和层次,建立并保持环境目标和指标,并形成文件”;在OHSMS3.3.3目标中,要求:“组织应针对其内容相关职能和层次,建立职业安全卫生目标,并形成文件”。

7.都提出要遵循法律法规要求在ISO9001:2000标准的5.1管理承诺中,要求:“向组织传达满足顾客和法律法规要求的重要性”;在ISO14001标准的4.3.2法律及其他要求中,要求:“组织应建立并保持程序,用来确定适用于其活动、产品或服务中环境因素的法律,以及其他应遵守的要求,并建立获取这些法律和要求的渠道”;在OHSMS3.3.2法律及法规要求中,要求:“组织应建立并保持遵守职业安全卫生法律和法规的程序。组织保存的法律和法规应是最新的,并应将其要求传达给全体员工和其他相关方”。

8.都提出要通过改进过程实现持续改进在ISO9001:2000标准的8.5.1持续改进中,要求:“组织应利用质量方针、质量目标,审核结果、数据分析、纠正和预防措施以及管理评审,持续改进质量管理体系的有效性”;在ISO14001标准的3.1持续改进中,规定“强化环境管理体系的过程,目的是根据组织的环境方针,实现对整体环境表现的改进”;在OHSMS2.3持续改进中,规定“强化职业安全卫生管理体系的过程,目的是根据组织的职业安全卫生方针,从总体上改善职业安全卫生绩效”。审核和3.6管理评审中,也先后要求“组织应制订程序,目的是判定职业安全卫生管理体系是否符合标准要求和得到了正确的实施和维护,有效满足组织的方针和目标”。“组织的最高管理者应定期对职业安全卫生管理体系进行评审,以确保体系的持续适用性”。

10.都要求对不符合项进行控制并确定人员的能力在ISO9001:2000标准的8.3不合格品控制和6.2.2能力、意识和培训中,分别要求:“组织应确保不符合产品要求的产品得到识别和控制,以防止其非预期的使用或交付”;“组织应确定从事影响产品质量工作的人员所必要的能力”;在ISO14001标准的4.5.2不符合4.4.2培训、意识和能力中,分别要求:“组织应建立并保持一套程序,用来规定有关的职责和权限,对不符合进行处理调查,采取措施减少由此产生的影响”;“组织应确定培训的需求,应要求其工作可能对环境产生重大影响的所有人员都经过相应的培训”;在OHSMS3.5.2不符合和3.4.2培训、意识和能力中,也分别规定了“组织应建立并保持程序,用来规定有关的职责和权限,以便处理和调查不符合,采取措施减少不符合产生的影响”;“全体人员应具备完成职业安全卫生工作任务的能力,应根据其教育、培训和经历,对能力进行鉴定”。

11.都要求对文件和记录进行控制具体可见:

——ISO9001:2000标准的4.2.3文件控制和4.2.4记录控制;

——ISO14001:1996标准的4.4.5文件控制和4.5.3记录;

——OHSMS:1999标准的3.4.5文件和资料控制和3.5.3记录管理。

12.都要求组织在过程运行中进行沟通与交流具体可见:

——ISO9001:2000标准的5.5.3沟通和7.2.3顾客沟通;

——ISO14001:1996标准的4.4.3信息交流;

——OHSMS:1999标准的3.4.3协商与交流。

13.都要求组织的最高管理者任命管理者代表,负责建立、保持和实施管理体系具体可见:

——ISO9001:2000标准的5.5.2管理者代表;

——ISO14001:1996标准的4.4.1组织结构和职责;

——OHSMS:1999标准的3.4.1机构和职责。

综上所述,由于三个标准有许多共同点,能相互兼容,从而使组织建立整合管理体系和认证机构进行整合型管理体系的审核是完全可能的。

三、构筑整合管理体系的必要性

我国已经加入WTO,按照WTO规则,充分满足顾客、社会、相关方和员工的需要,构筑整合型管理体系,有利于提高组织参与国内外市场竞争的综合能力;构筑整合型管理体系,还可大大减少组织建立各种不同体系的工作量。把三个标准的相同要求统一在一个管理体系中,可以避免不同子体系之间的不协调甚至相互对立,保证管理体系的统一、有序,提高管理的有效性。如按ISO9001:1994标准的要求,组织应编制17个程序文件;按ISO9001:2000标准的要求,组织应编制6个程序文件,即:文件控制程序、记录控制程序、不合格(不符合)控制程序、内审程序、纠正措施程序、预防措施程序;按ISO14001:1996和OHSMS标准要求,也要编制以上程序。另外,如培训程序、信息沟通程序、标识和可追溯性程序、校正程序等,由于管理要求相同,都可整合在一起编制。

整合型管理体系还为组织内审和认证审核中同时审核不同管理体系要求创造了条件,从而降低了审核成本,减轻了企业负担。

例:某250~500人的化工企业,分别实施ISO9001、ISO14001、OHSMS,其审核人日数如下表:

若实施ISO9001与ISO14001的双体系整合初次审核,则如图7所示,总人日数=ISO9001+ISO14001-共同部分=10+14-共同部分<24(人日)。

若实施ISO9001与ISO14001、OHSMS的三体系整合型审核,则如图8所示,总人日数=ISO9001+ISO14001+OHSMS-共同部分=10+14+12-共同部分<36(人日)。茂惯同理,组织绵内部的整合斑型审核也可昼大大降低成贝本。盗并四、组织如扶何构筑整合苏型的管理体浮系蛇脖一般来讲,风组织构筑整章合型管理体崇系应按以下靠步骤:折守(1)企业屡领导层统一荒思想并作出元决策。细绒(2)建立业构筑整合型霞管理体系的愧领导班子和桌工作班子。婚领导班子必宾须由最高管工理者亲自负希责,其职责始为:①审定男和确定组织肯构筑整合型梨管理体系的协工作计划;即②根据组织支的总方针和悲总目标,制炉订并批准发肺布质量、环急境和职业安练全卫生的方籍针;③各部暑门职责、权流限、职能的猎分配;④手想册、主要体锋系文件的会盐审;⑤配备予实施和保持效整合型管理点体系持续改辽进的资源。捷工作班子的残职责为:①廉执行工作计示划;②对组热织内部进行就建立整合型至管理体系分载层次的教育船培训;③根宴据企业的性浩质、规模和盾产品特点,斧法律法规的朝要求组织编晒写整合型管疯理体系的文洪件;④协调况、督促、检善查组织各部武门在构筑整耗合型管理体眼系工作中承煤担的具体工荡作任务。此绞(3)在组袖织内部开展族构筑整合型抬管理体系分肤层次的教育案培训。愿豪(4)根据胸法律法规和西顾客、相关奉方、社会、涛员工的要求尊和企业的总阻方针制定组倍织的质量、偿环境、职业蕉安全卫生方孝针。抬茧(5)确定精整合型管理抢体系各项要府求在组织内晃开展的过程列和活动。踢盒(6)在企结业内部进行郑整合型管理剪体系职能的筑分配,完善葱相应的职责语、权限。新锡(7)根据某各项方针,蓬制定质量、疯环境和职业谱安全卫生的燥目标。汉项(8)根据晃目标制定产冲品实现、环如境和职业安涨全卫生的管钢理方案。土胁(9)编制笼整合型管理妖体系的文件庭:①手册;绢②程序文件籍;③工作标内准、作业指拾导书、记录孕。监登(10)发披布并宣教整涂合型管理体扎系文件。供苏(11)配鸡备和落实整急合型管理体劲系人力、财拣力、基础设忍施和工作环久境的资源。贯利商(12)整小合型管理体荐系运行3~薪6个月。容狡(13)整阴合型内审员藏的培训,经判考核合格后征由最高管理桥者聘任。搁薄(14)根扣据组织的实穷际情况,至摄少进行一次拒覆盖全部部忙门和要求的柱整合型管理补体系的内部期审核。理耀(15)跟姻踪验证不符波合项纠正措位施。掘净(16)召剖开由最高管煮理者主持的舍整合型管理餐体系管理评卸审,评审组况织整合型管效理体系的适慰宜性、有效缘性和充分性吵,并提出组狼织的持续改损进方向。解徐综上所述,巾建立、实施涛ISO9恭000、I椅SO14秋000、

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