现代企业电子文件管理

第二章电子文件与档案管理◆电子文件管理是当前信息化领域非常受关注的热点课题。

◆电子文件是一把“双刃剑”

一、电子文件的无奈2、过程信息的丢失1、信息信誉的危机3、文化信息的损失4、信息安全的风险前言：电子文件是双韧剑二、电子文件的精彩2、实现档案管理的跨越1、带来办公方式的革命3、保障社会信息的安全4、具有改变世界的力量前言：电子文件是双韧剑第一节电子文件概述一、电子文件概念

（一）电子文件的一般定义

顾名思义，电子文件就是“电子”加“文件”，或者说是“数字化”和“文件”两个概念的交集。“文件”是电子文件的功能属性，“数字化”是电子文件的技术属性。

我国档案国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB／T18894—2002）将电子文件定义为：“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”概念的理解：

1、电子文件具有文件的一般属性，即都是组织或个人在各项活动中形成的历史记录。

2、电子文件与传统文件的根本区别在于，其信息以数码构成。

3、电子文件是存放在计算机存储器中所有数据的基本组织形式。

4、电子文件由内容、背景信息、结构三要素构成。（二）电子文件的构成要素:

1、内容：用以表达作者意图的信息

2、背景：用以记录文件形成和管理过程中的有关信息。

如形成者信息（还可细分为撰稿者、审稿者、核稿者、签发者、主送者、抄送者等）、日期信息（还可细分为成文日期、发文日期、收文日期、办结日期、发布日期等）、保存处理信息（还可细分为鉴定、归档、移交、销毁、迁移、转储、利用等）、管理信息（还可细分为密级、保管期限、权限控制、知识产权等）、关联信息（还可细分为主文件与相关辅助类、支持类、日志类文件之间的连接关系）。

3、结构：用以记录文件内部或相关文件之间的物理结构和逻辑结构的信息。以确保文件的长期可读。前者如模板、文种、版本、附件、著录层次等；后者如载体类型、存储类型、数据格式、存储位置、支持软件、密码、数字签名等。

管理电子文件，维护其价值，要追求这三种信息的真实、完整，这是管理电子文件的大难题。（三）电子文件的档案价值

1、归档电子文件的定义

在《电子文件归档与管理规范》GB／T18894—2002。将电子档案改为归档电子文件（archivalelectronicrecords），定义为：“具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。”

2、电子文件档案价值的理解

（1）电子文件具有档案价值

档案有两个价值：情报价值（参考）价值和凭证价值价值。情报价值也是档案价值，所以可以名正言顺地管理电子文件。

（2）现阶段电子文件不具有完全的档案价值

目前电子文件不具有凭证价值，难以成为完整意义上的档案。

新思路：开发电子文件的参考、知识、文化等价值，逐步研究解决其凭证价值。

（四）电子文件管理的规范性文件

1、国家档案局颁发的主要有

（1）2001年6月5日，国家档案局、中央档案馆颁发《档案管理软件功能要求暂行规定》（档发〔2001〕6号）；

（2）2002年11月25日，国家档案局中央档案馆印发《全国档案信息化建设实施纲要》；

（3）国家档案局《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）；

（4）2003年，国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》（第6号令）；

（5）2005年2月21日，国家档案局中央档案馆颁发《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》；

（6）国家档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）；

（7）国家档案行业标准《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T32-2005）。

（8）1991年7月4日国家档案局发布《工业企业档案分类试行规则》

（9）《档案著录规则》(档案行业标准DA/T18-1999代替国家标准GB/T379.5-85)

2、上海市档案局颁发的主要有：

（1）《上海档案目录中心建设方案》

（沪档〔2002〕39号）；

（2）《上海市档案信息化实施意见》

（沪档〔2003〕62号）；

（3）《上海市电子公文归档管理实施办法（暂行）》

（沪档发〔2005〕220号）；

（4）《上海市档案信息化发展“十一五”规划》

（沪档发〔2006〕122号）；

（5）《关于加强上海档案信息资源开发利用工作的实施意见》（沪档发〔2005〕201号）；

（6）《文书档案目录数据规范第1部分：数据元》

（DB31/T386.1-2006）。二、电子文件的特点

（一）信息存储的密集性

（二）信息载体的不确定性

（三）信息结构的二重性

（四）对信息技术的依赖性

（五）信息内容的易改性（六）载体材料和信息的不稳定性

（七）背景及相关信息的不完整性

（八）信息处理的快捷性

（九）信息利用的共享性

（十）文件类型的复杂性

三、电子文件的分类

（一）按文件存在形式分

1、文本文件（Text）

2、图像文件（Image）

3、图形文件（Graphic）

4、影像文件（Video）

5、声音文件（Audio）

6、数据库文件（Database)

7、命令文件(Programme)（二）按与相同内容的纸质文件的关系分

1、草稿类电子文件：以纸质文件为主；电子文件起草；

2、辅助类电子文件：以电子文件为主，纸质文件为辅；

3、正式电子文件：无纸类电子文件。

（三）按文件的属性分

普通文件、只读文件、隐含文件、加密文件、压缩文件

（四）按文件的内容分

企业单位的归档电子文件一般按国家档案局下发的《工业企业档案分类试行规则》进行分类。四、电子文件管理的要求及对策

（一）电子文件管理的要求

1、保障真实性:指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

2、保障完整性:指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

3、保障有效性:指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

4、保障安全性:电子文件的真实性、完整性、有效性不受破坏和不被非授权用户使用。（二）电子文件的管理的对策

1、文件生命周期理论

文件形成、运行、暂存、永久保管四个阶段，各阶段具有不同的工作特点和规律。电子文件管理的重点是前端控制，即对文件形成、运行过程的控制和管理，这是现代文件、档案管理重要理念，主要体现在以下两个方面：一是有利于确保归档电子文件真实、完整、安全和可识别性。二是有利于优化管理功能，提高管理效率和效益。

2、全程管理对策

（1）系统及各级机构须建立、健全电子文件归档管理的有关制度、规范、标准和方法，使电子档案全过程管理有章可循；

（2）将制度、规范、标准和方法纳入到电子档案管理系统的设计中，使档案计算机管理系统尽量能够自动控制电子文件归档管理全过程的规范运作，实现电子文件统一著录、登记、分类、鉴定。同时监控和记录针对文件的创立、登记、修改、审核、签署、分发、查询、利用、复制、转储等操作过程，以确保电子文件的行政有效性和法律凭证价值，并确保电子档案的真实、完整、安全、有效。第二节电子公文处理一、电子公文概述

（一）电子公文的概念

◆电子公文，即公务类电子文件。它形成于政府和企事业单位行政机关的公务活动。

◆电子公文处理与纸质公文处理，政府机关都应当遵照我国国务院2000年8月24日颁发的国发（2000）23号《国家行政机关公文处理办法》。

企业单位可参照执行该《办法》。（二）公文处理航的特点1、鲜明捎的政策缘瑞性：2、严肃舅的权威现性：3、强烈的剖时效性：4、严格添的规范左性：（三）公文处理搬的重要意名义1、公文处知理是机关钥工作的纽怜带2、公文希处理是朽机关管述理水平掏的标志3、公文植处理是纲档案工慎作的基价础4、公文小处理是柱各项事违业持续饥发展的咏依据（四）邀公文分芝类

科泥学的分鞋类是公少文处理那的基础娇。1、按来源慈分：收文、发文、内部文园件。2、按价随值时限鸦分：现筒行文件、非现行文沉件，。3、按行文芳关系分：厘上行文、下行文、平行文。4、按办历理程度排分：办波件、阅件。5、按涉密程度怠分：秘密、、绝密文件。6、按照应叼用性质分抽：通用、事务、专用文甘件。7、按照适插用范围划绝分：命令探、决定、轻通告、议魂案、公告厦、通知、贺通报、爱报告、边请示、帽批复、宏函、意见绝、会议纪宗要等13种。二、电子本发文处理拟制发么文要做愈到“五个明确”：明确公赛文种类迫、公文性格式、图行文规似则、拟稿要秩求和办文程飞序。（一）明确公文设种类规范文种她：命令、卖决定、蹲通告、丢议案、辽公告、通知、礼通报、腐报告、鞠请示、虾批复、幕函、意见、会议纪汤要。常见问题鲁有：请示对、报告不零分；通知光、通报不吸分等。一是要想崖清楚行文挺目的:二是要想上清楚行文杜关系:三是可繁根据不仁同文种雾设置不嗓同的公盖文结构鞋。（二）宾明确公劈燕文格式陵公文壮具有规贼范的格昌式，这外是公文事具有权航威性和鞭行政约没束力在亩形式上改的体现壶。党和纹国家对婶公文格求式作了坟具体规篮定，国语家质量泊技术监早督局发萄布了200尊0年1月1日起实施获的《国家脸行政机狂关公文卷格式》（GB/T琴9704物-199之9）一般使军用的公文格式面模板。（三）庄明确行蜻文规则1、上行血文：对有际隶属关钟系的上水级单位创行文。一般用“拾请示”、嗓“报告”馒、“意见”碗。（1）只主送惯单位，不唱主送个人渡；

（2）不得获多头主话送，主甚送外一起律用抄渔送；扇（3）一般扰不越级崭主送（4）向上级盏机关请示卧或报告，消一般不抄割送下级机错关。2、平行文：是对无涉隶属关胁系的机晌关行文。一般用“穿函”、“意见踏”，请求批签准同意的春函也不能啦多头主送猜，其他可镰多头主送笔、抄送。3、下行骆文：对有乎隶属关含系的下床级单位功行文。一般用“事批复”、袍“通知”南、“通报根”、“决消定”、“所令”、“意见染”等。（四）明确拟稿要求1、内容童和文字我要简明扼志要。2、准确使用按结构层次和标点符爪号。3、准确厌使用公文中象的数字和计量单脆位。4、准确使帝用简称悠。5、符合公依文写作的恳基本要求浴。6、如果题有纸质际文件，揪须留下讯修改的辈痕迹。（五）明确办文程序1、拟稿破：谁主治管的事片项谁拟绣稿。2、审稿：一般擦为办公前室主任酒或文秘链人员。3、签发爪：签发人棚一般为酸分管该柳文所针对事魄项的单位领导。4、编号右：编写担发文字震号，如厅“档发字〔1998〕6号”。5、制作伙正式文头件，用顿激光打告印机打哥印纸质坝文件、盖章。6、发稿：助通过邮寄淘或电子邮扑件发出。7、办结归宗档：由文塘书部门兼前职档案人滚员负责。扶可收在办名公室或各翻业务技术奇部门。重况要文件双么套制归档聪。归档时从须打印办疾文单由办妄公室盖章木后一并归定档。（六）发文的注碍意事项1、注意精灶简文件2、注意床正确使呆用行文娱权3、注意院公文保柄密三、电子收文处理（一）收文处环理的流拉程1、接收：纸质文件融有专人签抄收。电子垮文件由单位设专门邮振箱，及时接收和确认。2、登记（审核弊）：收到电触子文件先随时登记、编内部梯文件号。辽审核文件破规范性。3、拟办：溜对领导分：XX阅或XX阅示；剂对部门分：XX部门阅处、XX部门会XX部门阅处，XX、XX、XX部门阅。规定公文桑传递模式酒，电子文鼻件是否打愈印，纸质左文件是否彩扫描。如熄领导不善南于电脑，丈电子文件厌须打印后义处理。4、批办：批办是指巷领导人对索文件办理稠提出批示暂性意见。可以在计壤算机系统票或纸质文引件上批示召。5、承办：是指主柔管部门晚根据领剩导或有尸关规定役，对文松件的内黄容和要越求进行俯落实。6、催办：对部门毅文件的敞承办过继程中的货督察工千作。7、办毕鹿文件的梯处置咽（1）清退；（2）销毁；（3）暂存；（4）整理归怠档。重要文膝件双套制析归档。（二）收文拟办仗的原则1、领导分跨工的原则三：重要文化件谁主管央谁阅批。2、主办牵其头的原则赠：必须也只能醉有一个主办部扎门，其坛余均为净协办或明传阅。（三）升收文处作理的原换则1、按规直范渠道惨运转的些原则传阅的方草式分：同时传蛙阅和顺序传阅。顺序传阅分直传和横传：普发厕性文件或急件可同时发有关领导和部猴门。2、快速鸡及时的秩原则收文要快去传，领导出钟差可远程惩办文。急件催办烫，系统可自石动催，被王催者须反逢馈，办文罪效率可进顺行考核。（四）处理收彼文的注意假事项1、收文须有勉办公室统坊一对外。2、拟办有租错退局办乱公室。3、主办部门须及时送话文达协游办部门。4、主办莫处室不缎能改动椅拟办意练见5、经办升人员不砖能在贴聪页上签拍字写意稳见6、流转时型内勤要签靠收7、所有请渠示都是遵催办件坟，要即夸使答复碑催办通励知第三节撤电子文允件的积累辽与归档一、电边子文件席的积累（一）明确电膛子文件勿积累的暗组织由文书部气门兼职档挪案人员负烘责收集和亡积累。1、有利于阿文件的收集齐全和和保密。2、有利于文件的列预立卷。3、有利于威各部门播平时对衡文件的居查找和绵利用。4、有利于档且案室工作浴的开展。（二）明既确电子文榴件的归档药范围和保跟管期限原则上可慈以参照纸农质文件的归档范围轻和保管期驻限。企业可仍参照《企业档案叉工作规范》中的附件A需要通趴过档案绕人员、趴业务人么员、计跌算机专卷业人员练三协商贱制订，谅并在归郑档工作班的实践义中逐步覆加以修映改完善吗。制订“双由套制”归观档类目：类目号条款名称保管期限纸质文件电子文件1-1月、季、半年度会计报表15251-2会计报表数据库251-3总分类帐、明细帐151-4总分类帐数据库251-5明细帐数据库永久永久（三）明响确电子文工件的积累肌要求1、确定蛋电子文家件是通凝过签发羞或审批彻的“最验终版本章”，并牙对电子略文件进柜行规范释命名。2、对电眠子文件烧进行收泡集积累踏，将非哑通用格辆式的电机子文件亩转换为屡通用格拾式，即庆进行“锣迁移”扣。3、编制茫电子文升件的目疯录，并叨将电子摩文件连宽接到相绳应的目饶录条目坝中去。4、对应测归档的帐电子文啊件按其固内容上绒的自然槐联系进慨行组合偶，即进吵行“预煤立卷”抹。5、按规念范要求娘，做好僚电子文携件的查批找和提判供利用落工作。6、对电子仙文件采取愧定期备份剩、自动杀炮毒、权限叨控制等措尘施进行安业全保护（四）明盗确电子文件积累方法1、确定电道子文件训是“最雀终版本列”。最终版本认即经过最愈终审批的帆文件版本妹。可以人蓄为确认，添也可以写典入计算机走程序中，劣待文件一剥旦签发，辨由计算机栽系统自动堪判断归档目。重要文件怠可以保留乡丰多个版本趣，不同版苏本采用同绞一文件号后，并注明罗不同的版葵本号。2、规范览电子文使件的命彼名规范命畅名基本胞要求：貌唯一、棒直观、夏简洁、把参照。枣规范释命名的罢方法（1）归档贡前用“武文件著秋录项+.扩展名”眨命名，如吊：◆“企业档栗案工作规撇范.RT插F”或◆“国家坚档案局-企业档侧案工作导规范.RTF”或◆“档发〔200讯9〕4号-国家档案万局-企业档案车工作规范.RT评F”（2）归档贿后扫描针形成的拢电子文乐件采用腐“纸质呼档案的可档案号+序号+.扩展名弊”命名副，如：梅“1.1壁.20理09.肢3-0丙01-袭5.R尖TF”（3）采用文景件号命名溜，如“S20元110周01.上RTF”。（4）采用您“计算骑机随机毙号+.扩展名报”命名虎，如：膝“0024逢7487破4352饰1543脏.RTF”。3、采用染资源管便理器，波按照文胳件分类敢和归档材范围设托置文件挠夹（如蛙下图）院，将文羊件分门宿别类放拌入文件匪夹。如果不是滔推荐格式纹则做好电谋子文件的僻格式转换陈。4、确保电辆子文件的钉安全

（1）设置雨密码：坏两种方必法。终（2）限制修矿改

（3）有选择箱地保护内屡容5、保障电掩子文件的苗有效

（1）实行“阔迁移”，淋即将非通姨用电子文没件格式转州换为推荐港格式保存抢。（2）使用电轮子文件通叠用浏览器慢。6、做好很电子文蒙件的登姥记遵照国架家有关卸公文处拒理的规俘范标准驶，建立宜本单位社电子文跌件的登两记的目兔录格式衫。如果没坚有专门鉴的公文皮处理软足件系统泽，可以合采用EXC概EL表处理秘软件，味设计电乎子文件来的目录。电子文潮件形成衰后要随缠时登记笑。登记规采用双巾套制。晕并做好巷目录条旬目与文后件内容弊的链接伸。二、电骡子文件梳归档（一）偶归档的雁一般要全求1、电子文厕件归档校要求及拖功能应滥嵌入文毅件生成热系统。棵企业各扁信息系雄统生成毅的文本草、图形本、图像哪、数据蔑等类型遇电子文圈件归档返范围应副参照纸棕质文件挪归档范废围确定汁。音频刘、视频待、多媒半体等类凝型电子吐文件的纳归档范热围应根君据相关伐规定。2、企业各信匪息系统所种形成的电谁子文件的箭元数据、挎背景信息迹，及非通酷用电子文灵件格式的桌软件等应动一并归档组。3、加密的电赌子文件归搜档时一般旋应解密，妥必须加密歼归档的电流子文件应如与其解密蹦软件和说作明文件一虚并归档。4、文件形论成部门泪应负责具确保归嚷档电子撞文件具达备真实爽性、可扶靠性、疼完整性米和可用铸性。（二）米归档方钟式1、逻辑归上档：指滴在计算倦机网络办上进行赞，不改翠变原存梨储方式住和位置望而实现扛的将电控子文件捏的管理榜权限向闹档案部菌门移交宏的过程后。2、物理归捆档：指骂把电子辞文件集凳中下载笔到可脱鸟机保存割的载体最上，向僻档案部努门移交潮的过程笋。3、脱机归岛档：指较将电子肆文件拷船贝到脱窑机保存津的载体载上，向较档案部液门移交骨的过程服。4、联机归沾档：指豆在网络无环境中霞将电子伪文件传称输至受红档案部坊门控制仆的主机舌或服务脱器上，知向档案舌部门移鹿交的过脚程。现阶段踪蝶应强调春物理归贵档：其底理由是芒：逻辑子归档的药电子文事件未存辱放档案检部门，象在管理释的技术默条件和惩规范还秋不成熟址的情况唱下，档姑案部门应难以对她它的安蚁全保管诞和合法骄存取进仓行有效尘的监控巴。（三）归痰档时间当实行逻缓辑归档或陶联机归档否时可以实赏行随时归没档，一般照实行定期令归档，或炊与纸质文洁件同步归哨档。（四）插归档手居续1、按照偷档案著拆录要求闪建立归围档文件功目录，穷并确保树目录和喜归档文阴件的一颜致。2、如果脱斩机归档遮，须将归档地文件拷筛贝到可妹靠的移串动介质铃上做好纸标签，戏向档案婆部门移偿交。3、打印归档旺移交清单骨，一式二遭份，双方瞎签字和保泉存。第四节跪归档电甘子文件的坐整理与利毒用一、归档付电子文件纷的整理1、采用析资源管爷理器，鸡按照文演件分类茄设置文爸件夹（肉如下图桶），将荒文件分颠门别类朵放入文察件夹。如果不融是推荐露格式则咽做好电星子文件铜的格式训转换。2、归档芹电子文括件的编深目数据库文腿件基本概脑念编号合同号贷款项目001990008公积金贷款XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX计算机专业称“数据项”，档案专业称“著录项”，检索时称“检索项”计算机专业称“记录”，档案专业称“条目”计算机专业称“表”，档案专业称“目录”数据3、采用EXC耳EL制作档案目货录表格该表格放荒在“归档愧电子文件伶库文件夹干”中。与有关鞠电子文捷件建立州超级链砌接。4、归档缠电子文泼件的组盘。5、脱机存暴储载体泊或装具远上应贴茎有注明驳载体序龄号、电姐子档案浇号、密只级、保及管期限构、存入喊日期等诸内容的括标签，魔电子档涉案载体印应设置步成禁止筝写操作出的状态飞。注意：光辨盘上不能乎贴标签，文应用光盘伙标签打印幕机打印光合盘标签。二、归档电真子文件傍的检索步利用1、应用WIND旱OWS的资源管亚理器检索2、应用EXCE丹L检索电子文绢件目录电子文叼件检索保的操作程采序（1）查档者提倾出检索要索求。（2）操作者苗根据查嫌档要求桃编写检运索逻辑自提问式，提问式弱由检索受项、检景索词、观比较运航算符、粮逻辑运创算符组努成。（3）检索逻鸟辑提问香式的校绕验将其牲转换为快机内检番索表达伐式，计蜂算机自届动进行假检索匹妻配。（4）检索结代果输出呢：选择铃输出形弱式、排痒序和层或次切换唉。（5）根据检赢索结果述调整检柴索逻辑却提问，或进行德再次检索.

3、充分利蔑用技术手材段，确保劣目录输入塌的效率和抚质量。第五节戴电子档案抢的保管一、电子档液案应参牲照纸质请档案分贫类方案亿进行整刚理。（8.4.梅1）二、电子档案腹应存储到将脱机载体秤上。其存存储载体见DA/T田32的附录C，保管要柱求见GB／T1婆889鱼4的9.4。（8.4淋.2）三、脱机存夺储电子壮档案的纱载体或笑装具上鼻应贴有陷注明载膜体序号灰、电子廉档案号翁、密级掀、保管邮期限、首存入日拴期等内请容的标涂签，电吓子档案棉载体应辽设置成视禁止写旧操作的主状态。（8.4谊.3）四、存储在脱墓机载体上饱的电子档为案应一式达三套，一身套封存保乎管，一套撒异地保管痛，一套提更供利用。（8.4掘.4）五、超过保管希期限的电做子档案的劝鉴定和销拴毁，按照鸭纸质档案芳的有关规梦定执行，萝其删除和蹲销毁应符成合GB／T