EXCEL教程之人力资源篇

第2篇人力资源篇第一页，共八十六页。项目4制作员工人事档案管理表2.1项目5制作员工培训管理表2.2项目6制作员工工资管理表2.3第二页，共八十六页。2.1项目4制作员工人事档案管理表 2.1.1项目背景 员工人事档案的整理分类、汇总、分析、查询等是一件比较复杂的工作。 使用Excel可以实现人事管理的自动化，提高人事档案管理的条理化。第三页，共八十六页。 本项目通过制作“员工人事档案管理表”，来介绍Excel软件在人力资源管理中的应用。第四页，共八十六页。 2.1.2项目效果第五页，共八十六页。图2-1员工人事档案筛选效果图第六页，共八十六页。图2-2公司各部门人员分配效果图第七页，共八十六页。 2.1.3知识与技能 ●工作簿的创建 ●工作表重命名 ●导入外部数据 ●数据链接 ●数据的筛选 ●COUNTIF函数的使用 ●创建图表第八页，共八十六页。 2.1.4解决方案 任务1创建工作簿，重命名工作表（1）启动Excel2003，新建一个空白工作簿。（2）将创建的工作薄以“员工人事档案管理表”为名保存。（3）将“员工人事档案管理表”工作簿中的Sheet1工作表重命名为“员工档案信息”。第九页，共八十六页。 任务2导入“员工信息” 将行政篇中导出的“员工信息”数据导入到当前的文件中，轻松获取外部人事档案信息。第十页，共八十六页。（1）选中“员工人事档案管理表”工作簿中的“员工档案信息”工作表。（2）选择【数据】菜单中【导入外部数据】命令的子命令【导入数据】，打开【选取数据源】对话框。第十一页，共八十六页。（3）选择数据源文件“员工信息.prn”，（4）从对话框的“原始数据类型”中选择“固定长度”作为最合适的文件类型，在“导入起始行”文本框中保持默认值“1”，在文件原始格式下拉列表中选择“936：简体中文（GB2312）”。第十二页，共八十六页。（5）按文本导入向导进行操作。在“数据预览”区内设置字段宽度，也就是列间隔；设置每列的数据类型。（6）单击【确定】按钮，完成数据导入。第十三页，共八十六页。 任务3创建“员工个人详细资料”链接（1）链接到已有文件。（2）链接到新建文件。第十四页，共八十六页。 任务4查阅“员工个人详细资料” 当需要查阅某个员工的个人详细资料时，我们可通过激活超链接进行访问。第十五页，共八十六页。 任务5复制“员工档案信息”工作表（1）选中“员工档案信息”工作表。（2）将该工作表复制三份，并分别重命名为“女员工档案信息”、“入职时间最早的5名员工信息”、“2005年-2007年入职的员工”。第十六页，共八十六页。 任务6通过数据筛选查询女员工档案信息 任务7通过数据筛选查询入职时间最早的5名员工信息 任务8通过数据筛选查询2005年-2007年入职的员工第十七页，共八十六页。 任务9统计公司各部门员工人数（1）将Sheet2工作表重命名为“公司各部门员工人数”。（2）建立表格框架。（3）选中“公司各部门员工人数”工作表的B3单元格。第十八页，共八十六页。（4）输入公式“=COUNTIF(员工档案信息!$D$2:$D$26,"行政部")”，按【Enter】键，在B3中显示“行政部”人数。（5）同样地，统计出其他部门的人数。第十九页，共八十六页。 任务10创建公司各部门人员比例图（1）选中“公司各部门员工人数”工作表中的A2:B9单元格区域。（2）创建“三位饼图”。（3）设置图表的标题格式。第二十页，共八十六页。 2.1.5项目小结 本项目通过制作“员工人事档案管理表”，主要介绍了工作簿的创建、工作表重命名、导入外部数据创建员工档案信息表、利用超链接查阅员工个人详细资料、使用筛选查询员工档案信息、使用COUNTIF函数进行各部门人数统计。 在此基础上，利用统计数据创建各部门人员比例图表。第二十一页，共八十六页。 2.1.6拓展项目 1.通过数据筛选查询80后的员工档案信息。 2.通过数据筛选查询“市场部”的男员工档案信息。 3.统计公司员工学历情况并制作比例图。第二十二页，共八十六页。2.2项目5制作员工培训管理表 2.2.1项目背景 企业在对员工进行培训后，通常要根据培训项目进行相应的考核。 人力资源部需要针对考核成绩制定相应的培训成绩管理表。 本项目通过制作“员工培训管理表”，来介绍Excel软件在培训管理方面的应用。第二十三页，共八十六页。 2.2.2项目效果第二十四页，共八十六页。图2-3员工培训管理表第二十五页，共八十六页。图2-4员工培训考核数据透视图第二十六页，共八十六页。 2.2.3知识与技能 ●工作簿的创建 ●工作表重命名 ●数据有效性 ●函数AVERAGE、SUM、COUNTIF和RANK的应用 ●美化工作表 ●数据透视表 ●数据透视图第二十七页，共八十六页。 2.2.4解决方案 任务1创建工作簿，重命名工作表（1）启动Excel2003，新建一个空白工作簿。（2）将创建的工作薄以“员工培训管理表”为名保存。（3）将“员工人事档案管理表”工作簿中的Sheet1工作表重命名为“员工培训成绩表”。第二十八页，共八十六页。 任务2创建“员工培训成绩表”框架（1）在“员工培训成绩表”中输入工作表标题。（2）输入表格标题字段。第二十九页，共八十六页。 任务3输入“序号” 利用填充句柄，输入序号。 任务4输入“姓名”和“部门”（1）输入员工“姓名”。（2）输入员工“部门”。第三十页，共八十六页。 任务5设置各培训项目成绩的数据有效性 在输入数据的过程中，为尽量减小数据输入的错误，提高数据的有效性，可对要输入数据的单元格区域设置有效性规则，使输入的数据在规定的范围之内。 即输入的成绩范围在0～100之间。第三十一页，共八十六页。 任务6统计“平均成绩”和总成绩 任务7利用RANK函数排列员工培训成绩的名次（1）选中I3单元格。第三十二页，共八十六页。（2）输入公式“=RANK(H3,$H$3:$H$21)”按【Enter】键确认。（3）选中I3单元格，拖动填充句柄至I21单元格，将公式复制到I4:H21单元格区域中，排列出所有名次。第三十三页，共八十六页。 任务8统计各培训项目的平均成绩（1）在A22单元格中输入“各培训项目平均成绩”。（2）选中D22单元格，输入公式“=AVERAGE(D3:D21)”，按【Enter】键确认。第三十四页，共八十六页。（5）选中D22单元格，拖动填充句柄至F22单元格，将公式复制到E22:F22单元格区域中。第三十五页，共八十六页。 任务9利用COUNTIF函数统计考核不合格的员工人数 这里，假定员工的所有项目平均成绩低于80分，则认定为不合格。第三十六页，共八十六页。（1）在G22单元格中输入“不合格人数”。（2）选中I22单元格，输入公式“=COUNTIF(G3:G21,"<80")”。（3）按【Enter】键确认。第三十七页，共八十六页。 任务10设置单元格数据格式 将“平均成绩”和“各培训项目平均成绩”的数据保留为1位小数。第三十八页，共八十六页。 任务11美化员工培训成绩表（1）设置工作表标题格式。（2）合并单元格。（3）将表格中所有数据区域的内容设置为居中对齐。第三十九页，共八十六页。（4）适当调整表格的行高和列宽，能显示表格内容。（5）为表格设置边框。第四十页，共八十六页。 任务12制作员工培训考核数据透视图（1）选中“员工培训成绩表”。（2）选择【数据】菜单中的【数据透视表和数据透视图】命令，打开【数据透视表和数据透视图向导对话框，按提示进行操作。第四十一页，共八十六页。（3）将“姓名”作为“行”字段，将“计算机技能”作为“数据”项。（4）选择【汇总方式】为“最大值”。第四十二页，共八十六页。（5）单击【完成】按钮，系统将在工作簿中插入一张工作表Sheet4和一张工作表Chart1。在Sheet4中生成数据透视表，将Sheet4工作表重命名为“员工培训成绩数据透视表”，在Chart1中生成数据透视图，将Chart1工作命名为“员工培训考核数据透视图”。第四十三页，共八十六页。 2.2.5项目小结 本项目通过制作“员工培训管理表”，主要介绍了工作簿的创建、工作表重命名、数据有效性设置、函数AVERAGE、SUM、COUNTIF和RANK的应用、美化工作表等。 在此基础上，利用培训成绩表中的数据，通过数据透视表和数据透视图对员工培训成绩进行汇总、分析，使表格中的数据更为直观、生动。第四十四页，共八十六页。 2.2.6拓展项目 1.按培训成绩名次进行升序排列。 2.制作各培训项目平均成绩比较图。 3.制作公司各部门培训成绩数据透视图。第四十五页，共八十六页。2.3项目6制作员工工资管理表

2.3.1项目背景 制作工资表示通常需要综合大量的数据，如基本工资、绩效工资、补贴、扣款项等。 如果用手工做账，不仅工作量非常大，而且还往往容易出错。 本项目通过制作“员工工资管理表”来介绍Excel软件在工资管理方面的应用。第四十六页，共八十六页。 2.3.2项目效果第四十七页，共八十六页。图2-5员工工资明细表效果图第四十八页，共八十六页。图2-6员工工资条效果图第四十九页，共八十六页。 2.3.3知识与技能 ●工作簿的创建 ●工作表重命名 ●导入外部数据 ●函数Year、Round、Vlookup、IF、INDEX、ROW、COLUMN、INT的使用 ●公式的使用 ●数据透视表 ●数据透视图第五十页，共八十六页。 2.3.4解决方案 任务1创建工作簿，重命名工作表（1）启动Excel2003，新建一个空白工作簿。（2）将创建的工作薄以“员工工资管理表”为名保存。（3）将“员工人事档案管理表”工作簿中的Sheet1工作表重命名为“工资基础信息表”。第五十一页，共八十六页。 任务2导入“员工信息” 将行政篇中导出的“员工信息”数据导入到当前工作表中，作为员工“工资基础信息表”的数据。第五十二页，共八十六页。 任务3创建“工资基础信息表”（1）选中“工资基础信息表”工作表。（2）删除“身份证号码”、“学历”、“职称”、“性别”和“出生日期”列的数据。第五十三页，共八十六页。图2-60删除数据后的工作表第五十四页，共八十六页。（3）分别在E1、F1、G1单元格中输入标题字段名称“基本工资”、“绩效工资”和“工龄工资”。（4）输入“基本工资数据”。第五十五页，共八十六页。（5）计算“绩效工资”。这里，绩效工资=基本工资*50%。（6）计算“工龄工资”。 这里，如果“工龄”超过10年，则工龄工资为500元，否则，按每年50元计算。第五十六页，共八十六页。 任务4创建“加班费结算表”（1）复制“工资基础信息表”，将复制后的工作表重命名为“加班费结算表”。（2）删除“入职时间”、“绩效工资”和“工龄工资”列。（3）在E1、F1单元格中分别输入标题“加班时间”和“加班费”。第五十七页，共八十六页。（4）输入加班时间。（5）计算机加班费。 加班费的计算方法为：加班费=基本工资/30/8*1.5*加班时间第五十八页，共八十六页。 任务5创建“考勤扣款结算表”（1）复制“工资基础信息表”，将复制后的工作表重命名为“考勤扣款结算表”。（2）删除“入职时间”、“绩效工资”和“工龄工资”列。第五十九页，共八十六页。（3）在E1:K1单元格中分别输入标题“迟到”、“迟到扣款”、“病假”、“病假扣款”、“事假”、“事假扣款”和“扣款合计”。第六十页，共八十六页。（4）输入“迟到”、“病假”、“事假”的数据。（5）计算“迟到扣款”。 这里，假设每迟到一次扣款为50元。第六十一页，共八十六页。（6）计算“病假扣款”。 这里，假设每病假一天扣款为当日工资收入的50%，即“病假扣款=基本工资/30*0.5*病假天数”。第六十二页，共八十六页。（7）计算“事假扣款”。 这里，假设每事假一天扣款为当日工资收入，即“事假扣款=基本工资/30*事假天数”。（8）计算“扣款合计”。第六十三页，共八十六页。 任务6创建“员工工资明细表”（1）将Sheet2工作表重命名为“员工工资明细表”。（2）参创建员工工资明细表的框架。（3）填充“编号”、“姓名”和“部门”数据。第六十四页，共八十六页。（4）导入“基本工资”、“绩效工资”、“工龄工资”和“加班费”数据。第六十五页，共八十六页。 ①选中D3单元格。 ②选择【插入】菜单中的【函数】命令，从函数列表中选择“VLOOKUP”函数，打开【函数参数】对话框，设置参数。第六十六页，共八十六页。 ③单击【确定】按钮，导入相应的“基本工资”数据。 ④选中D3单元格，用鼠标拖动其填充句柄至D26单元格，将公式复制到D3:D26单元格区域中，可导入所有员工的基本工资。第六十七页，共八十六页。（5）同样地方式，分别导入“绩效工资”、“工龄工资”和“加班费”数据。（6）导入“加班费”数据。（7）计算“应发工资”。第六十八页，共八十六页。（8）填充“养老保险”数据。 这里，养老保险的数据为个人缴纳部分，计算方法为：养老保险=（基本工资+绩效工资）*8%第六十九页，共八十六页。（9）填充“医疗保险”数据。 这里，医疗保险的数据为个人缴纳部分，计算方法为：医疗保险=（基本工资+绩效工资）*2%第七十页，共八十六页。（10）填充“失业保险”数据。 这里，失业保险的数据为个人缴纳部分，计算方法为：失业保险=（基本工资+绩效工资）*1%（11）导入“考勤扣款”数据。第七十一页，共八十六页。（12）计算“税前工资”。（13）计算“个人所得税”。 应交个人所得税额=应纳税所得额*适用税率-速算扣除数，个人所得税税率见表2-1所示。第七十二页，共八十六页。表2-1个人所得税税率表第七十三页，共八十六页。 ①选中N3单元格。 ②输入公式：=IF(M3>2000,IF((M3-2000)<=500,(M3-2000)*0.05,IF(AND((M3-2000)>500,(M3-2000)<=2000),(M3-2000)*0.1-25)),0)第七十四页，共八十六页。 ③按【Enter】键确认,可计算出相应的个人所得税。 ④选中N3单元格，用鼠标拖动其填充句柄至N26单元格，将公式复制到N3:N26单元格区域中，可计算出所有员工的个人所得税。第七十五页，共八十六页。（13）计算“实发工资”。第七十六页，共八十六页。 任务7格式化“员工工资明细表”（1）设置工作表的标题格式。（2）将表中所有的数据项格式设置为“会计专用”格式，保留2位小数，货币符号为“无”。第七十七页，共八十六页。（3）为表格设置内细外粗的蓝色边框。（4）为“应发工资”和“税前工资”两列的数据区域添加“淡蓝”色底纹，为“实发工资”列数据区域添加“天蓝”色底纹。第七十八页，共八十六页。 任务8制作“工资条”（1）将Sheet3工作表重命名为“工资条”。（2）选中“工资条”工作表的A1单元格。第七十九页，共八十六页。（3）在“编辑栏”中输入下面的公式，然后按【Enter】键确认。=IF(MOD(ROW(),3)=0,"",IF(MOD(ROW(),3)=1,员工工资明细表!A$2,INDEX(员工工资明细表!$A:$O,INT((ROW()-1)/3)+3,COLUMN())))第八十页，共八十六页。（4）选中A1单元格，用鼠标拖动其填充句柄至O1单元格，将公式复制