应收账款内部控制案例

应收账款内部控制案例关键词应收账款控制内容内控制度关键控制点一、引言应收账款具有扩大销售，减少库存积压，从而增加企业效益的功效。然而，如果对应收账款内部控制不当，不但不会增加企业的经济效益，反而会随着占用时间的延长抵减企业的经济效益。随着金融危机的逐步扩展，中国出口已受鱼池之殃。尤其是应收账款的坏账率尤为严重。而政策性出口信用保险的报损数据是反映出口坏账最为直观和准确的指标，它能比较客观的反映企业账款收支情况。根据2022年商务部的数据显示，中国出口被拖欠的海外账款已经超过1000亿美元，并且以每年150亿美元的速度增长。并且该年第一季度，美国在中国涉及信用纠纷的金额同比增长就达到了144%。由此可见我国出口企业坏账情况不容乐观。因此进一步完善我国出口企业应收账款内部控制建设迫在眉睫。二、明确出口企业应收账款流程及其主要控制内容企业的应收账款主要产生于赊销业务中，其流程具体步骤主要包括：客户信用的管理，付款条件的确认，账龄分析，逾期应收账款的催账，计提坏账准备，对清欠工作的考核等。1．客户信用管理客户信用管理的总流程包括“设立信用管理部门一制定信用总则一新客户授信一赊销跟踪一客户信用重审一档案维护”最后企业就拥有了该客户的信用档案，为以后业务交易中对该客户应收账款政策的制定提供相应依据。有关2022年统计表明，中国的外贸企业只有11%建立了信用监管体系，其中93%是外资企业。而国内出口企业真正因为销售问题和收款问题而形成的坏账比例，大约只有2.5%左右。企业由于缺乏信用手段因而对客户信用情况调查很少，或者调查不实，隐患随时存在。2．付款条件的确认包括信用期限，折扣期限，现金折扣和结算方式。前面三点的确认可归纳为信用条件的确认，只有正确评价客户的信用状况，才能合理的制定企业信用条件，从而保证信用政策的效益性。最后就是对结算方式的确定。经过调查，有一半左右的企业在外贸活动中使用汇付、托收等方式。汇付、托收等结算方式，以商业信用为依据，风险比信用证业务下的银行信用大。在金融危机的影响下，银行信用都得不到有效保证，更何况商业信用。因此面对新的外贸形势，外贸企业要积极探寻新的国际结算形式，促进国际结算形式多元化，例如国际保理等新的国际结算形式。3．账龄分析对于已发生的应收账款，及时了解账款回收情况，根据客户偿付货款的不同情况作出不同的反应，这主要通过定期进行账龄分析来完成。同时还要逐笔分析欠款原因，估计潜在的风险损失，正确计量应收账款价值，还应制定“应收账款”占全部流动资金情况表等。并且对尚未过期的应收账也不应放松管理和账龄分析，防止新的逾期拖欠，通过账龄分析还可为评估、调整赊销客户的信用等级提供可靠依据。4．逾期应收账款的催账企业未能按合同规定的期限收回货款，因此就要对不同的过期账款实行相应的收账政策。企业要根据收账费用、坏账损失、应收账款的平均收回天数三者关系，制定收款策略，始终把握一个原则，就是所花费的收款费用必须小于回收的应收账款的得益金额，即小于坏帐损失和机会成本的减少数。据调查得知在国外客户赖债、欠债不还的情况下，中国企业往往不能主动委托专业机构进行商账追收。如果直接走法律程序起诉，不要说高额的律师费，就是来回的机票都是一笔高费用。因此很多中国企业被动选择了放弃。5．计提坏账准备提取坏账准备，是企业防范应收账款风险，是稳健性原则在应收账款管理中的应用。它要求企业在发生赊销行为时就考虑可能的坏账准备，并采取一定的方法，按一定比例从有关费用中计提，提高企业承担坏账损失的风险。6．对清欠工作的考核清欠工作的考核即对相关人员清收应收账款状况的奖罚。确立明确合理的奖罚制度有利于激发员工的积极性，保证企业应收账款的回收率。但必须对相关人员充分掌握企业的收账政策，而不是盲目追求应收账款的回收率，结果反而使得企业经济利益受损。尤其是外贸企业，是跨国界的追债，其成本可想而知，因此必须谨慎。三、明确我国出口企业应收账款内部控制制度1．明确职责分工制度职责分工控制要求根据企业目标和职能任务，按照科学、精简、高效的原则，合理设置职能部门和工作岗位，明确各部门、各岗位的职责权限，形成各司其职、各负其责、便于考核、相互制约的工作机制。应收账款管理由公司分管经理负责，财务及销售部门进行日常管理。公司若设专人负责应收账款的管理，则每笔应收账款清理的责任人为业务批准人，合同签订人和业务经办人。企业在确定职责分工过程中，还应当充分考虑不相容职务相互分离的制衡要求。在此，销售业务与信用检查，信用额度确定就是不相容业务，不能由同一个人负责，从而可以有效防止销售人员为扩大销售，使企业承受不适当的信用风险。2．建立授权批准制度企业应对赊购建立严格的授权批准制度，明确审批人对赊购业务的授权批准方式，权限，程序，责任和相关控制措施，规定经办人办理赊购业务的职责范围和工作要求。审批人在授权范围内进行审批，不得超越审批权。对于影响重大的赊购业务，必要时应由领导集体决策和审批。同时为降低岗位舞弊风险，应根据具体情况对办理销售业务的人员进行岗位轮换或者管区，管户调整。3．客户信用管理制度客户信用的管理包括两部分内容：一是制定赊销额度，即根据对客户的调查，针对每一客户具体情况制定赊销额度；二是日常赊销管理，包括对销售业务赊销额度的比较和超出赊销额度的特殊销售批准。4．定期账龄分析制度财务部门应该按照客户设置应收账款，每月及时登记并评估每个客户应收账款余额增减变动情况和信用额度使用情况，经财务部门负责人审阅后及时反馈给销售部门。不难看出保证销售部门与财务部门信息沟通顺畅，按时记账，及时反馈。5．逾期应收账款催账制度对逾期的应收账款，经财务部门负责人审阅后向分管经理报告，及时通知业务部门并由业务部门有关责任人或者应收账款管理人员应该根据企业制定的逾期应收账款催账政策进行催账，并将催账记录妥善保管好，同时财会部门应当督促业务部门加紧催收，对催收无效的逾期应收账款要及时提交公司法务部门，通过法律程序予以解决，减少风险损失。6．计提坏账准备制度财务部门要定期根据账龄及应收款项的可回收性计提坏账准备，计提坏账准备要经总会计师或分管经理审核。7．清收奖励制度以及责任追究和处罚制度对于应收账款的清收工作，应先根据信用管理部门反馈的客户资信情况以及财务部门对其账龄分析，确认相应应收账款的性质，再经过员工们以及相关领导审核，及时给予奖罚。据此展开清收工作的考核。必须根据不同应收账款的级别，对应设置合理的清收奖励以及责任追究和处罚制度，以利于及时清理催收欠款，保证企业营运资产的周转效率。四、出口企业应收账款内部控制体系的构建以及明确控制关键点根据上述应收账款整个流程以及主要控制内容，可以分为：前期信用管理阶段的资信调查和评估机制流程、中期信用管理阶段的应收账款的监控、后期信用管理阶段的应收账款管理和追收机制三个内部控制流程阶段。同时有条件的企业还可以设立专门的信用管理部门或岗位，负责制定企业信用政策，监督各部门信用政策执行情况。信用政策应当明确规定定期（至少每年）对客户资信情况进行评估，编制客户资信评估报告，报企业销售管理委员会审核，确认。1．资信调查和评估机制流程此段是整个控制流程的源头，必须保证企业信用调查的持续性，真实性，因此就要求企业定期调查评价客户的信用状况。其中信用的调查尤其对新客户的调查可以通过企业到国外当地直接信用调查，以获得相关客户的工商注册情况、股东、经营情况、产品销售、支付习惯、付款记录、银行评价、诉讼记录等内容。此外网络，书籍，报纸等也会提供有关顾客的信用信息（控制点1）。再者就是信用评估通常采用“5C”系统进行评估，即品质、能力、资本、担保和条件等五个方面。根据调查的结果由信用管理部门或者由外部的信用评级机构来评定其信用等级，相当于对新用户的授信或者是对老客户信用信息重审，从而由相应部门建立客户信用档案（控制点2）。在此之后，企业应当维护好每个客户信用档案，同时对客户的信用信息进行赊销跟踪，及时更新该客户信用档案的信息（控制点3）。另外我国的政府公共部门应以定期公开境外企业的信用情况，同时扶持建立信息评级机构，对国外客户来华贸易情况进行长期跟踪，保证相关信息畅通。建立全面准确的信用系统是防止海外欠账发生的有效途径。如果我国相关部门能提供国外企业信用信息，对海外欠账问题进行追踪观察，及时公布“低信用”公司名单，无疑能降低海外欠账问题的发生的几率。2．应收账款的管理监控此段是整个控制流程的关键段。对已发生的应收账款，企业要严格进行日常控制，加强企业内部控制，销售部门应对赊销业务始终持谨慎态度。当客户要求进行赊销时，销售人员必须报经销售负责人，销售负责人上报给分管经理，由分管经理根据信用管理部门的客户信用档案中记载的该客户的信用信息，对是否进行赊销业务作出决策（控制点4），赊销批准后，由销售人员与客户签订赊销合同，确认付款条件等条约（控制点5），最后经销售部门负责人审核（控制点6），对已发生应收账款财务部门和信用管理部门要加强对应收账款的管理，财务部门应该派专人对应收账款项目进行管理，定时分析应收账款的结构、账龄等情况，及时同往来单位进行应收账款的对账，以方便及时了解应收账款的发生情况。（控制点7），同时财务部门必须将对应收账款日常控制分析的信息及时反馈给销售部门（控制点8）。3．应收账款的追收此段是整个控制流程的善后段。对于逾期应收账款，经财务部门负责人审阅后向分管经理报告（控制点10），及时通知业务部门并由业务部门有关责任人或者应收账款管理人员应该根据企业制定的逾期应收账款催账政策进行催账，并将催账记录妥善保管好（控制点11），同时财会部门应当督促销售部门加紧催收（控制点12），或者同客户进行沟通，在成本效益原则的基础上催收应收账款（控制点13），不能加大催收费用，当然也不能不积极对账款进行催收，保证企业损失降到最低。另外在客户无力归还货款时，可以采取债务转股权的方式，采取债务重组的方式对客户进行入股，这样可以降低企业的损失，又可以使得企业发展拓展到海外。对于逾期应收账款的处置应经过公司高层的决策（控制14），最后销售部门对于应收账款的收回或者产生坏账损失也应及时通知财务部门，