施工企业物资采购内部控制设计的几点建议

施工企业物资采购内部控制设计的几点建议

Summary：结合建设施工企业的具体发展模式和其中的成本构成，物资成本可以占到总成本的百分之五十至六十，特殊情况下可能高达百分之七十左右，所以物资采购管理体系高效顺畅的运转，是保障企业的工程顺利进行的基础，更是企业降低成本的重要途径，但是在目前的施工企业物资采购方面，由于多种因素的影响，受到了诸多方面的限制，这就需要进行总体设计。Keys：施工企业；物资采购；内部控制；设计建议引言从建设施工企业角度来说，加强物资设备采购供应管理的重要性主要体现在两个方面：一方面，该项目建设规模较大，对物资设备的需求量也较大，物资设备的采购成本占据项目总成本的大部分，加强物资采购供应管理不仅可以控制采购成本，缩减相关经费，而且能节约资金，将资金应用到更需要的地方；另一方面，加强物资设备采购管理可以有效提高各项物资资源的利用效率，必须收集每一个施工环节中剩余的物料，或者循环应用重要的设备物资等，以此减少设备物资的采购数量。同时在企业上下形成严肃的设备物资管理氛围，让所有的员工在实际施工中珍惜设备和物资，节省消耗性物资材料，定期对设备进行养护和维修，延长设备使用寿命，从而提高设备资源的循环利用率。1物资采购管理中存在的风险随着COSO报告在中国的推出，内部控制的理解发生了变化，而随着市场经济的发展，在企业管理中出现的问题也越来越多，甚至还出现了管理丑闻，比较典型的是银广夏财务报表造假和三鹿破产事件。这些案例是内部控制设计或有效实施不足的后果。进行物资采购之前要对供货商进行资质审核，风险评估在物资采购管理中具有强大的识别系统优势，能准确找到影响内部控制的症结所在，并通过及时补救策略稳定并为实现控制系统奠定基础。在控制系统中，企业负责人要时刻关注企业内部控制受影响的关键因素，并进行研究，从而探讨相应的解决方案，其解决方案不仅要考虑其是否可行，而且要对其实施后有利和不利因素进行综合考虑，在物资采购内部控制中，主要存在以下几类风险：由于施工企业管理机制不完善，无法有效指导工作，或缺乏制度落实，分工不清，没做到分工到个人，采购人员整体专业素质参差不齐，同时采购人员责任心执行能力也存在较大差异，受合同的约束导致许多合同无法履行，这都是在物资采购中存在的风险。施工企业建立内部控制体系的同时必须根据其风险制定对应的风险控制策略，以便日后进行估算，同时依据不同问题对风险进行种类划分和等级划分，相应制定风险应对策略，从而可以减小风险对企业造成经济损失。并能合理有效的处理企业内部控制中的问题，最终实现内控制度下的物资采购管理。2施工企业物资采购内部控制设计2.1强化对内控制度实施的检查与考核，建立有效的激励机制为保证公司内部控制体系能充分发挥其作用并且能在运用中不断优化，在公司内部有必要建立绩效考核系统，实时对公司情况进行监督，定期对公司内部进行考核，以此方式来对企业内部控制制度是否达标进行判定。我们应该仔细分析实施带来的收益和问题。验证企业的内部控制制度是否满足了实际执行标准。我们应仔细分析执行所带来的利益与问题。为更有效地执行内部管理制度，对于公司内部执行人员，可采取奖惩结合的方式来激励督促员工，针对严格执行内部控制规定的机关和人员，应予精神鼓励与物质奖励；没有执行或无法完全执行内部管理制度或者已经产生不良后果的，可予以行政处分或者经济处罚。同时考评结果可作为决定职工待遇、晋级、考试、降级、转岗、辞职等的重要依据。唯有把压力与奖惩结合起来，方可最终达到公司内部管理的总体目标。2.2应用全过程管理方法进行施工物资成本控制一方面，施工企业要能够灵活运用精细化管理方法来进行整个施工过程当中各施工环节物资的成本控制，要鼓励全员参与到物资成本控制当中，增强各岗位负责人和施工人员的责任意识和物资成本管控意识，注重对施工设计图纸的审核和施工方案预算的落实，以确定各项成本资金支出计划和施工资金支出的严格执行。另一方面，要重视物资采购招标管理，要以月度为单位进行各项物资的合理调配，具体实施过程当中，要设置专业人员进行物资采购的监督管理，要严格依据相关采购方案予以执行，以实现各项物资采购成本的合理控制。在进行相关材料和设备的采购过程当中，要从多方位充分考量施工设备、施工材料供应商，要确保施工材料和施工设备的性价比，同时要保证供应商具有稳定的供货能力，并且要重视对各项物资使用率的提升，降低对物资的浪费。此外，施工企业要能够在项目施工过程当中不断进行管理观念和技术的改进与优化，要逐渐形成成本节约意识，防止由于操作不当或其他原因而造成施工进度延误和施工质量问题，避免发生物资材料的浪费。2.3注重物资全过程控制首先，要注重计划控制。施工单位的物资控制和使用过程当中，需要注重相关物资采购人员对采购计划的合理制订，要根据技术部门所提供的物资分月需用计划，结合本单位规定物资消耗定额来予以准确核算。物资采购数量需要严格控制在计划数量范围之内，只有采购数量满足施工要求完成施工任务，物资成本才能实现有效控制。其次，在实际消耗方面的控制。施工单位要建立单项工程物资消耗卡片或台账，单项工程物资需用量要由工程技术部门提供给物资部门，物资部门按照消耗定额核算单项工程物资使用量，并构建单项工程物资消耗卡片或台账，予以限额发料，真正做到责任到人，实现对物资消耗全过程的有效控制。各岗位和施工班组在物资使用方面也要时刻注重方案的优化，要做到精打细算，以保证实际施工操作对物资损耗控制在一定范围内。最后，要通过制度控制来予以物资成本的有效节约。施工单位要以单个工号为单位，月底认真进行库存盘点，对于材料使用情况进行仔细分析，并形成详细的书面报告。要建立相应的奖罚机制，如在使用当中物资消耗量超出规定消耗量，需要调查原因并追查责任，所造成的损失由责任人或施工班组予以承担；对于节约效果较好的施工单位或个人要给予奖励，并推广其物资成本控制经验，真正实现物资管理成本的有效降低。2.4建立供应商的考评制度建立供应商评价机制，确定供应商的筛选标准；通过对供应商进行资格审查。在信息技术的支持下建立网上档案信息，核查供应商的货物数量和质量，并对每笔合同订单数量进行清点，入库备案，并对其进行评估。制定企业材料采购标准，企业要买东西，就必须要自己做。在产品设计时，应尽可能地选用与工业规范相适应的物料，减少订货量，实现批量采购，降低采购费用。在产品设计的早期阶段，企业可以邀请长期合作的供应商共同参与到产品的设计中，通过产品的选择来决定原材料的质量，从而使供应商能够更快地开始生产所需的原材料，从而使新的产品能够尽快地投入使用。加大市场调查力度，减少采购费用。在信息化条件下，充分利用信息网络，根据网上交易平台搭建往来信息资料库，实现市场监控，为以后的监督和调查提供确实的数据资料。同时，掌握商品的价格变化情况，通过分析比较，增强分析能力，牢牢把握市场价格趋势，提高采购工作的市场敏感度，占有采购的主动权，准确抓住采购机会，有效节约采购成本。结语为了保证建设工程物资管理工作的有序开展，必须要结合实际要求，对物资管理制度进行科学合理的制定和落实，同时还要安排专业的管理人员参与到物资