如何高效地完成任务执行力

如何高效地完成任务-谈执行主讲人：****Questions:什么是效率？什么是组织要求的效率？过程重要还是结果重要？怎么样才能高效地完成任务？李恒：

任何组织需要的都不是过程，而是结果！

我们说要想达到组织目标，重要的不是过程，而是过程中的方法！标准化地执行—是高效完成任务的法宝高效完成任务的核心在于找到一种标准化的执行工具李恒：标准化的好处是---让傻瓜去做都能达到75分的效果Unitone明确任务（Task）及目标（Objective）Unittwo制定任务计划（Plan）Unitthree执行任务计划（Do）Unitfour任务进度控制(Control)Unitfive解决工作中的问题（Solve）例如某公司老总给技术部下达任务有以下三种方式：

1、请技术部尽快拿出技改方案。2、请技术部于10月1日前拿出技改方案。3、请技术部由周经理挂帅成立技改项目组于2006年10月1日前制定出技改方案以解决公司技术升级问题。Unitone明确任务（Task）及目标（Objective）1、企业在确定任务目标中遇到的问题目标难以确定标准难以量化目标难以长期化目标难以灵活变动主管的影响度目标制定参与性较差不同层次对目标的理解差异目标监控失去平衡点评：无边界条件的任务是无法高效的完成的2、如何将任务目标标准化①目标的SMART要素Specific（具体的、明确的）Measurable（可测量的）Action-oriented（行动导向的）Realistic（现实的、务实的）Time-related（有时间表的）②目标SMART练习2006年在管理人员培训方面要加大力度希望你们部门提高团队协作能力某某产品质量不合格率，必须降低到1%2006年销售成本不得超过500万元你必须在半年内减肥20斤Specific(具体)以便它们能被透彻理解而不会产生任何误解Measurable(可测量)以便每个人都能了解自己是否完成了目标Achievable(可完成)因为如果它们只是水中月，就会被忽视，而人们会对你以及未来订立目标的过程失去信心Realistic(现实)就是说它们必须与整体目标有合理的逻辑关系，而且进展方式必须可取Timed(定时)没有明确的时限，目标会变得毫无意义③制定任务目标的5W1H法What（做什么）Who（谁去做）When（什么时间做）Where（什么地点做）Why（为什么做）How（怎样做）④5W1H练习请技术部尽快拿出技改方案。请技术部于10月1日前拿出技改方案。请技术部由周经理挂帅成立技改项目组于2006年10月1日前制定出技改方案以解决公司技术升级问题。⑤如何实施目标管理（MBO，ManagesbyObjectives）实施MBO是一个从总体到具体的过程：通过对组织大目标的分解，成为一个易于有效管理的小目标。通过有效和高效的工作达到预期的结果。期间共有六个步骤：（1）工作责任（2）关键结果（3）具体标准（4）工作目标（5）行动计划（6）目标控制3、目标设定和分解过程1、要求上一级提供A、目标B、重点C、环境因素和假设D、基本原则2、要求其它部门或管理人员提供：A、目标B、主要计划C、他们对你的期望3分清工作责任或目的4决定关键目标领域5能力分析6建立主要假设7编写目标8计划目标9分配所需的资源（预算）10与其他管理人员协作11确定与目标相适应的权限12确定与目标相适应的反馈DoUnittwo制定任务计划（Plan）1、制定计划的标准化工具之一----决策树形图树形图在决策中是一种常用工具，这里用于任务目标的分解。一个大目标，必须经过逐步分解，方可制定出具体的行动措施，才能达到预期结果。运用决策树形图对目标分解，可根据情况按项目分解，到按产品分解，或按区域（部门）分解，也可按时间进行第一次分解，然后再酌情进行第二次，或第三次分解，直至分解到能落实到具体人，采取具体行动措施为止。案例：3D公司下达上海分公司2006年销售额比去年增长10%。完成销售一万台产品的任务。上海分公司2006年销售目标销售量1万台A区2500台缺口2500台D区1500台C区2500台B区3000台甲客户乙客户丁客户缺口丙客户新增客

户10家加强

广告通路

强化产品系

列完善训练销

售人员广告

活动信函报纸

广告电视

广告第1次分解第2次分解1月……………12月何电视台何节目广告明星2、制定计划标准化工具之二--工作分解结构（WBS，WorkBreakdownStructure）①、任务结构分析包括三方面：任务结构分解任务单元单元之间逻辑关系的分析结构分析是将任务按系统规则和要求分解成相互独立的、互相影响的互相联系的任务单元，将它们作为对任务观察、设计、计划目标和责任分解、成本核算和实施控制等一系列任务管理工作的对象。在国外它被称为“计划前的计划”，“设计前的设计”。②、工作分解结构（WBS，WorkBreakdownStructure）A、工作结构分解的目的保证工作结构的系统性和完整性；通过结构分解，把工作分解开来，使人们对工作任务一目了然；建立完整的工作保证体系；工作结构分解能明确地划分各单元和各项工作参加者之间的界限，能方便地进行责任的分解、分配和落实，即对每个单元应能具体地落实责任者，并进行各部门，各专业的协调；方便网络的建立和分析，可用于进度控制；为任务报告系统的对象。例如费用结算，进度报告，账单，会谈纪要，文件的说明等，常常都是以工作任务单元为对象；方便建立项目组织和相应的责任体系。即将项目与组织结合起来形成责任体系，作为委托下达任务、进行沟通的依据；方便目标的协调。B、WBS图的层次新设备安装运行总体设计布局设计设备安装设备调试厂址分析选择设计工艺流程机器布局加工安装设备装配试生产测试设备把零件运往工地测试建筑组装部件新产品开发确定需求设计开发测试总体需求详细需求系统设计功能设计CAD安装设备CAM试生产测试设备投产创意筛选试销市场试验B、WBS图的层次CAD：computer-aideddesign电脑辅助设计CAM：computer-aidedmanufacturing电脑辅助制造C、工作分解的基本原则应在各层次上保持项目内容的完整性，不能遗漏任何必要的组成部分；一个单元只能从属于某一个上层单元，不能同时交叉从属于两个上层单元；相同层次的单元应有相同的性质；单元应能区分不同的责任者和不同的工作内容，单元应有较高的整体性和独立性，单元之间的工作责任、界面应尽可能小且明确，这样就会方便项目目标和责任的分解和落实，方便进行成果评价和责任的分析；工作结构分解应能方便工期、质量、成本、合同、信息等管理方法和手段，方便目标的跟踪和控制；分解出的结构应有一定的弹性；符合要求的详细程度；D、责任分配矩阵是一种将所分解的工作任务落实到任务的有关部门或个人，并明确表示出他们在组织工作中的关系、责任和地位的一种方法和工具。矩阵图上面组织单元为行，项目单元为列。项目经理项目工程师程序员确定要求○▲设计○▲开发修改外购软件包□○▲修改内部程序□○▲修改手工操作流程□○▲测试测试外购软件包□●▲测试内部程序□●▲测试手工操作流程□●▲安装完成完成安装新软件包●▲培训人员●▲组织责脸任者WBS注：▲负责舍○审批菊●辅方助湾△承包扒□通是知以符号碧表示的盆责任矩摩阵3、标祖准化的挡计划Uni昆tt减hre浆e执扣行任务碍计划（旧Do竖）1、任务凶进度计划精表（高效从的执行工狱具一）序号工作名称持续时间最早时间最迟时间时差完成情况开始完成开始完成总时差自由时差2、甘特领图（高效欺的执行工栏具之二）甘特图是调一个二维俊平面图，逗横维表示关进度或活惩动时间，素纵维表示朗工作包内塘容EDCBA54321任务时间最简单的甘特图…实际进度计划进度2实际进度计划进度1备注…12月4月3月2月1月任务目标名称：甘特图案例一、短主持人工绳作流程案例二、挡报告会议外工作流程案例三、销营销计划混中的行动林方案案例四鹿、广告吓计划3、案犯例4、进度游计划的实肿施①、实季施的阻渠力A、人B、资源C、环丽境②、实施熊的准备A、建扮立组织秩机构B、编制伍实施计划C、培套训③、保证三措施A、进迟度计划观的贯彻检查各类沾计划，形弄成严密的究计划保证乡丰系统明确责面任计划全箱面交底B、调度工采作C、抓关键症工作集中优摆势按时驾完成关莲键工作专项承包采用新卷技术、拼新工艺D、保证资揉源及时素供应E、加强组织百管理工作F、加强进钥度控制屋工作Slov陕eUnit意fou霜r任务仗进度控制文(Co姐ntro撤l)1、目标边任务书目标名称膝：在….垦..时间缴（在….丑..条件他下），达贼到…..盏.结果。目标标准完成步骤步骤标准问题分析原因措施甘特图责任人涉及部门检查人考核结果1234目标检查进度表目标名称：321备注检查结果检查人数检查时间检查方式标准任务2、任僚务报告①、日常枯报告②、例外甜报告③、特碌别报告3、常见婆的任务进占展报告（炮标准化的瓦表格）①、进度组计划执行糕情况报告②、任务叙关键点检跌查报告③、任务察执行状态般报告④、任染务完成曲报告⑤、重大屈突发事件鞭报告⑥、任船务变更拣报告⑦、任务抹进度报告⑧、任歉务管理逮报告4、有乐效的报秧告方法①、报扫告对象?注意：邀切忌越输级！除非直接宰上级指示报告对乳象：直守接上级②、您在特什么时机指报告合适淹？A、做好计划徐时：主要作用扔和目的：让主管了晒解计划的衡内容，籍腹此请主管蹲确认一些称重要事项停。请主管涨指示和阳审核计翅划，并炼认可。B、中间报告微：主要作抽用和目帜的：让主管了竟解您的工隆作进度。让主管知脆道您在干杰什么C、紧急玩报告：主要作用善和目的：发生可能办影响目标驼的实现的椅重大问题贵和突发事快件时，应旦及时向主合管报告。D、工作旗结束时镜：主要作缴用和目爪的：工作终屈了时一罪定要向戒主管报宽告，让非主管及醉时知道携工作完沃成是您资工作成减效得到渴确认重润要步骤镇。保证工筋作的有劣效性③、如何鸭报告？先说结欺论；简洁、正短确；要事实列不要臆振测，误绢导是要木负责的番；不要遗烘漏重点成功、失酸败要明言A、口头报择告的原则秩有：B、书面爬报告原则森（标准化垃的报告）谴词用浇语要简斜单易懂标题清泉楚尽量用宗图表、眼数字说章明报告顺赛序要合你逻辑利用添乳附资料张说明Uni箭tf糖ive黎解决酒工作中押的问题萍（So忌lve拜）1、主惯管经理纤面对三芹大类问惨题：①、发生辫型问题②、改进毕型问题③、设定炎型问题原因导延向昂目忠标导向昨天殿今天粥明铅天•发生型问轻题•锹•设定型幼问题••改进型问枣题•2、传统接解决问题驳的方法①、冷问题对策沫（点）凭以往欺的经验己、知识胁加以解邪决②、问题梳原因对蛾策（线）针对问耍题，进俭行分析师，参考高以往经额验，定烦出解决步骤