数字图书馆信息资源共享系统的风险防范机制

数字图书馆信息资源共享系统的风险防范机制

信息资源共享是图书馆界长期以来共同追求的目标。在图书馆数字化、网络化条件下，资源共享显得尤为重要。随着网络技术的飞速发展，文献呈指数级剧增，同时，新学科不断出现，学科间相互交叉又产生许多交叉学科、综合学科和边缘学科，而读者对文献信息的需求也日趋复杂化和多样化，任何一家图书馆都不可能完全依靠自己的力量满足读者的需求，使得图书馆从观念到实践均发生了一场变革，图书馆从自给自足、最大限度地满足读者的需求，发展成为资源共建与共享、最大限度地获取信息以满足读者需求的信息集散地。在数字图书馆的建设热潮中，基于信息资源共享的各种类型的协作发展迅速，成为提高图书馆文献保障程度的重要方式。值得注意的是，在信息资源共享环境下各个图书馆的风险及防范问题。一方面图书馆信息资源共享系统的建立为信息资源共享搭建了平台，另一方面，参与共建与共享的各图书馆的核心能力也受到威胁。如何在维持图书馆资源共享的长久性和核心能力风险降低之间达到互动、公平、双赢的局面是其当前亟待解决的问题。1对信息资源共享风险的认识随着高等教育的发展，国家对数字图书馆建设项目进行了大量投入与重点建设，各高等院校图书馆也相继投入了大量的财力和人力，来推进数字图书馆的建设，提高信息资源共建与共享水平。在开放的环境中，信息资源共享系统将有力地促进教育和科研事业的发展，其中资源体系、服务平台和功能的完善将起到关键性的作用。如何用科学的管理手段和方法来提高利用效率和效益，增加系统资源的可用性、安全性，降低成本，也意味着信息资源共享系统在数字图书馆建设的战略转变中，将面临更大的挑战。随着我国数字图书馆项目建设的不断深入，建设和利用风险日趋显现出来。国家图书馆在数字图书馆项目资源建设规划中指出了数字资源长期保存存在着观念认识、内容选择、保存技术、管理运行维护和资金上的五大难题。这说明，在对数字图书馆建设和利用高投入的背后，始终存在着高风险。对于以信息资源共享系统开展的数字图书馆建设，其风险还体现在以下几个方面。1.1经费支持风险数字图书馆在建设过程中涉及资源、标准、技术及服务等多方面的问题，而很多问题是不能预见的，因此，经费的合理投入应该以持续渐进的方式为主。我国数字图书馆项目经费来源单一，主要是财政拨款支持，各个高校数字图书馆项目均为学校自主筹款，一次性投入，不能从根本上解决数字图书馆建设过程中的经费短缺问题，导致信息资源共享系统建设和服务的灵活度不够，影响已有项目发挥作用。在数字资源建设开发上，存在着投入浪费、重复建设的弊病。从整个的数字图书馆项目的建设看，对数字图书馆项目的财政支出存在着“各自为政”的状况。1.2技术采纳风险在数字图书馆项目的建设中，信息共建共享项目的开放性要求系统必须紧跟当今的技术主流，达到项目问的开放互联，为各项服务的开展提供关键性的技术支持，既具有一定的技术积累，又能在积累的基础上实现技术不断创新，因此就要不断对信息资源共享系统相关软件进行升级。而数字图书馆技术不再局限于带宽、高速，而是要注重信息内容的建设和服务创新。当前数字图书馆的建设是技术研发与实践同步进行的，存在着技术研发和应用的风险，特别是自主研发的技术，存在着接受的风险，这些将直接导致不同的利用效率和效果。运行一个新共享系统，开展一项新共享服务，运行和维护都需要成本。而对于使用不同的自动化系统的成员馆，系统兼容过程也需要很多的时间和成本，也将明显加重各成员馆的经济负担。因此，随着先进技术和新的共享理念的不断出现，数字图书馆技术应用的风险增加是潜在的和难以预估的。1.3资源建设风险数字图书馆建设项目中的核心内容是数字资源的开发和利用。数字资源的选择、整合、长期保存，由于数据库和文献的增长比例总是高于预算增长比例，成为数字图书馆建设的难题。相对于数字资源的快速增长和有限的加工能力，资源的分布和集中的配置就要在考虑成本、效率、便利性和安全性等多个因素下确定，包括哪些资源应该进行数字化加工，哪些资源选择长期保存，如何更有效地整合这些资源，都是图书馆必须要考虑清楚的问题。1.4共建协作风险在数字资源的建设中，要发挥各成员馆资源开发的积极性，实现资源合作模式和服务联合建设。系统成员之间持久而不断发展合作是数字图书馆项目推进的动力。成员对数字图书馆服务项目的持久参与和开发，才能保证数字图书馆的服务项目和体系框架符合终端用户的信息需求，减少利用率低的风险，有利于数字图书馆效率的提高和效益的提升。如果缺少成员单位的广泛参与，不能在最大范围内实现终端用户的合理使用，数字图书馆的建设必将造成巨大的浪费。从当前的共建共享发展现状看，信息资源共享系统的共享模式主要为分布式、集中式、集中-分布式三种，不同模式带来的合作方式的不同造成了成员合作紧密程度的不均，而我国信息资源共享系统建设资金基本上都是国家拨款或通过申报项目的成员共建的，随着成员参与共建共享效益的不明显，成员参与合作的积极性必将呈现下降的态势，合作的不确定性增加了共建协作的风险。1.5合作与竞争风险数字图书馆的建设促进了信息资源共享系统参与市场运作的进程，以资源选择、采集、组织、开发和服务为基础的图书馆优势已经在开放的信息服务市场中逐渐弱化，增加了信息资源共享系统所在的信息资源建设和服务环境的不确定性，使得信息资源共享系统与数字资源流通环节上的信息资源开发、传输、利用等各方形成了既竞争又合作的关系。用户选择的多样化和不断提高的信息需求，加剧了信息服务市场的变化。数字图书馆的信息资源共享系统如何在激励的市场竞争中赢得用户的信任与支持，提高自身的竞争能力，成为数字图书馆建设者面临的又一个风险。2信息资源共享建设中的高风险与高绩效之间的关系数字图书馆信息共享系统建设的高风险并不意味着该系统一定会产生良好的绩效回报。数字图书馆信息资源共享系统的建立为其成员开辟了广泛的合作空间，极大地提高了图书馆文献信息资源的保障能力。然而，对于信息资源共享系统而言，风险和绩效不一定成正比。以美国信息网络ILLINET和伊利诺伊州图书馆于1965年组成首个图书馆合作系统为例，当时州内2000多个图书馆加入该系统，并开展了广泛的馆际互借、文献传递以及联合编目。由于ILLINET的老系统不能与Z39.50协议兼容，导致与其他系统的兼容性受到了很大影响，而ILLINET又没有及时对现有的系统进行升级、更新，严重影响了用户的使用，导致了ILLINET最终的衰落。如果重新建立一个数字图书馆的共享系统，是可以避免上述问题，实现系统扩容，但应用的高风险依然存在。终端用户利用习惯的改变，将动摇成员之间存在的合作基础和形成的合作机制。因此，使用“软着陆”在实施数字图书馆项目建设时是十分保险和明智的。这样既能保证服务正常提供、系统正常运转，还能缩短新项目投入使用后的用户和成员的适应时间，把系统更迭带来的经济成本降到最低。利用新的技术和共享平台，改变原有的信息资源共享系统管理模式，建立适应数字图书馆发展需要的新信息资源共享系统，解决资源分布式异构系统的问题，降低信息资源共建共享项目的建设和服务成本，积极为成员之间提供技术开发和应用指导，以终端用户需求促进成员技术和服务创新，整合成员优势，发挥更大的效益，这样会产生“事半功倍”的绩效。为此系统必须建立基于绩效提高的风险防范机制。数字图书馆信息资源共享系统的建设必须以提高信息资源的服务效能为中心，以提高图书馆的核心竞争能力为目标，将建设风险降至最低。信息资源共享系统的建设，不是系统内某一个图书馆的事情，而是每一个图书馆的事情，所需经费庞大。为了保障建设的可持续性，必须争取国家相关经费的支持，包括CALIS项目资金、国家自然科学资金、国家社会科学基金以及各部委及地方相关资金的支持。对每个成员馆自筹的经费，要保证其合法权益，本着谁投入谁受益的原则，充分调动大家的积极性。在信息资源共享系统技术选择上，要瞄准现代信息技术的发展方向，坚持先进性与适用性相结合的原则，充分考虑技术的先进性、可扩展性、可兼容性，能够随着信息技术的不断发展、不断更新来完善信息资源共享系统。在资源建设上，要重点关注系统内可供多个单位使用的公共资源建设，采取共同分担建设、分别建设、统一建设的方式，通过馆际协作、全文传递、馆际互借等方式，充分发挥资源共享的优势。3信息资源共享系统风险防范机制的构建数字图书馆信息资源共享系统本身的发展决定了当前的信息资源共享系统存在一定的风险。系统应主动适应环境变化，运用科学的方法规避风险，通过系统改造将一些不可控的因素转变为可控因素降低风险系数。在对风险正确分析的基础上，建立由内而外的以提高图书馆服务绩效为导向的相对完善的风险防范机制。3.1发展外部活动联盟和以往关注完善馆藏资源保障体系、提高服务质量、拓展服务项目来增强自身的核心竞争能力，参与外部合作的活动主要用于核心服务的延伸和资源拓展的信息资源共享系统不同，合作是目前数字图书馆建设中发展基础性的新技术和进入新市场的基础，是为应对未来的挑战和发展做准备。系统要增强风险意识，为了降低风险系数，要不断在图书馆实践中探索，跟踪科学技术的发展趋势，对自身战略和成员在未来的需要有一个清晰的认识，才能有助于选择最大程度提高自己价值的合作伙伴，有效地利用合作伙伴的智力资源和技术优势，发展有竞争力的产品，才能有效地规避风险，推动建设项目的发展。系统在外部活动网络中也需要重新定位，不仅是为了获得更多的优势资源，也是为应对未来的挑战和发展做准备。要充分利用高等教育体系的优势，建立大学与研究机构的长期合作，进行前沿技术研究开发能力的长期合作，把成熟的合作成果及技术应用到项目中。同时，要充分利用战略合作的智力资本和人才优势，不断培养系统发展所需的创新型人才，进行应对危机的人才储备，为信息资源共享系统的长期稳定发展积聚智力资源、建立人才保障。除此以外，要改革和调整系统的运行机制、交互沟通、组织结构和流程控制，这是实现经费合理使用、成员满意和达成战略联盟一致目标的重要因素。3.2整合战略同盟的预算在建设和配置系统内的资源和服务项目时，要特别重视经费的合理使用，以应对信息资源共享系统经费短缺带来的风险。应调整内部组织管理架构，统一使用和管理经费，进行经费的预算和分配的优化，体现在不同载体、不同类型、不同来源的文献资源的采购配置上，将需求决定服务、服务决定资源作为指导原则，决定文献资源整合建设。通过对需求的调研，规划保障模式，即查即得保障需求频率高的资源，文献传递保障一般资源的获取，合理预算和分配共建共享的服务费用。以资源再配置的方式二次整合经费的利用，建立期刊交换渠道，各成员馆之间期刊互通有无，使众多的成员受益而无需额外增加开支，这样既能提高期刊利用率又能提高经济效益。为推广全方位的日常绩效评估、绩效管理和决策制定，在整合预算的基础上，建立与绩效相关联的系统预算，提供准确的评估数据，系统和成员掌握系统运行状况，了解项目计划的进程，评估投入的合理性，调和各方经济利益，实现战略目标发展的可持续性。3.3建立危机预警和响应体系数字图书馆信息资源共享系统建设风险中存在不可预知的变化和不可控制的因素，科学地认识和防范风险十分重要，必须建立保障性的日常风险预警体系以及危机发生时的应急响应体系。要遵从将未知结果转化为已知结果的思路，强调在系统尚未出现危机之前，对危机事件进行有效控制，以达到用最小的成本将经营风险造成