数字化时代建筑工程档案信息化管理及建设研究

数字化时代建筑工程档案信息化管理及建设研究

2安徽省思极科技有限公司。Summary：在数字化时代飞速进步的环境下，各个领域都迎来新的发展阶段，面对这样的形势建筑事业也紧跟时代步伐不断创新。随着网络与信息技术的发展，我国已步入信息时代，大数据技术被广泛应用到各行各业，建筑企业的档案管理工作也要紧跟时代发展步伐，结合传统档案管理模式，将大数据技术应用到工作中，加快信息化管理进度，提高管理效率。基于此，首先分析建筑工程档案的类型与特点，其次阐述数字化时代建筑工程档案信息化管理及建设策略，最后分析建筑工程档案信息化管理及建设的保障措施，以期为提高建筑工程档案信息化管理水平提供参考。Keys：建筑工程；档案管理；信息化；数字化；问题；对策引言在以往的档案管理模式中，主要是依靠人工进行，所以，档案管理效率不高，同时，档案的载体形式也主要是纸质，不宜长时间保存，容易出现丢失、损坏、信息不完整等问题，进而限制了档案价值作用的发挥。随着信息化时代的到来，现代信息技术为档案管理创新提供了有利条件，档案管理人员应顺势而为，及时转变落后的档案管理思想，积极引入先进的技术开展档案管理工作，有效提升档案管理的效率与水平。1档案管理信息化建设的重要意义1.1档案信息化管理提高了档案管理的空间使用效率传统的档案管理工作包括对纸面文件的分类、归档等工作，众多书籍、文献、文件纸张占用了较大的储藏空间，纵使众多信息以硬盘或是CD的形式呈现，仍然占用了一定的物理空间，加大了档案管理工作的场地投入成本。相较于传统档案管理工作，档案信息化管理强调以电子数据的形式对文本、图片或视频资料进行收录储存，提高了档案管理的空间使用效率，也降低了档案管理的场地投入成本。1.2符合时代发展规律随着档案储存的数量不断增加，传统的档案管理方法已经不能再满足社会需求，也无法推动档案管理行业的可持续发展。在现代，信息技术和互联网在飞速发展，档案管理信息化能够有效提升档案管理效率、推动档案管理行业发展、满足社会需求、体现出档案管理的价值。档案管理信息化也可以使信息技术进一步发展，创新出更多符合档案管理需求的新技术、新方向，为人民群众提供更加便利且周到的服务。2档案管理信息化面临的挑战2.1企业缺乏重视目前而言，仍有一部分企业没有认识到企业档案管理的重要性，没有对档案管理给予高度重视。究其原因，主要是因为企业领导的思想比较传统，没有认识到信息化技术的优势，对企业信息化发展重视程度不够。在这种情况下，企业档案信息化管理浮于表面，成为一种形式，根本没有建立起来，更没起到助推企业发展的作用。2.2管理制度待优化目前，档案管理的管理制度是建立在传统管理模式基础上的，在进行档案管理信息化的同时，需要将管理制度进一步优化。当管理制度出现漏洞时，会导致整个管理体系出现问题，工作人员也许会利用管理制度的漏洞为自己谋取利益或工作态度散漫，最终导致档案管理效率低下、档案管理工作难度增加，档案无法发挥其作用，为社会服务。因此，需要结合当前档案管理信息化的实际情况，进行制度的优化升级。3数字化时代建筑工程档案信息化管理及建设策略3.1构建网络系统，围绕系统管理档案第一，建筑工程档案是掌控工程施工、工程质量、工程进度与费用支出的重要凭证，建筑企业要利用档案信息化管理系统与网络管理系统，将档案资料和项目管理相结合，构建档案管理与项目管理相互支持、同步运行、相互促进的新模式。第二，建筑企业要构建档案管理数据库，用于存储历史数据与在建设项目数据等。历史数据一般由已竣工验收的施工项目提供，只需要把纸质档案扫描进档案数据库存储即可，以利于后期档案的查询、使用。同时，大型的施工项目往往由多个参建单位组成，需要建筑企业在数据库系统设置独立的系统，再由建筑企业将这些独立系统关联起来，根据项目建设阶段与管理范围设置使用权限与身份验证；利用主系统对招标采购、设备材料、施工现场、工程监理、咨询服务及财务审批等进行控制，做好工程进度与质量等方面的动态管理及项目全过程监督。需注意的是，在主系统权限的控制上，必须做好网络安全管理，及时更新并完善系统管理与信息技术。3.2档案信息管理的规范化传统档案管理仅是采用纸质及其阅读的形式对档案内容加以呈现，而信息化档案管理工作得以使用先进的信息管理技术、多媒体呈现方式，实现电子数据的收集、筛选等全流程工作，将物理形式的档案转化为电子数据资源，实现档案管理门户网站的建设，使档案资源的概念得以扩大，并对更多领域产生持续作用。在此背景下，建设一个覆盖面广、发展潜力大、标准统一的档案信息管理系统至关重要，它能够衡量档案信息的质量，以统一的方式规范档案资源的形式，方便资源的实时传输、转换；能够实现对档案资源的再挖掘，提取出更有实践价值的资料，对社会生活产生实际作用；能够覆盖到全产业领域，实现对档案资源的全方位收录、使用，通过宏观调配，使档案资源能够物尽其用，发挥更大的价值。3.3强化档案管理信息系统安全建设用人单位在推进档案管理信息化建设过程中，也应进一步加强档案管理信息系统的安全建设。首先，应及时更新现有档案管理系统的相关软硬件，进一步完善档案管理信息系统，以完善的系统保障档案信息的安全。其次，对于档案管理系统中存储的一些重要档案信息，除了必要的物理隔离以外，也应备份处理，避免由于人为失误造成档案丢失或损坏。其次，加大档案管理人员的培训教育，增强信息安全意识和法律素养，预防出现档案信息泄密问题。最后，在日常的管理工作中，重视加强档案管理信息系统的网络安全排查，可邀请专业人员进行网络排查，及时可能存在的安全隐患，以保证档案管理信息系统安全稳定运行。3.4建立数字档案馆目前，我们处在一个大数据时代，在这样的时代背景下，我们接触的大部分事物都是信息化的，因此想要进行档案管理信息化建设，需要建立数字档案馆。数字档案馆是指使用电子网络远程获取档案文件内容的一种方式，它强调在数字化背景下使用户获取档案资源更加便利。数字档案馆具备以下几个主要特点：第一，存在方式上的特点，数字档案馆是一种无形的信息组织与使用环境；第二，运行方式上的特点，数字档案馆在存取档案信息时是在网络中进行；第三，功能定位上的特点，数字档案馆以存取为中心，打破了时间、空间的限制。在建立数字档案馆时需要注意的是，现存的实体档案馆是数字档案馆的基础，数字档案馆并不能完全取代实体档案管的存在，二者是互相促进的关系，并不是对立的。结语综上所述，信息化技术的不断发展及多样性的体现、与业务的深度融合，必然为企业建设项目档案管理规范化、科学化提供有力的支撑，实现降低成本、提高工作效率和质量等目标，受到了参建单位、政府主管部门日益重视。我们应充分认识到信息化对于建设项目档案的重要意义、信息化技术建设项目应用的必要性，明确建设项目档案信息化部署及实施的关键点，做好相应基础性工作的同时，注重相应人才培养，转变管理理念，与实际业务相结合，构建建设项目档案管理体系，将建设项目档案管理做精做细，深挖建设项目档案价值，促进建设项目档案对企业健康发展起到应有的作用。Reference[1]邹秀琼.建筑设计单位档案管理信息化建设研究[J].