浅析事业单位办公室管理精细化

浅析事业单位办公室管理精细化

Summary：新形势下，各个事业单位在国家不断发展的带动下获得了卓著的成绩。当前，事业单位要在核心竞争力方面占据最大的优势，办公室管理工作至关重要，必须实现管理的精细化，制订可行的精细化管理制度，提高办公室的管理效率和管理水平，提升办公室管理质量和整体服务能力。新形势下，办公室需统筹协调工作的新领域多、任务量大、涵盖面广、难度增强，要求办公室审时度势，不断加强综合协调工作、提升服务保障水平，满足新形势、新任务的需要。Keys：事业单位；办公室；管理；精细化引言长期以来，事业单位办公室工作人员相对较少，却需要承担行政、文秘、党建、纪检、后勤、等多项事务，担负对外联系、协调左右、督促落实等重要职能。1精细化管理的重要作用在日常工作中，办公室的性质特殊，工作内容繁多、琐碎、紧急，且通常人手有限，需要科学高效的工作方法。实现办公室管理精细化，可以有效帮助职工认清自己的职责，使每个部门和每个岗位的职责范围更加明确，协调各部门间的合作，有利于控制管理人员队伍规模并提高职工的工作积极性，有效把单位的各项工作规范化，提高行政工作的效率和管理服务的质量及效率。2事业单位办公室管理精细化措施2.1文书档案收集与归档工作精细化首先，需要对出现的问题第一时间进行反馈。一般来说，事业单位办公室文书档案在收集与归档的过程中，会经常性地出现一些相关的问题。如果管理人员没有针对这些问题进行及时有效地处理，那么就会导致整个管理成本的大大提升，而且降低了事业单位文书档案管理的质量与效率。所以说在发现问题之后，一定要第一时间进行及时的反馈与处理，确保整个文书档案管理体系的推进以及工作质量和效率的保障。除此之外，在管理工作展开的这方面，为了能够提高文书档案收集与归档的效果，档案管理人员一定要强化各个部门的联系，对所有工作的程序进行一个提前的预判；定期地做好档案收集与归档的检查工作，确保所有档案资料的真实性和可靠性。2.2档案精细化管理首先，要建立科学的档案管理流程，对管理人员进行科学的管理，确保管理人员严格按照动态原则、严格原则、系统原则以及有效原则开展工作内容；其次，要改变以往档案管理工作开展的被动局面，由管理人员从各个部门进行资料收集，对不同部门的资料进行科学的管理，还可以要求各个部门内部先对文件、档案进行归纳整理，以此来保证档案管理工作的实效性；同时，还要对档案的整理进行科学、细致的分类，档案管理人员要在不断学习的过程中学习不同的档案如何更加有效地进行整理和归类，还要根据事业单位的发展对档案进行层级划分；还要保证系统索引与档案实际位置的统一，为事业单位其他职员以及管理者的工作开展提供保障。2.3增强保密意识，筑牢安全防线事业单位保密工作事关国家安全与利益，事业单位办公室在日常工作中会接收一些机要文件，因此，增强办公室人员的保密意识迫在眉睫。一方面，事业单位办公室要提升工作人员的保密意识，定期组织相关人员参加保密培训，或者举办保密知识竞赛等活动，通过丰富多彩的宣传形式，加深工作人员对保密工作的认知，从心里筑起安全意识防线；另一方面，事业单位公室要严格控制保密文件的传播范围，由专人抄送文件，并确保文件不外泄，从保存好每一份涉密文件做起，切实维护国家安全和利益。2.4完善精细化规章制度在单位管理工作中，应根据精细化管理模式，促进制度完善，提升办公室管理精细化的科学性、合理性、可行性，重视规范管理流程，结合实际情况和行业特点，专项部署建立、梳理规章制度，建立健全常态长效机制，把各项管理制度进行细化，发挥精细化管理的作用，从而有效约束办公室管理人员的思想和行为，促使其更好地完成本职工作。领导干部要带头推动制度的落实，明确规范管理的重要意义，调动管理人员的工作积极性，更好地促进内部管理有章可循，进一步明晰职责，明确管理人员的行为规范，强化制度管人、管事的规则意识，细化日常管理，修正工作规范，健全管理体制，强化工作要求，突出操作实效，狠抓执行落实，深化制度条款的落实，提高制度的执行力，完善程序漏洞，防范行业风险，进一步强化办公室督察、督办、参谋的工作职能，提升服务质量和管理水平，推进各项工作高效实施，提升单位精细化管理水平。2.5信息化基础设施精细化积极建立业务数据运行系统、手机各项业务数据及远程办公系统，实现信息处理的计算机化、检索的自动化、服务的快捷化，加强办公自动化、信息管理电子化系统及服务大厅、各种APP的引入和推广，实现快捷方便的办公室信息发布和查询，做到后各部门日常业务的便捷化、高效化、规范化。建立网络系统，推行电子政务，充分利用网络信息数量多、范围广、传播快等特点，避免信息滞留时间过久或丢失，提高上传下达的工作效率和信息服务水平。不断完善远程办公操作流程，利用云技术将办公管理内容迁移至云端，降低对传统办公硬件系统的依赖，实现办公管理的超时空管理，提高远程办公效率，在此基础上提升整体办公效率。2.6明确工作职责，落实工作责任根据办公室人员变动情况，重新梳理部门和岗位职责，做到责任清、人员定、任务明，使科室和干部人人肩上有担子、个个身上有责任。明确责任、各司其职是办公室工作有序、有效开展的前提，也是党建工作落实的保障。事业单位在党委办公室管理中应加强对部门和岗位职责的梳理，根据人员的变动做出及时调整，将责任落实到人，让办公室中的每一个党员都能够清楚自身的职责和使命。办公室在部门和岗位职责的梳理中，应做好以下工作：明确办公室业务流程，组织党员干部讨论并定位部门关键职能；优化组织结构，梳理各部门岗位，对于不合理设置的需要进行讨论，并及时剔除，避免机构臃肿、影响工作效率；明确部门职能，罗列部门的全部工作并形成列表，通过制度引导将责任落实到工作负责人，保证办公室业务的有效推进。建立健全管理责任，明确责任分工，能够为党建工作提供组织、人员的支持，提高党建工作效果。2.7在提升协调能力上下功夫办公室工作人员必须具有较强的政治能力，加强政策理论的学习，透过现象看本质，去分析问题和解决问题，才能掌握较高的综合协调能力。要多学习，吃透上情能为准确协调打下基础，要认真领会党和国家的方针政策、重要文件，做到学深悟透、灵活运用，不断提升工作人员政策水平和业务水平。要多调研，经常深入基层，知实情、讲实话、办实事。通过深入调查研究，掌握第一手资料，弄清各方面的情况，寻找最佳的协调途径和方案，掌握综合协调的主动权。要多实践，既要在工作中经受实战检验，又要加强模拟演练。重点强化临时性、应急性任务的协调和综合保障，突出“快”和“准”，做到快速高效处置。要强支撑，重点强化对科技信息化手段的运用，在服务保障各个工作环节上，加强信息化手段的应用，提升稳定性、智能化和高效性。结语综上所述，办公室精细化管理要从更好服务单位发展大局出发，着力在增强参谋服务、综合协调、加强自身建设，不断提升工作效能，努力做到参谋有方、协调有序、办事有效、保障有力，全力推动单位高质量发