员工人事档案管理制度

员工人事档案管理制度员工人事档案管理制度一、前言为进一步加强我公司的人事管理工作，规范员工人事档案管理，加强员工的履职本领，特订立本制度。二、适用范围本制度适用于我公司全体员工。三、岗位责任1.人力资源部门：（1）订立公司人事档案管理的制度和流程，定期对员工档案进行审核和归档工作；（2）对员工档案进行保管，并做好档案的防火、防盗等措施，确保档案的安全完整；（3）认真检查和核实员工的资格和背景，确保员工的录用和转正符合公司的要求；（4）执行公司关于人事档案的保密政策，严格掌控档案信息的发布和使用。2.部门经理：（1）严格执行公司的聘请、录用、培训、考核、奖惩等制度，确保员工的素养和本领符合公司的要求；（2）认真填写员工的个人档案、工作档案等材料，并适时将其归档；（3）严格保守员工的个人信息和相关资料，不泄露员工的隐私。3.员工：（1）照实填写、提交个人档案和工作档案等相关材料，适时更新本身的信息；（2）保护本身的个人隐私，严格掌控个人信息的使用和泄露。四、档案管理流程（一）入职1.新员工在入职时，需填写完整的个人信息，包括联系方式、家庭住址等；2.员工需要供给身份证、毕业证、学位证、工作证明等证件、证明文件，由人力资源部门核实后存入个人档案中；3.人力资源部门将新员工的档案制成电子档和纸质档，存入人事档案室，同时对其个人信息进行保护；4.新员工签订劳动合同后，人力资源部门将劳动合同归档到员工档案中。（二）转正1.具备转正条件的员工，须经部门经理提出申请，人力资源部门审核通过后方可办理；2.员工的个人档案、工作档案中需包含转正申请和审核看法的记录；3.转正后，员工的劳动合同将由人力资源部门重新签订，归档到档案中。（三）升职1.面对内部聘请岗位的员工，应提出升职申请，经部门经理审核通过后，报人力资源部门审批；2.审批通过后，应在员工档案中记录认真的升职变化情况，包括升职申请、面试情况、考核信息、审批看法等；3.对于升职后的员工，其档案中应记录认真的薪酬变化情况、升职后的岗位职责和工作目标等。（四）离职1.员工离职后，上交的各类证件、警察证明、社保证明等材料由人力资源部门存入员工档案中；2.对于被辞退或离职的员工，应在档案中记录辞退或离职的原因、时间等信息；3.地点布置、资产归还、工资福利结算、按时赴港等必需依照相关规定执行，全部工作最后归档到员工档案中。五、档案保管1.个人档案、工作档案等纸质材料应存放在特定柜子中，定期查看并防火、防盗；2.电子档案应存储在公司专用档案库，定期进行数据备份和突发情况的应急处置；3.公司员工可以查看本身的个人档案和工作档案，但不能删除和篡改；4.公司严格执行档案保密制度，严禁泄露员工的隐私信息。六、档案查询1.员工可以查询本身的个人档案和工作档案，但需提出申请并经过审批；2.部门经理可以查看本部门员工的个人档案、工作档案等信息；3.不属于员工和部门经理的其他人员要查询员工档案，必需经过人力资源部门的授权，并符合公司的保密制度。七、档案保管期限1.员工档案需长期保留，不得盲目销毁或丢弃；2.工作档案可依据不怜悯况保留不同的时间，保留期限在1年至5年之间；3.原件存档有条件的材料可以科学技术手段扫描把原纸件转换为电子件另行存储。八、本制度的修改1.当人事管理工作发生变化时，本制度将进行相应的修改；2.任何人员对本制度的修改，须提出书面申请，并经过公司管理层的审批。九、结语本制度的实施，有助于规范员工的管理