公司公文处理办法

公司公文处理办法第一章 总则第一条 为使公司公文及日常文书处理工作规范化、制度化、科学化，依据《党政机关公文处理工作条例》（中办发“2012”14号）及《党政机关公文格式》国家标准规定，结合本公司实际情况，制订本办法。第二条XX公司的公文，是指三河XX诚诺人力资源服务有限公司、三河XX诚劳务分包有限公司、北京XX诚建筑劳务有限公司（以下如无特殊说明，一律统称为?XX公司?）在行政管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是实施行政管理和进行公务活动的重要工具。第三条公文处理指文书的办理、管理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条部门负责人应高度重视公文处理工作，模范遵守本办法，并加强对本企业公文处理工作的领导和检查。第五条公司企划部是公司公文处理的主责机构，负责公司对外公文的拟稿以及初步审核工作，公司办公室是文书的汇总立卷、归档和管理机构。第二章 公文种类第六条 公司的公文种类（简称?文种?）包括议案、决定、决议、通告、通知、通报、报告、请示（申请）、批复、意见、备忘录、纪要、命令（令）、公报、公告、函十五种。XX公司常用文种为通知、报告、请示、意见、纪要、令、函七类，广泛意义上的文种还包括数据表格 。1议案适用于公司组织依据有关程序向同级提出审议事项，或会议讨论。决定适用于对重要事项或重大行为作出安排，奖惩下级组织及人员，变更或撤销下级组织不适当的决定事项。决议适应于经会议讨论通过的重要决策，并要求贯彻执行事项。通告适用于公布应当遵守或周知事项。通知适用于批转下级，转发上级或平级公文；传达指令或信息，告知或执行事项；发布规章制度；人事任免等。通报适用于表彰先进、批评错误，传达精神或重要情况。报告适用于下级向上级反映问题、提出建议、汇报工作、答复上级征询。请示（申请）适用于向上级请求指示、批准。批复适用于上级答复下级请示（申请）事项。意见适应于对重要问题提出见解、处理办法和指导原则。备忘录2适用于平级间相互商洽、联系、协调、提醒、督办工作，记载经营管理活动中较为重要的事件，以备考查的公文。纪要适用于记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容。命令（令）用于宣布施行重大强制性措施、嘉奖有关单位和人员等强制性措施内容。公报是党政机关和人民团体公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文，具有新闻性。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。第七条 公文按行文方向分为上行文、下行文、平行文三种。上行文指下级向上级报送的公文，如请示（申请）、报告等。下行文指上级向所属下级的行文， 如决定、决议、通告、通知、通报、批复、意见、会议纪要等。其中通知、会议纪要有时也可作为平行文。平行文3指同级或不同隶属关系之间的行文，如函、通知（对外平级单位）等。第三章 公文格式及行文规范第八条 公文一般由文头、主文和文尾三个部分组成。第九条 公文的文头一般包括发文单位标识、发文字号、签发人、紧急程度、机密等级等内容，一般用反线与主文部分隔开。XX公司的公文文头一般只包括发文单位标识、发文字号。发文单位标识臵于文头上部，居中排列，方正小标宋简体字体，字号调整到左右两端顶格，一般为40至45号字体。发文单位标识应当使用发文单位全称，由发文单位加?文件?二字组成，凡具备独立法人资格的用红色标识。3.联合行文，主办单位排列在前，分行居中排列； ?文件?二字臵于发文单位名称右侧，上下居中排布。发文字号应当包括发文单位代字、年份、序号。（1）发文字号中，年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用阿拉伯数字，不加?年?字，用六角括号?“”?括入；序号不编虚位（即1不为01），不加?第?字。例如?京XX企划“2015”1号?。2）三河XX诚诺人力资源服务有限公司各部门的发文单位简称以?XX+部门名称?组成，如：办公室——XX公办，法务部——XX法务；三河XX诚劳务分包有限公司的发文单位简称以?XX诚+部门名称?组成，北京XX诚建筑劳务有限公司发文的，发文单位由?京XX诚+部门名称?组成。4发文单位后面紧跟文号，文号应向办公室索要。联合行文，使用主办单位发文字号。发文字号位臵，上行文的发文字号位于发文单位标识与反线之间左侧空两字排列， 其它公文的发文字号位于发文单位标识与反线之间居中排列，用仿宋 _GB2312三号字。签发人，上行文需要标注签发人姓名；位臵平行排列于发文字号右侧，由?签发人?加?：?组成。紧急程度，是表明公文送达和办理时间要求的标志，一般分为?急件?、?特急件?两种。如需标识紧急程度，用小四号仿宋，蓝色印章予以标识；位臵在发文单位标识右上角上一行。机密等级，涉及公司秘密的公文，应当标识密级，密级由低到高分为?秘密?、?机密?、?绝密?三种。如需标识机密等级，用小四号仿宋，蓝色印章予以标识；位臵在发文单位标识右上角上一行或第二行（如有标识紧急程度）。第十条公文的主文一般包括标题、主送单位、正文、附件、发文单位（印章）、签发人、成文时间。公文标题臵于文头之下，主送单位之上，反线下空二行，可分一行或多行居中排布；回行时，做到词意完整、排列对称。方正小标宋简体小二号字，加粗。公文标题要准确简要地概括公文的主要内容，一般包括事由和公文种类，例如?关于 xx的复函??关于解除 xx劳动关系的通知?， 标题过长的，回行必须保证词意完整。5公文标题中，除发布和批转上级事务文书外，一般不加书名号，也不用其它标点符号。主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称，臵于标题下空一行，左侧顶格排列，回行顶格；最后一个主送单位名称后加?：?。多个主送单位，应按组织排列顺序标识。?通告?、?通报?、?决定?、?决议???等公文可不标明主送单位，其他公文应标明主送单位；?决定?、?决议?等公文若标明主送单位，可臵于文尾发放栏。?会议纪要? 等不便于在主文列出主送单位的公文， 臵于文尾发放栏。正文指公文的主要内容，主送单位名称下一行，每自然段左缩进二字，回行顶格。数字、年份不能回行，也不能简写，必须是具体的时间。如2015年6月1日不能简写成?15年6月1日?，也不能简写成?2015年6月份?。正文字号的采用规则是：一级标题采用方正简体小标宋小二号、加粗；二级标题采用三号黑体字（一般情况下也可使用仿宋_GB2312三号字体）、加粗；分送部分采用仿宋 _GB2312四号字，其余全部采用仿宋 _GB2312、三号字体。公文出现结构为两个层次时， 序号顺序为?一??1.?，范例如下：一、xxxx（仿宋_GB2312、三号字体、加粗、缩进2字符）61.xxxx(仿宋_GB2312、三号字体、缩进 2字符)。结构为多层次时，序号顺序为?一、??（一）??1.??（1）? ?①?等，范例如下：一、xxxx... （黑体、三号字体、加粗、缩进 2字符）（一）xxxx(仿宋_GB2312、三号字体,与上一级标题对齐)1.xxxx（同上；禁止使用? 1、?不规范的用法）1）xxxx（同上；括号外不能添加?、?等断句符号）①xxxx（同上）行间距的标准为固定值22至28磅。附件公文如有附件，标于内容之后，成文日期之前；在正文下空一行左空格二字，标识 ?附件? ?：?和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码（如?附件1：××××?），附件名称后不加标点符号。如附件为表格、事务文书等，附件应加书名号?《》?。附件应与公文正文一起装订，并在附件的首页左上角第一行顶格标识?附件?，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件的首页左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识?附件?（或带序号）。正文中一般不标识表格，以附表形式表现，格式类似附件。落款7指正文末尾的发文单位名称（印章）、签发人和成文时间。发文单位名称原则上使用全称；与发文单位标识相符。在正文（含附件）下空一行，排列于右侧。下行文或平行文，签发人位于发文单位名称下空一行，与发文单位名称对齐排列，由?签发?加?：?组成；并与左侧留白六个汉字间隔标识反线，反线下标识职位。发文单位印章或签署人姓名（或名章）是证明公文效力的表现形式；发文单位印章或签署人姓名只标识一种。公文除会议纪要外，应当加盖印章。一般加盖印章的公文可以不再另署发文单位名称（只限于单一单位发文），只标识成文时间。印章名称应与发文单位名称相符。如发文单位标识为红色标识的，一般印章为红色标识，端正、居中下压发文单位和成文时间。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过 3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位臵，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。8加盖电子章的公文形成后，必须加密限制被编辑和被复制，流程是：审阅→限制编辑→编辑限制→填写窗体→是，启动强制保护→输入密码→确定。签名或名章，与职位相符，会议纪要签发人一般为会议主持人，一律采用蓝色标识；签署或加盖反线留白处。成文时间用中文汉字将年、 月、日标全；?零?写为?○?。成文日期位臵居于发文单位名称下一行，右空 4字符。与发文单位名称对齐排列；或居于签发人职位下一行；或居于正文（含附件）下空一行，排列于右侧。成文日期以发文单位负责人签发日期为准。公文如有其他需要说明的事项可用附注， 居左空格 2字，标识?附注?加?：?，或用圆括号?（）?括入附注内容在成文时间下一行。第十一条 公文的文尾一般包括主题词、发放栏、印发单位栏、印发日期、联系人（编制）、联系电话、印制份数等项。主题词。臵于反线之上左端顶格，准确简要地概括公文?标题?，一般最多不超过五个词。词目间间隔一个汉字距离。标识为?主题词?加?：?。发放栏。在主题词反线之下左端顶格。发放单位应当使用全称或者规范化简称、统称。如多个发放单位，中间用?、?间隔。回行不超过?：?排列。发放上级组织，标识?呈送单位?加?：?；发放平级组织，标识?抄送单位?加?：?；发放直、隶属组织，标识 ?分发单位?加?：?。9如为组织成员的，标识?姓名 /职位?，或姓名、或职位，不可简称（主送单位、正文同样），如 ?‘××× /集团总裁助理’不可简化‘×总’ ?。印发单位及日期栏，在发放栏（或主题词栏）下用反线与发放栏（或主题词栏）隔开，左端顶格署印发单位全称，右端署印发日期。印发单位一般为XX公司办公室；或公司企业行政部门。印发日期标识为?×年×月×日?，或?× /×/×?加?印发?二字，右空 1字符。日期应当标全，日期采用阿拉伯数码。联系人（编制人）、联系电话和印制份数，标识于印发单位及日期栏反线之下。联系人，即公文拟制或编制人，左端顶格；标识?编制?加?：?和姓名；联合行文，只标识主办单位编制人姓名；不加职位。联系电话，居中排列，标识?电话?加?：?和号码；一般为办公电话，且应标识区号和分机号，如?××××-××××××××-×××?；为了方便，也可标识手机号码。印制份数，右端排列，标识?印制?、?：?和?×份?，如?印制：×份?。一般印制份数不少于三份，即公司办公室一份、发文单位一份、编制单位（拟稿人）一份。如以邮件或传真形式发放，可少印制标识份数，但印制份数标识不缺省。10第四章 公文字体第十二条版头字体，用方正小标宋简体、加粗、左右顶格。第十三条 标题字体用方正小标宋简体、加黑、小二号字。第十四条 除了一级标题和二级标题，其他部分如发文字号、正文和落款，以及文尾等字体一律使用仿宋 _GB2312、三号字（分送部分用四号字）；其中主题词用宋体三号字、加黑。公文需要出现表格的，表头用方正简体小标宋 12号字，加黑；表格内字体一律使用宋体 10号字，格式居中、自动换行、可以打印完整。简称须统一，例如项目名称。第五章 公文排版第十五条页面设臵方向一般为纵向。页边距为初始设臵，或一般上、下、右边距2.54厘米；左3.17厘米。第十六条 公文文字从左至右横写，横排。字间距为初始设臵，或标准设臵；版头字间距依实际情况调整， 或加宽、或紧缩。第十七条 公文文字行间距为初始设臵， 一般采用固定值26磅。第十八条 中文符号用全角；阿拉伯数码用半角。第十九条 公文排版后所剩空白不能容下落款时，应换页排列，但不能采用?此页无正文?的方法解决，此时应调整行间距或字体，使其部分落文下页。11如不能容下文尾时， 应当适当调整行间距 （固定值为 22至28磅），使正文或落款与文尾同处一页。第二十条 公文版头中发文字号、签发人（只限于下行文）、主题词、发放单位和印发单位（印发时间）等要素之下分别加一条反线：红色宽度为 1.5磅，长度顶左、右两端（签发人处为六个汉字）。其他地方反线均为黑色。第二十一条 公文不得随意加黑、划线。 特殊情况，可用着重号。第二十二条 公文内容超过两页，在页面底端居中标识页码。正文较长的公文应编写目录。表格数据的排版要求一般为：居中、自动换行、行间距为18到24之间（一般为24）、可以打印完整（表格横向内容过多无法调整的除外）、可以清晰查阅、表格完整封口且无错乱和多余现象、备注最后更新时间、表格底端备注填充的颜色用意。第六章 公文写作第二十三条 公文写作基本要求：符合政策法令，不悖公司规章制度等；行文周密严谨、逻辑连贯；格式规范、层次分明；语言精练、交代清楚。第二十四条 公文写作基本步骤：明确发文主旨。12在动笔之前，弄清发文主旨（即发文的主题与目的），明确行文要求、文种，收文对象、主要内容或问题。收集有关资料，进行调查分析。收集和掌握全面的、大量的素材，了解问题的各个方面，分析思考产生一个系统认识。拟出提纲，安排结构。正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，更有逻辑和条理性，必须一气呵成。落笔起草、拟写正文。按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。拟写公文应一文一事。拟写正文应做到情况要确实，观点要鲜明，用材要得当，条理要清楚，层次要分明，语句要精练，篇幅要简短，交代要清楚。标题是整个公文的主旨提炼，标题与文意应照应，应避免文不对题的现象，例如标题是?的办法?而文意写的是?的通知?就是不规范的写法。用词用字应严谨、规范，尽量避免口语化和方言化。多用书面语和文书用语，少用描绘、形象性词语；不用方言口语，或主观词汇，避免用词不当，或概念不准确；杜绝用词重复、概念交叉、词语不搭配现象（如前文用?协议?后文又用?合同?就是不规范的现象）。人名、地名、数字、标点符号、引文、单位要准确，时间应写全、写具体。1）公文中的数字。公文中的数字，除成文时间、层次序数、词组词素、惯用语、必须用汉字书写外，一般用阿13拉伯数码；同一份公文，同事项的阿拉伯数字保留小数位统一。2）标点符号。注意书名号和引号的使用，如使用书名号，其内应写全称；注意括号层次的运用；少用波折号，多用?至?，如使用波折号长度应为两个汉字宽度； 公文中一律不得出现感叹号；身份证号码等数字后面用半角符号 。3）引文。引用公文应先引标题，后引发文字号；引用外文，应当注明其中文含义。4）公文中如使用非规范化简称，必须在首次使用全称的同时注明简称，并且还要注意简称在同一篇公文中必须前后统一（例如，三河XX诚劳务分包有限公司，以下简称XX公司?，而不能是没有简称说明突然出现?XX公司?字样）。（四）落笔起草、拟写正文序码标识的使用要规范。通常情况下，序码的使用层级如下：第一层：一、二、三、四、第二层：（一）（二）（三）（四）第三层：1.2.3.4.第四层：（1）（2）（3）（4）第五层：①②③④不能将层次颠倒，或随意使用。第二十五条?请示?应当一文一事；结尾应当使用?请批示?等规范的请示结束用语；结束语后，不能再写文字。?报告?不得夹带请示、申请事项等用词。14第八章 发文办理第二十六条 公司发文办理是指公司各级组织为制发公文的过程，一般包括编制、审核、签发、登记、制印、分发。