时间管理与工作组织技巧

帮你的员工做到：目标清晰，重点明确；紧迫的事情快速响应，效率高；

重要的事情认真处理，主动从容；有远见、善计划、条理强，压力轻！把24小时变成25小时很少人没有以下苦恼：

■“我每天要处理那么多事情，在家的时候还突然想起有事情忘记做了，弄得心情格外焦虑…”

■“经常要为找东西花时间。公司各个部门发过来的文件、产品支持部门发来的产品介绍光盘…，发的时候用不着，要用的时候又找不着…，找了半天浪费时间，最后还要打电话让相关部门再发一遍，还浪费别人的时间…”

■“每天到了公司就是查邮件回邮件、查邮件回邮件，大部分邮件不用动脑子就回了。看着一大堆邮件心里不舒服，恨不得马上回完。要是没邮件进来，心里更不塌实，时不时上去查…。不在公司的时候也离不开电脑，总想着要开机查邮件…我已经被OUTLOOK控制了…”

■“有时候想到一个主意特别好，但当时在忙别的事情，回头就想不起来了；有时记得要跟别人说个事儿，但不知道什么时候能见到，真见了面就忘了。有时半夜想起个事儿，又担心打搅别人，不说又怕忘了…”

■“轻重缓急难以把握，把着急的事情做了，领导说你头疼医头脚疼医脚；想要做那些重要、长远的事情吧，他又说你不分轻重缓急…”

■“我的工作就是配合别人，很被动，总是别人让我做这个做那个，我控制不了自己的时间。”

如果一个“时间管理”课能让你解决以上问题，您觉得够实用吗？竞越成效管理系统：

竞越的时间管理课为学员建立一个个人成效管理系统，从而大大改善工作成效和生活质量。注意，不是时间管理系统。你不能选择事情，因为事情发生在你周围，不以你的意志为转移。但你可以选择面对事情时候的行动。同样一个事情出现，选择什么行动，决定了你处理事情的质量高下以及耗费的时间多少。在你非常忙碌正在处理一大堆事情的时候，又有人来添乱：一个不错的员工辞职了！事情来了。不以你的意志为转移地来了！怎么处理？事情无法控制，但你的处理行动却可以选择。马上处理？你正在做的其他事情做不做了？一起都做？难怪你一天到晚那么紧张和辛苦。不管他？你又要重新招聘和培训新人了。

竞越个人成效管理系统的第一个关键要素：WHAT-在事件面前，先决定做什么？要跟他谈话。谈什么？是不是都要今天谈？除了谈话还要做什么？要处理导致他辞职的各种原因以及他辞职带来的各种后果吗？分别什么时候做？每个行动都要做得那么好吗？还是可以有所侧重？什么时候做？怎么做？我做，还是别人做？竞越个人成效管理系统的第二个关键要素：When和How-在各个行动面前，决定什么时候做，怎么做？记得以前跟他谈过几次话的，当时我记在哪个笔记本上了？怎么找不到了？他辞职的信是怎么写的来着？他来的辞职邮件，我记得就放在“来件箱”里了，怎么找不到了？真耽误时间。下次不能把所有邮件都放“来件箱”里了！可是，放哪里呢？竞越个人成效管理系统的第三个关键要素：Where-相关的信息记载在哪里？如何确保在需要采取行动时，能快速查找到所需要的文件或者信息？通过建立一个有效的个人成效管理系统，竞越时间管理课直接针对学员的现实时间管理挑战

大大提高课程的实用性。回到页首

第一部分时间管理=选择管理

目的：激发学员兴趣和学习愿望，激发改变愿望，并使学员认识到时间管理的实质是在每个事情面前选择正确的行动。

■学员了解自己目前使用时间的现状，产生改变的愿望

■同样的时间，为什么有的有如此高的成效：

→区分事件和行动

→认识到时间管理是对事件背后的行动的选择

→建立竞越个人成效管理系统框架第二部分做对的事情，让自己成为做事有计划、有头脑，且有效率的人

目的：建立优先矩阵，学习根据重要和紧迫的具体状况确定行动的优先次序，管理好轻重缓急。使自己既提高效率，保证工作的完成，又改善成效，做到主动制变。

■学习优先矩阵

■学习有效处理三类事情的策略

■紧迫的事情先做，保证组织的整体效率

→根据对其他人的影响大小定义事情的紧迫性

→如何做到优先处理紧迫事项但不让你难以脱身

■重要的事情认真做，保证长远的成效

→根据工作结果确定行动的重要性程度

→分解任务，安排计划，保证在处理繁重的日常工作同时推动重大的事项的完成12：00-13：00

午餐

第三部分把对的事情做对：针对日常工作的时间管理技巧

目的：教会学员在管理日常工作中表现出极大的专业性。学员将能够掌握一系列非常实用的时间管理技巧，建立和运用有效的时间管理工具，高效地管理日常工作、避免遗忘、在日常工作的缝隙中推进重要的工作、管理事件、管理授权、管理文件系统。

■分析阻碍成效提高的障碍

■寻找压力的来源，找到减少大脑压力的方法：运用时间管理系统消除大脑中事件造成的“车流”

■学习针对不同类型问题采用的不同处理方法：4D原则

■建立一套有效的自我管理的实用工具

→建立使用时间管理工具的习惯

→运用时间管理系统减少遗忘

→妥善安排日程：在日程管理中处理长远性任务和日常任务之间的平衡

→利用时间管理系统管理沟通进程

→利用时间管理系统管理你的思考过程

→利用时间管理工具追踪工作过程：管理自己的及需要他人协助完成的需要一段时间交付的工作

→把工作习惯和使用时间管理工具结合起来

→减少找文件浪费的时间：把信息管理与任务管理相结合第四部分把对的事情做对：针对长远性工作的时间管理技巧

目的：教会学员在管理日常工作的同时，管理好需要花费一定时间（不是当天、一个人可以完成）的项目性工作。学员将能够分解长远任务、把长远性任务的计划融入每天的日常计划，使之得以落实和推进。

■制定月度计划，并且理解为什么需要比较长远的月度计划

■分