档案信息资源配置探讨

档案信息资源配置讨论

[摘要]档案信息资源配置所解决的是档案的搜集和布局问题，它直接关系到能否充分利用档案信息资源，发挥档案馆〔室〕群体效益，以最小的投入获得最多的社会效益和经济效益。

[关键词]档案信息资源;配置;讨论

【黑龙江史志2022.4〔总第341期〕】

一、档案信息资源建立的开展进程

〔一〕馆藏建立阶段

档案信息资源建立孕育于各馆〔室〕自发的馆藏建立及理论中。各档案馆〔室〕在搜集、利用等工作中，以自然开展的方式去效劳和满足读者的需要。

〔二〕地区协作阶段

随着档案数量的增长和利用需求的日益多样化。各馆〔室〕之间开场有了协调与合作。包括编制结合目录，协调搜集范围，馆际互借等，形成了地区范围的小规模配合，大大进步了档案利用的满足程度。

〔三〕国家布局阶段

面对档案数量的急剧增长和对档案信息的广泛、迫切需要，国家通过各种手段，如行政、经济、技术手段等在全国范围内统一规划，加强协调，对国家档案信息资源的收藏与分布进展宏观控制，从而形成一种多层次、多功能的档案信息资源保障体系。

〔四〕国际协调阶段

随着计算机技术与现代通讯技术的飞速开展、网络化信息领域得以广泛运用的这种大背景下，各国档案界也着手讨论如何在全球范围内对档案信息资源进展合理布局和有效配置，以实现档案信息资源共享，获得最大的社会效益和经济效益。

从上述开展进程中，我们可以看出档案信息资源建立是馆藏建立从微观走向宏观，从部分纳入整体的必然结果，同时也是社会信息化的必然要求。合理布局和有效配置作为档案信息资源保障系统的龙头部分，是传递于系统和利用子系统的前提和根底。

二、档案信息资源有效配置的根本内容

档案信息资源有效配置包括档案信息在时间、空间和数量三个方面的配置。

〔一〕时间配置

所谓档案信息资源的时间配置是指在不同的时态上对不同种类的档案信息资源进展合理的时效分布。目前在我国现存的档案馆网中，网点之间的时间配置只有中央一级真正做到，如第一历史档案馆、第二历史档案馆就分别搜集保管明清档案、民国档案和建国后档案。省市一级为防止馆〔室〕机构的设置过多，时间配置一般在各网点之间进展，即对馆藏中不同历史时期形成的档案进展量的控制。

〔二〕空间配置

空间配置是指档案信息资源在不同地区、不同行业之间的分布，本质上是在不同使用方向上的分配。由于档案的形成机关具有一定的区域性和等级性，档案不可防止地带有自然形成的区域性和等级性。因此，对档案信息资源进展布局和配置时就应该充分利用和遵从这种特点，各网点以区域和等级为根底，搜集保存本地区、本级的档案，减少不必要的重复和浪费。我国档案信息资源的空间配置在网点之间，详细表现为两个方面的结合，即综合性档案

馆以行政区划来划分，专业档案馆那么按行业系统来划分。

〔二〕数量配置

档案信息资源的数量配置通常是与时间配置或空间配置相结合的，即特定时间或特定空间内对档案信息进展量的控制和协调，这种数量配置既包括总量配置，也包括个量配置。总量配置，如一定时期内，对国家全部档案和档案机构进展方案、统计和控制工作。个量配置那么是指各个网点机构之间，对不同类型、不同时期以及不同保管期限的档案进展控制和协调。

三、影响档案信息资源有效配置的主要因素

档案信息资源的配置是非常复杂的，因为资源的配置不仅仅是档案信息本身的配置，还包括与这些信息资源相配套的技术设备、人力、财力的配置。影响配置的因素是多方面的，且各因素在影响的角度、程度上也不尽一样。概而言之，这些因素主要包括在人文、经济和技术三个方面中。

〔一〕人文因素

一切社会活动最终都是人的理论活动，作为活动中主体因素的人总是起着至关重要的作用。影响档案信息资源有效配置的人文因素主要包括两方面：一是活动主体档案管理者及其所创造的管理环境。科学的管理体制是进展信息资源有效配置不可缺少的手段。档案信息资源的科学管理就是运用现代化管理方法来研究档案信息资源在社会理论活动中利用的规律，对档案信息资源配置过程中的种种矛盾进展规划和组织协调，以求得最优化的经济效益和社会效益。

二是档案利用者的情况。利用者的职业状况决定了他们对某一档案信息资源的需求程度和使用才能的不同，这种不同必然会反映到利用效果实现程度的不同。利用者受教育的程度也决定了他们在表达需求上的差异。因此在档案信息资源配置过程中应加强对档案利用者和档案工作者的管理和效劳.注重表达对他们应有的人文关心。

〔二〕经济因素

资源配置的主要手段之一就是市场。但是由于档案部门不是社会财富的直接创造者，因此受市场机制的影响较其他信息资源要小。但这并不等于档案信息资源的配置完全不受市场机制的作用影响。档案的种类和范围非常广泛，其中有些部分如科技档案是可以进入信息市场的，并通过市场和价格体系实现科技档案信息资源的最适度配置。

〔三〕技术条件

影响档案信息资源有效配置的技术因素主要有两方面：一是现代网络化技术。网络化是档案信息资源实现共享的必要条件和物质根底，也是它的最终开展目的。而档案信息资源的有效配置与共享是一个问题的两个方面。随着电子计算机和通讯技术在档案部门的广泛运用，各种数据高密度的存储和远间隔传输，使档案事业发生了深入的变化。二是档案信息转移技术。以网络技术为根底的共享网络并不能解决档案部门内的一切问题，不能完全替代传统的效劳。所以在拓展共享网络，缩减传统合作的同时，应保持一定的传统档案机构之间的合作。

四、档案馆网布局

在现行的档案馆网络中，主要有两种类型的档案馆，即综合性档案馆和专业性档案馆。综合性档案馆指馆藏档案来源于机关或单位，档案内容涉及政治、经济、军事、科学、文化等各方面的档案馆。专业性档案馆指专门收藏某一方面、某一专业或某种特殊载体档案的档案馆。随着社会主义市场经济体制的建立和档案事业的开展，我国现行的档案馆网布局还要进展某些改革和调整，其主