时间管理与工作组织技巧课件

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欢迎您！GoodMorningandWelcome!WorkingEffectiveandEfficient

有效工作技巧时间管理与工作组织技巧OvercometheBarrierstoSuccessWorkingEffectiveandTimeManagement时间管理和工作组织技巧朱力Jeremy现状-为什么要改变?CurrentReality

现状Business（工作）

Useonepicturetodescribeyourcurrentbusinessenvironment用一幅画描绘你的工作状况789Consequences后果Howdoesthismakeyoufeel?

你对此有何感想?CurrentReality

现状Business（工作）

Useonewordtodescribeyourcurrentbusinessenvironment用一个词描述你现在的工作环境兼顾个人成效和组织成效建立有效的个人成效管理系统区分重要和紧迫，做好优先管理学习管理事务，提高效率并减少压力课程内容选择决定命运案例：

【分店经理的一天】分店经理的一天我们公司专门为企业经营食堂。我是一名分店经理，负责一家公司的员工食堂。每天都有忙不完的事情，比如昨天：8：30刚上班，早班的收货员就来告诉我……刚放下电话，厨师长来了……刚坐下想喘口气，厨师长满脸愁容又来了……

冲锋打仗般忙了两小时，看着钟上的指针就快走向13：30了，不禁长出了一口气。也许注定我今天倒霉吧，这时我看到了客户方行政经理老孙向我走来。……14：30了，刚要紧急布置做大扫除，厨工小马来辞职了……

16：30，屁股刚粘凳子，客户行政部来电话……工段长这制造车间工段长可真难做啊。今年行情好，产品不够卖，生产任务自然特别重。早上8：00，计划会……8：30，小马辞职……8：45，黄色安灯亮了……9：00，培训部主管来……9：30，请假。10：00，安全隐患！11：00，安全隐患！12：30，挨批评。13：00，新产品培训。14：00，5S问题。15：00，设备故障。…讨论问题用什么词描述他的工作状况？你有过类似的感觉吗？他遇到了哪些事情？17分店经理：遇到了哪些事情？水果不够大排变质小王摔伤了接待客户行政经理的投诉布置大扫除小马辞职苹果大小差得太多供应商的车不按线行驶对这些事要采取哪些行动我需要做这些事情：安排送医院补充人手保证开饭问问在医院看得怎么样了解何时能来上班调查为什么地拖不干净…小王摔伤了！为分店经理做工作计划今天（假若今天重来）明天一个月

（说明在一个月内还要做什么、大约在一个月的哪天做）工作计划今天（第一天）明天（第二天）这个月第？天CopyrightFirstPriorityConsultingTheAddictiveExperience

一切瘾性问题的共同症状出现一种可以预见的感受成为吸引你所有注意力的焦点短暂消除痛苦和负面感觉产生一种人为的自我重要、权威、控制、安全、亲密和成就的感觉加重所要治疗的问题和感受逐渐使正常机能退化时间管理5大误区工作缺乏计划工作组织不当时间控制不够整理整顿不足进取意识不强建立个人成效管理系统生产线-大家都很熟悉知识工人也有隐形的生产线回复行动信息接收分析信息：要做什么？谁做？何时做？立即做以后做记录行动保存信息采取行动参考信息隐形生产线：何处容易出缺陷？回复行动信息接收分析信息：要做什么？谁做？何时做？立即做以后做记录行动保存信息采取行动参考信息决定做什么记录行动：日程管理采取行动保存信息不丢失容易查找回复：清理已完成行动隐形生产线：何处容易出缺陷？回复行动信息接收分析信息：要做什么？谁做？何时做？立即做以后做记录行动保存信息采取行动参考信息做什么

What放在哪里

Where怎么做

When

HowRef.4D任务管理信息管理分析分店经理的工作计划工作计划今天（第一天）明天（第二天）这个月第？天CopyrightFirstPriorityConsulting今天为什么把这些事情放在今天？明天为什么把这些事情放在明天，而不放在今天？一个月为什么没放在今天、明天？那么，为什么还要做这些事？事情来了…30无论电话、邮件还是人，都是来了一个事情，这时，你要先决定…“我该做什么？”“每一件事都要先决定：我该做什么？”成效决定于你的选择遇事选择什么行动对结果的影响大吗？我们不能控制事情，但却可以控制行动事情不能选择，但行动可以选择31同样的事情有不同的行动…32我需要做这些事情：决定换什么菜安排做新菜餐厅门口重新更换菜单安排大家如何跟客人解释追查大排坏的原因安排修理或换冰箱建立工作制度或明确分工跟客户谈谈…我应该做什么呢？大排坏了！事情和行动“行动”从哪里来？从事情中来从对事情的思考中来33大师的忠告34DotheThingsRight.把事情做对VSDotheRightThings.选对的事情做ChoicesManagement

选择管理Choices

NotChances

Determinedestiny决定命运的是选择

而不是机会35应变与制变Reactive（应变）：刺激反应Proactive（制变）：刺激选择反应选择制变＝主动选择＋承担责任。Efficient效率VS与Effective成效EFFICIENT效率Efficient=DotheThingsRight.38Effective(成效)：

Havinganeffect;ProducingtheIntendedResult

--OxfordAdvancedDictionaryEffective=

DotheRightThings.+DotheThingsRight.39合成效=干得快+有结果EffectivenessChallenges

对成效的挑战轻重缓急多变／危机管理PrioritiesShift电话干扰TelephoneInterrupt缺乏轻重缓急，缺乏目标LackofPriorities贪多嚼不烂IncompleteProjects不速之客Drop-inVisitors无效授权IneffectiveDelegation杂乱的桌面／找不到东西MissingPapers缺乏自律／拖延LockofSelf-discipline不会说“不”InabilitytoSayNo会议Meetings邮件的处理和管理标题：言简意赅，报警邮件需要醒目明确。内容：突出问题和结论，避免长篇大论。明确责任人：需要在邮件中明确问题跟进的部门和同事明确时间计划：对于确定的任务，要有预计结束的时间。统一方案：对于涉及到RD组内多个人负责的问题，要在组内沟通后回复。避免出现RD相互答案不一的情况。

跨组沟通：涉及到跨组沟通时，最好通过mail通知对方群组。防止对方某一成员休假等因素引起的项目延迟。为邮件进行分组，以便查找：如按人员、项目进行分组。对邮件的处理设置优先级别，增加是否已处理的标记。会议效率的提高会议之前一定要做好准备发起会议的话需要指出哪些人参加，其中哪些人需要发言，哪些人应该只是听的，需要提前发出议题或相关文档供大家在会议前参考和准备；参加会议的人需要做好准备，先确认是否需要参加会议，如果是参加的话要先了解和阅读文档，会议上是大家的时间，不能到会议上才去了解，会议只应该是大家交流和表决的；会议主持一定要控制会议进度和方向，明确议题和要解决或达到的目标，要将任务落实到具体的人和时间；会议过程中做好记录，会后发出总结，之后还需要及时跟进会议目标的进展.WHAT+HOW=成效43WHAT优先于HOW：不在于做了多少，

在于你做了什么。竞越个人成效管理系统44做什么

What放在哪里

Where怎么做

When

HowRef.4D任务管理信息管理竞越个人成效管理系统-What45做什么

What放在哪里

Where怎么做

When

HowRef.4D任务管理信息管理优先矩阵-什么含义优先矩阵…MIMIIMIIIMIV重要

Important紧急Urgent工作-价值矩阵MIMII直接价值重要且紧急间接价值重要不紧急MIIIMIV必要但无价值紧急不重要不必要且无价值不紧急不重要重要

Important紧急Urgent主管：遇到了哪些事情？水果不够大排变质小王摔伤了接待客户行政经理的投诉布置大扫除小马辞职苹果大小差得太多供应商的车不按线行驶把需要的行动放进各个象限MIMIIMIIIMIV工作价值矩阵

优先管理的原则PriorityMatrix优先矩阵MIMIIMIIIMIV根据事情的重要性决定花多少时间做根据事情的紧迫性决定什么时候做PriorityMatrix优先矩阵MIMIIMIIIMIV为什么——根据事情的重要性决定花多少时间做为什么——根据事情的紧迫性决定什么时候做就你的理解，这两句话有哪些含义？紧急的事情，立即做不紧急的事情，计划做重要的事情，认真做不重要的事情，省时做先采取哪些行动？我需要做这些事情：谈话了解原因谈话挽留

帮小马改善与其他同事关系

临时先安抚一下跟小马约谈话时间

更改自己明天行程以便跟小马谈话

…优先管理的原则优先管理的原则根据事情的紧急性决定什么时候做根据事情的重要性决定花多少时间做WHAT-做什么？WHAT-做什么成为有效率的人成为主动、有头脑的人“小李有头脑、能分清主次”“小李做事很有效率”“做个有效率的人”MIMIIMIIIMIV“小李执行力强，能推动事情。”紧迫的事先做了吗？销售员小张的一个客户，刚购买了一个培训课程，临近培训时，跟小张说要将上课人员从原定的20人增加到30人。小张说这件事要向主管请示。主管答应仔细考虑一下。一天后，小张又接到客户电话，正不知如何答复，对方先开口了，说要将培训人数增加到40人。小张心想30人都还没答复呢，现在又加到了40人，怎么办？只有赶紧再向主管请示。主管审慎良久，担心一旦答应，未来类似的事情就会常有发生，要跟相关部门和领导商量才能决定。经过三天的反复权衡，主管最终还是否决了。当小张将此回复客户时，客户非常生气，告知学员的机票都已经订了。CopyrightFirstPriorityConsulting什么是紧迫的事情？影响别人的事情影响的人越多、越关键，紧迫性越强先做紧迫的事情或者先做事情中最紧迫的部分让别人能开展工作！针对各象限行动的策略重要

Important紧急Urgent处理策略：——————————————————处理策略：————————————处理策略：————————————————————————针对各象限行动的策略重要

Important紧急Urgent处理策略：————————————处理策略：————————————————————————处理策略：快、效率立即做只处理当务之急尽快请示、沟通针对各象限行动的策略重要

Important紧急Urgent处理策略：————————————————————————处理策略：快、效率立即做只处理当务之急尽快请示、沟通处理策略：省、效率立即做考虑授权成为有效率的人紧迫的事情先做影响别人的事情先做，让别人能开展工作先做事情中紧迫的部分遇事尽快找人帮忙、及时沟通和请示“做个主动、有头脑的人”“小李做事很主动、有想法”MIMIIMIIIMIV结局会如何？为什么？某公司新招一个HRD李，李过去是做招聘的，但现在除了招聘外，还要求他负责专利注册，法律问题，员工发展，能力模型等一些人事、法律相关事务。新进公司，做什么呢？当然是做自己最熟悉的，李于是开始招聘了。一天老板问起能力模型，李赶紧做了一个，老板看过觉得做得相当草率。又一天，老板问起某产品的注册，李赶紧去了相关部门办理，回来后告诉老板，报上去了，但被驳回了，不能注册……致力于重要的事情启示？你有类似的经历吗？根据所学分析有什么教训，

可以做什么改进？这本书一直没读完！这本书为什么一直读不完？Page…针对各象限行动的策略重要

Important紧急Urgent处理策略：——————————————————处理策略：————————————处理策略：————————————————————————针对各象限行动的策略重要

Important紧急Urgent处理策略：快、效率立即做只处理当务之急尽快请示、沟通处理策略：————————————处理策略：成效、兼顾找到分解计划20%ParetoPrinciple帕雷托原则72A：________R：____________%____%ParetoPrincipleParetoPrinciple帕雷托原则20%Activities80%Results

活动结果C___________S______________________________________________________________73ParetoPrinciple帕雷托原则

20%Activities80%Results

应该多做的活动可望产生的结果___________________________________________________________________________74成为主动进取的人明确（业绩结果）找到（优先任务）分解（优先任务）计划（子任务）20%RightChoiceFirst

首先做好选择FlightorFight该FLIGHT，却FIGHT；该FIGHT，却FLIGHT；都是错！选择的重要性机会选择被动主动正确的做事做正确的事效率成效对过程负责对结果负责刺激带来反应反应应对刺激被决定做决定被管理管理者应变和主动-小组讨论您目前的工作安排有什么特点（请选择）？

□效率高□主动性强你在采取I和III的行动时足够迅速吗？□迅速□偏慢在I和III上的行动太少或者不够果断会怎么样？事例？遇事，你是否采取足够的II上的行动？□足够□偏少在II上不采取足够行动、不花足够时间有何后果？事例？您今后打算如何何做到既不耽误事情又减轻工作压力?您今后打算如何既提高效率又提高长远成效？What-做什么

如何决定重要与否？MIMIIMIIIMIV根据什么决定重要与否？天天做的不见得该做，别人要你做的不一定该做，而该做的很可能却没做。唯一的衡量尺度：是否有助于实现你的工作目的。什么是有价值的事情？

-FocusingonResults根据事情重要性决定花多少时间做如何决定重要与否？小组讨论：日常工作占用您时间比较多的三件事情是什么？占时间最多的事情是否能让领导满意？如果要让您上级满意，

您觉得特别要做到哪些事情？WhatamIherefor?83分店经理的工作目的：WhatamIherefor?让顾客代表满意，保住这个分店的合同用顾客接受的价钱尽可能多地销售食物为公司赚取利润你的工作目的？工作目的和工作职责不同…某公司新招一个HRD李，李过去是做招聘的，但现在除了招聘外，还要求他负责专利注册，法律问题，员工发展，能力模型等一些人事、法律相关事务。新进公司，做什么呢？当然是做自己最熟悉的，李于是开始招聘了。一天老板问起能力模型，李赶紧做了一个，老板看过觉得做得相当草率。又一天，老板问起某产品的注册，李赶紧去了相关部门办理，回来后告诉老板，报上去了，但被驳回了，不能注册……WhatamIherefor?我的工作目的：１、２、３、其中最重要的一项是：为实现这个工作目的，最需要做：１、２、３、首先需要完成的是：BeginWiththeEndInMind以终为始TheGoldenRule黄金规则“那么，你走哪条路都一样”87“OnedayAlicecametoaforkintheroadandsawaCheshirecatinatree.WhichroaddoItake?sheasked.Wheredoyouwanttogo?washisresponse.Idon'tknow,Aliceanswered.Then,saidthecat,itdoesn'tmatter.”在岔路口，爱丽斯问切西猫该走哪条路。

切西猫反问道：“你想去哪里呢？”

爱丽斯回答说：“我不知道。”

切西猫说：“那么，你走哪条路都一样。”LewisCarrollquotes(English

Logician,Mathematician,PhotographerandNovelist,especiallyrememberedforAlice'sAdventuresinWonderland.1832-1898)刘易斯·卡萝尔，《爱丽斯漫游奇境》不知道去哪儿就背着行囊上路了…88确立目标在工作领域之外追求既富有挑战又有实际意义的目标，有助于实现平衡，缓解紧张。下面是几个例子：1、学习：学一种乐器，读一本书，上一门课，学习一种语。2、生理：经常锻炼，加入健身俱乐部，组织垒球赛，学习新奇有趣的运动项目，如滑板、放风筝，既益智又健身。3、社会：请朋友吃饭，参加志愿者团体，参加社会股务组织。4、家庭：给孩子做手工艺品，割草坪，写信，安排家庭聚会。5、精神生活：在公园边散步边沉思，听音乐会。GoalSetting确定目标具体Ｓpecific可以衡量Ｍeasurable可以实现Ａchievable相关/结果导向Ｒelevant/Result-oriented时间阶段Ｔimephased目标以价值为基础的管理是时间管理的核心。由于价值观与人生观不同，轻重缓急对不同人的含义不同。以价值为基础的方法是摆脱决策困境的唯一方法。因为对于困难的决策，你必须回过头来考虑自己的价值体系，然后采取相应的行动。这么做就能一步一步把你引导到决策金字塔的最顶层：做有意识的决定。而其他任何方式都意味着你是依据不正确的理由做选择，而且根据这些理由产生的行为会与你的个人价值体系发生直接冲突。optional他希望员工…“希望大家对问题保持敏感性。出现挑战时候的第一反映是我要把它解决掉。但希望上升到一个高度，对部门对别人更有意义。不能只看点不看面。需要能站出来发现问题、解决问题并预防问题。从团队的角度发挥作用。”“比如，怎样从表面抓到本质？文件版本的管理已经漏洞百出了，经常因为用错文件版本而阻碍进度。正确版本放在哪里好？怎么找？与其反复遇到这种事情，是否可以想想怎么把类似的问题彻底解决？”93他希望员工重视什么？既要消耗“资源”实现交付，还要在创造交付的同时再生“资源”949596讨论和汇报97为提高工作成效，您觉得：今后要多做什么？有哪些II的事情可以做？哪些事情不必做或可以少做？你可以创造性地多做什么，让自己的工作目的更好地实现？做什么

What放在哪里

Where怎么做

When

HowRef.4D任务管理信息管理竞越成效管理系统-WHAT98optional“有头脑、有效率且主次分明”100“小李有头脑、能分清主次”“小李做事很有效率”长短结合做今天的事情：今天靠什么吃饭计划明天的活动：明天靠什么吃饭为长远的活动预留时间：80%的时间做今天的事情，20%的时间计划明天的事情不过，不要好高骛远：别把眼前的事情耽误了！101How-怎么做

DotheRightThingsRight.

HOW-如何做日常工作任务管理管理沟通管理思考过程管理重大任务大师的忠告104DotheThingsRight.把事情做对VSDotheRightThings.选对的事情做WHAT+HOW=成效105WHAT优先于HOW：不在于做了多少，

在于你做了什么。竞越个人成效管理系统做什么

What放在哪里

Where怎么做

When

HowRef.4D任务管理信息管理大脑构造对工作成效的影响意识7条信息前意识1010信息当刺激来了…108已经有一个事了，

又来了一个事…行动的4D’sDDDD行动的4D’soitnow立刻做oitlater以后做elegate授权on'tdoit/Dump不做DDDD4D的难点决定做什么记录行动：日程管理保存信息不丢失容易查找4D行动原则立刻做以后做不做授权4D中你比较常用哪个D？授权管理放弃自己喜欢做的工作克服对失去控制的恐惧选合适的事情授权给合适的人被授权的人需要进行培训和学习要给被授权人成长的时间要通知相关其他人员看住进度，重点的地方要检查提供必要的建议事情可以授权，责任不能推给别人意识7条信息前意识1010信息大脑构造对工作成效的影响114TheHeartofPriorityManagement

优先管理的核心Makealistofthingstodotoday把每天要做的事情写下来；SetPriorityandworkonthemostimportant确定优先次序，做最重要的事情；Doiteveryday!每天这么做！大脑信赖的地方

OnePlaceThatMindTrusts研究表明，知识型员工有4-7个地方用来记载担心遗忘的事情，而且还有增加的趋势，但是系统越多，就越容易造成问题：遗失和遗忘。所以把信息集中起来记载，保持一致的系统是做好时间与成效管理的良好习惯把大项目分解，然后每天做完一件件事情保证大项目的实现To-do事项To-doList待处理事项星期：Delegation授权A/BTo-do事项Time需时requiredREF参见Name姓名Delegation授权跟进ReturnTime返还时间REF参见备注CopyrightFirstPriorityConsultingDelegation授权A/BTo-Do事项TimeRequired需时Ref.参见ReturnTime

返还时间Notes备注安排日程Appointments日程

A.M.

P.M.

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DailyExpenses9

Appointment安排日程

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8:45-9:00

9:00-9:15

9:15-9:30

9:30-9:45

9:45-10:00

10:00-10:15

10:15-10:30

10:30-10:45

10:45-11:0011:15-11:3011:30-11:4511:45-12:00119A1B2}?}?B1}AADailyPlan每日计划Planthenextd______b______youl________theoffice.在你______办公室之____计划第____的工作120问题：为什么要在下班之前才计划第二天？为什么不在第二天安排第二天？养成做计划和看计划的习惯PriorityMatrix优先矩阵MIMIIMIIIMIV根据事情的重要性决定花多少时间做根据事情的紧迫性决定什么时候做MIMIIMIIIMIV4D与四个象限DoitnowDoitlaterDelegateDon’tdoitDoitnowDelegateDoitlaterDon’tdoit有这样的经历？123小王，还没睡呢吧？我怕忘了，赶紧跟你说一下：下季度你们要重点抓新产品发布…?要不你也给他家打个电话？124要是见到老板，我一定跟他提这个天才的想法，千万不能忘记。哎，但是哪天能见到老板呢？有这样的经历吗？125关于这事，我记得那天会上小王说了一个很棒的想法，不过，哪天开那个会来着？这事我有个特好的想法，但是我怎么就想不起来了呢！上次我讲得特别顺！你还能想起来我是怎么讲的吗？思考是个逐步深入的过程126咱们的奖金制度怎能更好地激励大家呢？我们的工作程序问题可真不少啊！怎么才能把这个培训课做得更加实用呢？???专题记录思考和沟通的过程127时间管理实用性激励方案老板视网膜激发效应128天那，怎么不是孕妇就是孩子啊！129CommunicationRecord沟通记录Name姓名Subject主题时间管理实用性Company公司File文档存放Title职位Delegation授权Tel.电话Circulation相关人员Fax.传真Address通讯地址Date日期Notes内容Follow-up跟进CopyrightFirstPriorityConsulting

NoWindFavorsHimWhoHasnoDestinedport.130CommunicationRecord沟通记录Name姓名Subject主题Company公司File文档存放Title职位Delegation授权Tel.电话Circulation相关人员Fax.传真Address通讯地址Date日期Notes内容Follow-up跟进CopyrightFirstPriorityConsulting

轻轻松松全记住！131前年你给我买的项链是银色、去年是金色的、今年是红色的…咱们孩子去年打过疫苗了，今年要加强一次…天那，你怎么记得住啊！尝试一下…最近以来您在思考的什么问题？您想思考什么问题？您管理的一个产品/客户？您正在做什么项目或者较大的任务？和您接触最多的同事和家人？132还有什么办法能起到相同作用?时间管理实用性激励方案老板学习收获和行动计划134学习要点行动Where-信息管理

让信息支持行动

竞越工作成效管理系统做什么

What放在哪里

Where怎么做

When

HowRef.4D任务管理信息管理生产线-大家都很熟悉知识工人也有隐形的生产线回复行动信息接收分析信息：要做什么？谁做？何时做？立即做以后做记录行动保存信息采取行动参考信息隐形生产线：何处容易出缺陷？回复接收分析信息：要做什么？谁做？何时做？立即做以后做记录行动保存信息采取行动参考信息?综合所有难点…回复行动信息接收分析信息：要做什么？谁做？何时做？立即做以后做记录行动保存信息采取行动参考信息决定做什么记录行动：日程管理采取行动保存信息不丢失容易查找回复：清理已完成行动综合所有难点…回复行动信息接收分析信息：要做什么？谁做？何时做？立即做以后做记录行动保存信息采取行动参考信息做什么

What放在哪里

Where怎么做

When

HowRef.4D任务管理信息管理信息管理信息管理建立3-5个Inbox文件夹或者电脑目录根据4D原则处理每个文件每天清理桌面或INBOX给待处理事件定下时间并相应存放文件桌面清理5S清理SIFT整顿

SORT清扫SWEEP保持SUSTAIN自律

SELF--DISCIPLINE记事贴的使用CleantheDesk

清理桌面-已完成彻底清除不需要的文件资料等对文档分类并合理放置做标识保持4D行动及相关的信息管理立刻做以后做不做授权如果Doitlater…消化信息DigestInformation选择行动ChooseAction储存信息KeepintoFiles计划日程PlanaSchedule链接信息NotetheFile信息管理五字诀…建：按习惯分类建立文件夹进：把信息存入相应文件夹记：与任务一起标明存放位置（在哪个文件夹）查：每天打开to-do，根据任务旁的存放位置查看信息出：删除或者进入本地目录To-doList待处理事项星期：Delegation授权A/BTo-do事项Time需时requiredREF

参见Name姓名Delegation授权跟进ReturnTime返还时间REF

参见备注CopyrightFirstPriorityConsulting与王工程师核实门把手尺寸项目做什么

What放在哪里

Where怎么做

When

HowRef.4D任务管理信息管理竞越工作成效管理系统竞越工作成效管理系统的各个要素体现在哪里？

To-doList待处理事项星期：Delegation授权A/BTo-do事项Time需时requiredREF

参见Name姓名Delegation授权跟进ReturnTime返还时间REF

参见备注CopyrightFirstPriorityConsulting管理重大任务MonthlyPlan月度计划

Month

Year

Project/Goal本月项目/目标

年

月A/BBusiness工作开始日Personal个人生活CopyrightFirstPriorityConsulting20093月度计划

32009SUNMONTUEWEDTHUFRISAT

TO-DO待处理

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