审计业务文书用语方法

审计业务文书用语方法

审计业务文书是审计机关计划、调研、决策、立法、实施审计等工作的最终结果的综合反映。通过审计业务文书这一载体，能够全面反映审计机关及各部门工作的整体水平，包括组织活动能力、调查研究能力、协调管理能力和文字表达能力。从这个意义上讲，审计业务文书是审计机关及部门的脸面，由此人们可以看到这个部门工作人员的政策理论水平、工作效率、工作作风和敬业精神。一篇高质量的审计业务文书，是正确翔实的内容和力求精致的表现形式的统一，二者缺一不可。因此，编写审计业务文书不仅要对内容要求一丝不苟，而且应该有对表达形式精益求精的追求。对于审计业务文书表达形式完美的追求，最主要的是对语言章法的正确运用。因此，必须下工夫研究审计业务文书中的用语。笔者认为，编写审计业务文书语言运用的方法主要体现在以下方面。准确定位，适应角色。审计业务文书是向领导和其他阅读者，反映审计情况及审计结果的法律文书。因此，撰写报告时应首先明确发文单位的身份、权限，也就是要找准自己的角色定位。从有利于上级和其他阅读者了解情况的角度，确定报告的表现形式，特别是重点内容要让阅读者一目了然，印象深刻。撰写时对反映的情况要归纳提炼，以简洁文字反映其精神实质，让领导迅速了解要点。语句行文风格也要体现陈述性、汇报性的特点，多用陈述句、判断句。尽量避免使用反问句、感叹句，如“难道性质这么严重的问题还不应该严肃处理吗？”、“这个问题的性质还不明确吗？”明确定向，有的放矢。任何公文的撰写都有一个定向问题，即文书的收受对象要明确。对象不同，撰写的内容、语气、用词要有所区别。达是因为阅读对象的专业知识背景和工作岗位以及与报告者的关系不同，审计业务文书所选用的词语也应有所差别，否则就很难做到有的放矢，使对方难以理解，不知所云，或给对方阅读平添困难，既降低了工作效率，又容易对工作关系造成消极影响。所以用语用词既要体现审计专业的特色，又要通俗易懂。一般情况下，如果阅读者为专业人员或具有专业知识背景（如对上级审计机关），则用语的专业性、行业性可以强一些，反之（如对各级政府首长）就应避免过多使用专用术语；阅读者文化程度较高，用语可文雅一些，相反则要注意词语的通俗性。深入浅出应该是审计业务文书用语追求的一个方向，历来所谓高手们写的文章不仅见解深远，也能用最平实易懂的语言表达深邃思想。合理提炼，点面结合，综合提升。审计业务文书要避免写成流水账，要把握好点和面的关系，点就是指典型事例，面就是指概括性的情况。只有点没有面，内容就显零碎，只有面没有点，内容就平板，缺乏深度，点面结合才能使内容具体而不空泛，有说服力。层次有序，段落分明。审计业务文书层次及段落的衔接与转换要做到前后连贯、协调有序，形成有机整体。如文书前面反映的是审计工作存在的不足，后面所提出的改进措施要对应工作不足，前后要有内在的逻辑关系，要相互协调一致。在保证严谨的前提下，要适当多分段落。“正文就只一段”好像成了一个固定模式，觉得这样一口气写下来，理所当然。其实这是一个误区，因为冗长的段落，给人感觉很“累”。多分段的第一个好处，大大增强可读性。错落有致的分段，使版面变得生动活泼，使阅读者可在轻松随意的感觉中开始阅读，这样在感觉上就占了先机。第二个好处，包纳更多的主题，使内容既丰富又集中，有利于领导有针对性地阅读，可迅速通过段落的划分找到其感兴趣的内容，由此阅读审计业务文书的效率和效果也就有了保证。篇幅精简，语句简短。由于审计业务文书的主要目的在于汇报工作，不是宣讲审计方法或案例，因此，一般情况下，不要有过多原因或过程的叙述，而应直接叙述结果。尽量多用一些简短句式，避免用英语式的定语语句。用词庄重贴切。公文的严肃性，决定了其语言的庄重性，只有庄重的语言才有助于准确地表明报告者的立场和态度。所以行文的语言表达必须庄重、严肃、贴切。除特殊情况外，一般不用口语、谚语、歇后语以及不够严肃郑重的词语。用词准确。衡量一份审计业务文书质量的优劣，用词的准确与否是重要指标，因为每个词各自表示的意思有限，但如果正确、巧妙地运用，就能体现准确完善的思想，否则文书的主题思想由于用词的关系，会使阅读者产生歧义。因此，编写审计业务文书，词语运用要讲究科学性、合理性。在用词准确性方面要注意这样几个问题：一是有些不是同义词，但由于读音方面的原因容易用错，如审计机关所拥有的权利是宪法和法律赋予的，此句中的“权利”应是“权力”，是指职责范围内的支配力量，“权利”是所享受的利益，与“义务”相对应；二是同一个基本含义，有很多相近的词可以表达，但意义又有着细微的差别，如果不充分理解这些差别，运用时就容易出错，语言就会失去准确性，如预算资金的拨付计划要认真考核，“考核”改为“核查”更准确；三是消除词语的歧义，如局审计业务办公会议经过慎重论证，采纳了一个专家的意见。这里的“一个专家的意见”，既可以理解为“一个专家所提的意见”，也可以理解为“专家提出的一个意见”，应将“一个”改为“一位”或“一项”；四是实事求是，不能夸张。十全十美的事物是不存在的，工作中的缺点、问题不可避免，对审计评价事项或工作成绩的估价以及过错的描述要恰如其分，既不能文过饰非，也不能上纲上线。力求新意、特色，摒弃空洞、老套。审计业务文书中审计建议的内容尤其要有新意。所谓新意是指那些来自审计实践，有一定高度、对国家经济社会发展和审计工作具有指导意义的经验或具有借鉴作用的教训，而不是标新立异、追时髦，也不是满篇新名词。要出新意就要通过深入调查、敏锐观察，抓住审计工作中发现的真实典型材料，用正确理论去分析，写出独到之处，特别是要写出解决审计工作中难点问题的新做法、新见解、新经验，关键要能一语中的，抓住事物的本质，揭示事物规律。正所谓言当其时，一字千金，言不当时，一文不值。新意还有另一种含义，就是对同一事物，要注意从不同角度、在不同时机来观察、分析，也会得出富有新意的结论。以前读唐诗宋词是一种艺术欣赏，现在看来，有些诗句对我们审计业务文书写作也同样有益处，比如“横看成岭侧成峰，远近高低各不同”，从不同立足点、观察点，可以看出庐山不同的气势和雄姿；“水光潋滟晴方好，山色空蒙雨亦奇”，不同时机看西湖有不同的意境。晴天时，西湖波光浩渺，水天一色；雨天时，山色空蒙，云遮雾障，别有一番情趣。我们写审计业务文书也应从不同角度、不同时机来思考事物。所以审计建议要写出新意，就要克服懒惰思想，不能一个稿子“新一年旧一年改头换面又一年”，要善于思考，发扬创造性精神。取得成绩的原因避免使用“在某某领导指导、支持下”，“在某某部门的大力协助下”，“在全体工作人员的努力下”等语句；说到存在问题的原因不外乎就是“发展不平衡”、“政策不配套”、“环境不宽松”、“法制不健全”，这些话不是不对，而是这些话什么时候、什么事情上都管用，缺乏特色，看不出这份报告的特点。审计业务文书中如果这类不着边际的套话、空话、原则话泛滥，即使有新意的内容也会被抹上陈腐的色彩，大大减少它应有的光泽和效用。所以必须避免使用老生常谈的陈词滥调，在内容安排、段落衔接、观点和材料的配合上，尽可能构思得生动一些，使阅读者有耳目一新的感觉，起到事半功倍的效果。数字精确，正确反映。由于审计业务文书的特点，其内容的陈述有两种形式，一是文字叙述，另一种是数字描述。文字叙述帮助阅读者了解事实概况，形成大致印象，数字描述使阅读者对叙述对象的印象数量化，减少模糊感。审计业务文书由于其行业特点，数字运用得是否科学、合理尤其显得重要。最基本要做到认真运算、正确反映。结合实际，合理适用计量单位。审计业务文书中大量存在着对各种资金金额的描述，这就涉及科学合理适用资金金额单位的问题，计量单位用元、万元还是亿元，是审计人员在编写审计业务文书中经常要考虑的问题。对这个问题有关审计规范中没有具体的规定，其实也不可能太具体。笔者以为，对这个问题的把握应遵循的原则是；结合实际情况，方便阅读为主，兼顾形式统一，形式服从内容。举例来说，报告要叙述拥有上万亿元资产的大公司资产负债问题，所涉及的数字大多是上千上百亿元，少说也是几亿，这种情况如果以元为单位，千亿元就要写12位数，亿元也要9位，这么多位的数字不必说相互间进行计算有多难，仅将12位数看完整就要费不少精力。这种情况，就要以阅读者阅读方便为原则，确定亿元为计量单位，就不能为追求审计业务文书形式上的统一，机械地与其他以元为单位的小事项一样，即形式要服从内容。反之也如此，如0.0047亿元和0.0005亿元的含义非常不直观，如果直接写47万元和5万元对阅读者来说就很容易理解了。反复斟酌，精益求精。任何文书的撰写者，无论经验如何丰富，才思如何敏捷，撰写中难免有思虑不周、疏漏失误之处，因此，当一份审计业务文书成稿后，应反复推敲其内容和结构，不断修