对民航建设工程档案管理的思考

对民航建设工程档案管理的思考

Summary：民航建设工程档案管理是一项综合性、系统性较强的工作。想要实现对民航建设工程档案的科学化管理目标,就必须积极树立科学化管理意识,建立科学化管理制度,加强数字化建设,利用大数据技术深度挖掘档案信息价值,加强档案建设、保管、保护，提高档案信息利用率,同时要注重高素质的档案管理人才队伍建设,以保证档案管理工作的落实及档案信息价值的发挥,进而为民航行业的可持续发展保驾护航。本文主要分析对民航建设工程档案管理的思考。Keys：民航建设工程；档案管理；科学化管理引言除了技术工艺和施工材料会对民航建设工程施工质量造成影响外,档案管理的科学性同样会影响民航质量。但是,在民航建设工程档案管理过程中,数据信息归档不及时、档案资料利用率较低等问题屡见不鲜。在新时代背景下,人们对民航建设工程质量的要求越来越高,因而民航必须加强档案科学化管理,保证档案的真实性、完整性和时效性,明确档案的使用途径和方法,充分挖掘和利用档案价值,为后期民航建设工程的运维管理提供信息支持。因此,开展民航建设工程档案科学化管理研究具有必要性和迫切性。1、民航建设工程档案管理的重要性1.1有利于施工管理经验的积累大数据时代下,民航建设工程从准备阶段到竣工及行业验收阶段,整个过程中产生的档案信息不计其数,其中包含不少关于施工技术流程、进度、质量、成本、安全等问题的处理办法。加强资料信息的归档和整理,利用现代信息技术实现信息共享,能够为所有参与民航建设工程项目建设的单位提供宝贵经验,有利于防范类似情况重复出现，更为后期运行维护提供强有力的支撑，从而保证民航施工的安全性、稳定性、高效性。另外,建设单位还能根据档案信息进一步优化施工方案和管理体系,对施工管理人员进行培训教育,打造高素质的施工管理队伍,从而有效提高民航建设工程施工管理水平,降低各类事故发生的概率,保障民航建设工程效益目标的实现。1.2有利于提高民航建设工程安全系数民航建设工程整体性能还是决定民航寿命的关键,民航建设工程整体性能的评估工作恰恰需要参考民航建设工程的档案资料,因为档案信息能够客观反映民航建设工程的主要特点。评估人员只有对档案资料中记录的相关指标进行计算和分析,才能对民航建设工程质量性能做出准确评价,判断其是否与规定标准相符,及早排除质量安全隐患,确保民航运行的安全性和稳定性。档案管理人员只有加强民航建设工程档案管理工作,做好分部分项工程的档案资料管理工作,才能保证建设工程使用年限预测工作的顺利开展。民航管理人员可以结合预测档案中的评估结果采用全生命周期管理策略,对民航建设工程实施科学化、精细化的管理,从而为用户的生命财产安全提供切实保障。2、工程档案管理的现状与所面临的问题在现代工程快速发展的今天，传统的纸质档案保存与档案管理方法已经不能满足民航快速发展的现状。数字化档案可以多份备份保存，不会因为一份档案的丢失而造成工程资料丢失的情况发生，工程档案数字化建设对于现代工程建设是一项大的技术跨越。2.1档案管理模式效率低档案是记录工程生产与经营过程的重要载体，在工程建设与管理过程中，记录工程档案对工程的进度记录及后续工程回顾等具有重要的记录作用。同时这个作用也导致了传统使用纸质记录档案的工作繁重，大量地记录档案需要被认为记录与录档。档案的管理不光是简单的档案记录与保存，如何对档案进行归类和鉴别是档案管理的重要组成，需要对档案进行定期整理、分类、保存。这些工作都需要大量的人力物力投入，且档案管理是一项细致入微的精细工作，需要档案管理人员有着极好的耐心。传统的人力管理模式与纸质档案记录有着工作效率不高，且工作内容枯燥乏味等特点，在工作繁重的同时还容易产生人为的错误。传统的档案管理模式让人们对工程档案管理工作望而却步。2.2不利于档案规范化管理工作规范化管理在于制度明确、档案管理清晰。对于使用纸质档案管理形式而言，这种方式并不利于规范化管理。工程项目的增多会造成档案数量的上升，对于单个工程项目而言，其资料数量庞大，同时各个工程项目的资料具有相似性。在面对数量大、相似度高的纸质档案时，进行归档和索引建立时的工作量是很大的，且出错率极高。档案归档的意义在于便于后期查阅，大量纸质档案无论是借阅还是归还，都会面对查找困难、定位困难的情况，且可能因归还错误造成未来再次借阅的困难。此外对于规划档案的数量、正确性等也会出现无法考证的情况，随着纸质档案的多次借阅，可能会出现在管理上的纰漏。在进行管理制度建立的过程中，纸质档案也不便于规范化管理，因其效率、准确性、即时性上均具有缺陷，在进行制度完善和执行上也会受到影响。3、民航建设工程档案科学化管理对策3.1档案管理人员理念转变和技能提升因档案管理人员通常都是长时间从事档案管理工作，在历史的档案管理过程中必须要求档案管理人员具有十分认真严肃的工作态度，这也导致了原有档案管理工作人员已经对传统档案管理方式有着深入内心的接受程度。对档案管理进行数字化管理不光要管理人员有着电脑资料管理操作能力，对档案管理工作人员的管理习惯进行培养，传统管理理念的转变也是十分重要的，如果管理人员的档案管理理念无法有效转变，那就会出现数字化档案升级不彻底，纸质档案与数字化档案并存但是无法有效实现二者有机结合的困境。同时，档案管理人员须具备相应的民航建设工程专业技能，熟悉工程基本建设程序和相关专业知识，才能对照档案编制办法快速准确的分类组卷，保证民航建设工程档案条理清晰有序，确保档案收集齐全完整。因此，应加强对档案管理人员的培训,将线上线下培训方式相结合,在线上向档案管理人员传授先进的档案管理知识,重点强化信息技术应用方面的训练,增强他们的岗位适应力；线下组织档案管理人员走进兄弟单位学习先进的档案管理经验,促进其素质与能力协同发展。最后,民航还要引入考核与激励措施,调动档案管理人员的内在潜能,激发档案管理人员自我优化和提升的强烈意识,以此来实现建筑工程档案管理的科学化、信息化。3.2强化资源库建设，提升档案应用效率民航档案数字化资源库建设通常包括：多媒体数据库建设、档案目录数据库建设、档案全文数据库、档案目录中心建设。为进一步发挥数字化技术的功能与价值，各种特色资源库建设成为发展新风向，如基础地理信息数据库、地下综合管线数据库、声像资料数据库、规划审批成果数据库、城市规划方案数据库等专题数据库。3.3安全措施是工程档案管理创新模式的后台保障智能化程度越高，对安全机制的要求也越高。档案有不同保密等级，开放权限也不同。在加强档案室“八防”要求的基础上，要防止档案信息被篡改，确保档案信息存储安全，做到保密措施得当，这对档案管理的资金投入和人员配置是一个考验。重视电子档案的安全管理，定期进行备份。同时，要定期对存储设施进行检修与保养，及时对相关软硬件设施进行升级更新，确保存储设施能正常工作。另外，可设置网络防火墙，采用数字签名、身份验证、读写权限设置、杀毒软件查杀病毒等方法来确保电子文档的安全性。3.4健全档案管理制度决策层有较强的档案管理意识，才能完善科学合理的档案管理制度；工程管理人员有较强的执行力，才能让档案管理制度落到实处，发挥工程档案在项目建设中最大效用。要制定一套完善的电子档案管理制度，确保全面覆盖、突出重点、衔接良好。同时，构建电子档案与网络有关的管理制度，明确各种涉密档案的管理要求，计算机与应用软件的管理制度等。从电子档案的接收、保存、归档到使用各个环节都执行严格的责任制，明确责任主体，并根据权责一致原则，构建以第一责任人为中心的电子档案安全管理机制。这样确保档案安全管理责任明晰，能落实到具体人头，从而促使相关人员严格按照制度开展档案管理工作。结束语随着现代网络信息技术的普及，档案管理不再是传统的手写与纸质档案记录，利用信息数字化技术对档案管理工作进行改革升级是现代工程档案管理升级的重要举措。将传统的纸质档案记录与现代数字化档案管理进行良好的技术交接与承接，是现代档案数字化建设与档案管理所具有的重要意义。Reference：[1]梁珊珊.民航建设工程档案管理的重要性及科学化管理措施[J].办公室业务,2019(18):147-148.[2]戚芸.民航建设工程档案科学化管理的实现路径探究[J].建