办公室的性质

办公室的性质、任务与作用一、办公室的性质是直接为本机关、本单位领导工作服务的综合办事机构（秘书工作机构），是单位沟通上下、协调左右、联系内外的枢纽和桥梁，是领导的参谋助手。二、办公室工作的基本任务各类机关、单位办公室的基本任务，大体上是相同的，概括起来就是服务。对于党政机关办公室来说，是为领导工作服务，为机关工作服务，为基层和人民群众服务。对于基层单位办公室业说，是为本单位的领导工作服务。为各职能部门的工作服务，为职工群众服务。（服务领导、领导左右、服务基层）办公室的服务工作大体分为两个方面，一个是政务方面的服务，再一个是事务方面的服务。政务方面的服务，一般是指围绕本机关、本单位的基本职责任务，协助领导所进行的公文处理、会议服务、信息调研、文字综合、督促检查等项政务性质的工作。事务方面的服务，主要是指为保证领导工作和政务工作的正常进行，提供必要的办公条件及内部保卫、车辆管理、财务会计、生活福利等项后勤保障工作。政务服务和事务服务是互相配合、互为条件、互相渗透、相辅相成的。政务服务中往往包含着事务性服务，如起草文件是政务性服务，在这个过程中需要打字、校对、印制、传递，这些又是事务性服务。又如会务工作，需要打印、分发会议材料，进行会议记录，整理会议纪要，既有政务性的工作又有事务性的工作。单纯的政务服务和单纯的事务服务都不是全面的服务，都不能获得良好的服务效果，二者必须有机地结合起来。三、办公室工作的基本职责:办文、办会、办事办公室的工作职责，根据各个机关、单位的不同情况而有所不同，但大体来说，主要有以下几项职责:（一）办文:公文处理工作1、文书处理。对上级、下级、平级机关、单位发来的文件、电报按照准确、迅速、安全、保密的原则和有关规定的要求，进行拆封、登记、分转、批办、传阅、催办、呈批、回复、打印、校对、封存、清退、立卷等工作。2、文件的起草和审核把关。各机关、单位出于工作需要制发的文件和材料，一般由办公室起草或由其它职能部门起草，由办公室审核把关。这是一项政策性、思想性和文字水平要求比较高的工作。审核把关的重点是:是否需要行文;文件内容是否符合党和国家的方针政策和法律法规;涉及有关部门和地区的问题是否协商一致;文件提出的政策、措施是否明确具体、切实可行文字表述是否准确、简练、通顺，标点符号是否正确;文件格式是否符合规定等。3、文书立卷和归档。来文来电经过文书处理阶段，发文发电经过审核送批印发阶段，完成了它的第一个运转过程，开始进入文书档案。来文来电的立卷，一般包括来文来电的原件、本机关本单位领导的批示意见，有关反映文件办理过程和情况的文字材料等。本机关、本单位形成的文件、电报的立卷，一般应包括正本、经领导签发的文稿、经领导作过重要修改的原稿，各有关部门会签的意见、文件的附件及各种直接有关的文字材料。（二）办会:会议服务工作会议可分为两类:一类是领导班子召开的各种例会，一类是工作会议。对于各种例会，如:班子会、工作会，办公室要协助领导做好会议议题的收集、汇总、确定，经批准后，还要准备好会场，下达会议通知会议期间做好会议记录、分发会议材料及做好其他服务工作会后要整理会议纪要、督促检查会议议定事项的贯彻落实并向领导进行反馈。对于工作会议，如安全会、经济工作会，由于规模相对较大，往往需要会同有关业务部门共同做好会务工作。事先要协助领导把好会议审批关，尽量压缩会议规模，缩短会议时间、节省会议经费，还要选好会议地点，确定参加会议人员，及时发出会议通知。同时还要做好会场准备、会议日程安排，与会人员的住宿、交通安排、会议材料的分发、会议的宣传报导、会议文件的整理立卷工作。（三）办事:各种事务性工作1、调查研究和文字综合工作调查研究就是收集资料，了解情况，向领导提供决策的依据和决策的执行情况。调研的特点就是派人深入基层，就某个问题或者某个单位的情况进行系统的调查，在掌握第一手情况的基础上，作出科学的分析，向领导提出解决问题的意见。文字综合就是在调查研究和收集资料的基础上，为领导起草文件、报告和讲话稿。2、收集和处理信息信息是决策的基础。信息的传播渠道多种多样，可以说办公室每天都在接收和处理大量的信息。随着科学技术和社会经济的发展，信息对领导决策的作用越来越大，办公室要及时搜集各地区、各方面的政治、经济、文化等信息，对信息刊物进行筛选、加工，把适合领导需要的信息编发成信息刊物，送给领导阅读。3、督促检查要贯彻领导机关的重要决策，就需要辅之以必要的督促检查。办公室协助领导开展督查工作，有利于领导决策贯彻落实，有利于转变机关作风，有利于密切干群关系。4、后勤服务后勤服务是任何一个机关、单位都不可缺少的工作，是做好政务工作的物质保证。后勤工作一般包括办公设施的管理、交通工具的管理、财务管理、办公用品管理、房屋管理、职工生活的管理等等。5、人民来信来访做好人民来信来访的接待和处理，是办公室一项重要工作。它是密切党同人民群众联系的一个窗口，是一条重要的信息渠道。四、办公室的作用1、助手作用为领导当好助手，是办公室最基本的作用。每个机关、每个单位每天都会接到上级机关下达的文件、指示或各种通知，下级单位的请示、报告，人民群众的来信来访以及本机关、本单位需要处理的大量事务，繁杂而又具体，光靠有限的几个领导去处理，显然是办不到的，这就需要一批懂得有关专业知识和技能的工作人员（办公室及其工作人员）来协助领导业处理这些日常事务，给领导当好助手。如果没有办公室这种助手作用。领导人员就可能陷入日常具体的事务工作中去，难去发挥统揽全局的领导作用。2、枢纽作用一个单位、一个地区、一个部门，乃至整个国家，都是一个相对独立的系统，一个有效运转的工作体系。在这个系统或体系之中，办公室处于中枢地位，起着承上启下、联系四方的作用。领导机关的指令，需要通过办公室来下达，下级单位的请示、报告和各种信息，需要经过办公室来处理并上送领导批阅，机关各部门之间的关系，需要办公室沟通协调。如果说一个正常运转的工作体系是一部机器的话，领导者就是动力中心，办公室就是传动部件。3、参谋作用为领导当好参谋，是办公室应当发挥的重要作用，是对助手作用更高的一种要求，是在助手的基础上，为领导出谋献策。对办公室这个领导机关的综合办事机构来说，就要发扬集体智慧，为领导班子全方位服务。不仅要处理日常事务，还要从更高层次，协助领导搞好调查研究，分析处理各种信息，协调理顺各种关系，为领导决策提出预案，以及反馈决策执行情况，不断修正调整决策的不足之处，等等。发挥好这种作用，就要求工作人员有较高的政治、业务素质、政策思想水平、较强的文字表达和分析解决问题的能力。否则，参谋作用就很难发挥好。4、耳目作用耳目作用即是提供信息的作用。及时全面地了解掌握领导机关管理范围的各方面情况，为领导提供各种领导决策所需要的信息，是办公室一项最基本的职能和作用。信息的来源，一是来自下属单位的实际情况，二是来自上级的指示精神。一个机关、单位的管理是否有效，关键在于信息反馈是否灵敏、准确。办公室及时、真实、准确地为领导提供各种信息，是使领导作出正确决策的重要条件，也是检验决策是否正确和进行必要调整的重要依据。五、办公室的工作重点形势不一样，政务工作的要求也不一样。从发展趋势来看，简单的收收发发，一般的办文办会办事已跟不上也满足不了企业改革发展的需要。必须在政务工作上加大力度，提高档次，充分发挥参谋助手作用。办公室政务工作的重点，也是难点，主要应当有如下几方面：1、信息调研工作信息是决策和管理的前提和基础。信息工作对领导决定至关重要，没有信息就没有决策。办公室必须充分利用各种手段，收集、整理、加工各方面的信息，为领导工作提供服务。一是要强化工作人员综合素质，提高收集、加工、分析信息的能力。二是要深入实际调查研究，有针对性的收集信息，为领导提供解决问题的意见或方案。三是要注重信息的质量，提供能进入领导决策、为领导决策所急需的信息。2、综合协调工作办公室的协调工作，应当紧密围绕领导工作的需要来进行，充分发扬领导的参谋助手作用。领导者作出一项决定，往往涉及部门之间的利益冲突和调整，需要进行协调。在决策之后，执行过程中，可能会出现原来预想不到的情况、矛盾和问题，需及时加以解决，也需要进行协调。因此，协调在领导工作中有不可忽视的重要作用。协调就是通过协商来调整。协调是一种催化剂。一个好的参谋助手，应当具有较强的协调能力。不论是办文、办事、办会，还是督促检查、调查研究，都需要掌握协调的本领和技巧。要培养一批政策水平高、熟悉有关业务、办事公道、善于灵活处理问题的秘书工作人员。3、督促检查工作领导机关的每项决策，下级机关、单位都必须坚决贯彻落实。但在现实生活中，往往存在上级指示不落实的情况。有些部门和单位，常常从本地区、本单位的利益出发，对不符合自己口胃的上级指示，采取上有政策、下有对策的态度，使上级指示不能得到认真贯彻落实。在这种情况下，领导机关一个重要职责，就是要督促这些下级机关和单位，认真按照执行。但上级机关的领导人，不可能事事亲自督促，处处亲自检查。这就需要办公室协助领导承担起这个任务。办公室必须下功夫加强督促检查工作的力度，以充分发挥参谋助手作用。六、办公室工作的特点办公室工作的性质和任务，决定了它与其他部门相比具有许多不同的特点，主要有以下几个方面：1、服务性办公室工作的任务是“三个服务”，这就决定了它的工作特点，首先就是服务性。办公室的一切工作都是围绕领导工作展开的，领导工作涉及到哪里，它的服务工作范围就延伸到哪能里。为领导工作服务，是它最基本的属性和特点。此外，还因为领导就是服务，领导服务的对象，也就是办公室服务的对象，因此，为下级单位和广大职工服务，也是办公室的重要职责。办公室的所有工作人员，都应当牢固树立服务思想，全心全意而不是半心半意地做好自己的本职工作。宁可自己麻烦千遍，也不能让领导感到有所不便。特别对下级单位和广大职工，一定要热情、诚恳、谦虚，切不可口大气粗，让人有门难进、脸难看、话难听、事难办的感觉。2、辅助性办公室工作的服务性，决定了它的辅助性。也就是说，它的基本活动都只能对领导工作起辅助作用。办公室只能根据领导的决定、指示精神去办事，而不能代替领导做决定、下指导。办公室对本机关、本单位工作的问题可以提出解决意见或方案，但这些意见或方案只有经过领导决定采纳后，才能作为领导机关的决定去执行，而不是作为办公室的决定去执行。办公室只有发言权、建议权，而无表决权、决定权。3、综合性办公室工作就其整体来说，具有明显的综合性、全面性。首先是办公室的工作内容涉及本机关、本单位的全面工作，凡是领导要抓的，办公室都要协助。其次，办公室工作的活动范围是全面的。各种工作、会议，办公室都涉及得到。最后，办公室做为领导的助手，外单位、下属单位来汇报情况、联系工作，不论什么内容，很多情况下需要办公室接待。4、被动性办公室工作的服务性，决定了办公室的工作一般只能根据领导的要求开展工作，而不能自行其是地安排工作，这就是所谓的被动性。办公室很多工作都是事先不能预料的、偶发的、临时交办的，无法事先安排。这种客观上的被动性，不等于主观上要持消极被动态度。为了做好服务工作，应当发挥主观能动性，在被动中争取主动，积极协助领导做好项工作。七、办公室工作的基本要求办公室工作的性质和任务，决定了对它的基本要求准确、及时、保密、落实。1、准确这是办公室工作基本要求中的首要一条。领导机关要对下级机关和单位实施正确的领导，首先必须掌握准确的情况，作为正确决策的基础和前提下达文件，必须有准确的文字表达。这就要求直接为领导服务的办公室在为领导提供信息及其它有关情况、协助领导审核文稿时，必须力求准确，数字要准，时间要准，概念要准，名称要准，不能使用"可能”、"大概”、"差不多”一类字眼。为了做到准确无误，就要多做周密的调查研究，勤想，勤问、勤记，把事情的来龙去脉搞清楚，数字、概念核对无误，养成打破砂锅问到底的习惯和严谨细致的工作作风。2、及时及时就是不拖拉，讲效率，办文办事快捷、迅速。及时，这是办公室工作的最基本的要求。没有及时，就没有效率，就会贻误领导工作。所有办公室工作人员必须牢记这一点。凡是应当办理的工作事项，都要按照领导要求，迅速办理，不拖拉，不怠慢，能在当天办完的，就不拖到第二天，能在1小时之内办完的，就不拖到1小时以后。要做到及时、迅速，提高工作效率，应从以下几方面进行努力:第一，坚决克服拖拉、散漫的作风，牢固树立服务思想，增强工作责任心和事业心。第二，建立科学的工作制度，减少环节，简化程序，加快速度。第三，改善工作手段，加快办公自动化，以提高工作效率。3、保密办公室一定要认真做好保密工作。要建立严格的保密工作制度，每个工作人员都要增强保密观念，严格遵守保密守则，不该说的机密绝对不说，不该问的机密绝对不问，不该看的机关绝对不看，不该记录的机密绝对不记录，不在非保密本上记录机密，不在私人通信中涉及机密，不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密，不在不利于保密的地方存放机密文件、资料，不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项，不携带机密