《科研管理系统》

信息技术中心系统研发部用户需求分析：周伟2004年02月12日《科研管理系统》用户需求分析说明书《科研管理系统》用户需求分析说明书概述本系统专门为我们学校科研管理工作而开发设计，主要管理科研项目，科研成果和科研奖项等方面的工作，使其更加地科学规范。作为“数字化校园工程”的一部分，担负着向学校领导提供科研工作方面信息的职能，并向学校人事组织部门提供教职工参加的科研工作和取得科研成绩的信息，作为他们职称评定的依据。本系统需要全校教职工的信息，鉴于目前学校并没有相应系统能够提供这方面的信息，需要建立相应的数据库结构，以文件的形式导入教职工信息，并提供和其它将要开发的系统，共享数据的接口，比如教研系统。本系统采用客户/服务器模式，客户端可以运行在目前主流的Windows操作系统平台，服务器端运行在Unix平台上，使用Sybase数据库管理系统，开发工具使用PowerBuilder8.0。业务流程分析一、科研项目管理工作1.科研项目管理工作业务流程图2.科研项目管理工作业务流程描述与分析我校科研项目管理的范围是由学校教职工负责的纵向科研项目和横向科研项目。纵向科研项目是指校级科研项目级上一级科研单位的科研项目；横向科研项目即横向协作科研项目，一般是指由横向协作单位出资金，学校出技术力量，合作进行的科研项目。2.1科研项目申请科研项目申请人提出的科研项目方案通过所在系部审查，然后由其所在系部向科研处推荐，科研处再进行审查。通过后，科研项目申请人按要求填写科研项目申请书（一式两份），交科研处。科研项目申请书的内容主要有科研项目的名称、可行性（研究该科研项目的目的和意义、该科研项目的内容、研究该科研项目的方法、以及该科研项目的研究成果的经济效益和社会效益等等）、性质（是横向课题还是纵向课题）、类别（人文科学类、科学技术类、教育研究类）、等级（国家级/省部级/地市级/校级，重点/一般）、申请单位、负责人、研究人员、主持研究单位、一般研究单位、经费预算、计划进度、系部审查意见、科研处审查意见等。其中科研项目申请人一般就是科研项目负责人，科研项目负责人所在的系部一般就是科研项目申请单位。其中科研项目负责人信息和研究人员信息应包括姓名、性别、出生日期、学历、学位、工作单位、职称、职务等基本信息。并且一个科研项目在只能有一个负责人和一个主持研究单位，一个人不能同时负责两个科研项目，一个科研项目可以有多个研究人员和研究单位。如果是申请上一级科研单位的科研项目，则是根据其对科研项目的内容的要求，从校级科研项目中选择合适的科研项目进行推荐。另外，由于每年我校引进的教职工中，有部分正在负责一个科研项目的研究，他现在负责的科研项目由学校科研处统一管理，对其管理方式与经学校立项的科研项目的管理基本一致，只是该科研项目的成果的归属可能不同，科研项目的成果一般归该科研项目审批立项单位所有。科研处也要从这些科研项目中选择合适的申请上一级科研单位的科研项目。此时申请上一级科研项目作为一个单独的科研项目来处理，要按上一级科研单位重的要求重新填写科研项目申请表（一式两份），交科研处。申请上一级科研单位的科研项目必须得到学校学术委员会——校级科研项目的审批立项单位的批准。申请校级科研项目，科研处将科研项目申请表，送交学术委员会。申请上一级科研单位的科研项目，将其送交上一级科研单位评审。第一步，即科研项目申请阶段，负责提供给系统科研项目申请信息，即科研项目申请书的内容。申请校级科研项目和申请上一级科研单位的科研项目的步骤和要求基本一致的，只是申请等级不一样，可以统一处理。其中可行性部分的内容太多，手工输入起来十分麻烦可以采用扫描仪，使其（或整个科研项目申请书）内容以图像格式存入系统，但需要比较多的硬件设备。由于硬件设备方面的限制，可将这部分内容省去，需要时查询原始的纸制材料。系部和科研处审查意见此时均表现为通过，才能使科研项目进入审批立项单位的评审阶段，因此也可将其省去。2.2科研项目评审学术委员会或上一级科研单位的审批立项单位对科研处送交的科研项目申请表所描述的科研项目方案进行评审，并在科研项目申请表签下评审意见，对通过评审的科研项目方案签发立项通知书，对有经费预算的科研项目，通知下属的财务部门（我们学校是财务处）划拨经费到我们学校的科研帐户。不能通过评审的科研项目方案，科研项目申请书在科研处暂存一年。科研处可以给每个科研项目一个编号以方便管理，编号一般按照当年申请、通过评审立项的顺序。第二步，即科研项目的评审阶段，负责提供给系统对审批立项单位该科研项目的评审意见，如果通过还提供给系统立项通知书，立项通知书在系统中可以用立项通知书具体名称表示。立项通知书在系统表示科研项目已通过评审，可以进入科研项目的立项在研阶段。在系统实现时，可以在申请科研项目时确定编号，在科研项目开发的各个阶段一直使用。编号可以由系统自动随意生成，根据各个科研项目申请时间和立项时间的排序，来确定科研项目的编号，同时也提供手工输入的接口。2.3科研项目立项科研处根据向科研项目负责人转发他负责科研项目的立项通知书和一份该科研项目的申请书，另一份科研项目申请书交由科研处保存，作为该科研项目结题验收时的依据。如果有对该科研项目划拨的经费，先进入学校的科研帐户，然后再由财务处分期划拨到该科研项目的科研帐号。科研项目的经费可分为固定部分和活动部分，其中固定部分是用于专门的用途，如购置仪器设备，不准挪用。活动部分用于科研项目开发过程中的调研、开学术会议等等。科研项目正常结题后，剩余部分还可以用于奖励参加科研项目研究的科研人员、科研单位等等。一个科研项目的经费来源不是唯一的，它可能由几部分组成，上级科研单位划拨的经费（上一级科研单位的科研项目），学校划拨的经费（所有的科研项目），横向协作单位划拨的经费（横向协作的科研项目），某些单位、团体、个人赞助的经费（所有的科研项目），科研处要登记该科研项目经费每一笔资金的来源、数额。第三步，即科研项目的立项阶段，提供给系统实际划拨给该科研项目的经费信息，科研项目经费的数额，固定部分数额、活动部分数额以及每一笔资金的来源。其中来源应包括划拨或赞助这一笔资金的单位。2.4在研科研项目的管理科研项目负责人负责主持和协调科研项目的日常开发工作，并定期向科研处汇报科研项目中的进展情况，科研处负责监督，并向审批立项单位汇报。对在一定时间内没有取得明显进展的科研项目，做出冻结经费、中止或取消该科研项目的处理，或对取得一定重要成果，但不能按计划时间结题或按计划标准的科研项目，做出推迟时间结题或降低目标结题的处理。具体工作由科研处执行。科研项目负责人向科研处汇报该科研项目的主持研究单位的变动情况、一般研究单位的变动情况、研究人员的变动情况。主持研究单位的变动情况是指在科研项目开展过程中替换主持研究单位；研究单位的变动情况是指在科研项目开展过程中又有研究单位加入该科研项目的研究或撤出该科研项目的研究；研究人员的变动情况是指在科研项目开展过程中又有研究人员加入该科研项目的研究或撤出该科研项目的研究。其中主持研究单位和研究单位的变动必须经过审批立项单位的批准。科研项目申请单位可以要求撤换科研项目负责人，但必须得到审批立项单位的批准。科研项目经费的使用，要经过财务处审计。大数额经费的使用，比如仪器设备的购置等等，要经过学术委员会（包括上一级科研单位的科研项目）批准。科研处要对科研项目经费的使用情况和仪器设备的购置情况进行登记，显示科研项目开发过程中科研项目经费的使用情况和仪器设备的购置情况，主要还可以用于对推迟时间结题、降低标准结题、中止或取消科研项目后追缴其中使用不当的经费，用于对科研项目结题后、中止或取消科研项目后仪器设备的回收。科研处对科研项目开发过程中的阶段性成果及其获奖情况进行登记，并将这些情况记入相关科研人员（校内教职工）的个人业务档案，作为该教职工职称评定的依据之一。其中成果应包括名称、类别、等级、形式等等。其中奖项应包括名称、类别、等级、授奖单位等等。第四步，即科研项目的在研阶段，提供给系统科研项目的进展情况，主要记录某一阶段完成的工作；负责人变动情况记录撤换负责人的时间、原因；研究人员变动情况记录其加入、退出科研项目的时间；主持研究单位变动情况记录撤换主持研究单位的时间、原因；一般研究单位变动情况记录其加入、退出科研项目的时间；经费使用情况记录使用经费的时间、使用经费的数额、用途；仪器设备购置情况记录购置时间、仪器设备名称、型号、功能、生产厂家、价格、数量；仪器设备回收情况记录回收时间、回收单位；阶段性成果，并记录取得阶段性成果的单位和个人，阶段性奖项，并记录获得阶段性奖项的单位，相当于记入到科研人员（校内教职工）的个人业务档案。2.5科研项目结题科研项目负责人根据科研项目的完成情况（比照科研项目申报表），填写科研项目结题报告。经由科研项目申报单位初步审核，与科研处共同组织专家对科研项目的成果进行鉴定，并给出鉴定材料，科研处对成果进行登记。将科研项目结题报告和鉴定材料一起送交学术委员会，后者根据科研项目申请书进行结题验收，并给出结题意见（一般通过）。第五步，即科研项目的结题阶段，提供给系统科研项目的成果鉴定信息，鉴定专家信息，科研项目审批立项单位的结题意见。其中成果鉴定信息即成果鉴定材料的内容，可用鉴定材料名称简单表示，鉴定专家信息应包括姓名、性别、出生日期、学历、学位、工作单位、职称、职务、研究方向等基本信息。2.6其它工作科研处负责回收科研项目开发过程中购置的仪器设备的工作，记录回收时间、回收单位；监督剩余科研项目经费的使用等等。 第六步，提供给系统仪器设备回收情况记录回收时间、回收单位。二、科研成果和科研奖项管理工作1.科研成果和科研奖项管理工作业务流程图2.科研成果和科研奖项管理工作业务流程描述和分析我校科研成果管理的范围是本校系部取得的科研成果，可大致分为以下几类：经过学校立项的科研项目的取得科研成果（也可以在科研项目管理工作中实现），其中经过学校立项的科研项目又分为两类校级科研项目和经过学校才申请的上一级科研项目，该类成果一般归属于学校（其中横向的科研项目归属横向协作单位）；本校新进教职工从外面带过来的科研项目取得的科研成果，该类成果一般归属于该科研项目的审批立项单位；新进教职工来校前的取得科研成果，如果是科研项目的成果，则成果归属于该科研项目的审批立项单位，如果是非科研项目的成果，则成果归属于取得成果的单位或个人；非科研项目取得的科研成果，成果归属于取得成果的单位或个人。2.1第一、二、四步，登记科研成果和科研奖项的前期工作，不能作为系统的一部分2.2第三步和第五步，科研处对科研成果和科研奖项进行登记，并将这些情况记入相关科研人员（校内教职工）的个人业务档案，作为该教职工职称评定的依据之一。登记科研成果包括名称、类别、等级、形式等信息，并记录取得成果的单位和个人；登记科研奖项，包括名称、类别、等级、授奖单位等信息，并记录获得奖项的单位和个人。相当于记入到科研人员（校内教职工）的个人业务档案。三、综合以上对科研项目管理工作、科研成果和科研奖项管理工作的业务流程的分析。在科研管理工作登记科研项目申报情况、科研项目立项情况、科研项目在研情况、科研项目结题情况、科研成果情况、科研奖项情况，及时的反应全校的科研项目的情况、科研成果情况、科研奖项情况。任务说明通过以上分析得出的科研管理系统所要处理的业务流程，可以确定本系统所应具有的功能模块如下：1.科研单位管理：科研单位的注册，为其它功能模块提供科研单位信息；2.科研人员管理：科研人员的注册，为其它功能模块提供科研人员信息；3.科研项目管理：记录科研项目在申请、评审、立项、在研、结题各阶段的信息；并能提供我校在科研项目的开发中使用的经费情况、购置的仪器设备情况、各系部和教职工参加科研项目开发的情况；4.科研成果管理：记录并提供学校各系部、教职工取得的科研成果；5.科研奖项管理：记录并提供学校各系部、教职工获得的科研奖项；6.报表：提供科研处要求系统生成的报表；7.帐号管理：由科研处进行系统帐户的管理，并记录用户使用帐号访问系统的时间。功能详细分析一、科研单位管理1.本系统中科研单位的定义是与学校的科研项目、科研成果、科研奖项有关的所有校内各系部和参加学校的科研项目研究的校外科研单位，即校外科研单位。校外科研单位一般是指在横向科研项目中的横向协作单位。2.引入这个模块后，以后的科研项目管理过程中涉及到的所有研究单位，都必须先在这个模块注册，使用时在从该模块调入（可用下拉数据窗口技术实现）。引入这个模块就有效地避免由于校外科研单位的名称一般很长或者每个人的理解不同等等原因造成的两种甚至多种不同的单位名称实际上指的是同一个单位的情况。同时也提供手工输入的接口。3.科研单位的注册分为导入和手工输入两种，导入征对学校的各系部的信息一次性导入，手工输入征对校外科研单位的信息的输入。本系统确定的科研单位的最初始来源是学校当前的所有系部。4.系统中科研单位一般只提供单位名称，该单位和与学校的关系。对于学校内的各系部是一种归属关系，对于校外科研单位也就是协作关系，而协作关系还可分为重要和一般。比如经常和我们学校的合作开发科研项目的单位，它和学校的关系肯定就是重要。该单位和与学校的关系既区分开了科研单位是校内的还是校外的，又能够体现出哪些单位是我们学校的重要合作伙伴。5.最后科研单位的信息可以确定为{名称、与学校的关系、注册时间}。二、科研人员管理1.本系统中科研人员的定义是与学校的科研项目、科研成果、科研奖项有关的所有教职工，参加学校的科研项目研究的校外科研单位的研究人员，即校外科研人员。2.引入这个模块后，以后的科研项目管理过程中涉及到的所有研究人员包括科研项目负责人，都必须先在这个模块注册。引入这个模块就避免了在科研项目管理、科研成果管理、科研奖项管理，涉及到人员的基本信息时，需要手工的输入，同时也避免了手工输入可能造成的差错。比如当某个人参加多个科研项目的开发工作时，他的基本信息需要多次输入等等。现在只需要简单地从这个模块调入即可，为了避免每一次调入信息时都需要从所有科研人员信息中选取，造成科研人员信息的泄露，可以规定为输入科研人员的某个特定标识，比如学校教职工可以使用校园卡号，即可调入该科研人员的信息。同时也提供手工输入的接口。3.科研人员的注册分为导入和手工输入两种，导入征对学校的各系部的信息一次性导入，手工输入征对校外科研人员的信息的输入。本系统确定的科研单位的最初始来源是学校当前的所有教职工。4.最后科研人员的信息可以确定为{编号（校园卡号）、名称、性别、年龄（出生日期）、学历、学位、职称、职务、所在科研单位、注册时间}。三、科研项目管理 按照科研项目申请、评审、立项、在研、结题五个阶段来划分功能。1.申请科研项目1.1科研项目负责人通过该子模块输入科研项目申请信息{编号、名称、内容、性质、类别、等级、来源、申请单位、申请时间、经费预算、主持研究单位、一般研究单位、负责人、一般研究人员、计划开始时间、计划结题时间}，科研项目进入申请阶段。1.2科研项目负责人通过单位管理子模块输入主持研究单位、一般研究单位信息。1.3科研项目负责人通过人员管理子模块输入负责人、一般研究人员信息。2.给科研项目立项2.1科研处给通过评审立项的科研项目，在其申请信息的基础上输入科研项目评审、立项信息{审批立项单位、立项时间、立项通知书名称}，其中立项时间标识科研项目已经立项，进入在研阶段。2.2对于划拨了经费科研项目，还需要登记经费数额，固定部分数额，活动部分数额，以及经费的来源{单位、团体或个人名称、性质（划拨、赞助）、数额}。3.单位管理3.1在申请科研项目时登记科研项目主持研究单位、一般研究单位的基本信息{名称}。3.2用{科研单位性质}（主持研究单位、一般研究单位）标识该科研单位是主持研究单位还是一般研究单位。3.3记录该科研项目开展过程中的单位变动情况，{加入科研项目时间、退出科研项目时间}。3.4科研项目单位信息由以上所有信息组成。4.人员管理4.1在申请科研项目时登记科研项目负责人、一般研究人员的基本信息{编号（校园卡号）、名称、性别、年龄（出生日期）、学历、学位、职称、职务、所在科研单位}。4.2用{科研人员性质}（负责人、一般研究人员）标识该科研人员是负责人还是一般研究人员。4.3记录该科研项目开展过程中的人员变动情况，{加入科研项目时间、退出科研项目时间}。4.4科研项目人员信息由以上所有信息组成。登记科研项目单位和人员信息可以通过从科研单位信息和科研人员信息中调入和直接手工输入两种方法。5.进度管理科研项目负责人通过该子模块登记该科研项目进度，并注明时间{这一阶段开始时间、这一阶段结束时间、这一阶段完成的工作}。6.推迟科研项目结题时间6.1科研处在科研项目信息上标识该科研项目是否推迟结题时间，以及记录推迟结题的原因和推迟的时间大小，并同时将计划结题时间更新为原计划结题时间加上推迟的时间大小{计划结题时间（原计划结题时间+推迟的时间大小）、是否推迟结题时间}6.2记录{推迟结题的原因、推迟的时间大小}。7.降低科研项目结题目标7.1科研处在科研项目信息上标识该科研项目是否降低结题目标，以及记录降低结题目标的原因{是否降低结题目标}7.2记录{降低结题目标的原因，降低结题目标的批准时间}。8.中止科研项目8.1科研处在科研项目信息上标识该科研项目被中止{是否中止科研项目}。8.2记录{中止科研项目原因}。9.取消科研项目9.1科研处在科研项目信息上标识该科研项目被取消{是否取消科研项目}。9.2记录{取消科研项目原因}。把以上推迟科研项目结题时间、降低科研项目结题目标、中止科研项目、取消科研项目四个子模块，定义为四种异常情况处理。前两种异常情况处理追缴部分经费，通过经费管理子模块记录{追缴经费的数额、追缴经费的时间}；后两种异常情处理，冻结并追缴科研项目经费中的不当使用部分，通过经费管理子模块记录{追缴经费的数额、追缴经费的时间}，通过仪器设备管理记录仪器设备回收情况{回收单位、回收时间}。10.给科研项目结题10.1科研处在科研项目信息上记录{结题时间}，标识科研项目已经结题，进入已经结题阶段。10.2科研处在科研项目信息中记录剩余科研项目经费处理情况{剩余经费数额、奖金数额}。10.3科研处通过经费管理子模块记录仪器设备回收情况。11.经费管理11.1科研处记录科研项目的经费使用情况{这一阶段开始时间、这一阶段结束时间、固定部分使用数额、其它部分使用数额、用途}。11.2科研处记录科研项目的经费追缴情况{追缴经费的数额、追缴经费的时间}。12.仪器设备管理12.1科研处记录仪器设备购置情况，{名称、生产厂商、型号、功能、购置时间、价格、数量}。12.2科研处记录仪器设备情况{回收单位、回收时间}。13.成果管理13.1科研处记录该科研项目的科研成果情况{名称、作者或开发者列表、类别、等级、形式、内容}。不同形式科研成果要表达的内容是不同的，著作{出版社、出版时间等}，研究报告{委托单位、开始时间、结束时间}，论文{期刊号}，软件{功能，发布时间}，产品或技术{功能，发布时间}。13.2科研处记录取得成果的单位{名称}。13.3科研处记录取得成果的个人或团体{编号（校园卡号）、名称、性别、年龄（出生日期）、学历、学位、职称、职务、所在科研单位}。14.奖项管理14.1科研处记录该科研项目的科研奖项情况{名称、类别、等级、授奖单位}。14.2科研处记录是哪个成果获得奖项{科研成果名称}。14.3科研处记录获得奖项的单位{名称}。14.4科研处记录获得奖项的个人或团体{编号（校园卡号）、名称、性别、年龄（出生日期）、学历、学位、职称、职务、所在科研单位}。以上成果管理、奖项管理两个子模块主要征对科研项目成果、科研项目成果获得的奖项。15.其它功能科研项目的信息包括申请信息{编号、名称、内容、性质、类别、等级、来源、申请单位、申请时间、经费预算、主持研究单位、一般研究单位、负责人、一般研究人员、计划开始时间、计划结题时间}、立项信息{审批立项单位、立项时间、立项通知书名称}、在研信息{单位变动信息、人员变动信息、进度信息、异常情况处理信息、经费使用信息、仪器设备购置信息、仪器设备回收信息、科研项目成果信息、科研项目奖项信息}。15.1科研处可以通过科研项目编号查询得到该科研项目的申请、评审、立项、在研、结题结题各阶段的信息。15.2科研处可以通过科研单位信息查询得到该单位申请、主持、参加的科研项目的申请、评审、立项、在研、结题结题各阶段的信息。15.3科研处可以通过科研人员的编号查询得到他负责、参加的科研项目的申请、评审、立项、在研、结题结题各阶段的信息。15.4科研处还可以通过科研项目某个关键信息查询符合的科研项目。比如通过时间查询在这一段时间内在研科研项目的进度信息。根据异常情况查询推迟科研项目结题时间、降低科研项目结题目标、中止科研项目、取消科研项目的科研项目的信息。15.5各系部也可以进行上述查询，但必须征对自己系部申请的、主持的科研项目。四、科研成果管理1.科研处记录科研成果情况{名称、作者或开发者列表、类别、等级、形式、内容}。不同形式科研成果要表达的内容是不同的，著作{出版社、出版时间等}，研究报告{委托单位、开始时间、结束时间}，论文{期刊号}，软件{功能，发布时间}，产品或技术{功能，发布时间}。2.科研处记录是哪个科研项目取得的成果{科研项目名称}，标识该成果是科研项目成果还是非科研项目成果。3.科研处记录取得成果的单位{名称}。4.科研处记录取得成果的个人或团体{编号（校园卡号）、名称、性别、年龄（出生日期）、学历、学位、职称、职务、所在科研单位}。5.其它功能科研成果的信息包括{名称、作者或开发者列表、类别、等级、形式、内容}，是哪个科研项目取得的成果，取得科研成果的单位信息，取得成果的个人或团体信息。5.1科研处可以通过科研成果编号查询科研成果信息。5.2科研处可以通过科研单位的编号查询它取得的科研成果信息。5.3科研处可以通过科研人员的编号查询他取得的科研成果信息。5.4科研处还可以通过科研项目某个关键信息查询符合的科研项目。比如通过时间查询在这一段时间内在取得的科研成果信息，查询论文方面的科研成果信息。5.5各系部可以查询它取得的科研成果信息。5.6各系部可以通过科研人员的编号查询他取得的科研成果信息。五、科研奖项管理1.科研处记录科研奖项情况{名称、类别、等级、授奖单位}。2.科研处记录是哪个科研项目获得的奖项{科研项目名称}，标识该奖项是科研项目成果获得的奖项，还是非科研项目成果获得的奖项。3.科研处记录是哪个成果获得奖项{科研成果名称}。4.科研处记录获得奖项的单位{名称}。5.科研处记录获得奖项的个人或团体{编号（校园卡号）、名称、性别、年龄（出生日期）、学历、学位、职称、职务、所在科研单位}。6．其它功能科研奖项的信息包括{名称、类别、等级、授奖单位}，是哪个科研项目获得的奖项，是哪个成果获得奖项，获得科研奖项的单位信息，获得奖项的个人或团体信息。6.1科研处可以通过科研成果编号查询科研奖项信息。6.2科研处可以通过科研单位的编号查询它获得的科研奖项信息。6.3科研处可以通过科研人员的编号查询他获得的科研奖项信息。6.4科研处还可以通过科研项目某个关键信息查询符合的科研项目。比如通过时间查询在这一段时间内在取得的科研奖项信息。6.5各系部可以查询它取得的科研奖项信息。6.6各系部可以通过科研人员的编号查询他取得的科研奖项信息。六、报表1.每个部门参加科研项目的教职工情况一览表；2.每个科研人员的科研成果一览表；3.每个科研人员的获奖情况一览表；4.各部门申请的项目一览表；5.各部门在研的科研项目一览表；6.各部门结题的科研项目一览表；7.各部门中止的科研项目一览表；8.各部门撤消的科研项目一览表；9.各部门科研成果一览表；10.各