兰生集团外贸ERP系统风险导向的内部预警控制

兰生集团外贸ERP系统风险导向的内部预警控制

本文主要介绍兰生集团利用外贸ERP系统风险控制及管理和财务风险预警方面的工作方法。一、ERP系统应收外汇账款风险管理（一）合同进程跟踪管理，缩短订单处理时间实务中经常会出现因公司交货不及时，致使客户产品销售错过时机，而引起客户拒付；或者由于汇率变动太大，交货日期延迟导致收汇日期延迟而产生汇兑损益亏损。自营业务中外销合同是执行合同风向标，因此管理好合同是确保能及时收汇的重要前提。前T/T（汇款）（作定金）的业务，要先将国外收汇的预收款拆分到合同，确保在向国内工厂下订单时能查询是否已经收到定金。国内工厂下订单后，要根据合同中预先定义好的国内工厂交货日期时时跟进查询工厂订单生产情况，及时安排验货入库。当工厂交货后及时安排报关、出运以及收汇工作。L/C（信用证）收汇方式确保在向国内工厂下订单前收到信用证，及时安排向国内工厂下订单以及订单的跟进任务。（二）应收账款管理加强应收账款的控制和管理，应遵循逻辑程序客观化的原则，减少在信用管理过程中的主观因素；应遵循职责分离、相互制衡、风险最小化的控制原则，建立考核制度，实行应收账款责任制。把应收账款回笼与销售收入挂钩、逾期应收账款催收与相应责任承担相结合，搞好购销合同、客户资信调查和跟踪管理、客户分级授信、定期对账等主要节点的控制和管理。未收汇分析表，提醒业务员及时收汇。逾期未收汇账龄分析表，分时间、分颜色预警，提示业务员及时向客户催讨货款。如存在逾期未收汇的历史记录，将影响客户的信用额的评级。按客户、按日期、按发票、按合同查询收汇情况，作为客户评审与分析的依据。（三）客户信用额度管理客户信用额度是对企业在交易决策过程中必须制订和执行一套科学的审批程序，包括对客户信用分析、信用额度确定标准、信用额度审批程序。首先客户的赊销应被授权批准；其次对赊销客户在信用额度内进行。1.客户信用额度管理重点要做好五项职能工作。(1)客户档案管理：动态更新客户信息；及时提供公司内的客户信息服务；建立和维护检索的客户档案。(2)客户授信管理：分析模型量化赊销风险；根据模型评分制定信用政策；审核合同和核准赊销。(3)应收账款管理：分析欠款账龄和欠款成因；动态跟踪各客户欠款水平；调控现金流量；掌握欠款总额的规模。(4)逾期应收账款管理：诊断逾期应收账款；制定追收策略和流程；寻求法律解决途径。(5)辅助市场开拓：利用客户档案，发展扩大销售的机会。通过这些程序，可以明确和规范与客户间的信用关系，从而有效地降低逾期应收账款的发生率。企业可成立客户信用风险管理专职机构来建立健全并贯彻实施科学的客户信用风险管理制度，也可考虑直接将客户信用风险管理工作“外包”给信用管理咨询公司。依据ERP现有的业务数据、财务数据，结合市场调查分析对客户信用进行评估、打分，确定客户的信用额度。ERP系统主要建立完整的客户信用值和风险防范体系；客户风险评估指标确定；客户风险评估及风险等级的确定；客户信用额度、信用期限的确定；业务员签订合同前申请授信；风险控制部对授信的审批；授信历史记录的查询。2.加强客户信用管理需设定六项环节。(1)客户筛选：频繁沟通；实地考察；信用调查。(2)信用政策：信用形式；信用期限；信用额度。(3)合同保障：担保；抵押；保险。(4)账物跟踪：电话确认；信函提示；实地走访。(5)普通催收：分析征兆；保持压力；适度催收。(6)危机处理：诊断；追讨；奖惩。还要设定四大系统。(1)客户信息系统：上述的客户筛选部分；(2)客户信用分析系统：上述的信用政策和合同保障部分；(3)欠款追收系统：上述的账物跟踪部分；(4)欠款监控系统：上述的普通催收和危机处理部分。再要设定三点控制。(1)事前控制点：上述的客户信息系统和客户信用分析系统部分；(2)事中控制点：上述的欠款追收系统部分；(3)事后控制点：上述的欠款监控系统部分。3.分析确定客户的信用额度。通过对客户的分析（业务数据分析、财务数据分析、市场分析），得到客户的信用额度。当同一个客户与多家公司，多个部门，多个业务员发生业务时，分别分析得到该客户在公司、部门、业务员允许的放账额度。一般情况下，公司放账额度小于所有部门允许的放账额度之和，部门放账额度小于业务员放账额度之和。客户信用额度分成交额度与出运额度，一般情况下来说成交额度应该大于客户的出运额度。4.加强合同管理。在客户的成交信用额度初始值确定后，当合同条款的收汇方式为放账的收汇方式时，在合同审批中按信用额度进行控制，包括：(1)成交额度占用，即合同批准后开始占用客户的成交额度。(2)成交额度返回，即当合同出运后成交额度的正常返回。由于存在合同部分执行的情况，应及时将不再执行的合同中止出运，此时可以将合同占用的信用额度全额返回。(3)加强合同状态的管理。在合同的进程管理中，可以随时查询合同的执行状态，对合同进行管理。当合同已经执行完毕将合同进行归档处理；当合同部分执行，将合同进行中终操作；合同开始执行便不再出运，将合同状态进行中止操作。5.加强出运管理。在客户的出运信用额度初始值确定后，当发票条款的收汇方式为放账的收汇方式时，在发票的审批中按信用额度进行控制。包括：(1)出运额度占用：出运后开始占用客户的出运额度；(2)出运额度返回：当收到国外货款时及时将收款拆分到分票，此时自运返回客户的出运额度；(3)应收账套的坏账分析：当货物出运后，产生客户的应收账款，业务人员应及时将应收账款收回，若出现不能及时收回或不能收回的情况，应填写收汇坏账申请表，分析不能及时收汇的原因，以便影响下次出运，同时也能为评审客户提供依据。（四）合同及出运交单审批1.外销合同的审批不能仅仅依据一个简单的合同成本预测表与合同详细信息进行审批。在合同审批的过程中，应该查询客户的信用额度、客户的详细信息、客户的评审信息、客户与此业务员发生的历史成交信息、历史出运信息、应收账款等信息。2.T/T，D/A，D/P等放账收汇方式的发票在交单中要定行控制。查询客户的详细信息、客户的评审信息、客户与此业务员发生的历史成交信息、历史出运信息、应收账款等信息。（五）核销退税控制因国家退税政策变动后，报关品名和增值税发票上的品名及数量必须一致，否则退税会出现不符项目，导致无法退税。为了避免这一问题，系统将自动验证增值税发票和报关信息是否一致。不一致时，将提醒业务员及管理人员。（六）外贸ERP系统——风险控制主要功能1.收汇风险防范与控制。(1)客户信用评估系统：通过观察、咨询、筛选对新客户进行评估，确定其资信等级，评估其偿还能力，从而确定交易条件。(2)客户授信额度、信保限额：给客户评估之后设定初始额度，合同成交或出运之后扣除额度，收汇之后返回额度；通过对这个动态的额度来控制合同成交或者货物出运。(3)预警系统：逾期未验货，逾期未出运，逾期未收汇分时间分颜色预警。(4)业务流程控制：合同评审、出运评审；验货控制；单证审核；业务进程跟踪。2.付款风险防范与控制。(1)供应商信用评估系统：通过观察、咨询、筛选对新供应商进行评估，确定其资信等级，从而确定交易条件。(2)支付预警系统：重复支付、多付、少付提醒；早付、晚付提醒。(3)业务员资金占用额度：可以对每个业务员设定资金占用额度，控制付款。(4)业务控制：货款、费用支付评审。3.现金流量风险防范与控制。(1)财务：资金日报表、资金占用情况表、资金占用罚息表、现金收支报表；让企业管理人员在了解企业资金流转情况的同时，也可以通过罚息措施来促进应收账款的回笼。(2)业务控制：催收应收账款。4.外汇风险分析与防范。目前汇率变动频繁，这个变动对于外贸企业来说是个不能忽视的因素，因此需要通过对远期汇率的跟踪来作为预计收汇汇率，从而预测业务的盈亏情况。主要通过成本预测出来的换汇成本，跟远期汇率作一个比较，测算业务盈利情况。5.核销退税风险防范与控制。(1)核销单预警：对于逾期未返单，逾期未交单，逾期未核销进行分时间分颜色的预警。(2)增值税发票催收预警：例如对于出运30天之后增值税发票未收到的进行预警。(3)退税申报预警：对于逾期未申报分时间、分级别、分颜色来预警，对每票单子进行跟踪，早发现，早处理。(4)退税申报验证：商品编码不足10位，申报序号与报关序号不等，进出商品不一致，进出数量不一致，计量单位有误，退税额，增值税发票号，是否法定单位等等，系统可以自动验证。(5)单证备案系统：备案明细单，备案外销合同，备案采购合同等等。(6)退税调整前后的对比分析。二、财务风险预警方面的工作方法（一）财务风险预警工作的目标和任务按照上海市国资委“系统性、层次性、效率性、渐进性、谨慎性”的工作原则，财务风险预警工作以关键财务风险为起点，以信息ERP系统为平台，通过量化的预警指标和区间，结合相应的应对程序，实现对重大财务风险预警管理；逐步推进集团各子公司建立自身的财务风险的预警工作体系，并形成长效运作机制，以达到及时发现财务风险，有效化解财务风险，促进集团各子公司达成健康发展的目标。兰生集团准备将财务风险预警工作涵盖到下属子公司，并按照先易后难，先重大后一般的顺序，分阶段推进实施。2010～2011年财务风险预警工作的主要任务包括：一是本集团在4户重点控股子公司层面开展财务风险预警工作，并针对各控股子公司的特点，向所有重点控股子公司延伸。二是由重点控股子公司逐步覆盖到所有二级子公司。（二）财务风险预警工作的主要内容1.预警的指标和区间。根据财务风险预警工作的任务，财务风险预警工作的第一步，紧密围绕威胁企业生存的财务风险展开，针对债务风险、现金流风险、盈利能力风险和投资风险四大类风险，选取了14个具体的财务风险预警指标。这些指标参照国务院国资委《企业绩效评价标准值》、参考银行资信评级体系、商贸上市公司财务数据等标准，确定子公司财务风险预警指标区间，并从绝对数值和相对波动率两个角度对预警指标进行定期监测。具体预警指标和区间如下表。将各类财务风险指标分别设定预警区间。如资产负债率≥77%的设为红色预警区间、数值介于66%～77%或波动率≥12%的设为黄色预警区间、数值≤66%且波动率＜12%的设为绿色预警区间，等等。2.预警的方式。财务风险预警结果将通过红、黄、绿三种颜色的亮灯状态进行发布。红灯表示子公司在该风险方面可能存在重大的负面影响。黄灯表示子公司在该风险方面可能存在一定