上海公司费用报销管理细则

费用报销管理细则目的：规范日常费用报销，明确报销要求，加强监督审核力度，提高财务质量和效率适用范围：上海各部门费用报销费用报销流程：报销人填制费用报销单并粘贴费用发生票据报销人填制费用报销单并粘贴费用发生票据干脆上级领导签字审批财务负责人审核费用报销单据干脆上级领导签字审批财务负责人审核费用报销单据总经理签批出纳核对金额并支付具体报账项目规定：办公易耗品支出各部门办公用品一律由选购 部集中统一购买，其它各部门员工均不得自行购买，否则一律不予报销。发票中未列示购买明细的，报销时须附上收款单位的购买商品清单。车辆费用报销过路通行费及停车费报销时需注明是哪辆车,对应的车牌号，费用发生的缘由是送货还是接人、送人还是外出办事。停车报销需注明停车地点。销售部门出差产生的过路通行费除按上述要求外，须要注明出差同行人员（如附表1）销售部门用于业务拓展常常运用的车辆统一办理ETC车载系统，由财务部统一向各卡内充值，并向高速马路电子收费客户服务中心索取发票，月末通过与单位绑定的客户编号在网上拉出各车辆通行费的运用状况，装了ETC的车辆不再报销过路通行费。为便利统计车载ETC费用的归属，车辆管理部门每月需上报车辆运用登记状况表。公司各车辆加油原则上由综合管理办公室运用油卡统一加油，依据各车加油的实际用量每月底一次向油站申请开具增值税专用发票。综合办依据各油卡的实际运用状况刚好申请充值，向财务申请借款充值时上报该卡对应车辆的里程公里数登记表。特殊状况须要现金加油报销的，报销单上需综合办油卡管理员签字确认并说明状况。（如附表3）公司车辆修理保养统一由综合办负责按排，定点修理，每次修理需由修理点填写修理服务单（有修理项目和价格金额），由我司修理经办人确认签字，月底综合办凭各车辆的修理服务记录单做出当月的车辆修理费用汇总表会同修理单位开具的发票进行报销，其它人员不得报销车辆修理费。（销售人员出差之外发生须要临时修理的状况，需电话跟综合办及相关领导确认同意，报销时需由综合办签字确认）（如附表2）车辆保险费的报销需在报销单上注明车号、车型、各险种及对应的金额。市内交通费用报销各部门人员市内外出办事未能派车的优先运用地铁、公交等交通工具，特殊状况须要打的士的，经部门领导批准方可。因工作须要加班超过晚上20点经部门领导同意可以打的士。的士的报销票据须与实际日期相符，不允许以其它时间车票或其它票据替代报销。享有交通补助的人员可于一季度报销一次，如有季度内离职的状况可据实报销，报销票据可运用公交车票、地铁充值票报销。差旅费报销外埠出差交通费a.公司高管层出差可以乘坐飞机、高铁。其它人员无特殊状况一律不准乘坐头等舱、软卧、动车一等座，飞机折扣价低于乘座标准时可以报销，未经批准擅自乘坐超标准交通工具，超额部份不予报销.b.乘坐长途汽车或轮船（三等舱）的按票据实报销。火车限乘硬卧以下，网上订票产生的送票费用公司不担当。c.出差地产生的市内交通费据实报销d.差旅费报销单必需列明出差区间、动身到达日期，出差事宜。外埠出差住宿费a.公司高管层出差住宿标准为：一线城市（含直辖市）280元/天，其它城市260元/天，在此标准内据实报销；b.其它人员因公出差住宿费、交通费实行包干制。标准为：200元/天，在此标准内凭有效发票据实报销，出差当日返回无住宿的，市内交通费按20元/天标准凭票据报销。c.两人共同出差的，若为同性，住宿标准按一人标准执行；三人及三人以上出差的，依据具体人数状况，选择最经济的标准执行。d.出差住宿天数按夜间实有天数（即总出差天数减一天）限额凭据报销。外埠出差补助a.公司全部员工出差当天不能返回的，补助标准为：各城市（含直辖市）统一40元/人/天，驻沪人员10元/天，上海市内因公出差不能刚好返回就餐的，赐予午餐补助20元。自驾公司车辆出差自驾公司车辆出差的，住宿费标准为各级城市（含直辖市）统一180元/天，在此标准内凭票据报销，不再报销市内交通费。以上海公司为起点，单程出差超过350公里以外的地区不允许自驾车出行，应选择相宜的交通工具出差。特殊状况须征得总经理特批同意开车出差，财务方可报销相关费用）驻沪人员休假依据总部规定，沈阳防锈驻沪工作人员每年可享受四次探亲休假，报销休假来回的路费，报销标准为动车二等座来回价900元/次（无动车的按火车硬卧价），乘坐飞机者仅报销标准内部分，其余自行担当；探亲休假人员不得报销市内交通费及补助。业务款待费报销除公司高管层之外，业务款待费报销须注明事由、款待对象、人数及公司陪伴人员。款待政府行政部门人员可不用具体注明。款待费报销时，若无法取得真实合理的票据，须向财务说明缘由，并运用办公用品、电子产品、书籍、交通费等发票替代报销。（如附表4）个人通讯费报销依据上海公司各部门人员手机话费报销标准执行，按月报销，报销须附上与报销人姓名相符合的话费票据，不得运用定额票据，报销金额在标准内据实支付。手机话费报销最晚不得超过三个月，三个月以上的话费财务部将不予报销。快递费报销临时到付收件或特急发件现付的快递费报销时，须附上快递面单及相应的发票；EMS、申通等快递费月结报销时，须附上与付款金额相符的对账清单、发票；装卸费报销因生产经营须要，外雇人员或装卸设备装卸货物的，发生的装卸费用报销时需附上用工运用状况表（包含用工人员姓名、人数、用工金额及用工事宜）由经办人和生产副总签字，外雇人员的装卸费报销可用通行费等替代票；外租装卸设备（如大吨位叉车）需由租赁公司供应增值税抵扣发票。（如附表5）运费报销发货物流运费由发货部门核对当月发货明细、送货回单及物流运费，月结时附发票及物流运费对账清单，若当月不申请支付，发货部门须在月末最终一天发货结束后将当月各公司的物流运费清单发至财务部预提。特殊状况临时支付的运费须要附上装运明细清单（包括客户名称、产品名称、产品代码、数量、运费单价、金额等）以及与之金额相符的发票，进行费用报销。其它经营费用报销非以上项目的其它经营性费用报销时，须附上有效的票据及能证明业务发生的业务单据。能干脆通过发票反映真实业务活动的，可不附。报销票据的要求：依据费用项目的不同，出差活动发生的费用报销须填制差旅费用报销单；其它经营性费用项目的报销一律由经手人填制统一格式的费用报销单据，原始凭证粘贴单用来粘贴票据较小而数量较多的票据（干脆粘贴报销单之后简单掉落），但不得替代费用报销单干脆签字报销。单据摘要须简明写清晰费用发生的缘由，金额据实报销，须与票据相符，不得虚报，不得涂改，填写错误需重新填写。报销的发票必需是合法、有效的，即必需加盖“国家税务局监制”或“地方税务局监制”专用章或行政事业性收费专用收据，发票必需是精确地填写公司全称，增值税专用发票须把发票联和抵扣联同时上交财务。购买物品发票无法列明明细的，须附上购置清单。不同费用项目的报销，不允许在一张单据上填报。不允许出现如“差旅费及快递费”此类将不同费用项目金额合并在一起的报销。附件票据大于自制报销单据的，应按自制报销单据的大小折叠，附在单据后面。差旅费报销必需注明行程、起止日期、天数、人数、出差地点等，过路通行费需注明区间、地点。定额发票须在背面注明。款待费报销须用铅笔注明客户名称，参加人员，政府行政部门除外。不能取得发票的业务需提前申请，说明缘由并到财务备案，否则不予报销或处以100元罚款，从该部门绩效奖金中扣除。报销时间的要求：每周一、周四下午13：00—16：00为财务部报销时间，除特殊状况外，其它时间一律不予报销；当月发生的费用应于月底前报销（具体参见上述规定），因领导出差签字不全或月底前仍未取得票据缘由的，月末前报备财务部登记，确保费用入账的精确性，在次月报销完毕。运费、快递费、车辆定点修理保养费、加油费等集中结算的，结算时按各项目规定报销，若月底前不进行结算的，需将相应的费用发生清单月底前报至财务部入账。借支管理规定：因公业务须要预借现金的，由经手人填制借支单，报总经理签批，财务审核方可进行借款；借支金额必需是因公办事业务合理的预算，不得蓄意多借，找票向财务报销，借款由部门领导把关，财务监督；借款必需在业务活动完成后刚好凭票报销，差旅费借款必需在返回公司后三个工作日内报销，借款不刚好报销或归还挪做他用的，财务有权视具体状况衡量借款人的信用度，无正值理由拖欠行为严峻者，财务可通过其它渠道收取资金占用费；财务贯彻执行前款不清，后款不借的借款原则，若由特殊不行抗力须要接着借款的，须由总经理特批，向财务说明合理缘由；本规定由公司财务部负责说明。本规定自发布之日执行。财务部2014-相关费用报销附表如下：附表1：车辆通行停车费附表日期①车型/车牌号②过路通行区间③事由④过路通行费⑤停车费停车地点⑥金额⑦注：过路通行费需填①-⑤项，停车费只须要填①、②、④、⑥、⑦项附表2：车辆修理服务单（附表）车型修理类型送修日期车主姓名联系电话车牌号码承修地址承修单位联系电话备注材料配件项目数量单价金额修理项目工时费①②③④⑤⑥⑦材料配件项目金额小计修理工时费小计修理费用合计附表3：车辆里程公里数登记表（附表）车型/车牌号：日期用车人用车事由车辆里程数（用前数）车辆里程数（用后数）实跑公里数备注备注栏内需注明上一次充卡时的油卡内余额及本次充卡的油卡内余额注：本表为油卡申请充值时作为借款单的附件如一人连续用车超过一天的，只需登记日期区间及用车前的公里数和交车时的公里数。附表4：业务款待费运用状况表（附表）日期经办人业务款待方式用餐□礼品□消遣□购物卡□其它□款