公司合同管理办法

公司合同管理办法第一章总则第一条为规范合同管理工作，避免和减少因经济合同管理不当造成的损失，降低法律风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及国家其它有关法律、法规和《XXXX集团有限公司合同管理办法（试行）》，结合本公司实际情况，特制定本办法。第二条本办法适用于XXXX化工股份有限公司与其它平等民事主体（法人、自然人、其他组织）以及公司内部相互签订的、变更、解除、终止各类经济合同、协议、备忘录或其它法律性文档。第三条公司签订合同均应采用书面形式。第四条公司对外所签订的合同应具备真实性、合法性和严密性。第五条根据公司生产经营实际情况，以合同额、标的额的大小，将合同分为重大合同、重要合同和一般合同。重大合同包括但不限于月销售、采购额2000万元以上的供销合同以及其它标的额在500万元以上的合同；对外担保合同（包括抵押、质押、保证担保合同等）；财产租赁合同；联营合同；法律关系复杂的合同、涉外合同等。重要合同包括但不限于：月销售、采购额500万元以上、2000万元以下的供销合同以及其它标的额在100万元以上、500万元以下的合同。一般合同包括：月销售、采购额500万元以下的供销合同以及其它标的额在100万元以下的合同。第二章合同管理机构及职责第六条合同管理职能部门机构设置合同管理实行职责分工。政策法律室是公司的合同管理监督管理部门。原则上靠挂在综合部，业务上接受集团政策事务机构的领导。政策法律室设立兼职法律顾问。承办部门负责对方资信审查、谈判、起草和履行合同，合同管理部门负责审查和监督合同的履行；重大合同，承办单位应该在公司政策法律室的指导与参与下进行签订。因合同承办人或受托人的过失致使公司遭受重大经济损失的，责令其赔偿经济损失，情节严重的送交有关部门追究其刑事责任。第七条政策法律管理部门工作职责：1、组织实施集团公司合同管理的各项规章制度，制定并组织执行本单位合同管理的规章制度；2、负责管理本单位的经济、技术等合同，参与、检查和监督合同的洽谈、起草、签订和履行，对不符合国家法律、法规和集团公司规定的合同提出修改意见；3、负责办理本单位签订合同时的法人授权委托事项；4、负责合同文本与有关资料的归档和管理工作；5、负责本公司合同管理台帐、备案等基础管理工作的建立；6、指导、检查与考核本单位合同归口管理部门合同签订、履行与管理工作；对需报主管领导或有关单位审批的合同，办理申报手续，提出初步意见；7、负责处理本单位的法律纠纷，对难度较大的，应及时提请集团政策法律室协助处理纠纷；8、对本公司及所属单位中有关人员违反合同管理制度的问题进行调查，并向公司领导或集团政策法律室提出处理意见；9、负责办理本公司的其他合同业务。第八条法定代表人授权的代理人主要工作职责：1.委托代理人必须依据授权委托证书规定的权限和期限负责谈判、签订合同；2.对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责；3.对需报请上级领导审批的合同，办理申报手续，提出本人意见并对本人意见负责；4.对所签合同的全面履行具体负责，履行中发现问题应立即上报有关领导，重大合同问题应同时上报集团政策法律室，并积极想办法解决，对发生的合同纠纷负责处理好或协助有关部门处理好；5.办理或组织办理合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼；重大合同纠纷，应在集团政策法律室的指导或参与下处理。6.将全部或部分授权权限转委托第三人的，对第三人的行为承担责任。第九条承办人工作职责：1.负责拟签合同的市场调查、资信审查，重大合同的调查情况要形成书面材料，向委托代理人和合同管理部门汇报；2.负责组织或在法定代表人授权的代理人的领导下组织合同谈判；3.负责起草或与法定代表人授权的代理人共同起草合同或审查修改对方提供的合同文本；4.负责组织、协调、督促合同的履行，并将履行过程中遇到的问题及时向法定代表人授权的代理人或合同管理部门报告；5.承办合同的变更、终止、解除，应及时协助委托代理人办理有关手续；6.办理或与委托代理人共同办理合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼；重大或法律关系复杂的合同纠纷，应在合同管理部门或集团政策法律室的指导下进行；7.收集、整理所承办合同在签订、履行、变更、终止或解除中的有关资料。8.完成合同管理部门交给的其他工作。第三章合同的授权委托第十条签订合同可以实行授权委托制度。合同由企业法定代表人或主要负责人签订，也可以由企业法定代表人书面授权的代理人签订。条第十一条代理企业法定代表人签订合同的，签约人应持企业法定代表人签发并加盖企业公章的《法定代表人授权委托书》，并在授权范围内签订合同。法定代表人的代理人将全部或部分权限转委托第三人的，第三人须在权限范围内签订合同。第十二条公司政策法律室负责管理本单位的授权委托书，根据法定代表人或者负责人的决定，办理出具授权委托书事宜。第十三条代理人、转委托的第三人必须忠实履行职责，切实维护本单位的合法权益，对本单位负责，对委托人负责。第十四条代理人、转委托的第三人实施损害本单位合法权益的行为或者不再适宜担任代理人的，公司政策法律室及承办主管部门有权向向法定代表人或代理人提议，随时终止委托代理关系，由法定代表人同意，收回授权委托书。第四章合同签订第十五条合同的签订必须采取书面形式或规范模式，严禁口头或电话形式订立合同。第十六条在合同签订前，承办人应首先调查了解对方的权利能力和履约能力（包括主体资格、资信），并要求对方提交以下文件：（一）营业执照副本及复印件；（二）法人代码证副本及复印件；（三）税务登记证（国、地税）副本及复印件；（四）法定代表人证明书；（五）授权委托书（法定代表人参加合同签订的除外）。授权委托书应采用书面形式，并载明委托人、受托人（代理人）的姓名或者名称、代理事项、代理权限、代理期限，并由委托人签字或加盖委托人公章；（六）代理人（承办人）身份证及复印件；（七）其他应当提供的相关证明文件。第十七条签订合同，可参照使用国家、省、市有关部门制定的格式合同文本。凡国家或行业有标准或示范文本的，应当优先适用。满足不了要求的，双方共同商定。第十八条合同谈判与管理（一）重大合同由合同承办人牵头，有关职能部门、财务部、公司政策法律室、集团法律事务机构及公司法定代表人根据需要指定的其它部门和人员共同参与，合同承办人应在合同谈判前十天将市场调查、资信审查及谈判准备的有关材料提交参与部门和人员，由公司政策法律室出具初步法律意见书后将相关材料报集团政策法律室复审备案。（二）重要合同由合同承办人牵头，有关职能部门、财务部、公司政策法律室及公司法定代表人根据需要指定的其它部门和人员共同参与，合同承办人应在合同谈判前五天将有关资料提交有关部门和人员，由公司政策法律室出具法律意见书并备案。（三）一般合同由合同承办人牵头，有关职能部门、财务部及公司法定代表人根据需要指定的其它部门和人员共同参与，合同承办人应在合同谈判前五天将有关资料提交有关部门和人员，对50万元以上的合同，由公司政策法律室出具法律意见书并备案。（四）参与合同谈判的各部门应当相互配合、相互协作，对事先达成的内部意见，应当予以保密。第十九条合同承办部门的相关人员将合同草案提交公司政策法律室。政策法律室提出修改意见。承办部门根据修改意见，经修改后签订正式合同书。第二十条合同应载明如下事项：（一）合同各方的法定名称、住所、法定代表人的姓名、职务、代理人姓名、职务、联系方式。（二）签约的目的和依据。（三）合同标的（包括名称、型号、规格等）。（四）数量和质量（包括检测标准和方式）。（五）价款或酬金（包括支付方式）。（六）履行的地点、期限和方式。（七）争议解决方法。（八）违约责任。（九）变更或解除合同的条件。（十）根据法律或合同性质必须具备的其它条款以及各方当事人认为有必要约定的其它条款。（十一）合同生效的时间和条件。（十二）合同附件的名称。（十三）合同签订的日期、地点。（十四）合同当事人的开户银行及账号。第二十一条合同文本应当做到：条款齐全、内容完整、权责明确、逻辑严密、表述准确。合同中的术语、特有词汇、重要概念等，应当设立定义条款。第二十二条合同应加盖签约各方的公章或合同专用章，并由法定代表人或代理人签章。第二十三条法定代表人授权委托代理人签订合同时，必须签署授权委托书。授权委托书是法定代表人授权委托代理人进行业务活动的书面凭证。凡在合同上代表本公司签字者，必须有法定代表人签发的授权委托书。第二十四条公司承办部门签订合同，必须按照合同划分标准，严格依据重大合同审核流程办理。第五章合同履行管理规定第二十五条对依法签订生效的合同，公司及各单位必须全面履行，不得擅自变更、解除或终止。第二十六条合同虽已签订，如因重大误解订立或发现显失公允，严重损害我方利益的，应及时与对方协商变更或解除合同，必要时请求仲裁机关或人民法院予以变更或撤销；合同已经签订，但事后发现对方有重大欺诈行为时，应立即采取合法有效的措施，制止危害行为的发生，并及时请求仲裁机关或人民法院确认合同无效。需由上级仲裁机关或人民法院确认变更、解除或终止事宜的，必须以书面形式向集团政策法律室汇报，按集团批示意见办理。第二十七条公司与集团内各子公司、分公司之间发生合同纠纷，由承办部门及时协商解决；当协商达不到一致意见时，及时报集团政策法律室，集团政策法律室会同有关部门协商解决。未经集团政策法律室批准不得就纠纷擅自起诉、申诉仲裁或请公司以外的单位进行调解。第六章合同资料的管理第二十七条合同作为公司对外经济活动的重要法律依据及内部重要凭证，有关人员应保守合同秘密，未经公司法律负责人同意，任何人不得借阅。第二十八条公司对合同建立档案，各承办部门妥善保管好合同文本原件及副本材料。对于重大、重要合同，于每年三月底前，将上年度此类合同，连同法律意见书复印报政策法律室备案（有兼职法律人员处可在本部门留存原件）。第七章奖惩办法第二十九条公司对符合下列条件之一者，应给予表彰或奖励。（一）在合同签订过程中，发现并纠正重大缺陷使公司免受重大经济损失的。（二）在合同履行过程中，发现重大问题，积极采取补救措施避免重大经济损失的。（三）在合同管理工作中认真负责，做出突出贡献的。条第三十条有下列情形之一，情节严重，造成重大经济损失或扩大经济损失的，对责任人员予以经济处罚或行政处分，构成犯罪的，由司法机关追究刑事责任。（一）未经授权或超越授权或授权委托期满仍以委托人名义对外签订合同，事后又未经委托人追认的。（二）代理人在签订履行合同中存在假公济私、损公肥私、谋取私利或未泄私愤而损害公司的各种行为。（三）合同经办人员在签订、履行合同过程中疏忽大意丢失、遗漏、毁损与合同有关的一些重要的材料