江苏省交通建设项目档案管理检查细则评分表

江苏省交通建设项目档案管理检查细则评分表编号检查细目及分值分数评分方法评分备注1组织管理32分1.1管理职责10分组织学习、宣传档案法律法规（0.25）,贯彻执行国家、部、省关于公路、水运工程的档案规范与标准（0.25）,项目人员档案意识较强（0.25）,档案工作氛围良好（0.25）。1分提供相关记录或图片，对照实际开展工作情况评分。档案管理工作纳入项目管理机构的年度（0.25）、季度或月底工作计划（0.25）,纳入相关责任部门工作计划（0.5）,有部署、有落实（0.5）。1.5分提供相关文件、记录或图片，对照实际开展工作情况评分。档案管理工作纳入领导岗位岗位职责（0.25）、相关人员岗位职责（0.25）和综合或专项考核（0.5）o1分提供相关文件、记录或图片，对照实际开展工作情况评分。项目管理机构对所辖各参建单位的档案工作开展督促管理（0.5）；严格执行制度和标准，定期检查与交流（0.5）；采用纳入计量（0.5）、纳入考核（0.5）、纳入劳动竞赛（（）.5）、奖优罚劣（0.5）等有效措施，确保项目档案工作同步优质开展。3分提供相关文件、记录或图片，对照实际开展工作情况评分。项目管理机构规范执行国家有关规定，合法、安全、可控的开展档案外包服务管理（0.5）。采取招投标、询价、政府采购等方式（0.5）,择优确定外包服务单位，未发生指定外包、无手续外包或无合同外包等不合规情况（0.5）；与外包服务单位签订了规范的服务合同（0.5）、保密协议（0.5）,外包服务人员已登记备案（0.5）。外包服务单位在既往服务项目的人员投入、设施设备保障、验收与移交保障等方面无不良反馈或重大问题（0.5）。3.5分对照指标，提供相关工作记录、手续文件、合同协议或图片等，发现相关问题则不计分。1.2机构人员7分明确了项目管理机构以及各参建单位的档案工作分管领导（0.5）,重视档案工作，了解总体情况，解决实际困难和问题（0.25）,为档案工作提供必须的保障（0.25）。1分提供相关工作记录、通报文件或视频、图片等，对照实际开展工作情况评分。建立覆盖项目管理机构以及各参建单位的项目档案工作网络（0.5）；明确了档案工作负责部门和职责（0.5）；人员稳定（（）.5）。1.5分提供相关文件、记录或图片，对照实际开展工作情况评分。项目各单位结合工程进度、岗位分工、工作流程等进一步细化档案工作职责分工（0.5）；结合项目建设进度同步开展档案的检查或考核（0.5）01分提供相关文件、记录或图片，对照实际开展工作情况评分。项目管理机构档案工作人员须具备一定的项目专业知识背景（0.5）,工作网络中有一定比例的各专业技术人员兼任（0.25）,熟悉工程项目文件材料的基本情况（0.25）,了解工程建设进程和动态（0.25）,掌握项目档案管理各阶段的工作要求和业务标准要求（0.25）。L5分提供相关证书、记录文件、通报文件或图片等；对照实际情况评分。项目各单位配备专、兼职档案人员（0.25）,符合学历、专业任职条件（0.5）,胜任项目档案工作岗位要求（0.5）,定期参加业务培训（0.25）；保持相对稳定（0.25）,人员调整向项目管理机构报批报备（0.25）。2分提供相关证书、记录文件、通报文件或图片等；对照实际情况评分。1.3制度建设5分项目档案工作执行统一制度（0.5）和统一的业务标准（0.5）,按要求完成了报备或审查（0.5）o1.5分提供相关文件、工作记录、或图片等，对照实际开展工作情况评分。制定的档案业务规定，系统全面，可有效指导项目实际业务工作（0.5）,符合国家、部、省现行业务规范和标准要求（0.5）o1分提供相关文件、工作记录、或图片等，对照实际开展工作情况评分。制定项目档案各项规章制度并上墙（0.25）,建立了配套的档案管理机制和工作程序（0.25）。0.5分提供相关文件、工作记录、或图片等，对照实际开展工作情况评分。对项目所辖参建单位的项目档案工作实施了指导（0.25）、检查（0.5）、通报（0.5）、奖惩（0.25）等管理；采取了有效措施或管理手段保障各项档案管理制度执行到位（0.25）,确保档案的形成、收集、整理、归档符合规范要求（0.25）。2分查看实地情况，查看档案管理情况，提供相关文件、工作记录、或图片等，对照实际开展工作情况评分。1.4协同与配合5分项目管理机构加强对项目参建各单位的组织和管理（0.5）,贯彻执行好项目档案管理工作制度和业务标准，组织实施好档案工作和专项活动（0.5）o1分提供项目档案工作规划和大纲，对照实际开展工作情况评分。项目管理机构加强与主管单位（建设单位）的沟通交流，结合工程进度不定期汇报档案工作情况，及时交流反馈情况（Do1分提供相关工作记录、文件或图片等，对照实际开展工作情况评分。项目管理机构主动接受上级部门对项目档案工作的检查监督和指导（0.5）,对检查中发现的问题及时组织整改，并反馈整改情况（0.5）,加强协同与配合，切实提高项目档案工作质量。1分提供相关工作记录、通报文件或视频、图片等，对照实际开展工作情况评分。项目管理机构按照工程建设阶段及时填写《国家、省重点建设项目档案管理登记表》，向项目档案管理部门报送（Do1分提供各阶段登记表，对照实际情况评分。项目管理机构在项目开工、交工、缺陷期及竣工等阶段，执行国家、部、省有关规定，按规定做好档案登记、检查、审核、报验等工作（Do1分对照工程进度，提供相关工作记录、通报文件或视频、图片等，对照实际情况评分。1.5工作保障5分项目各参建单位为档案所需设施设备（0.5）、维护管理（0.5）、信息化建设（（）.5）、宣传培训（（）.5）等工作提供了经费保障。2分提供相关工作记录、费用文件或图片等，对照实际开展工作情况评分。项目各参建单位为档案工作提供了满足管理需求的人员保障（0.5）o0.5分提供相关文件记录，对照实际情况评分。项目管理机构根据项目实际，组织并监督各参建单位为档案工作目标实现，提供必要的其他保障（0.5）o0.5分提供相关工作记录、费用文件或图片等，对照实际开展工作情况评分。项目管理机构和各参建单位采取积极多项有效措施（（）.5）,对项目档案检查、通报中的问题，按照时限要求（0.5）,及时督促落实整改（0.5）,为项目档案内在质量的闭环管理提供切实保障（0.5）。2分提供相关工作记录、费用文件或图片等，对照实际开展工作情况评分。2设施与设备10分2.1项目管理机构实行档案、重要文件、资料等均实行了集中管理（0.5）,已归档档案移交入档案室集中存放、统一管理（0.5）o1分对应指标，按照抽查情况评分，对照实际开展工作评分。2.2项目管理机构配置了档案室（0.5）,库房、办公室和阅档室三分开（0.5）,库房区域整洁有序（0.25）,未存放与档案无关的杂物（0.25）。1分对应指标，按照抽查情况，发现相关问题则不计分。2.3档案库房能够满足项目建设和缺陷期的使用需求（0.4）,配备了防火（0.4）、防水（0.4）、防盗（0.4）、防潮（0.4）,防紫外线（0.4）、防高温（0.4）、防尘（0.4）、防污染（0.4）、防有害生物（0.4）等设施和设备。4分对应指标，按照抽查情况，发现相关问题则不计分。2.4配置档案柜架及档案用品、数量充足（0.25）,式样、规格及质量符合国家有关规定（0.25）。0.5分对应指标，按照抽查情况，发现相关问题则不计分。2.5根据项目管理实际，配备了档案专用服务器（0.5）或共用服务器专用空间、档案管理系统（0.5）,专用计算机、打印机及声像器材等设备（0.25）,性能稳定且能够满足使用需求（0.25）。1.5分对应指标，按照抽查情况，发现相关问题则不计分。2.6严格执行国家有关档案信息安全和保密管理规定（0.25）,项目档案计算机联网使用以及档案数据的传输、存储和利用等无安全隐患（0.25）,档案扫描加工处理设备物理脱网（0.25）,档案数据存储载体独立专用（0.25）、未发生使用商业云、网盘、、微信等传递或存储项目档案数据（0.5）；未发生因管理使用不善导致档案数据丢失情况（0.5）。2分对应指标，按照抽查情况，发现相关问题则不计分。3档案形成、收集与归档45分3.1文件形成质量15分对照项目档案管理执行标准或项目制定的管理制度及业务规定文件（经审查或报备版本），检查项目文件材料原始性（（）.5）、完整性（（）.5）、准确性（0.5）、系统性（0.5）是否符合要求。2分按照文件抽查数量的合格比例情况评分。项目原始地形地貌（0.25）、重大会议活动（0.25）、科研与课题（0.25）、隐蔽工程（0.25）、重要部位、关键节点和工序施工（0.25）、缺陷修复（0.25）、质量问题处理及重大事故处置（0.5）等，形成了照片、音频或视频文件记录。2分按照抽查情况，对应指标计分。文件形成应程序规范（0.5）、内容准确（0.5）、清晰整洁（0.5）、签署完备（0.5）,表式规范统一（0.5）,符合原始、规范、耐久要求。使用不易褪色、耐久性好的书写材料（0.5）；签章清晰、手续完备（0.5）,签名字迹工整可辨（0.5）；文件内容修改规范（0.5）、审核与签署完备（0.5）；不耐久文件，及时复印保存（0.5）,复印件清晰且与原稿一并归档（0.5）o6分对应指标，按照文件抽查的合格比例情况计分。项目方案设计、施工图设计、变更依据文件以及竣工图文件等按照施工进度及时形成了纸质（0.25）和电子文件（0.25）,完整成套（0.5）、清晰整洁（0.5）、签署完备（0.5）,版本有效（0.5）。2.5分对应指标，按照抽查情况，发现相关问题则不计分。项目业务系统中形成的建设管理电子文件，符合国家有关规定要求（0.5）；电子文件及其元数据完整（0.5）、真实（0.25）、来源可靠（0.25）、安全可用（0.5）；采用电子签名的电子文件符合国家相关标准要求，并通过认证（0.5）o2.5分对应指标，按照抽查情况，发现相关问题则不计分。3.2文件的收集10分对照项目档案管理执行标准或项目制定的管理制度及业务规定文件（经审查或报备版本），检查项目文件材料收集的及时性（0.5）、完整性（0.5）。1分对应指标，按照文件抽查的合格比例情况评分。结合项目形象进度和实际建设进展，项目管理机构、各参建单位已形成的归档文件（含质量保证文件、试验检测记录、管理与往来文件等）能够反映同步记录和反映建设进展，文件收集无滞后（0.5）,拖沓（0.5）、缺项（0.5）、遗失（0.5）等情况。2分对应指标，按照抽查情况，发现相关问题则不计分。对照归档范围和文件管理时间节点要求，各参建单位的应归档文件做到及时签审（0.5）、及时报送流转（0.5）、及时收集（0.5）,认真检查归档文件的原始性（0.5）和完整性（0.5）,预归档文件符合规定要求（0.5）。3分对应指标，按照抽查情况，发现相关问题则不计分。项目特殊载体文件（含照片、音频、视频等文件），收集数量充足（0.5）；格式和质量要求达到管理规定（0.5）；内容主题明确（0.5）、能够全面反映项目建设重要过程、关键工序和节点、施工实况、隐蔽工程、控制指标、技术应用、试件取样、试验检测、设备检验、巡查旁站、事故勘察与处理等过程（（）.5）。2分对应指标，按照抽查情况，发现相关问题则不计分。项目形成的建设管理电子文件及元数据，采用在线（0.5）或离线方式一并收集（（）.5）；收集技术手段和设备安全可靠（0.5）,可保障文件及元数据的完整、安全、可用、真实（0.5）o2分对应指标，按照抽查情况，发现相关问题则不计分。3.3文件整理、审查与归档14分对照项目档案管理执行标准或项目制定的管理制度及业务规定文件（经审查或报备版本），应归档文件已完成分类（0.5）、整理（0.5）、检查和审核（0.5）,档案门类齐全（0.5）、载体多样（0.5）,质量达到管理规定要求（0.5）o3分对应指标，按照抽查情况评分，发现相关问题则不计分。项目管理机构和各参建单位实行了档案“预立卷”（0.5）,与项目建设进度同步或基本同步（0.5）,项目建设过程中，运用档案系统同步完成纸质档案（0.5）、电子文件（0.5）的预组卷。2分对应指标，按照抽查情况，发现相关问题则不计分。项目管理机构完成了上年度机构文书档案、廉政档案等项目管理文件的整理（0.5）、审核（0.5）与归档（0.5）。1.5分对应指标，按照抽查情况，发现相关问题则不计分。各参建单位已整理的归档文件，分类科学（0.5）.组卷合理（0.5）、排列有序（0.5）；预立卷和已归档档案分门类、分载体排列有序（0.5）。2分对应指标，按照抽查情况，发现相关问题则不计分。已整理的归档文件和档案按规定完成了编目、编号（0.5）；案卷级（0.5）和文件级目录（0.5）题名拟写完整、规范，能准确反映文件内容；卷内目录（0.5）、卷内备考表（0.5）、案卷封面（0.5）、盒脊背（0.5）等编制填写符合规定要求。3.5分对应指标，按照抽查情况，发现相关问题则不计分。项目档案管理系统中，分类结构体系符合项目档案管理执行标准或项目制定的业务规定文件（0.5）,并结合项目实际及时调整更新（0.5）；档案著录信息填写完整、规范（0.5）；档案电子原文或数字复制件挂接准确、无错漏（0.5、）质量指标达到项目执行档案业务规定要求（0.5）。2.5分对应指标，按照抽查情况，发现相关问题则不计分。3.4保管与保存6分对照项目档案管理执行标准或项目制定的管理制度及业务规定文件（经审查或报备版本），检查项目文件、项目档案集中妥善保存（0.5）、安全保管（0.5）。1分对应指标，按照抽查情况评分。项目文件、项目档案移交档案室，办理了清点与核对（0.5）,有移交手续记录（0.5）o1分对应指标，按照抽查情况，发现相关问题则不计分。项目管理机构档案室对接收的项目档案，应进行系统化汇总和排列（0.5）；编写项目档案整理情况说明（0.5）；建立档案收进、移交登记（0.5）、档案统计（0.5）等必要的管理台帐，数据准确，帐物相符（0.5）o2.5分对应指标，按照抽查情况，发现相关问题则不计分。档案室定期清洁（0.25）、设施设备定期检修维护（0.25）、定期检查实体档案和电子档案（0.5）,发现问题及时采取措施，保证档案实体和信息安全（0.25）,重大问题向项目主管单位汇报并及时处置（0.25）。1.5分对应指标，按照抽查情况，发现相关问题则不计分。档案室管理人员调离岗位，应报经项目管理机构同意（0.5）,及时清点、交接项目文件和档案（0.5）,办理好交接手续后方可离岗。1分对应指标，按照抽查情况，发现相关问题则不计分。4档案信息化10分4.1项目制定了档案信息化建设目标和方案（0.25）,方案切合项目管理实际，安全可行（0.25）。0.5分按照抽查情况，对照实际开展工作评分。4.2项目配备了档案管理系统（0.5）,系统功能达到GBT39784-2021《电子档案管理系统通用功能要求》（0.5）,并结合项目实际需求，提供相应备选功能（0.5）,能实现与项目其他系统的联通、集成、数据交换共享、安全存储。2分按照实际配置情况，对照标准要求评分。4.3项目配备了满足档案信息化管理需求的网络设施（0.25）、系统硬件（0.25）、安全保障系统（0.5）等。档案系统运行稳定安全（0.5）、档案专用软硬件设备高效、可用、可扩展（0.5）,能够满足敏感信息、涉密文件的管理要求（0.5）。2.5分按照实际配置情况，对照标准要求评分。4.4项目业务信息系统设有归档管理功能模块，或实现与独立档案管理系统的对接（0.5）,可实现电子文件和数据的